Phần mềm quản lý bán hàng - 5. Spa - Hair Salon - Massage

Phần mềm quản lý spa hair salon massage giúp bạn quản lý các trung tâm spa, hair salon, massage beauty salon và thẩm mỹ viện một cách chính xác, hiệu quả, hiện đại và chuyên nghiệp.

Quản lý đầy đủ thông tin hồ sơ khách hàng

Người dùng có thể thiết lập nhiều tiêu chí quản lý khách hàng như: mã, tên, địa chỉ, điện thoại, fax, email, ngày sinh, giới tính, tình trạng hôn nhân, …quản lý thành viên trong gia đình.
Phần mềm cho phép tự định nghĩa các loại khách hàng: khách qua email, khách báo chí, khách tự đến, khách thỉnh thoảng, thường xuyên …
Từ phần mềm có thể chuyển danh sách khách hàng ra excel, lọc khách hàng theo ngày sinh, loại khách hàng , tình trạng hôn nhân, giới tính,…
Các thông tin ban đầu của khách hàng bằng hình ảnh được ghi nhận đầy đủ trong phần mềm quản lý spa hair salon.
Phần mềm hỗ trợ ghi nhận các thông tin ban đầu của khách hàng như: các thông tin về da: da có mụn, da cháy nắng, da nhờn,…
Người dùng có thể thiết lập mặc định một mức % giảm giá đặc biệt cho từng khách hàng khi mua sản phẩm hay dịch vụ.
Khách hàng trong hệ thống cho phép mua nợ, tuy nhiên ta có thể thiết lập mức nợ tối đa cho khách hàng đó. Khi nhân viên lập hóa đơn cho khách hàng đó thì hệ thống sẽ thông báo số nợ hiện tại và cảnh báo vượt mức công nợ cho phép nếu có.
Thiết lập các phiếu tương tác giữa nhân viên và khách hàng dẫn đến thành công hay thất bại.

Quản lý danh mục mặt hàng, dịch vụ, package trong phần mềm

Người dùng có thể định nghĩa danh sách các mặt hàng mà mình sẽ bán: mã sản phẩm, tên, giá bán USD hay VND, đơn vị tính, nhóm hàng …
Hàng hóa có thể quản lý theo mã hay hay theo mã vạch (barcode).
Cho phép người dùng nhập hệ số qui đổi từ đơn vị này sang đơn vị khác.
Cho phép thiết lập định mức tồn kho min – max của mặt hàng khi dưới mức tồn kho min thì chương trình sẽ cảnh báo cho người dùng biết.
Nếu giá bán là USD thì khi lập phiếu thanh toán hệ thống sẽ tự quy đổi về VND theo mức tỷ giá xác định lúc bán.
Có thể tự định nghĩa danh sách các dịch vụ có trong đơn vị, có thể thiết lập thời gian để thực hiện dịch vụ đó.
Mỗi dịch vụ có thể thiết lập danh sách các sản phẩm sẽ khấu hao, qua đây hệ thống sẽ tự trừ kho sản phẩm tương ứng khi lập hóa đơn cho khách hàng.
Package: một package bao gồm nhiều dịch vụ và/hoặc nhiều sản phẩm. Mỗi package có giá riêng. Hệ thống hỗ trợ các tính năng tính giá package dự trên giá bán lẻ theo mức tỷ lệ % quy định. Ví dụ: giảm 10% so với giá bán lẻ.

Quản lý môi giới trong Phần mềm quản lý spa hair salon beauty salon massage

Phần mềm cho phép khai báo danh sách các nhà môi giới. Ứng với mỗi nhà môi giới ta thiết lập mức %hoa hồng cho họ.
Khi lập hóa đơn cho khách hàng, nhân viên nhập liệu sẽ chỉ định lần đó khách đến do môi giới nào giới thiệu. Qua đó phần mềm sẽ tính được số tiền hoa hồng.
Chính sách hoa hồng của mô giới được tính theo (tổng giá trị hóa đơn hoặc trên từng mặt hàng / dịch vụ ) và áp dụng cho loại tiền nào (tiền trước giảm giá hoặc tiền sau giảm giá) trong khoản thời gian người dùng thiết lập.

Phần mềm quản lý spa hair beauty salon massage quản lý đầy đủ hoa hồng nhân viên

Có 2 đối tượng được hệ thống cho phép tính hoa hồng: kỹ thuật viên, tư vấn viên
Từng sản phẩm có quy định % hoa hồng cho kỹ thuật viên và tư vấn viên. Mức % này quy định chung cho tất cả nhân viên hoặc có thể định nghĩa theo từng nhân viên.
Từng dịch vụ cũng có quy định % hoa hồng chung cho kỹ thuật viên và tư vấn riêng. Tuy nhiên ta có thể thiết lập mức hoa hồng riêng cho từng nhân viên cụ thể (ví dụ: nhân viên tay nghề cao thì % cao, …)
Package hay thẻ trả trước, thẻ quà tặng cũng quy định mức %hoa hồng cho kỹ thuật viên & tư vấn.
Chính sách hoa hồng của kỹ thuật viên hoặc tư vấn viên được tính theo (tổng giá trị hóa đơn hoặc trên từng mặt hàng / dịch vụ ) và áp dụng cho loại tiền nào (tiền trước giảm giá hoặc tiền sau giảm giá)

Quản lý các giao dịch

Thuận lợi tìm kiếm khách hàng để lập phiếu bán hàng: tìm qua tên, mã, số thẻ thành viên.
Hệ thống cho phép nhập các ngày/giờ để theo dõi gồm: ngày book, ngày confirm, checkin, check out. Cho phép định nghĩa các hình thức book như: qua mail, điện thoại, đến trực tiếp …; định nghĩa các hình thức confirm như: email, tel, …
Xác định phiếu bán hàng có tính hoa hồng cho môi giới hay không
Tự động tích lũy điểm cho khách hàng có thẻ thành viên
Cảnh báo công nợ khách hàng nếu khách hàng còn nợ.
Có thể xem được lịch sử chăm sóc của khách hàng nhanh chóng qua thông qua tính năng “Lịch sử giao dịch”
Hạn chế nhập liệu sai của nhân viên như hiển thị cảnh báo khi:
Ngày book nhỏ hơn ngày hiện tại
Xác định kỹ thuật viên làm dịch vụ sai
Cảnh báo lượng hàng tồn kho
Cảnh báo book chồng thời gian cho cùng một kỹ thuật viên
Có thể bán package, dịch vụ riêng lẽ, sản phẩm, phiếu quà tặng ngay trên một màn hình.
Mỗi dịch vụ có thể được giảm giá theo tỷ lệ %, hoặc có thể phân quyền cho phép điều chỉnh giá khi bán.
Xác định kỹ thuật viên, tư vấn viên cho từng dịch vụ, sản phẩm
Có thể xác định kỹ thuật viên có được khách hàng chỉ định thực hiện hay không.
Xác định phòng sẽ sử dụng để thực hiện dịch vụ, qua đây hệ thống sẽ có màn hình “theo dõi tình trạng phòng”.
Xác định các nguồn tài nguyên (máy móc, thiết bị …) sử dụng cho dịch vụ, qua đây hệ thống sẽ có màn hình “theo dõi tình trạng thiết bị” hoặc báo cáo về số lần sử dụng của thiết bị.
Phiếu sau khi đã thanh toán xong thì hệ thống sẽ khóa lại, chỉ có người có quyền mới mở khóa và điều chỉnh lại.
Tính năng Hủy cho phép hủy phiếu khi cần thiết: khi hủy phiếu phải chọn lý do hủy từ danh mục định trước và ghi chú.

Theo dõi lịch book, tình trạng phòng, tình trạng nhân viên

Quản lý chính xác thời gian làm việc của từng chuyên viên thông qua màn hình đặt chổ trực quan thể hiện theo từng chuyên viên & thời gian làm việc của họ trong ngày.
Hạn chế tối đa việc nhập liệu sai như: book sai dịch vụ cho chuyên viên, trùng lắp khoảng thời gian, giờ làm việc,…
Theo dõi tình trạng đã chổ của khách hàng thông qua các trạng thái: đặt chổ -> xác nhận -> Checkin-> check out.
Cảnh báo nếu book cho khách hàng còn nợ.
Bên cạnh xem lịch làm việc của từng chuyên viên theo giờ, hệ thống còn hỗ trợ tính năng xem tình hình sử dụng của các resource theo theo gian.
Thiết lập các dịch vụ nào được sử dụng từng resource nhằm hạn chế việc book sai của nhân viên.
Ngoài việc book lịch chăm sóc khách hàng, kỹ thuật viên cũng có thể book thời gian của mình như: ăn trưa, họp, …

Hệ thống Báo cáo

Báo cáo có thể xem theo từng spa hoặc tất cả các spa, theo khoảng thời gian, …
Một số báo cáo tiêu biểu như:
Chi tiết hóa đơn: xem chi tiết từng hóa đơn: số phiếu, ngày, khách hàng, chi tiết hóa đơn, thanh toán …
Chi tiết các dịch vụ bán: xem các dịch vụ đã thực hiện
Chi tiết sản phẩm bán: xem các sản phẩm bán
Danh sách các mặt hàng chưa giao: các mặt hàng đã thu tiền nhưng chưa giao cho khách
Chi tiết thẻ: xem tình hình sửa dụng của các loại thẻ trả trước: mệnh giá, khách hàng, hiệu lực, số tiền còn hiện có, chi tiết sử dụng …
Báo cáo nhập xuất tồn kho
Thẻ kho
Báo cáo công nợ khách hàng chi tiết: xem chi tiết tình hình công nợ của 1 khách hàng cụ thể
Báo cáo tổng hợp công nợ
Chi tiết công nợ nhà cung cấp
Công nợ tổng hợp khách hàng
Báo cáo hoa hồng nhân viên: xem từng nhân viên tổng hoa hồng bao nhiêu
Chi tiết hoa hồng: xem chi tiết hoa hồng mà nhân viên đó được hưởng cho từng hóa đơn, từng dịch vụ, mặt hàng
Và nhiều báo cáo khác