Phần mềm quản lý bán lẻ POS chạy offline
- EBIZ POS OFFLINE - quản lý bán lẻ (POS)
- Linh hoạt trong quản lý đơn đặt hàng và đơn mua hàng: Đơn đặt hàng có thể chuyển thành phiếu bán, đơn mua hàng có thể chuyển thành phiếu nhập kho, theo dõi trạng thái của đơn hàng ( đang xử lý, đã và đang vậ chuyển, chưa lập hóa đơn, hay bị hủy). Cho phép áp dụng quy trình phê duyệt, xác nhận.
Quản lý công nợ phải thu phải trả
- Quản lý tuổi nợ, công nợ, cảnh báo công nợ quá hạn. Thanh toán công nợ linh hoạt theo từng phiếu hoặc thanh toán tự động nọ cũ trả trước, nợ mới trả sau theo tuổi nợ…
Quản lý cấn trừ công nợ
- Khi khách trả lại hàng, hệ thống cho phép nhà quản lý thực hiện việc đối trừ với các phiếu xuất để cân đối công nợ cho khách, đồng thời khi đưa ra báo cáo đối chiếu công nợ, mọi thông tin về việc đối trừ được thể hiện rõ và chi tiết ( áp dụng cho cả với khách hàng và nhà cung cấp)
Quản lý quỹ và ngân hàng
- Công cụ đắc lực cho việc quản lý các khoản thu chi trong doanh nghiệp, phần mềm cho phép định nghĩa các lý do thu chi dễ dàng và khoa học, quản lý các báo nợ, báo có ngân hàng tương tác với sổ quỹ một cách trực tiếp. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép bạn xem và in các báo cáo trong khoảng thời gian bất kỳ trên 1 chi nhánh hay toàn bộ công ty… Đặc biệt có thể hiệu chỉnh số dư quỹ.
Quản lý khách hàng thân thiết
- Các hạng thẻ để phân biệt khách hàng ( thẻ vàng, thẻ bạc, thẻ kim cương,…), trích lọc khách hàng thân thiết theo ngày sinh, tháng sinh, ngày hết hạn thẻ… Đặc biệt có chức năng gửi mail cho nhóm khách hàng được chọn
Quản lý chương trình khuyến mãi
- Khuyến mãi bằng tiền, giảm giá, triết khấu, tặng hàng, bán 1 mã hàng khuyến mãi tặng nhiều mã. Có thể import toàn bộ chương trình khuyến mãi từ excel, khóa 1 mặt hàng trong chương trình khuyến mãi hay tự động kết thúc đợt khuyến mãi khi hết thời gian khuyến mại. Ngoài ra phần mềm còn cho phép xây dựng chương trình khuyến mại theo giờ..
Báo cáo thống kê
- Phần mềm giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan nhất về tình hình mua hàng, bán hàng của công ty với chỉ một cú nhấp chuột, tất cả các báo cáo liên qua sẽ được hiện ra chi tiết và đầy đủ.
Tiếp thị - marketing
- Tiện ích gửi email, tin nhắn sms, tổng hợp các báo cáo tự động, bảo mật hệ thống, kết nối các chi nhánh công ty và in mã vạch.
Một ca bán hàng tại quầy diễn ra thế nào
Bán lẻ là nghiệp vụ lặp đi lặp lại cả ngày, hàng trăm lần ở cửa hàng đông khách. Một ca làm việc chuẩn gồm các bước sau, mỗi bước đều ghi lại dấu vết:
- Mở ca — nhân viên đăng nhập tài khoản riêng, khai số tiền mặt đầu ca, hệ thống ghi lại số dư két mở ca và người phụ trách.
- Bán hàng — quét mã, chọn món, áp khuyến mãi, chọn hình thức thanh toán.
- Đóng đơn — in hóa đơn, ghi doanh thu và giá vốn, trừ tồn kho tức thì.
- Xử lý ngoại lệ — trả hàng, đổi hàng, giảm giá thêm, huỷ đơn, bán nợ.
- Chốt ca — đếm tiền thực tế trong két, đối chiếu với số dư hệ thống, in báo cáo ca.
Điểm cốt lõi ở bước 1 và bước 5. Khi mỗi giao dịch gắn với đúng một tài khoản và mỗi ca có số dư mở – số dư đóng, chủ cửa hàng luôn biết tiền ở đâu và thiếu ở đâu khi có lệch.
Mở ca và chốt ca
Nhiều cửa hàng làm phần này theo thói quen: đầu ca không ghi gì, cuối ca đếm tiền rồi so với doanh thu máy tính. Khi lệch, không ai biết lệch từ lúc nào.
Quy trình chuẩn khi dùng phần mềm:
- Đầu ca: nhập số tiền mặt trong két, có thể chia thành nhiều mức (ngăn 100.000, ngăn 50.000…) để khi có lệch biết lệch ở mệnh gì nào.
- Trong ca: mọi khoản thu, chi, hoàn tiền đều gắn vào ca đang mở.
- Cuối ca: hệ thống in bảng đối chiếu gồm doanh thu tiền mặt, doanh thu chuyển khoản, số phiếu đã xuất, tiền đầu ca, tiền thực tế và chênh lệch.
- Xử lý lệch: ghi lý do kèm tài khoản lập phiếu, không cho sửa sau khi chốt.
Quản lý két tiền mặt
Két tiền mở rộng cho các khoản mà tiền mặt vẫn là phương tiện chính:
- Theo dõi tiền mặt còn lại trong két — cập nhật sau mỗi giao dịch và mỗi phiếu chi, biết cần rút tiền về ngân hàng khi nào.
- Đối chiếu ngân hàng trực tiếp với sổ quỹ — sao kê và sổ quỹ đặt cùng một khung thời gian, lệch ra ngay.
- Hiệu chỉnh số dư quỹ có kiểm soát — lập phiếu hiệu chỉnh kèm lý do và dấu vết người thực hiện khi đếm tiền phát hiện sai số.
Nguyên tắc dễ nhớ: mỗi đồng tiền mặt vào két đều phải có một chứng từ đi kèm — hóa đơn bán, phiếu chi, phiếu hiệu chỉnh. Thiếu chứng từ thì số dư quỹ luôn không khớp với thực tế.
Bán hàng tại quầy: tốc độ và độ chính xác
Trong giờ cao điểm, mỗi giây chờ ở quầy đều thành hàng khách bỏ đi. Quét mã vạch là cách nhanh nhất cho hàng có mã; không có mã thì tìm theo tên hoặc chọn trên lưới hình ảnh. Màn hình cho phép thêm nhiều món liên tục, tạo gói hoặc bán theo bộ khi cửa hàng bán theo cân, theo bộ. Khuyến mãi giảm tiền, giảm %, chiết khấu, tặng hàng đều do hệ thống tính nên nhân viên không tự ý báo giá; thanh toán gồm tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử, thẻ quà, và phần tiền khách đưa nhiều hơn hệ thống tự tính tiền trả lại.
In hóa đơn và chứng từ
Trả hàng, đổi hàng và hủy đơn
Ba nghiệp vụ này chiếm tỷ lệ không nhỏ ở cửa hàng bán lẻ, và cũng là chỗ dễ mất tiền nhất nếu làm tay:
- Trả hàng — lập phiếu xuất trả gắn với hóa đơn gốc, hàng trở lại tồn kho. Nếu là hàng lỗ nhà cung cấp, lập phiếu trả nhà cung cấp thay vì nhập lại vào tồn.
- Đổi hàng — trả món cũ, bán món mới ngay trên hóa đơn điều chỉnh, tồn kho cập nhật cả hai chiều.
- Hủy đơn — đơn đã thanh toán thì hệ thống tạo giao dịch điều chỉnh thay vì xoá hẳn, giữ nguyên lịch sử.
Không có chuyện “quên nhập lại kho” vì mọi thao tác đều qua phiếu có số hiệu.
Khách hàng, thẻ thân thiết và công nợ
Ngoài khách lẻ, cửa hàng còn phục vụ khách quen mua nhiều, khách mua công nợ, khách tạm ứng tiền. Phần mềm gắn hạng thẻ khách hàng (bạc, vàng, kim cương) với mức giảm giá riêng và trích lọc theo ngày sinh để chào khách đúng dịp; ghi nợ vào hồ sơ khách kèm hạn thanh toán và cảnh báo trước khi đến hạn; khách tạm ứng tiền được ghi số dư ứng trước rồi trừ dần vào các phiếu bán, phần còn lại hiện rõ. Cuối kỳ, bảng đối chiếu chi tiết từng khách in ra gửi kèm ký nhận — chủ cửa hàng không phải lập bảng tính tay để biết ai còn nợ bao nhiêu.
Khuyến mãi: thiết lập một lần, chạy cả chương trình
Khuyến mãi là công cụ bán hàng, không phải việc bớt tiền cho khách. Cách làm hiệu quả là định nghĩa chương trình rõ ràng:
- Theo mặt hàng hoặc nhóm hàng: mua 3 tặng 1, mua hóa đơn trên 500.000 giảm 50.000.
- Theo giờ: giảm giá trong khung 17h–19h tự kích hoạt và tự kết thúc đúng giờ.
- Ưu đãi riêng cho nhóm khách chọn.
- Nhập hàng loạt từ Excel: chương trình nhiều món nhập một lần thay vì gõ tay.
Mọi chương trình đều giới hạn mặt hàng được dùng và có thời hạn, tránh trường hợp tạo điều kiện quá hấp dẫn rồi quên gỡ mà cửa hàng lỗ.
Nhân viên và phân quyền tại quầy
Phân quyền ở quầy thu ngân chia theo ba mức: nhân viên bán hàng chỉ tạo đơn, in hóa đơn và xem tồn; nhân viên quản lý ca xử lý trả hàng, duyệt giảm giá, mở và chốt ca; chủ cửa hàng toàn quyền gồm xem báo cáo và hiệu chỉnh số dư quỹ.
Mọi thao tác đều ghi lại tài khoản và thời điểm, nên khi có tranh chấp về một hóa đơn hoặc một khoản thiếu tiền, tra ra ngay giao dịch liên quan.
Quy trình chuẩn cho một ngày bán hàng
Tóm gọn một ngày của cửa hàng: mở ca và kiểm kệ nhanh món bán chạy; bán hàng cả ngày với mọi ngoại lệ qua phiếu; trong ngày nhập hàng theo phiếu và rà tồn món sắp hết; cuối ngày chốt ca, đếm tiền két, đối chiếu số dư quỹ và in báo cáo doanh thu; cuối tuần tổng hợp theo ca, nhân viên và nhóm hàng rồi rà công nợ đến hạn. Quy trình lặp lại mỗi ngày mà không cần thao tác thủ công ngoài việc đếm tiền.
Sai lầm thường gặp
- Không mở ca — đầu ca không khai số dư, cuối ca không có gốc để so, lệch không truy được.
- Sửa hóa đơn bằng cách xoá và in lại — mất dấu vết, khó truy. Hệ thống dùng hóa đơn điều chỉnh thay vì xoá.
- Để mặc định giảm giá không kiểm soát — nhân viên bán dưới giá vốn mà báo cáo vẫn thấy “lãi” vì ghi nhận doanh thu thay vì lợi nhuận.
- Công nợ ghi bằng giấy nhớ — đến cuối tháng mới tổng hợp, thường thiếu hoặc trùng.
- Không phân quyền — mọi tài khoản thấy tất cả, mọi người sửa được mọi thứ.
Checklist triển khai cho cửa hàng bán lẻ
- Khai báo danh mục hàng, nhóm hàng, đơn vị tính, quy đổi thùng – cái.
- Nhập tồn kho đầu kỳ và số dư quỹ, công nợ đầu kỳ từ file Excel.
- Thiết lập bảng giá theo nhóm khách và mức giảm giá cho phép.
- Cài ngưỡng giảm giá và quyền duyệt theo tài khoản.
- Quy định mở ca – chốt ca và cách xử lý chênh lệch.
- Thiết lập hạn mức tồn báo động cho món bán nhanh.
- Chuẩn bị mẫu hóa đơn, phiếu giữ, phiếu giảm giá.
- Đào tạo nhân viên quy trình: bán, trả hàng, đổi hàng, mở ca, chốt ca.
- Quy định lịch kiểm kho và lịch đối chiếu công nợ.
Nguyên tắc quản lý kho theo nghiệp vụ xem tại Kiến thức, các tùy chọn mở rộng phần mềm xem tại Tính năng.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc dùng máy tính tiền cũ không? Không. Máy tính cũ, máy POS chuyên dụng hay máy tính bảng đều dùng được; xem thêm tại trang Máy tính tiền.
Một món hàng có nhiều mức giá theo khách không? Có. Mỗi mã hàng gắn nhiều bảng giá theo nhóm khách, nhân viên chỉ cần chọn khách là hệ thống dùng đúng mức giá tương ứng.
Cửa hàng nhiều quầy thì dùng chung dữ liệu thế nào? Các điểm bán cùng một cơ sở dữ liệu, tồn kho và báo cáo chung; mỗi quầy một tài khoản nên doanh thu tách được theo quầy.
EBIZ POS OFFLINE chạy hoàn toàn offline trên máy cửa hàng, ngắt Internet giữa ca bán vẫn quét mã, in hóa đơn và ghi công nợ bình thường. Tư vấn quy trình bán lẻ: hotline/Zalo 0907 943 968, địa chỉ 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh.