Quản lý shop thời trang online và tại cửa hàng
- EBIZ POS OFFLINE - Shop thời trang
- Hỗ trợ nhập hàng nhanh theo mã hàng (size, màu, kiểu…)
- Nhập hàng bị trả lại
- Theo dõi và kiểm soát nhập mua từ nhà cung cấp
- Theo dõi hàng hóa nhập xuất tồn kho (chi tiết và tổng hợp theo từng loại, nhóm hàng)
- Cho phép tạo mã vạch và hỗ trợ bán hàng bằng mã vạch
- Theo dõi doanh thu bán hàng (theo ngày, theo nhân viên, theo ca, theo từng mặt hàng, nhóm hàng…)
- Quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp
- Quản lý giá niêm yết trên hàng hóa (có sử dụng mã vạch)
- Quản lý thu chi và sổ quỹ tiền mặt
Các điểm chính của phần mềm quản lý bán hàng shop thời trang
- Cho phép cập nhật giá nhanh chóng, dễ dàng.
- Cho phép người dùng thiết kế cấu trúc danh mục, hệ thống báo cáo
- Cho phép hỗ trợ mở rộng phát triển mô hình kinh doanh.
- Cho phép người dùng thiết lập hệ thống hàng hóa dịch vụ theo đặc thù mỗi đơn vị
- Chức năng sao lưu dữ liệu tự động và thường xuyên.
- Cho phép người dùng thiết lập và thay đổi tài khoản.
- Giao diện hoàn toàn tiếng Việt, thao tác đơn giản.
- Bán hàng theo quy trình, hỗ trợ thiết bị mã vạch
- Quản lý theo nghiệp vụ, dễ dàng cho người chủ shop.
Đặc thù quản lý shop thời trang chủ shop phải nắm
Thời trang khác hẳn tạp hóa ở một điểm: cùng một mẫu chia thành nhiều biến thể size – màu, vòng đời mẫu ngắn, hàng lỗi mốt nhanh. Không quản lý được tới biến thể thì kệ lúc nào cũng trong tình trạng size bán chạy thì hết, size ế thì chất đống. Quy trình vận hành thực tế gồm nhập hàng theo mẫu, gắn mã vạch từng biến thể, trưng bày, tư vấn size, đổi trả, xả hàng cuối mùa. Phần mềm quản lý bán lẻ POS bám đúng quy trình này: mỗi giao dịch bán tự trừ tồn đúng size màu đã bán, mỗi lần nhập tự tăng tồn đúng biến thể. Chủ shop xem báo cáo là biết mẫu nào còn đủ size để đẩy bán, mẫu nào thiếu size phải nhập bổ sung.
Mã hàng theo size, màu, kiểu: làm đúng ngay từ đầu
Kinh nghiệm triển khai cho thấy shop nào làm mã hàng ẩu thì tồn kho sai ngay tháng đầu. Nguyên tắc: một mẫu là một mã gốc, mỗi biến thể size màu là một mã con. Ví dụ mẫu đầm D123 có 4 size và 3 màu thì tạo 12 mã con, mỗi mã con có giá vốn, giá bán, tồn kho riêng. EBIZ POS OFFLINE sinh mã con hàng loạt từ ma trận size màu, chỉ nhập một lần thay vì gõ từng mã. Khi hàng về, nhân viên kiểm đếm theo phiếu nhập đối chiếu từng biến thể, thừa thiếu ghi nhận ngay. Hàng trả lại nhà cung cấp cũng trả theo mã con nên công nợ trừ đúng số tiền. Làm đúng khâu mã hàng thì mọi báo cáo về sau mới đáng tin.
Nhập hàng nhanh và kiểm soát nhà cung cấp
Shop thời trang nhập hàng theo đợt, theo chuyến chợ đầu mối hoặc theo đơn đặt xưởng may. Nghiệp vụ nhập chuẩn gồm tạo đơn đặt hàng, nhận hàng đối chiếu, tạo phiếu nhập, ghi công nợ nếu chưa trả ngay. EBIZ POS OFFLINE cho phép nhập nhanh bằng cách quét mã vạch trên bao hàng, số lượng tự nhảy, giá nhập lấy theo bảng giá hàng mua đã thỏa thuận với từng nhà cung cấp. Trường hợp nhà cung cấp giao thiếu size, giao sai màu, nhân viên ghi nhận chênh lệch ngay trên phiếu, công nợ tự trừ phần thiếu. Lịch sử nhập của từng nhà cung cấp lưu đầy đủ: đã nhập bao nhiêu mẫu, giá có bị đội lên qua từng đợt không, tỷ lệ hàng lỗi bao nhiêu. Cuối mùa, chủ shop mở báo cáo so sánh nhà cung cấp là biết nên giữ mối nào, cắt mối nào. Đây là nghiệp vụ nhiều shop bỏ qua nên cứ nhập hàng theo cảm tính.
Bán hàng bằng mã vạch tại quầy
Giờ cao điểm tối và cuối tuần, quầy tính tiền là nút cổ chai. Bán bằng mã vạch rút ngắn mỗi giao dịch xuống còn vài chục giây: quét mã từng món, phần mềm tự lên tên, size, màu, giá, chiết khấu nếu có. Với shop đông khách, nên bố trí một máy tính tiền cố định ở quầy thu ngân và một máy quét cầm tay cho nhân viên tư vấn kiểm tra giá, kiểm tồn ngay tại kệ. Hóa đơn in rõ tên mẫu, size, màu, giá gốc, giảm giá, tổng thanh toán kèm chính sách đổi trả in ở chân hóa đơn. Khách cầm hóa đơn quay lại đổi size thì nhân viên quét lại là xong, không cần lục sổ.
Cập nhật giá và khuyến mãi theo mùa thời trang
Thời trang sống bằng chương trình: sale cuối mùa, giờ vàng, mua hai tặng một, giảm theo nhóm hàng. EBIZ POS OFFLINE cho phép cập nhật giá hàng loạt theo nhóm, theo nhà cung cấp hoặc theo phần trăm, áp dụng đúng khung giờ đã hẹn. Ví dụ chương trình giảm 30% toàn bộ hàng hè từ thứ sáu đến chủ nhật, chủ shop thiết lập một lần, hết giờ hệ thống tự về giá cũ, nhân viên không cần nhớ tắt. Mỗi hóa đơn ghi rõ tiền giảm của từng dòng hàng nên cuối chương trình chủ shop tính được chính xác đã chi bao nhiêu tiền khuyến mãi và thu về bao nhiêu doanh số. Kinh nghiệm thực chiến: luôn giới hạn đối tượng áp dụng và mức giảm tối đa theo phân quyền, tránh nhân viên tự ý giảm giá cho người quen. Chi tiết các loại khuyến mãi xem thêm tại tính năng phần mềm.
Quản lý tồn kho chi tiết và tổng hợp theo nhóm hàng
Tồn kho thời trang phải xem được hai lớp: chi tiết tới từng size màu để biết còn hàng bán cho khách đang đứng trước mặt, và tổng hợp theo mẫu, nhóm hàng để quyết định nhập xả. Báo cáo tồn chi tiết liệt kê từng mã con kèm số lượng và giá trị vốn đang chôn trong kho. Báo cáo tổng hợp gom theo mẫu, nhóm hàng, nhà cung cấp cho thấy vốn đang nằm ở đâu nhiều nhất. Hàng tồn lâu không bán được gắn cờ hàng chậm luân chuyển, chủ shop lên kế hoạch xả: giảm giá sâu, làm combo phối đồ, chuyển sang chi nhánh bán tốt hơn. Kiểm kho trong shop thời trang nên kiểm cuốn chiếu từng kệ mỗi tuần thay vì kiểm toàn shop một lần, vì đếm cả shop phải đóng cửa mất buổi. Máy kiểm kho cầm tay quét mã từng món, lệch số nào phần mềm báo ngay.
Công nợ phải trả nhà cung cấp
Shop thời trang thường lấy hàng gối đầu: trả một phần, nợ một phần. Phần mềm theo dõi công nợ từng nhà cung cấp gồm đầu kỳ, phát sinh nhập, đã trả, còn nợ. Mỗi lần trả tiền ghi phiếu chi gắn với đúng nhà cung cấp, công nợ trừ ngay. Báo cáo tuổi nợ cho biết khoản nào đến hạn, tránh để nhà cung cấp cắt hàng đúng lúc đang bán chạy. Khi trả hàng lỗi cho nhà cung cấp, phiếu trả hàng tự giảm công nợ, không cần cấn trừ thủ công. Chủ shop nên đối chiếu công nợ với nhà cung cấp chính mỗi tháng một lần, chốt số dư có chữ ký hai bên. Số liệu trên phần mềm là căn cứ đối chiếu, lệch đâu tra chứng từ đó. Nghiệp vụ này giống mọi ngành bán lẻ, xem thêm trong bí quyết bán hàng chuyên nghiệp.
Sổ quỹ tiền mặt và thu chi
Tiền mặt trong shop thời trang ra vào liên tục: thu bán hàng, chi nhập hàng, chi lương, chi điện nước mặt bằng. Mọi khoản thu chi đều ghi phiếu trên phần mềm, quỹ tiền mặt cập nhật tức thì. Cuối ca, nhân viên chốt ca: đếm tiền thực tế, đối chiếu với số phần mềm báo, lệch thì ghi lý do. Chủ shop xem báo cáo sổ quỹ theo ngày, theo ca, theo người thu chi, dòng tiền minh bạch. Khoản chi nào không có phiếu thì không được tính, quy tắc này phải quán triệt từ ngày đầu dùng phần mềm. Dữ liệu lưu tại máy cửa hàng nên mất mạng vẫn ghi thu chi bình thường, có mạng thì chủ shop xem từ xa qua điện thoại. Báo cáo dòng tiền theo tuần giúp chủ shop biết shop có đang nuôi được chính nó không, sau khi trừ mọi chi phí.
Doanh thu theo ngày, ca, nhân viên, mặt hàng
Chủ shop thời trang cần trả lời mỗi tối: hôm nay bán được bao nhiêu, ai bán tốt nhất, mẫu nào chạy nhất. Hệ thống báo cáo của EBIZ POS OFFLINE trả lời cả ba trong một màn hình: doanh số theo giờ trong ngày để biết khung giờ vàng, theo nhân viên để tính hoa hồng, theo mẫu và nhóm hàng để quyết định nhập tiếp hay xả. So sánh doanh số giữa các ngày trong tuần, giữa tuần này và tuần trước, giữa mùa này và mùa trước cho thấy xu hướng thật, không còn đoán mò. Nhân viên bán tốt được thưởng theo số, nhân viên bán kém được kèm cặp dựa trên dữ liệu chứ không phải cảm tính. Ca bán được chốt riêng nên thất thoát tiền ca nào tra ca đó.
Phân quyền nhân viên và hoa hồng bán hàng
Shop thời trang hay mất tiền ở khâu giảm giá tùy tiện và hàng xách tay ra cửa không ghi. Phân quyền chặt là thuốc đặc trị: nhân viên bán hàng chỉ được lập hóa đơn trong hạn mức giảm giá cho phép, muốn giảm sâu hơn phải có quản lý duyệt. Thủ kho chỉ được nhập xuất kho, không được sửa giá. Quản lý được xem báo cáo nhưng không được xóa hóa đơn. Mọi thao tác xóa sửa đều lưu vết người thực hiện. Hoa hồng tính theo doanh số hoặc theo sản phẩm, phần mềm tự tổng hợp cuối tháng, nhân viên tự xem được số của mình nên ít khiếu nại. Khi tuyển nhân viên mới, chỉ cần dạy ba thao tác quét bán, đổi trả, chốt ca là đứng quầy được.
Lỗi thường gặp của shop thời trang và cách tránh
Thứ nhất, tạo mã hàng trùng và mã hàng rác sau mỗi đợt nhập, khiến tồn kho phân tán không kiểm soát được. Cách tránh: một người duy nhất được quyền tạo mã mới, mã cũ hết hàng thì tái sử dụng thay vì tạo mã mới. Thứ hai, kiểm kho qua loa cuối năm mới phát hiện mất hàng từ nhiều tháng trước, không truy được. Cách tránh: kiểm cuốn chiếu từng kệ mỗi tuần. Thứ ba, sale không giới hạn khiến lợi nhuận bốc hơi, bán nhiều mà không thấy tiền. Cách tránh: mọi chương trình giảm giá đều thiết lập sẵn mức trần và đối tượng trên phần mềm. Thứ tư, không tách bạch tiền shop và tiền cá nhân, cuối tháng không biết lãi lỗ thật. Cách tránh: mọi rút tiền cá nhân đều ghi phiếu chi rõ lý do. Bốn lỗi này xử lý được thì shop vận hành nhàn đi một nửa.
Checklist triển khai cho shop thời trang mới
- Chuẩn hóa danh mục mẫu, size, màu và quy tắc đặt mã trước khi nhập liệu.
- Nhập tồn đầu kỳ kèm giá vốn từng biến thể sau một lần kiểm đếm thực tế.
- In tem mã vạch cho toàn bộ hàng trưng bày và hàng trong kho.
- Thiết lập bảng giá, mức giảm tối đa và phân quyền từng vị trí nhân sự.
- Chạy thử bán, đổi trả, kiểm kho trong một tuần rồi mới chốt số liệu chính thức.
- Bật sao lưu dữ liệu tự động hằng ngày và kiểm tra khôi phục thử một lần.
Hoàn thành sáu bước này thì số liệu trên phần mềm khớp thực tế, nhân viên quen thao tác, chủ shop yên tâm mở rộng thêm mẫu và thêm chi nhánh. Tài liệu nghiệp vụ bán lẻ liên quan xem thêm tại kho kiến thức.
Cần tư vấn triển khai cho shop thời trang, gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh để xem demo trực tiếp.