Quản lý cửa hàng tạp hóa bán lẻ
- EBIZ POS OFFLINE - Cửa hàng tạp hóa
- Hóa đơn bán buôn
- Hóa đơn bán lẻ
- Đơn đặt hàng với nhà cung cấp
- Đơn đặt hàng từ khách hàng
- Phiếu báo giá
- …
Quản lý doanh thu
- Quản lý doanh thu theo ngày
- Quản lý doanh thu theo thời gian
- Quản lý chi tiết doanh thu
- Quản lý tổng hợp doanh thu
- Quản lý hàng bán trả lại
- Báo cáo doanh số theo nhân viên
Quản lý công nợ
- Bảng tổng hợp công nợ khách hàng
- Bảng chi tiết công nợ khách hàng
- Bảng tổng hợp công nợ nhà cung cấp
- Bảng chi tiết công nợ nhà cung cấp
- Phiếu báo nợ khách hàng
- Phiếu báo nợ nhà cung cấp
Quản lý hạn sử dụng
- Quản lý chi tiết hạn sử dụng của từng lô hàng nhập về
- Cảnh báo trước ngày hết hạn sử dụng cho quý khách.
- Quản lý xuất nhập tồn
- Quản lý chi tiết nhập hàng
- Quản lý tổng hợp nhập hàng
- Quản lý chi tiết xuất hàng
- Quản lý tổng hợp xuất
- Quản lý xuất nhập tồn
- Thẻ kho
Quản lý sổ quỹ tiền mặt
- Quản lý tổng hợp chi
- Quản lý chi tiết chi
- Quản lý tổng hợp thu
- Quản lý chi tiết thu
- Bảng cân đối thu chi
- Sổ quỹ tiền mặt
Hệ thống cảnh báo nhắc việc
- Nhắc đến hạn thanh toán của khách hàng
- Nhắc đến hạn thanh toán cho nhà cung cấp
- Nhắc khách hàng nợ quá giới hạn
- Nhắc đến sinh nhật của khách hàng
- Cảnh báo tự động hàng tồn kho. Hàng tồn kho được cảnh báo dựa trên quy định giới hạn tồn tối thiểu và giới hạn tồn tối đa.
- Cảnh báo tự động công nợ khách hàng căn cứ vào giới hạn nợ của khách hàng
Các tính năng khác của phần mềm
Tính động
- Phần mềm cho phép tuỳ biến hệ thống theo nhu cầu và đặc thù
- Thêm hoặc bớt các thông tin
- Tuỳ biến các báo cáo đầu ra
- Thuận tiền cho việc nâng cấp và chỉnh sửa sản phẩm.
- Hỗ trợ khả năng giao tiếp 2 chiều với Excel.
Tính chính xác tốc độ
- Phần mềm tính toán dữ liệu dự trên các thông tin đầu vào tuyệt đối chính xác
- Khả năng xử lý với công nghệ mới làm tăng tốc độ
- Tiết kiệm tối đa sức lao động của con người.
Tính bảo mật an toàn
- Dữ liệu được tự đông sao lưu dự phòng
- Khả năng phân quyền người dùng đến từng chức năng.
- Lưu lại dấu vết của việc xoá sửa dữ liệu
- Lưu lại thông tin của các đối tượng xem báo cáo
- Có khả năng cấm toàn bộ hoặc cấm từng phần quyền hạn của người dùng khi xem báo cáo bán hàng.
Bài toán thật của một cửa hàng tạp hóa
Tạp hóa kinh doanh bằng hai đặc điểm khó nhất: danh mục hàng rất dài và biên lợi nhuận rất mỏng. Một cửa hàng vừa phải chở được vài nghìn mã từ mì gói đến nước rửa bát, trong khi mỗi đồng tiền lãi chỉ vài nghìn đến vài chục nghìn. Hai sai số nhỏ — nhập sai giá vốn, bán dưới giá — gộp lại cuối tháng thành một khoản lỗ không dễ nhận ra.
Nói cách khác, tạp hóa không thắng ở giá bán mà thắng ở tốc độ bán và độ chính xác số sách. Cửa hàng quét mã nhanh bán được nhiều hơn mỗi giờ; số sách đúng thì biết ngay mặt hàng nào đang âm vốn.
Quy trình bán lẻ giữa giờ đông khách
Khách tạp hóa thường mua nhiều món trong một lần, thanh toán một lần. Quy trình chuẩn trên màn hình bán lẻ rút gọn:
- Quét hoặc gõ mã — quét mã vạch trên bao bì, hoặc gõ vài chữ cái đầu tên hàng. Không cần tra cứu giá, giá bán hiện sẵn từ danh mục.
- Tăng giảm số lượng nhanh — mỗi lần quét là thêm một đơn vị, thuận tay với người mua nhiều chai, nhiều hộp.
- Áp khuyến mãi theo nhóm — mua đủ số lượng tự giảm giá theo chương trình đang chạy, không cần nhân viên tự tính.
- Chốt tiền — tiền mặt, chuyển khoản, ví điện tử; khách nợ thì ghi vào phiếu bán nợ theo hạn thu.
Toàn bộ quá trình chạy trên máy tại cửa hàng, mất mạng vẫn lập hóa đơn và trừ kho bình thường. Tư vấn chi tiết phần thiết bị tại máy tính tiền.
Bán theo đơn vị quy đổi: thùng, lọ, gói, cái
Đây là đặc thù lớn nhất của tạp hóa và cũng là chỗ phần mềm khác sổ sách rõ rệt nhất. Nhà cung cấp giao nước theo thùng, cửa hàng bán theo chai; nhập gói mì 30 hộp, bán lẻ từng hộp. Nếu phải tính tay, mỗi lần bán đều là một phép nhân khiến nhân viên sai sót.
EBIZ POS OFFLINE cho phép khai báo tỷ lệ quy đổi ngay trên mã hàng: 1 thùng nước = 24 chai, 1 kiện bột giặt = 20 hộp. Khi nhập 10 thùng, tồn hiện 240 chai. Bán một chai, tồn còn 239.
Với mặt hàng bán lẻ từng phần như thịt, rau, hàng có đơn vị nhỏ nhất nguyên ký, cửa hàng đặt hạn mức tồn tối thiểu để hệ thống cảnh báo trước khi hết, tránh tình trạng quầy hết hàng bán chạy giữa buổi.
Quản lý hạn sử dụng: điểm sống còn của tạp hóa
Bán nhầm hàng hết hạn là rủi ro lớn nhất trong ngành: mất tiền, mất uy tín, có shop còn bị phạt. Cách phần mềm xử lý gắn hạn sử dụng vào từng lô nhập, không gắn vào tên mã hàng. Cùng một mã sữa, lô nhập tháng này hạn còn 6 tháng, lô nhập tháng trước gần hết hạn — hệ thống phân biệt được và bán theo FEFO (hết hạn trước bán trước).
Danh sách cảnh báo hiện mỗi sáng: mã nào sắp hết hạn sau 30, 15, 7 ngày, còn bao nhiêu trên kệ. Kèm theo là thao tác xử lý cho từng mã: giảm giá xả hàng, trả nhà cung cấp, hoặc loại khỏi bán. Với khách mua nhiều như bà nội trợ, danh sách này còn dùng để gọi điện nhắc hàng sắp hết hạn.
Khi nhập hàng, phần mềm chỉ cho nhập lô có hạn sử dụng khi bạn nhập mã lô và ngày hết hạn — rào chắn đơn giản ngăn phần lớn tai nạn bán hàng hết hạn.
Giá vốn và lợi nhuận thật của tạp hóa
Khách mua một chai nước, cửa hàng lãi 2.000 đồng. Trên sổ, bán 100 chai hay 1.000 chai cũng chỉ là một dòng. Sai ở chỗ khác: nhập 5.000 chai, ghi nhầm giá vốn cao hơn thực tế 500 đồng, cuối tháng cửa hàng tưởng lãi 10 triệu thực tế chỉ 7,5 triệu.
Phần mềm tính giá vốn bình quân gia quyền theo từng lần nhập, cập nhật tự động. Báo cáo lợi nhuận theo mã hàng cho thấy nhóm nào thực sự sinh tiền, nhóm nào bán chạy nhưng lãi mỏng đến mức không đủ bù chi phí mặt bằng. Từ đó chủ biết nhóm nào nên dồn tiền nhập, nhóm nào nên giảm giá xả.
Nhiều cửa hàng thêm nhóm “bán lời” như mì gói, bột giặt — số lượng lớn, lãi mỏng, nhưng giữ chân khách thu mua món lãi. Báo cáo theo nhóm giúp tách hai nguồn lợi nhuận này, đánh giá đúng đóng góp thật.
Công nợ và bán nợ quen
Tạp hóa có tệp khách mua nợ lâu ngày. Phần mềm ghi phiếu bán nợ gắn với hạn thu, hạn mức nợ tối đa mỗi khách. Vượt hạn mức, hệ thống báo để quản lý duyệt hoặc từ chối. Danh sách khách trễ hạn xếp theo tuổi nợ và số tiền, ưu tiên gọi những đơn lớn trước.
Công nghệ lỗi thời từ chối
Tạp hóa thường có một lý do chậm chuyển đổi: “tôi quen tính tay, máy làm chậm hơn”. Thực tế sau khi tập 2 tuần, thao tác quét mã nhanh hơn ghi sổ. Có trung tâm chuyển đổi thành công khi đào tạo theo từng ca, chỉ 2 nhân viên dùng thử trước rồi mới nhân rộng.
Với chủ cửa hàng lớn hơn một quầy, xem thêm giải pháp cho siêu thị mini.
Vận hành nhiều ca nhiều người
Tạp hóa mở cửa cả ngày, kho hàng xoay vòng. Phân quyền theo ca giúp biết ai bán gì:
- Nhân viên ca chỉ lập hóa đơn, không xem giá vốn và doanh số cửa hàng.
- Hủy hóa đơn, trừ kho thủ công, chỉnh giá cần quản lý duyệt.
- Báo cáo doanh số theo nhân viên cho thấy ai bán nhiều mà lãi thấp (vì hay cho giảm giá ngoài quyền), ai bán ít nhưng lãi cao.
- Cuối ca, máy tự chốt tiền mặt sổ quỹ so với tiền thật trong két.
Dữ liệu sao lưu tự động hằng ngày. Máy mất, hỏng ổ cứng vẫn khôi phục được dữ liệu mà không mất sổ nợ của khách.
Checklist chuyển từ sổ sang phần mềm
- Liệt kê mã hàng đang bán — ưu tiên nhóm bán chạy trước, dùng file Excel có sẵn để nhập nhanh.
- Nhập tỷ lệ quy đổi — thùng ra chai, kiện ra hộp, ghi ngay khi tạo mã hàng.
- Chốt tồn đầu kỳ — đếm thực tế một lần, nhập số lượng và giá vốn từ hóa đơn nhà cung cấp.
- Ghi hạn sử dụng cho lô đang có trên kệ — ưu tiên nhóm thực phẩm tươi và chế phẩm sữa, kem.
- Ghi dư nợ khách quen — danh sách khách mua nợ kèm số dư và hạn thu, chuyển vào phần mềm một lần.
- Phân quyền và kết nối máy in, máy quét — chạy thử 20 hóa đơn thật trong ca đầu tiên.
Quy trình nhập liệu đầu kỳ chi tiết hơn trong mục kiến thức.
Lỗi thường gặp của cửa hàng tạp hóa
- Nhập hàng ghi tên, không ghi mã vạch — số mã trùng lặn, tìm mãi không ra. Chuẩn hóa mã ngay từ đầu, một mã một hàng.
- Không tách lô hạn dùng — còn hàng hết hạn nằm trên kệ vì gộp chung mã. Tách lô ngay khi nhập.
- Cho khách mua nợ không ghi phiếu — đến kỳ thu mới biết, thường là mất. Mọi giao dịch nợ phải có phiếu.
- Đổi giá bán bằng cách nhớ — sau vài đơn sai giá là lỗi. Giá chỉ sửa trên phần mềm, có lịch sử ai sửa ngày nào.
Cần tư vấn cụ thể cho tạp hóa: gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh để xem mô hình chạy thử với danh mục hàng thật của cửa hàng.