Quản lý cửa hàng đồng hồ mặt kính
- EBIZ POS OFFLINE - quản lý cửa hàng đồng hồ, mắt kính
- Có thể tùy chỉnh chọn các kho, chuyển từ kho này sang kho kia.
- Tính năng định nghĩa các loại xuất kho và nhập kho.
- Phân hệ quản lý kho hàng giúp các nhà quản lý tối ưu lại bài toán tồn kho.
- Phần mềm cảnh báo những mặt hàng nào tồn quá nhiều hay hết date.
- Phần mềm quản lý bán hàng tích hợp quản lý phiếu đặt hàng xuất: thông tin về hàng hóa và nhà cung cấp, tiền thuế VAT…
- Phần mềm quản lý bán hàng tích hợp quản lý phiếu nhập: phiếu lưu thông tin về thuế VAT, kỳ hạn thanh toán, tổng tiền giảm giá…
- Chức năng quản lý phiếu xuất trả hàng.
- Chức năng quản lý phiếu chi tiền: phiếu chi lưu trữ tất cả các thông tin đã chi như nhà cung cấp, lý do chi, tổng cộng, tiền mặt.
Bài toán riêng của cửa hàng đồng hồ và mắt kính
Cửa hàng đồng hồ, mắt kính có đặc thù khác biệt so với bán lẻ thông thường. Giá trị mỗi sản phẩm cao, số lượng mã không lớn nhưng từng chiếc đều cần theo dõi riêng: serial, tình trạng, phụ kiện kèm theo, thời hạn bảo hành. Mắt kính lại có thêm dữ liệu đo mắt, tròng kính, gọng theo size — những thông tin mà sổ sách đơn giản không đủ chỗ để ghi.
Vì vậy, phần mềm quản lý cho ngành này cần làm tốt hai việc: nhận diện từng sản phẩm riêng biệt và kết nối khâu bán hàng với khâu bảo hành, hậu mãi. EBIZ POS OFFLINE đáp ứng cả hai bằng cách ghi nhận mã serial, hình ảnh và thông số kỹ thuật ngay trên từng mã hàng, đồng thời lưu lịch sử mua – đổi – bảo hành gắn với số điện thoại khách.
Quản lý kho theo từng sản phẩm riêng
Phân hệ quản lý kho hàng giúp nhà quản lý tối ưu bài toán tồn kho với đầy đủ nghiệp vụ:
- Định nghĩa loại nhập – xuất kho: nhập hàng mua, nhập hàng trả từ khách, nhập điều chuyển giữa các kho; xuất bán, xuất kiểm tra hỏng, xuất hủy, xuất điều chuyển. Mỗi loại phiếu có mẫu và cột thông tin riêng theo thực tế cửa hàng.
- Chuyển kho tùy chỉnh: chọn từng kho nguồn – kho đích, chuyển một hoặc nhiều mặt hàng mỗi lần. Hữu ích khi cửa hàng có kho trưng bày và kho cất sau riêng, hoặc nhiều chi nhánh.
- Cảnh báo tồn và hạn: phần mềm báo mặt hàng tồn quá nhiều (gây đọng vốn) hay tồn dưới ngưỡng tối thiểu (sắp hết hàng bán). Với mặt hàng có hạn sử dụng như dung dịch vệ sinh kính, thuốc nhỏ mắt, hệ thống cảnh báo theo hạn dùng để bạn đẩy hết trước khi quá date.
- Kiểm kho: đối chiếu tồn phần mềm với số lượng thực tế trên kệ, chênh lệch được ghi nhận kèm lý do.
Với kính mắt, mỗi mắt kính thành phẩm thường được gắn mã riêng kèm thông số: độ cận, độ loạn, tròng, màu gọng — tra cứu theo mã hay theo tên khách đều nhanh.
Phiếu nhập, đặt hàng và quản lý nhà cung cấp
Chức năng quản lý phiếu đặt hàng và phiếu nhập lưu đầy đủ thông tin hàng hóa, nhà cung cấp, tiền thuế VAT, kỳ hạn thanh toán và tổng tiền giảm giá trên từng đơn. Khi hàng về, bạn đối chiếu với phiếu đặt — lệch số lượng hay sai mã được phát hiện ngay tại khâu nhập, thay vì cuối tháng mới lộ ra khi đối chiếu công nợ.
Quản lý nhà cung cấp theo đơn nhập và thanh toán: mỗi lần chuyển khoản, trả tiền mặt cho nhà cung cấp đều ghi vào công nợ, bạn luôn biết còn phải trả ai bao nhiêu và khi nào đến hạn.
Phiếu xuất trả hàng và phiếu chi tiền
Khi khách đổi trả kính hoặc đồng hồ, nhân viên lập phiếu xuất trả hàng gắn với hóa đơn gốc, hàng quay lại kho với số lượng và tình trạng được ghi nhận. Nếu là hàng lỗi do nhà cung cấp, bạn xuất trả lại nhà cung cấp và ghi nhận công nợ — chuỗi nghiệp vụ khép kín, không sót.
Chức năng quản lý phiếu chi tiền lưu trữ toàn bộ thông tin chi: chi cho nhà cung cấp, chi lương, chi tiền điện nước, lý do chi, hình thức tiền mặt hay chuyển khoản. Mỗi phiếu chi gắn người lập và thời điểm, cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ chính xác đến đồng.
Bán hàng tại quầy: nhanh và chính xác
Màn hình bán hàng cho phép tìm đồng hồ hay kính theo tên, mã hoặc quét mã vạch. Với hàng hóa không gắn mã vạch, nhân viên chọn theo hình ảnh — đặc biệt thuận tiện khi bán gọng kính nhiều màu size. Giảm giá theo mặt hàng hoặc theo hóa đơn, bán nợ theo hạn mức khách hàng, thanh toán tiền mặt – thẻ – ví điện tử đều thao tác ngay trên một màn hình.
Máy in hóa đơn nhiệt kết nối trực tiếp, hóa đơn in rõ ràng gồm thông tin bảo hành — khách hàng yên tâm, cửa hàng chuyên nghiệp hơn.
Quản lý bảo hành và khách hàng
Đây là điểm cộng lớn nhất của phần mềm so với sổ sách: mỗi chiếc đồng hồ hay cặp kính bán ra lưu_serial, ngày mua và thời hạn bảo hành. Khi khách quay lại, nhân viên nhập số điện thoại là thấy ngay lịch sử mua hàng, còn bảo hành bao lâu, đã sửa chữa lần nào.
Cửa hàng có thể đặt cảnh báo tự động trước khi hết hạn bảo hành để nhắn khách kiểm tra định kỳ — một dịch vụ nhỏ nhưng giữ chân khách rất tốt. Thông tin khách hàng gồm họ tên, số điện thoại, thông số đo mắt, nhóm khách và mức giảm giá riêng, phục vụ cho các chương trình chăm sóc sau bán.
Báo cáo quản trị
Báo cáo doanh số theo ngày, ca, nhân viên, mặt hàng và nhóm hàng; lợi nhuận theo từng sản phẩm; tồn kho theo kho và giá vốn; công nợ phải thu – phải trả. Báo cáo khách hàng quay lại và tỷ lệ đổi trả giúp bạn đánh giá chất lượng dịch vụ. Số liệu cập nhật theo thời gian thực, biểu đồ trực quan trên máy tính, máy tính bảng và điện thoại.
Quản lý sê-ri: mỗi chiếc một mã duy nhất
Hai chiếc đồng hồ cùng model, cùng giá bán nhưng khác sê-ri lại có lịch sử bảo hành khác nhau, nên mã sản phẩm không đủ để quản lý. Cách làm chuẩn là mỗi chiếc một mã riêng: khi nhập kho, nhân viên quét mã trên vỏ hộp hoặc gõ số sê-ri, phần mềm sinh ra một mã hàng gắn với số đó.
Luồng thông tin đi theo một mạch:
- Nhập kho — ghi sê-ri, hãng sản xuất, giá vốn, phụ kiện kèm theo (dây da, hộp, giấy tờ bảo hành).
- Bán tại quầy — quét mã in trên thẻ bảo hành, sê-ri tự động nhảy vào hóa đơn.
- Gắn hồ sơ khách — sê-ri, ngày bán, thời hạn bảo hành lưu theo số điện thoại.
- Đổi trả, sửa chữa — chiếc cũ nhập lại kho theo phiếu, chiếc mới tạo mã mới; lịch sử không bị ghi đè.
Khách gọi hỏi “chiếc đồng hồ tôi mua 8 tháng trước còn bảo hành không”, tra một số điện thoại là ra ngày mua và thời hạn.
Bảo hành theo hãng và phiếu sửa chữa
Ngành này có hai loại bảo hành khác nhau: bảo hành theo hãng — cửa hàng làm trung gian nhận máy, gửi về trung tâm, nhận lại rồi bàn giao; và bảo hành của cửa hàng — thay pin, thay dây, cân chỉnh, chỉnh gọng, làm ngay tại chỗ. Phần mềm tách hai luồng bằng trạng thái riêng nên máy gửi hãng và máy sửa tại chỗ không lẫn nhau.
Quy trình một chiếc máy: khách mang máy tới, nhân viên tra sê-ri ra hồ sơ, in phiếu nhận sửa có ghi tình trạng, lý do và phụ kiện khách đem theo; máy vào kho chờ sửa — không tính vào tồn bán được, tránh trường hợp đang sửa lại bị lên kệ; khi trả khách cập nhật kết quả, phí sửa và ngày hẹn trả tiếp nếu cần gửi hãng. Chi phí sửa ghi vào nhóm chi “dịch vụ sau bán” để biết mỗi tháng mảng này thu bao nhiêu, tốn bao nhiêu.
Hàng chính hãng và giấy tờ bảo hành
“Hàng chính hãng” ở đây không chỉ là câu nói trên quảng cáo mà phải có giấy tờ đi kèm: thẻ bảo hành có số sê-ri khớp với máy, hóa đơn VAT của cửa hàng, giấy xác nhận của nhà phân phối. Phần mềm ghi nguồn nhập theo từng lô nên khi khách nghi ngờ, tra sê-ri là thấy ngay nhập từ đại lý nào, ngày nào; phiếu bảo hành in ra kèm hóa đơn ngay tại quầy, giá niêm yết, giá khuyến mãi và giá riêng cho khách thân thiết lưu theo từng mã hàng.
Đây cũng là chỗ báo cáo lợi nhuận tỏ ra sắc nhất: khi chuyển đổi giữa nhiều nhà cung cấp cùng một model mà giá nhập mỗi nơi một khác, báo cáo cho biết model nào đang lãi thật, model nào đang lỗ mà vẫn bán vì không biết. Nhiều cửa hàng đồng hồ bán một model có lãi khoảng 3% mà cứ nghĩ lãi 25% — chênh lệch đó đủ quyết định nên có tiếp hàng hay không.
Giá vốn và lợi nhuận thực tế
Vì giá trị mỗi món lớn, chênh lệch giá vốn gây thiệt hại nhanh hơn bán lẻ thông thường. Sai lầm thường gặp là tính vốn theo giá nhập gần nhất dù tháng đó có nhiều đợt nhập giá khác nhau, quên chi phí phụ kiện và khay hộp, hoặc bán nợ nhưng không tính vốn hàng đã xuất.
Phần mềm tính giá vốn bình quân theo từng lần nhập, gồm cả phí kèm theo của món hàng đó. Ví dụ mặt kính cận nhập lần đầu giá vốn 380.000 đồng, sau đó tăng lên 415.000 đồng: báo cáo phản ánh đúng mức vốn trung bình thay vì một con số cố định, đồng thời cho thấy xu hướng vốn tăng theo dòng tiền vào.
Sai sót thường gặp
- Ghi sê-ri sau khi bán — dồn đến cuối tuần thì đến lúc khách gọi bảo hành không tra ra. Quy tắc: không có sê-ri trên hóa đơn thì không in được phiếu bảo hành.
- Quên phụ kiện khách gửi sửa — tranh chấp khi thiếu dây, thiếu hộp. Quy tắc: phiếu không liệt kê phụ kiện thì không nhận máy.
Checklist khi triển khai cho cửa hàng đồng hồ, mắt kính
- Chuẩn hóa mã hàng: một model một mã, mỗi chiếc sê-ri một mã con.
- Nhập sê-ri ngay tại khâu nhập kho, không dồn cuối ngày.
- Thiết lập quy tắc bảo hành theo từng hãng: số tháng, điều kiện, giấy tờ bắt buộc.
- Tạo kho chờ sửa và kho hàng bảo hành hãng tách biệt.
- Phân quyền và quy định nhập liệu đầu kỳ từ file Excel trước khi bắt đầu bán.
Báo cáo chi tiết theo ca, nhân viên và mặt hàng xem tại Hệ thống báo cáo; nguyên tắc nhập liệu đầu kỳ có thể đọc thêm ở Kiến thức.
Chuyển đổi và triển khai
Cửa hàng đang ghi sổ hay dùng Excel có thể nhập danh mục hàng hóa, khách hàng, nhà cung cấp và tồn đầu kỳ trực tiếp từ file Excel. Đào tạo nhân viên thường chỉ một buổi, cửa hàng nhỏ đi vào vận hành ổn định trong 1–2 ngày.
Tư vấn giải pháp cho cửa hàng đồng hồ, mắt kính: hotline/Zalo 0907 943 968 — hoặc đến 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. HCM.
Câu hỏi thường gặp
Một mặt kính có nhiều độ số, phần mềm theo dõi được không? Theo dõi được. Mỗi cặp kính thành phẩm gắn với mã đơn kính kèm độ cận, độ loạn, loại tròng; tra cứu theo tên khách hoặc số điện thoại đều ra lịch sử đơn cũ.
Pin đồng hồ thay tại chỗ có tính tiền riêng không? Có. Thay pin là một mã dịch vụ riêng, doanh thu dịch vụ thống kê tách khỏi hóa đơn bán hàng.