Quản lý cửa hàng câu lạc bộ, bida, billards

• EBIZ POS OFFLINE - Phần mềm quản lý bán hàng offline
• 11. Câu lạc bộ bida (billards)
• Ghi nhận chi tiết giờ vào, giờ ra.
• Quản lý đặt bàn trước.
• Quản lý danh sách khách hàng.
• Quản lý nhiều mức giá bàn theo theo block xx phút.
• Quản lý các dịch vụ, bán thức ăn, nước uống,…
• Hỗ truy cập từ xa qua internet giúp lãnh đạo có thể điều hành công việc từ xa.
• Hỗ trợ in hóa đơn VAT (GTGT)
• Hỗ trợ xem báo cáo trên điện thoại, máy tính bảng android, iphone, ipad
• Hỗ trợ lập công thức tính tiền uyển chuyển, phù hợp nhiều cách tính tiền khác nhau

Tính năng cơ bản

• Phân loại bàn cụ thể: bàn bida lỗ, bàn bida dù, bàn VIP
• Quản lý bán hàng, dịch vụ.
• In bill (hóa đơn) cho khách.
• Quản lý mua hàng.
• Quản lý quỹ tiền mặt.
• Quản lý công nợ.
• Quản lý doanh thu, tổng hợp và chi tiết đến từng nhân viên phục vụ.
• Quản lý kho: nhập, xuất, tồn kho online.
• Hỗ trợ nhiều báo cáo theo các tiêu chí khác nhau.

Bảo mật

• Hỗ trợ phân quyền người dùng theo nhóm chức năng.
• Phần mềm đảm bảo chỉ nhưng người có quyền mới thực hiện được các chức năng tương ứng trong hệ thống.

Các phân hệ khác

• Phân hệ quản lý từ xa qua internet sử dụng trong trường hợp lãnh đạo muốn truy cập dữ liệu từ xa, vd: từ nhà riêng, khi đi công tác,…
• Gửi email cho khách hàng
• Gửi tin nhắn sms cho khách hàng
• Quản lý chuỗi câu lạc bộ bida

Bài toán riêng của câu lạc bộ bida

Cửa hàng bán lẻ bán theo số lượng món, còn câu lạc bộ bida bán theo thời gian. Khách trả tiền để ngồi một khoảng thời gian chứ không mua một món hàng cụ thể. Mọi nghiệp vụ khác đều xoay quanh việc đo thời gian.

Đặc thù cần giải quyết: tiền tính theo block 30, 60, 90 phút hoặc theo giờ cho bàn VIP; khách chơi quá giờ giữa chừng; đặt bàn trước không ai nhớ ai đặt bàn nào; doanh thu bán nước và thức ăn phụ tăng gấp rưỡi so với tiền bàn ở nhiều CLB; một bàn có thể do một nhóm khách chơi liên tục qua nhiều ca nhân viên; khách dùng thẻ giờ hoặc tạm ứng tiền.

Quản lý bàn và trạng thái bàn

Danh mục bàn chia theo loại và khu vực: bàn bida lỗ, bàn bida dù, bàn pool 9 bi, bàn VIP có không gian riêng. Mỗi bàn có mã, tên, khu vực và giá theo block riêng; trạng thái đổi liên tục giữa trống, đang chơi, chờ thanh toán và đặt trước. Nhân viên chỉ cần một cú chạm để chuyển, nhìn bảng trạng thái là biết bàn nào còn trống mà không phải đi vòng kiểm.

Tính tiền giờ theo block

Cách tính giờ phổ biến ở CLB Việt Nam là làm tròn lên block: khách chơi 25 phút với giá block 30 phút thì trả bằng một block.

Quy trình:

1. Khách ngồi xuống, nhân viên bấm bắt đầu phiên chơi ghi giờ vào tên bàn và tên nhóm khách.
2. Khách gọi nước, nhân viên thêm món vào phiên của bàn đó, không tạo hóa đơn riêng lẻ tẻ.
3. Khi khách đứng dậy, nhân viên bấm chốt phiên, hệ thống hiện số phút chơi thực tế và số tiền theo block.
4. Hệ thống cần báo giờ chơi sắp hết trước 5 phút để khách kịp chuẩn bị trả tiền, tránh cảnh khách đang đánh dở bị nhắc phí.
5. Nhân viên chọn hình thức thanh toán và in bill.

Ngoài tiền giờ, còn có các khoản phụ thu phổ biến: phu thu giờ vàng cho khách thân thiết, phí thuê đầu bàn theo nhóm, phí đặt bàn cuối tuần. Các khoản này cấu hình theo quy tắc cố định nên hệ thống tự tính, nhân viên không phải nhớ.

Với khách chơi qua nhiều ca, hệ thống giữ phiên của bàn chưa đóng nên ca mới nhìn thấy bàn đang chơi và tiếp tục ghi nhận — không phải chuyển bàn thủ công khi đổi ca.

Đặt bàn trước

Các ca tối thứ bảy và chủ nhật thường kín bàn từ chiều, đặt trước là chuyện thường. Phần mềm cho phép:

• Đặt theo ngày và khung giờ — khách chọn bàn muốn, số người, giờ bắt đầu, thời lượng dự kiến.
• Ghi chú yêu cầu — muốn bàn góc yên tĩnh, cần ghế thêm, chơi cùng đội có tên gì.
• Kiểm tra xung đột — đặt bàn 18h trong khi bàn đó đã có khách đến 17h30 thì báo trùng ngay.
• Nhắc tới giờ — danh sách bàn sắp tới giờ hiển thị để nhân viên chuẩn bị sẵn.
• Đặt trước kèm tạm ứng — khách đặt bàn dài có thể để tiền trước, khi đến quy đổi sang phiên chơi luôn.

Nhân viên không cần sổ đặt bàn nữa — mất sổ là mất thông tin đặt của cả ngày.

Bán nước và dịch vụ phụ

Ở nhiều CLB, tiền nước bán ra bằng hoặc lớn hơn tiền bàn, và đây là nguồn lợi nhuận thực. Nhưng nếu bán bằng tay, dễ xảy ra tình trạng quầy chỉ nhớ “bàn 5 gọi 3 chai nước” rồi cuối ca quên mất, kho thì lệch.

Phần mềm gắn mọi món bán thêm vào phiên chơi của bàn:

• Chọn bàn đang chơi, thêm món nước, món ăn nhẹ, thuốc lá, que cờ, phụ lục bàn — tự động vào bill của bàn đó.
• Tồn kho quầy trừ ngay khi bán; hết món trong giờ cao điểm sẽ báo trước để kịp gọi thêm.
• Báo cáo doanh thu nước tách riêng khỏi tiền bàn, biết món nào bán chạy và món nào nên loại khỏi kệ.
• Kinh doanh bàn cộng thêm thường tỷ lệ lãi cao hơn tiền bàn, nên cửa hàng cần nhắc nhân viên chào nước một cách tự nhiên.

Với hàng bán thêm có định mức, phần mềm hỗ trợ công thức định lượng như quán cafe, ví dụ mỗi bộ bán kèm gồm 2 chai nước và 1 đĩa snack để tự trừ hàng.

Thẻ giờ và tạm ứng tiền

Hai hình thức này rất phổ biến và là nguyên nhân nhiều CLB rối sổ:

• Thẻ nạp tiền: khách nạp sẵn một số tiền, mỗi lần chơi trừ dần. Khi hết số dư thì báo nhân viên thu thêm.
• Tạm ứng tiền lúc đặt bàn: khách đặt và chuyển khoản trước tiền giờ dự kiến, phần thừa xử lý khi ra về.

Phần mềm lưu số dư từng khách, tự trừ theo phiên chơi thực tế, và hiện rõ:

• Số dư còn lại trên thẻ.
• Lịch sử nạp và sử dụng.
• Báo động khi số dư thấp hơn mức đặt trước, để nhân viên hỏi trước khi khách đánh xong mới phát hiện hết tiền.

Có dữ liệu này, chủ CLB biết chính xác khách nào chơi thường xuyên và đã nạp bao nhiêu — dữ liệu tốt cho chương trình thẻ thành viên.

Quản lý ca nhân viên

CLB thường chia ca: ca chiều, ca tối, ca đêm. Mỗi ca phụ trách một số bàn, và tiền bàn tiền nước phát sinh trong ca đó gắn với nhân viên trực.

• Mở ca – chốt ca — khai số tiền mặt đầu ca, cuối ca đếm và đối chiếu với số dư hệ thống.
• Gắn phiên chơi với ca — phiên bắt đầu ca nào thì tiền tính vào ca đó, kể cả khi khách chơi sang ca kế tiếp.
• Doanh thu theo nhân viên — biết ai phục vụ bàn nào, bán được bao nhiêu nước, phục vụ tốt.
• Kiểm tra rò rỉ tiền mặt — tiền giờ thu bằng tiền mặt thường là nơi dễ thất thoát nhất nếu không đối chiếu theo ca.

Quy ước xử lý chênh lệch rõ ràng giúp nhân viên không ngại khai số thiếu: lệch nhỏ ghi lý do ngay, lệch lớn phải báo chủ.

Báo cáo quản trị CLB bida

Các báo cáo chủ CLB cần xem mỗi tuần:

• Doanh thu theo bàn và theo ca — biết khung giờ nào bàn kín, ca nào nhân sự nhiều mà doanh thu thấp.
• Tỷ lệ lấp đầy bàn — tổng giờ bàn đã thuê chia cho tổng giờ bàn có thể bán, đánh giá hiệu quả sử dụng mặt bằng.
• Doanh thu tiền bàn và tiền nước tách riêng — kiểm tra xem hàng bán thêm có đang đẩy doanh thu thật sự.
• Khách quay lại và giá trị trung bình mỗi lượt chơi — biết nhóm khách nào trung thành, nhóm nào chỉ đến một lần.
• Doanh thu theo từng loại bàn — bàn VIP có đang khai thác hết hay vẫn nằm trống giờ thấp điểm.
• Bàn hỏng, thiếu thiết bị — ghi nhận hư hỏng theo bàn để kịp sửa.
• Công nợ và chi phí phát sinh — điện, nước, sửa vải, que cờ, bảo trì bàn.

Chi tiết các biểu mẫu tại Hệ thống báo cáo.

Báo cáo đáng chú ý nhất với CLB là tỷ lệ lấp đầy bàn theo khung giờ. Doanh thu thấp có thể không phải vì ít khách mà vì bàn nằm trống đúng giờ vàng — nếu nhìn thấy 20h–22h lấp đầy 90% mỗi tối thứ bảy, còn 16h–18h lấp 20%, chủ CLB biết ngay nên đẩy khuyến mãi giờ thấp điểm hay điều chỉnh giá.

Sai lầm thường gặp

• Ghi giờ vào ra trên giấy — giờ vào ghi lúc ca trước, giờ ra ghi lúc ca sau, độ lệch vài phút mỗi bàn cộng lại thành thiệt hại cả tháng.
• Không làm tròn block theo cấu hình — mỗi nhân viên một cách, khách thấy bất công và tranh cãi tại quầy.
• Quên ghi nước đã bán — doanh thu phụ bị bỏ sót, kho lệch mà không ai biết.
• Không chốt phiên khi khách rời bàn — bàn bị treo trạng thái đang chơi, khách mới không ngồi được.
• Tạm ứng ghi trong sổ riêng — số dư từng khách lệch dần, khi có khiếu nại thì không trả lời được.
• Không đếm tiền cuối ca — lệch két không truy được nguồn gốc.

Checklist triển khai cho CLB bida

• Khai danh mục bàn theo loại, khu vực và giá theo block.
• Quy định cách làm tròn block và phụ thu giờ vàng.
• Thiết lập quy tắc giữ phiên chơi khi đổi ca.
• Mở quy trình đặt bàn trước có ghi chú và nhắc giờ.
• Nhập tồn hàng bán thêm (nước, snack, thuốc lá) và giá theo từng món.
• Khai báo thẻ nạp tiền hoặc cơ chế tạm ứng cho khách.
• Thiết lập mở ca – chốt ca và cách xử lý chênh lệch tiền mặt.
• Phân quyền: phục vụ mở và chốt phiên, thu ngân in bill, chủ toàn quyền.
• Nhập liệu đầu kỳ từ file Excel: danh sách bàn, tồn quầy, số dư thẻ khách, số dư quỹ.
• Chuẩn bị mẫu in: bill theo bàn, bill tiền nước, phiếu đặt bàn, báo cáo ca.

Phần quản lý kho và nguyên liệu áp dụng chung xem tại Kiến thức; cửa hàng cần quy trình quầy thu ngân chuẩn hơn thì xem trang Quản lý bán lẻ POS.

Câu hỏi thường gặp

Khách chơi quá giờ block thì tính thế nào? Hệ thống tự tính theo cấu hình: mặc định làm tròn lên block tiếp theo. Bạn có thể đặt ngưỡng miễn phí, ví dụ cho phép chơi vượt tối đa 10 phút mà vẫn tính một block.

Khách chơi liên tục qua nhiều ca nhân viên thì phiên bàn có bị đóng không? Không, phiên chơi giữ nguyên cho tới khi chốt. Ca mới nhìn thấy bàn đang chơi và tiếp tục ghi nhận thời gian và các món bán thêm vào bill.

Có in hóa đơn VAT cho CLB không? Có. Mẫu bill khai đầy đủ thông tin kê khai, in ra kèm mã tra cứu khi cần điều chỉnh.

Muốn xem phần mềm chạy với bảng bàn thật của CLB mình, gọi hotline/Zalo 0907 943 968. Văn phòng tại 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh; phần mềm chạy offline nên mất mạng vẫn ghi nhận phiên chơi và tiền bàn bình thường.