Bán hàng chuyên nghiệp bằng phần mềm offline

Giải pháp phần mềm bán hàng được giới thiệu với các cửa hàng, siêu thị, nhà hàng, quán cafe, giúp cho việc bán hàng trở nên dễ dàng, đơn giản và tương tác trực tiếp với trình quản lý trên phần mềm.

Bán hàng đơn giản, chuyên nghiệp

Chế độ bán được thực hiện qua máy quét mã vạch, quét mã vạch trên sản phẩm, bấm thanh toán là bán hàng. Bán hàng được đáp ứng nhanh, tăng tốc độ tính tiền giỏ hàng và loại bỏ nhầm lẫn sai sót trong việc nhận diện hàng của nhân viên.

Phần mềm bán hàng cho phép kết nối với màn hình chạm tinh tế. Mọi thao tác trên màn hình chạm trở nên nhẹ nhàng, không yêu cầu phải gõ trên bàn phím. Chạm bán hàng và khách hàng có thể theo dõi lại hóa đơn khi thanh toán tại quầy.

Phần mềm bán hàng thực hiện bán hàng với 2 chế độ có Internet và không có Internet. Mất kết nối Internet, các hoạt động bán hàng trên phần mềm: thanh toán, lưu và in hóa đơn chứng từ tại cửa hàng vẫn diễn ra bình thường như có Internet.

Đáp ứng mọi nghiệp vụ bán hàng

Phần mềm bán hàng đáp ứng tất cả các nghiệp vụ trơn tru. Từ các nghiệp vụ đặc thù tại nhà hàng, quán cafe đến các nghiệp vụ trong cửa hàng, siêu thị, tất cả đều đảm bảo vận hành nhịp nhàng và hạn chế nhiều sai sót.

Phần mềm bán hàng sẽ là trung tâm xử lý các nghiệp vụ bán hàng. Thực hiện các nghiệp vụ đặt bàn, đặt món, thanh toán hóa đơn, gọi đồ uống, theo dõi khách hàng… tiện lợi, nhanh chóng.

Khi nhân viên bán hàng bằng máy tính bảng, phục vụ món cho khách tại bàn, in món tại bếp đều được cập nhật trên phần mềm. Khách hàng thanh toán tại quầy, phần mềm sẽ thực hiện thanh toán, tính tiền cho khách.

Các nghiệp vụ quét mã sản phẩm bán hàng tại siêu thị, cửa hàng, đọc thẻ khách hàng thân thiết, đọc thẻ giảm giá đều được phần mềm thực hiện dễ dàng và tổng hợp trên màn hình thanh toán.

Tăng tốc độ, hiệu suất bán hàng

Quá trình bán hàng diễn ra nhanh, chính xác, tốc độ bán hàng cho mỗi khách hàng chỉ trong vài giây. Tại thời điểm cửa hàng đông khách, phần mềm vẫn hoạt động với tốc độ nhịp nhàng, thanh toán cho khách mà không gặp phải bất cứ gián đoạn nào, tăng năng suất của nhân viên lên 3 đến 4 lần.

Bán hàng sinh động, giao diện đẹp mắt

Chế độ bán hàng được hiển thị sinh động, đẹp mắt. Sản phẩm hiển thị theo nhiều góc độ, chỉ với thao tác click, kéo, chạm. Sản phẩm chọn có ảnh phóng to, đầy đủ các thông tin về tên sản phẩm, giá bán, số lượng còn. Rất trực quan, dễ theo dõi, dễ bán hàng.

Bán hàng chuyên nghiệp trên ứng dụng phần mềm

Các nghiệp vụ bán hàng phát sinh sẽ được cập nhật tự động trên trình quản lý của phần mềm. Chủ cửa hàng đăng nhập vào phần quản lý có thể xem được báo cáo bán hàng, dòng tiền vào, ra cửa hàng, xem các báo cáo doanh số, doanh thu, lợi nhuận, báo cáo hàng hóa bán ra, hàng hóa còn tồn. Tất cả dữ liệu được cập nhật liên tục, dễ dàng thống kê, theo dõi, giúp chủ cửa hàng nắm bắt được mọi hoạt động tại cửa hàng và đưa ra quyết định kịp thời.

Dễ dàng kết nối với nhiều thiết bị phần cứng

Phần mềm dễ dàng kết nối thân thiện với các thiết bị máy in hóa đơn, đầu đọc mã vạch, màn hình chạm, đầu đọc thẻ, két đựng tiền. Với két đựng tiền, phần mềm kết nối tính năng khi bấm thanh toán, tức là có hóa đơn trên phần mềm, thì két sắt sẽ mở để giao dịch tiền mặt với khách hàng, đảm bảo an toàn và tránh gian lận.

Bán hàng trên phần mềm thật nhanh, các nghiệp vụ được xủ lý trơn tru. Mọi cửa hàng, nhà hàng, quán cafe đều có thể bán hàng dễ dàng. Cài đặt phần mềm và bán hàng chắc chắn sẽ là một lựa chọn đúng đắn, giúp cửa hàng chuyên nghiệp hóa mọi hoạt động.

Bán hàng chuyên nghiệp khác bán bằng sổ ở chỗ nào?

Bán bằng sổ không sai khi mới khởi nghiệp, nhưng giới hạn bộc lộ rất nhanh khi khách đông lên. Người bán nhớ giá bằng trí nhớ, trừ kho bằng gạch đầu dòng, cuối ngày cộng tiền bằng máy tính tay. Chỉ cần một mặt hàng tăng giá mà quên báo cho ca sau, cả ngày bán đúng mà lời sai.

Bán hàng chuyên nghiệp là biến mọi thao tác thành quy trình lặp lại được, ai đứng quầy cũng cho kết quả giống nhau. Khác biệt nằm ở bốn điểm:

• Giá nhất quán: giá nằm trong hệ thống, quét mã ra đúng giá, không còn chuyện mỗi nhân viên báo một giá. Chi tiết quản lý giá và khuyến mãi xem tại Tính năng.
• Hàng trừ kho ngay: mỗi hóa đơn trừ kho ngay, hết hàng báo ngay, không đợi cuối tháng kiểm kê mới biết mất hàng.
• Tiền khớp chứng từ: két chỉ mở khi có hóa đơn, ca nào doanh số ca đó, chênh lệch lộ ngay trong ngày.
• Dữ liệu quyết định: chủ cửa hàng xem hệ thống báo cáo theo ngày, theo món, theo nhân viên thay vì đoán cảm tính.

Ví dụ cụ thể: quán cafe 25 bàn, giờ cao điểm trưa bán 60–80 ly. Bán bằng sổ, nhân viên ghi tay món, cuối ca cộng thiếu 3–5 ly là chuyện thường, mỗi ly 25.000 đồng, một tháng thất thoát 2–3 triệu đồng mà không biết mất ở khâu nào. Bán bằng phần mềm, món gọi tại bàn chuyển thẳng xuống bếp, thu ngân chỉ thanh toán hóa đơn đã chốt, chênh lệch gần như bằng không.

Với cửa hàng tạp hóa 2.000 mã hàng, trí nhớ không thể thắng mã vạch. Quét mã tính tiền trong 2–3 giây một món, giỏ 15 món thanh toán chưa tới một phút. Bán bằng sổ, tra giá từng món mất 4–5 phút, khách xếp hàng bỏ đi. Tốc độ chính là doanh thu trong bán lẻ.

Sáu nguyên tắc của quầy bán chuyên nghiệp

1. Mọi giao dịch đều có hóa đơn

Không có giao dịch miệng, không có tờ giấy nháp. Hóa đơn là chứng từ duy nhất để đối chiếu tiền, kho và trách nhiệm nhân viên. Quy định đơn giản: không in hóa đơn thì coi như chưa bán. Nhân viên mới vào học việc nửa buổi là thuộc.

2. Giá và khuyến mãi do một người chốt

Chỉ chủ cửa hàng hoặc cửa hàng trưởng được sửa giá, tạo giảm giá. Nhân viên quầy chỉ chọn đúng chương trình có sẵn. Cách này triệt tiêu tình trạng bớt giá cho người quen, tự ý giảm để dễ bán. Mọi lần sửa giá đều lưu vết ai sửa, lúc nào.

3. Tiền theo ca, két theo hóa đơn

Đầu ca ghi tiền đầu két, ví dụ 2.000.000 đồng tiền lẻ thối khách. Cuối ca đếm thực tế đối chiếu với doanh số phần mềm. Công thức: tiền cuối két phải bằng tiền đầu két cộng doanh thu tiền mặt trừ chi trong ca. Lệch quá 50.000 đồng phải giải trình ngay, không để dồn cuối tháng.

4. Kho gắn liền với bán

Nhập hàng có phiếu nhập, bán hàng tự trừ, hủy món hay trả hàng có phiếu riêng. Cửa hàng quản lý bán lẻ POS làm tốt khâu này thì kiểm kho mỗi tuần chỉ lệch vài đơn vị thay vì lệch cả thùng. Hàng tươi sống như cửa hàng bánh kẹo trái cây tươi càng cần nguyên tắc này vì hàng hết hạn nhanh.

5. Khách hàng được ghi nhận

Khách mua lần đầu hỏi tên và số điện thoại, khách quen tự nhận diện theo lịch sử. Ghi nhận để đổi trả đúng, tích điểm đúng, khiếu nại có căn cứ. Cửa hàng có 500 khách quen quay lại mỗi tháng sống khỏe hơn cửa hàng ngày nào cũng đi tìm khách mới.

6. Cuối ngày có ba con số

Dù bận mấy, chủ cửa hàng cũng xem ba con số trước khi ngủ: doanh thu hôm nay, số hóa đơn, mặt hàng bán chạy nhất. Ba con số này cho biết hôm nay khỏe hay yếu, mai nhập gì, món nào cần đẩy. Xem chi tiết cách đọc báo cáo tại Hệ thống báo cáo.

Hệ quả khi làm đúng sáu nguyên tắc

Bảng so sánh thực tế sau 3 tháng áp dụng tại cửa hàng siêu thị mini và cửa hàng tạp hóa:

Hệ quả lớn nhất không nằm trong bảng: chủ cửa hàng dám rời quầy. Khi mọi thứ đã có quy trình và số liệu, chủ cửa hàng đi nhập hàng, mở thêm điểm bán, hay nghỉ một ngày mà cửa hàng vẫn chạy. Với nhà hàng và quán cafe, kỹ thuật này còn thể hiện ở khâu bếp và bàn — tham khảo Tính tiền nhà hàng cafe.

Checklist tự chấm điểm quầy bán

Chấm mỗi mục 0 hoặc 1, tổng dưới 6 điểm nghĩa là quầy còn bán theo kiểu thủ công:

• Quét mã ra đúng giá, không phải hỏi lại hay tra sổ
• Mất mạng vẫn bán và in hóa đơn bình thường
• Cuối ca đối chiếu được tiền két với doanh số trong 10 phút
• Nhân viên mới đứng quầy được sau một buổi hướng dẫn
• Đổi trả có căn cứ lịch sử mua, kiểm kho một nhóm hàng xong trong 30 phút

Từ 5 điểm, cửa hàng đã vận hành chuyên nghiệp. Dưới 3 điểm, bắt đầu từ hóa đơn và giá — xem thêm trong mục Kiến thức.

Chín chuyên mục kiến thức bán hàng

Bài viết được chia theo đúng giai đoạn cửa hàng gặp phải: bán được hàng, hàng không hết, khách quay lại, doanh thu thấy, cuối ngày khớp số.

• Kiến thức bán hàng và kỹ thuật tư vấn — tư vấn theo nhu cầu, xử lý phản đối, đàm phán giá, mở và đóng cửa hàng
• Quản lý tồn kho — sổ tồn, giá vốn, hàng cận ngày hết hạn, chọn ngày nhập hàng
• Chăm sóc khách hàng — chào khách, đặt câu hỏi, xử lý phàn nàn, thẻ thành viên
• Báo cáo bán hàng hằng ngày và hằng tuần — chỉ số phải xem mỗi sáng, báo cáo theo ca và theo nhân viên
• Máy tính tiền và quầy thu ngân — chọn máy, quy trình thu tiền, xuất hóa đơn, nghiệp thu cuối ca
• Quy trình kiểm kho — kiểm kho định kỳ, biên bản kiểm kho, xử lý chênh lệch tồn
• Chống thất thoát hàng hóa — dấu hiệu mất hàng, kiểm soát trả hàng, phân quyền phần mềm
• Quản lý nhân viên bán hàng — đào tạo ba ngày, tính hoa hồng, giữ người giỏi
• Marketing và khuyến mãi cho cửa hàng — tính điểm hòa vốn, chọn mặt hàng kéo khách, đo hiệu quả chương trình

Xem thêm toàn bộ bài theo nhóm khác tại Kiến thức.

Câu hỏi thường gặp

Mất điện thì bán thế nào?
Máy POS để bàn cần điện, nhưng cửa hàng nên có laptop hoặc máy tính bảng dự phòng pin đầy. Phần mềm offline vẫn bán bình thường khi mất mạng, chỉ cần thiết bị còn pin và máy in có điện hoặc ghi hóa đơn tạm rồi nhập bù.

Nhân viên lớn tuổi không rành máy tính có dùng được không?
Dùng được nếu giao diện bán hàng đơn giản: chạm vào ảnh món, bấm thanh toán. Đào tạo tập trung vào đúng hai thao tác bán và in lại hóa đơn, không dạy hết chức năng quản lý.

Bao lâu thì thấy hiệu quả?
Thường sau 2–4 tuần, khi giá và danh mục hàng đã chuẩn — chi tiết xem tư vấn tại đây.