Quản lý cửa hàng bán điện thoại, phụ kiện
- EBIZ POS OFFLINE - Cửa hàng điện thoại
- Quản lý nhập hàng : nhập hàng vào kho sau khi mua hàng từ phía nhà cung cấp.Quản lý bán sỉ : bán sỉ điện thoại cho các đại lý ( chi nhánh ) gồm :
- Chi nhánh bán sỉ : bán sỉ cho các đại lý khác
- Chi nhánh của công ty : các chi nhánh do công ty quản lý, hàng tồn kho của chi nhánh cũng là hàng tồn kho của công ty.
- Chi nhánh ký gửi : các chi nhánh được công ty ký gửi điện thoại, định kỳ công ty sẽ liên hệ các chi nhánh này để cập nhật tình hình bán của chi nhánh.
- Ngoài ra, hệ thống còn có tính năng hỗ trợ việc chuyển hàng qua lại giữa các đại lý.
- Quản lý bán lẻ : bán hàng cho khách mua lẻ từ cửa hàng hay các chi nhánh của công ty.
- Quản lý bảo hành : bảo hành hoặc sửa chữa các sản phẩm đã bán cho khách.
- Quản lý trả hàng : quản lý các hàng trả về từ phía khách hàng và từ đại lý
- Quản lý sửa chữa : quản lý việc nhận sửa chữa các điện thoại bên ngoài ( các điện thoại mà công ty không bán ).
- Quản lý các khoản chi trong ngày : Mỗi ngày các chi nhánh sẽ có các khoản chi riêng ( ăn trưa cho nhân viên, mua nước cho chi nhánh, …). Tính năng này giúp quản lý các khoản chi riêng mỗi ngày của từng chi nhánh.
- Rất nhiều báo cáo thống kê bán hàng, kho, công nợ, doanh thu, cửa hàng
Vì sao cửa hàng điện thoại cần quản lý theo IMEI
Điện thoại khác hàng tạp hóa ở một điểm quyết định: mỗi chiếc máy là một cá thể riêng. Hai chiếc cùng model, cùng màu nhưng IMEI khác nhau thì số phận khác nhau — một chiếc bán cho khách quen, một chiếc nằm tủ, một chiếc đi bảo hành. Chủ cửa hàng cần biết 5 cái đó là IMEI nào, nhập lô nào, giá vốn bao nhiêu, bảo hành đến ngày nào.
EBIZ POS OFFLINE ghi IMEI ngay tại phiếu nhập. Khi quét hoặc gõ IMEI lúc bán, phần mềm trừ đúng máy đó khỏi kho, gắn IMEI lên hóa đơn và phiếu bảo hành. Sau này khách quay lại, gõ số điện thoại hoặc IMEI là ra lịch sử: mua ngày nào, đã sửa gì, còn bảo hành hay không.
Với phụ kiện như ốp lưng, sạc, cáp, tai nghe, phần mềm quản lý theo số lượng kèm mã vạch. Bán combo máy kèm phụ kiện được giảm giá tự động, tồn kho hai nhóm trừ song song.
Quy trình bán lẻ tại quầy trong 60 giây
Giờ cao điểm tối và cuối tuần, khách không chờ được. Quy trình chuẩn trên màn hình quản lý bán lẻ POS rút gọn còn bốn bước:
- Tìm hàng — quét mã vạch hộp máy hoặc gõ 3 ký tự tên model, phần mềm liệt kê các IMEI còn bán được của model đó.
- Chọn IMEI và phụ kiện kèm — tích chọn máy cụ thể, thêm sạc, dán cường lực, gói bảo hành mở rộng nếu khách đồng ý.
- Áp giá và khuyến mãi — giá niêm yết hiện ra, giảm giá theo chương trình hoặc theo thẻ khách thân thiết, ghi nhận cọc nếu khách chưa lấy máy ngay.
- Thanh toán và in — tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ hoặc trả góp; hóa đơn in ra ghi rõ IMEI, thời hạn bảo hành, điều kiện đổi trả.
Toàn bộ quá trình mất mạng vẫn chạy vì dữ liệu nằm tại máy tính tiền của cửa hàng. Khi có mạng trở lại, số liệu đồng bộ cho chủ xem từ xa mà không cần thao tác gì thêm. Chi tiết tính năng bán hàng xem tại trang tính năng.
Quản lý trả góp, cọc và thu cũ đổi mới
Trả góp là nguồn lợi nhuận lớn nhưng cũng là nguồn nhức đầu lớn nhất của cửa hàng điện thoại. EBIZ POS OFFLINE tách trả góp thành hồ sơ công nợ riêng gắn với từng IMEI: số tiền trả trước, số kỳ còn lại, ngày đến hạn từng kỳ, hình thức thu tiền. Máy thu hồi nhập lại kho theo đúng IMEI cũ với tình trạng mới, giá vốn điều chỉnh để bán tiếp không lỗ ngầm.
Thu cũ đổi mới vận hành tương tự: máy cũ được định giá, lập phiếu nhập mua lại như mã hàng riêng kèm IMEI và tình trạng. Tiền thu máy cũ cấn trừ trực tiếp vào hóa đơn máy mới.
Bảo hành và sửa chữa: giữ khách bằng hậu mãi
Khách mua điện thoại nhớ rất lâu cách cửa hàng xử lý khi máy lỗi. Phiếu bảo hành ghi nhận: IMEI nào, lỗi gì, ngày nhận, hẹn trả, linh kiện thay, thu phí hay miễn phí. Máy gửi hãng được đánh dấu trạng thái riêng, quá hẹn phần mềm nhắc để nhân viên chủ động gọi hãng.
Với máy nhận sửa ngoài — máy cửa hàng không bán — quy trình vẫn đầy đủ: ghi tình trạng lúc nhận, báo giá trước khi sửa, lưu linh kiện đã thay. Tiền công sửa tách khỏi tiền linh kiện nên báo cáo thấy rõ mảng dịch vụ đóng góp bao nhiêu.
Kinh nghiệm thực chiến: in thời hạn bảo hành ngay trên hóa đơn và nhắn tin nhắc khách kiểm tra máy trước khi hết bảo hành một tuần. Việc nhỏ này kéo khách quay lại mua phụ kiện và giới thiệu người quen.
Nhập hàng, chuyển hàng giữa đại lý và chi nhánh ký gửi
Cửa hàng điện thoại thường có một kho tổng và nhiều điểm bán: chi nhánh công ty tự quản, đại lý bán sỉ, điểm ký gửi. EBIZ POS OFFLINE xử lý ba mô hình này khác nhau cho đúng bản chất:
- Chi nhánh công ty — tồn của chi nhánh là tồn của công ty. Phiếu chuyển kho trừ kho tổng, cộng kho chi nhánh, giá vốn giữ nguyên.
- Đại lý bán sỉ — xuất bán sỉ ghi công nợ phải thu, theo dõi hạn thanh toán và chiết khấu theo số lượng. Đại lý trả hàng được nhập lại kho với lý do rõ ràng.
- Điểm ký gửi — hàng nằm ở điểm ký gửi vẫn thuộc sở hữu công ty. Định kỳ nhân viên đối chiếu số đã bán tại điểm ký gửi, lập hóa đơn đúng số đó, phần còn lại vẫn là tồn ký gửi chứ không ghi nhận doanh thu trước.
Chuyển hàng ngang giữa hai đại lý cũng lập phiếu, kho hai bên cập nhật cùng lúc nên không có chuyện hàng đi đường không ai chịu trách nhiệm.
Giá vốn theo lô và lợi nhuận từng máy
Giá nhập điện thoại biến động theo tuần, thậm chí theo ngày. Lô nhập trước giá cao, lô sau hãng giảm giá, nếu tính lợi nhuận bằng giá vốn bình quân chung cho cả model thì số liệu méo. Cách đúng là bám theo từng IMEI: máy nào nhập lô nào thì mang giá vốn lô đó.
Báo cáo lợi nhuận theo model cho thấy dòng nào thực sự nuôi cửa hàng, dòng nào bán nhiều nhưng lãi mỏng. Báo cáo theo nhân viên cho thấy ai bán được máy lãi cao, ai toàn giảm giá sâu. Từ đó chủ chia hoa hồng theo lợi nhuận chứ không theo doanh số.
Chống thất thoát với hàng giá trị cao
Một chiếc điện thoại lọt qua quầy không phiếu bằng cả tháng lãi phụ kiện. Phân quyền trong EBIZ POS OFFLINE khóa chặt các kẽ hở phổ biến:
- Nhân viên bán hàng chỉ được lập hóa đơn và xem tồn của ca mình, không sửa giá vốn, không xóa hóa đơn đã in.
- Giảm giá vượt mức cho phép phải có quản lý duyệt bằng mật khẩu riêng, lý do lưu trên hóa đơn.
- Kiểm kho theo IMEI: in danh sách sổ sách, đếm máy thực tế trên tủ, lệch chiếc nào biết ngay chiếc đó.
Lịch sử thao tác ghi ai bán IMEI nào, lúc mấy giờ, thu tiền hình thức gì. Đối chiếu tiền quầy cuối ca với doanh số ca đó, chênh lệch dù nhỏ cũng phải ghi lý do.
Công nợ, sổ quỹ và chi phí chi nhánh
Ngoài công nợ trả góp của khách lẻ, cửa hàng còn công nợ với nhà cung cấp và đại lý. Phần mềm tách ba sổ riêng: phải thu khách lẻ, phải thu đại lý, phải trả nhà cung cấp. Mỗi khoản đều có tuổi nợ và hạn thanh toán, báo cáo nhắc những khoản sắp đến hạn.
Sổ quỹ ghi từng khoản thu chi trong ngày của mỗi chi nhánh: tiền ăn trưa nhân viên, tiền nước, tiền ship hàng, tiền điện mặt bằng. Cuối ca, máy tự chốt tiền mặt thực tế so với sổ.
Checklist triển khai cho cửa hàng mới
Triển khai gọn trong 1–2 ngày nếu chuẩn bị đủ:
- Danh mục hàng — liệt kê model đang kinh doanh, phụ kiện kèm, giá niêm yết hiện tại, gom file Excel gửi đội triển khai nhập hàng loạt.
- Tồn đầu kỳ theo IMEI — kiểm đếm máy thực tế trên tủ, ghi IMEI từng chiếc, đối chiếu một lần duy nhất rồi chốt số.
- Giá vốn lô gần nhất — nhập giá vốn theo hóa đơn nhà cung cấp để báo cáo lợi nhuận đúng ngay từ ngày đầu.
- Khách trả góp dở dang — ghi dư nợ từng người, kỳ còn lại, ngày hẹn thu kế tiếp.
- Phân quyền và máy in — tạo tài khoản từng nhân viên, kết nối máy in hóa đơn và máy quét mã vạch tại quầy, chạy thử 5–10 hóa đơn thật.
Cửa hàng đang dùng sổ hoặc Excel tham khảo thêm kinh nghiệm chuyển đổi trong mục kiến thức trước khi chốt ngày triển khai.
Lỗi thường gặp và cách tránh
- Nhập máy không ghi IMEI — về sau không biết máy nào của lô nào, bảo hành cãi nhau với khách. Quy định cứng: phiếu nhập thiếu IMEI không được duyệt.
- Bán máy quên in bảo hành — khách mất giấy là mất niềm tin. Cấu hình mẫu in mặc định luôn có dòng IMEI và hạn bảo hành.
- Trả góp ghi sổ riêng ngoài phần mềm — nhân viên nghỉ là mất dấu. Mọi kỳ thu phải vào phần mềm, phiếu thu in cho khách giữ.
- Không kiểm kho tủ trưng bày — máy trưng bày bị tráo lúc nào không biết. Kiểm IMEI tủ trưng bày mỗi tuần một lần, mỗi lần 10 phút.
Làm đúng bốn việc trên, số liệu cửa hàng sạch dần sau một tháng, báo cáo bắt đầu đáng tin để quyết định nhập hàng và chia thưởng.
Cửa hàng điện thoại cần quản lý đến từng IMEI, bán nhanh cả khi mất mạng, theo dõi trả góp và bảo hành chặt. Gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh để xem demo trực tiếp trên quầy thu ngân.