Quản lý chuỗi cửa hàng, siêu thị, shop

Quản lý shop cửa hàng siêu thị chuỗi cửa hàng siêu thị shop

Các siêu thị mini với khối lượng hàng hóa khổng lồ, giá trị sản phẩm đa dạng nên việc quản lý bán hàng rất cần thiết và cực kỳ quan trọng để đạt được hiệu quả. Trong quá trình kinh doanh phát triển của các doanh nghiệp, một lượng lớn các thông tin giao dịch, trao đổi mua bán hàng hóa giữa các bên liên quan như nhà cung cấp, nhà buôn bán và khách hàng cần được quản lý và theo dõi hàng ngày.

Vì sao chuỗi siêu thị khó quản lý hơn cửa hàng đơn

Ba điểm khác biệt làm chuỗi khó hơn nhiều: dữ liệu nằm rải rác nhiều nơi nên chủ chuỗi phải gọi điện từng cửa hàng khi cần số liệu; giá và chính sách phải đồng bộ vì đặt khác nhau giữa hai chi nhánh tạo khoảng cách giá khách nhìn thấy; công nợ dồn lại ở trung tâm trong khi điểm bán thu tiền mặt nhiều.

Phần mềm quản lý chuỗi giải quyết cả ba: một cơ sở dữ liệu tập trung, cấu hình giá và khuyến mãi thống nhất toàn chuỗi, báo cáo công nợ và tồn kho gộp theo từng điểm bán.

1. Tính năng của phần mềm quản lý siêu thị

• Quản lý hàng hóa

Với số lượng lớn các mặt hàng trong siêu thị, nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi và cập nhật tất các các thông tin của sản phẩm. Lịch sử xuất nhập hàng hóa được ghi lại theo thời gian thực do đó tất cả đều được lưu trữ trong hệ thống phần mềm.

Nhờ phần mềm quản lý bán hàng, dữ liệu hàng hóa được quản lý theo nhóm rõ ràng và người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm sản phẩm thông qua các tiêu chí kèm theo hình ảnh và biểu đồ trực quan, sinh động. Phần mềm hỗ trợ việc nhập, xuất danh sách hàng hóa qua file, giúp mọi người thao tác nhanh chóng với nhiều sản phẩm cùng một lúc.

Giao diện với hình ảnh trực quan, hỗ trợ người dùng từng chi tiết nhỏ ứng với từng trường hợp cụ thể.

Chuẩn mã hàng cho chuỗi nhiều điểm bán

Mã hàng là xương sống của chuỗi. Nếu mỗi chi nhánh tự đặt mã, dữ liệu không gộp được. Mã theo nhóm hàng (NHA-, SUA-, BIA-, VE- vệ sinh, TB- tạp phẩm bánh kẹo), mã con theo thương hiệu và dung tích (NHA-TH-1L), cùng một mã ở mọi điểm bán, khác nhau chỉ ở số lượng tồn và giá bán theo chính sách. Nhập danh mục một lần bằng file Excel, hệ thống đồng bộ cho toàn chuỗi.

• Quản lý kho hàng

Phần mềm quản lý bán hàng được lập trình để quản lý kho cho mọi loại cửa hàng bán lẻ, từ cửa hàng đơn như siêu thị, nhà hàng, tiệm café, tiệm sách, shop quần áo… cho đến chuỗi mô hình kinh doanh nhiều mặt hàng độc lập nhau. Theo dõi theo thời gian thực, thông qua chức năng lưu hóa đơn nhập hàng, cập nhật số liệu thực tế ngay trên phần mềm giúp so sánh đối chiếu số liệu hàng hóa khi cần thiết, giảm thiểu tối đa thất thoát do nhân viên gian lận gây ra.

Với hệ thống quản lý hàng hóa tự động, khi hàng hóa được xuất/ nhập, chủ cửa hàng chỉ cần đăng nhập thông qua Tablet/ Smartphone/ PC là có thể xem báo cáo hàng tồn kho. Chủ cửa hàng dễ dàng cập nhật lượng hàng hóa trong kho và bổ sung thêm hàng hóa từ xa mà không cần phải tới cửa hàng để xem trực tiếp báo cáo hàng tồn kho.

Quản lý kho trong chuỗi: kho trung tâm và kho tại điểm bán

Chuỗi siêu thị thường có hai tầng kho. Kho trung tâm nhập hàng từ nhà cung cấp, chia hàng xuống điểm bán, theo dõi chất lượng hàng và hạn dùng. Kho tại điểm bán bán lẻ và giữ tồn dự phòng; tồn dưới ngưỡng sẽ tạo đề xuất cấp hàng từ kho trung tâm. Quy trình: điểm bán gửi yêu cầu → kho trung tâm tạo phiếu xuất → xe giao nhận → điểm bán xác nhận và ghi nhận tồn.

Chuẩn tồn dự phòng nên đặt theo công thức: tồn dự phòng = tốc độ bán trung bình 7 ngày × số ngày cần giao, trừ mức an toàn 20%. Điểm bán bán 40 thùng mì/ngày, giao hàng 2 ngày một lần thì tồn dự phòng khoảng 80 thùng, còn giữ 64 thùng. Cùng một mã, điểm A tồn 300, điểm B tồn 12 — báo cáo so sánh tồn giữa các điểm bán giúp chủ chuỗi nhìn ra chênh lệch bất thường trong tuần.

Quản lý nhân viên

Với phần mềm quản lý siêu thị mini, mọi thông tin của nhân viên đều được lưu trữ đầy đủ trong hệ thống dữ liệu. Bất kỳ sự thay đổi nào đều được đồng bộ hóa lên kho dữ liệu nhanh chóng. Các thống kê về doanh số và lợi nhuận bán hàng của từng nhân viên đều được thống kê theo thời gian thực.

Với mọi tác nghiệp của nhân viên, các số liệu sẽ được thay đổi ngay trên phần mềm và lưu lại trong lưu trữ lịch sử. Giúp bạn dễ dàng biết được nhân viên nào đang làm gì, kiểm soát hóa đơn từng nhân viên tạo ra, qua đó nâng cao ý thức và trách nhiệm của nhân viên bán hàng.

Chuẩn hóa ca làm và phân quyền toàn chuỗi

Chuỗi 5–20 điểm bán, mỗi điểm 2–5 nhân viên — tổng 20–100 người. Chuẩn hóa để quản lý được:

• Ca làm việc chuẩn theo khung giờ, thu ngân chốt ca trước giờ giao ca.
• Phân quyền theo vai trò giống nhau ở mọi điểm bán.
• Chấm công tự động từ số đơn và ca bán.
• Xếp hạng điểm bán theo nhân viên để đào tạo, điều đội nếu một điểm doanh thu thấp do kỹ năng thay vì do vị trí.

Mỗi điểm bán đều đóng két cuối ngày, lệch số tiền phải báo ngay trong ngày — quy tắc này giữ được ở mọi điểm nếu quy định rõ từ đầu và áp dụng đồng đều.

Quản lý nhà cung cấp

Một siêu thị mini luôn có rất nhiều nguồn cung hàng hóa, do đó, làm sao để kiểm soát được hết danh sách nhà cung cấp, lưu trữ thông tin về hàng hóa, lượng hàng bán chạy, chất lượng hàng hóa như thế nào để lên kế hoạch cho lần nhập hàng tiếp theo… là một vấn đề cần được giải quyết triệt để.

Với phần mềm quản lý siêu thị mini, bạn có thể xem toàn bộ thông tin chi tiết về nhà sản xuất bao gồm từ email, website, điện thoại, địa chỉ… cho phép thống kê đối tác theo nhiều tiêu chí khác nhau để phân loại nhà cung cấp, từ đó lên kế hoạch hợp tác phù hợp.

Đánh giá nhà cung cấp bằng số liệu

Chuỗi càng nhiều điểm bán, sức mạnh mua hàng càng lớn. Ba tiêu chí nên theo dõi: tỷ lệ giao thiếu, giao sai so với đơn đặt; biên lợi nhuận thực tế của nhóm hàng; tỷ lệ hàng cận date, hàng lỗi gửi xuống điểm bán.

Chăm sóc khách hàng

Với phần mềm quản lý, mọi thông tin về khách hàng đều được ghi lại trong hệ thống, bạn dễ dàng phân loại khách hàng để triển khai các chương trình khuyến mãi đến đúng đối tượng, hỗ trợ cho các dịch vụ giá trị gia tăng của khách hàng.

Phần mềm quản lý bán hàng giúp các siêu thị mini theo dõi công nợ khách hàng chặt chẽ thông qua công nợ đầu kỳ, công nợ cuối kỳ để nhanh chóng thông báo công nợ đến khách hàng. Chủ động đưa ra những cách thức để điều chỉnh hiệu quả hoạt động phù hợp.

Với lịch sử giao dịch được lưu trữ trong hệ thống, các chủ siêu thị đều có thể dễ dàng phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí như khách lẻ, khách thường xuyên để dem đến những ưu đãi hợp lý.

Chương trình khách hàng áp dụng đồng bộ cả chuỗi

Chuỗi siêu thị có lợi thế lớn là chương trình khách hàng không bị giới hạn ở một cửa hàng. Khách mua ở chi nhánh này, tích điểm vẫn ghi nhận khi mua ở chi nhánh khác cùng thương hiệu. Đây là lý do khách trung thành với chuỗi hơn là với một cửa hàng lẻ.

Cùng với hệ thống quản lý bán lẻ POS, điểm bán chạy trên máy tính, tablet hoặc máy tính tiền đều dùng chung một dữ liệu.

2. Các thiết bị cần thiết cho quản lý siêu thị hiệu quả

Máy quét mã vạch là thiết bị đem lại hiệu quả nhanh nhất: một máy quét không dây khoảng 1–2 triệu đồng giảm rõ rệt thời gian mỗi đơn — với ca 150 lượt khách là hơn một giờ công mỗi ngày. Thiết bị quầy đầy đủ gồm máy tính cài phần mềm, máy quét, máy in hóa đơn 80mm, két đựng tiền và cân điện tử in tem cho quầy rau thịt.

Sao lưu dữ liệu mỗi ngày

Dữ liệu bán hàng tích luỹ nhiều tháng là tài sản lớn nhất của chuỗi. Nên sao lưu tự động hằng ngày ra thiết bị ngoài, kèm thử khôi phục hằng quý để chắc chắn bản sao lưu thực sự dùng được.

Thu chi và công nợ toàn chuỗi

Công nợ phải trả tới nhà cung cấp thường do văn phòng trung tâm thanh toán; công nợ phải thu tại điểm bán do thu ngân giữ. Nếu không gộp, chủ chuỗi không biết mình đang nợ bao nhiêu và các điểm đang nợ ai. Báo cáo cần tổng công nợ theo từng điểm bán phân loại 0–15 ngày, 16–30 ngày, trên 30 ngày; bảng kê chi tiết từng phiếu nhập để thanh toán đúng hạn; và sổ quỹ tiền mặt từng điểm, đối chiếu chốt ca hằng ngày.

Báo cáo quản trị chuỗi

Năm nhóm báo cáo chủ chuỗi cần xem mỗi tuần: so sánh doanh thu giữa các điểm bán; lợi nhuận gộp từng điểm; sắp hết hạn và tồn chậm gộp toàn chuỗi; công nợ phải thu, phải trả theo tuổi nợ; doanh thu trên mỗi nhân viên và tỷ lệ hủy hóa đơn. Phần mềm hỗ trợ lọc theo thời gian, điểm bán, nhóm hàng, nhân viên; xuất Excel để gửi họp. Chi tiết các mẫu tại Hệ thống báo cáo.

Ví dụ chuỗi 3 điểm bán trong một tháng

Điểm 2 biên tốt nhất nhưng công nợ khách cao nhất cần soát; điểm 3 hỏng hàng nhiều nhất vì nhập ồ ạt mùa nắng nóng; điểm 1 ổn định nhất để nhân bản quy trình.

Lỗi thường gặp và checklist mở thêm điểm bán

Những lỗi hay mắc: để mỗi chi nhánh một bộ mã hàng riêng khiến dữ liệu không gộp được; đặt giá khác nhau giữa các điểm bán là mất niềm tin khách; không có quy định chốt két cuối ca; sao lưu dữ liệu khi có chuyện mới nhớ; cấp hàng cả chuỗi bằng cảm tính khiến tồn dự phòng sai ở một điểm là hết hàng bán chạy hoặc hư vốn.

Trình tự triển khai: nhập danh mục và giá từ điểm bán hiện hữu theo mã thống nhất → kế hoạch kho dự phòng theo tốc độ bán 7 ngày → cài thiết bị quầy, máy quét, máy in tem → tạo tài khoản nhân viên theo vai trò, đồng bộ khuyến mãi → nhập tồn đầu kỳ, chạy thử 3 ngày đối chiếu doanh thu và két → thiết lập lịch cấp hàng từ kho trung tâm và người duyệt.

Mô hình một điểm bán đơn lẻ xem ở quản lý bán lẻ POS và siêu thị mini. Cần tư vấn cấu hình chuỗi theo số điểm bán, gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc đến 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh.