Quản lý tồn kho theo lô hàng và hạn dùng: xuất hàng đúng thứ tự
Có một tình huống rất phổ biến ở cửa hàng: cùng một mã hàng, nhập ba đợt khác nhau, mỗi đợt một hạn dùng. Sữa tắm nhập tháng 1 hạn 18 tháng, nhập tháng 6 hạn 24 tháng, nhập tháng 11 hạn 30 tháng. Trên kệ là một mã hàng, tồn ghi chung là 120 chai, và không ai biết trong đó có bao nhiêu thuộc lô nào.
Khi đó xảy ra hai chuyện: cửa hàng bán ra hàng sắp hết hạn không hề hay biết, và cửa hàng bị mất tiền vì phải vứt hàng hỏng. Bài này nói cách ghi nhận lô, quy tắc xuất hàng đúng thứ tự, và xử lý cảnh báo hạn dùng.
Khi nào cần quản lý lô hàng
| Tình huống | Cần quản lý lô không |
|---|---|
| Mỗi mã chỉ nhập một lần trong năm | Không cần |
| Nhập nhiều đợt, hạn dùng khác nhau | Cần |
| Nhập nhiều đợt, cùng hạn dùng | Không cần, nhưng nên ghi lô để đối chiếu |
| Hàng có hạn dùng ngắn (6–12 tháng) | Cần, vì rủi ro hết hạn rất cao |
| Hàng bán theo lô cho khách lẻ | Cần, để bán đúng lô khách yêu cầu |
| Dược phẩm, thực phẩm chức năng | Bắt buộc |
| Nước ngọt, bánh kẹo, hàng tiêu dùng | Thường không, trừ khi nhập nhiều đợt |
Nguyên tắc: càng nhập nhiều đợt và hạn dùng càng ngắn, càng phải quản lý lô. Cửa hàng sữa tắm nhập 6 tháng một lần thì gộp tồn cũng được, nhưng nếu nhập hàng theo lô từ nhà cung cấp nhiều nguồn thì bắt buộc.
Một lỗi phổ biến khác: gộp tồn của hai mã khác nhau vì tên gần giống. “Mì tôm 3 phút loại nhỏ” và “Mì tôm 3 phút loại lớn” là hai mã, nhưng khi nhập nhanh người ta gộp là một. Sau đó không tách được lô, và cả hai lẫn hạn dùng. Quy tắc đặt mã hàng nằm ở bài quản lý tồn kho khi số mã hàng tăng nhanh.
Dữ liệu tối thiểu cho mỗi lô
Bảy trường. Thiếu một trường thì lô đó gần như vô dụng.
| Trường | Ví dụ | Bắt buộc |
|---|---|---|
| Mã lô | NS-2024-03-15 | Có |
| Mã hàng | SUA-042 | Có |
| Ngày nhập | 15/03/2024 | Có |
| Hạn dùng | 15/09/2025 | Có |
| Số lượng nhập | 240 chai | Có |
| Số lượng còn lại | 36 chai | Có |
| Vị trí kho | Kệ B, ô 3 | Nên có |
Hai trường thường bị bỏ sót nhất là số lượng còn lại và hạn dùng. Không có số lượng còn lại, bạn không biết lô đó còn bao nhiêu; không có hạn dùng, bạn không biết lô nào phải xuất trước.
Mã lô nên có ngày nhập trong mã. Mã theo ngày giúp bạn tìm lô cũ chỉ bằng mắt khi lô cũ đã gần hết hạn — bạn thấy mã “NS-2024-03-15” thì biết ngay là nhập từ tháng 3.
FEFO: quy tắc xuất hàng duy nhất đúng cho hàng có hạn dùng
Hai quy tắc xuất hàng, và chúng cho kết quả khác nhau khi hạn dùng không đồng đều.
FIFO — nhập trước xuất trước. Đúng với hàng không hạn dùng, sai với hàng có hạn dùng.
FEFO — hạn dùng sớm nhất xuất trước. Đúng với hàng có hạn dùng, và cũng đúng với hàng không hạn dùng (khi đó FEFO rút ra FIFO).
Ví dụ cụ thể:
| Lô | Nhập | Hạn dùng | Còn lại |
|---|---|---|---|
| L1 | 15/01/2024 | 15/07/2025 | 10 chai |
| L2 | 10/06/2024 | 10/12/2025 | 40 chai |
| L3 | 05/11/2024 | 05/05/2026 | 70 chai |
Bán 50 chai:
- FIFO xuất trước: lấy 10 chai L1 (hết hạn sau 4 tháng) + 40 chai L2. Còn lại 70 chai L3. L1 hết hạn sớm nhất đã bán hết — tốt.
- Nhưng nếu bán 100 chai: FIFO lấy hết L1 + L2 + 40 chai L3, còn 30 chai L3 (hạn tháng 5/2026). Cũng ổn.
- Trường hợp FIFO hại: nếu L1 hạn 15/07/2025 nhưng L2 nhập sau lại hạn 10/12/2025, và bán 20 chai: FIFO lấy L1 hết (10 chai) rồi lấy 10 chai từ L2 — vẫn đúng. Vấn đề xuất hiện khi lô nhập sau có hạn sớm hơn, ví dụ nhà cung cấp đổi chính sách hạn dụng. Lúc đó FIFO xuất lô mới (hạn dài) trước và để lô cũ (hạn ngắn) nằm lại.
- FEFO xử lý đúng: luôn lấy lô hạn sớm nhất, không quan tâm ngày nhập.
Với hàng có hạn dùng, FEFO là quy tắc duy nhất — không phải vì FEFO hay hơn FIFO, mà vì FIFO có thể để lại hàng sắp hết hạn trong kho. Mỗi lần xuất sai là mất tiền.
Quy trình nhập kho ghi lô
Nhập kho có lô thì việc ghi lô phải xảy ra cùng lúc với nhập kho, không làm sau.
Bốn bước:
1. Kiểm tra thùng hàng khi nhận. Mỗi thùng có thể có mã lô riêng in trên thùng, hoặc tất cả các thùng trong lô đều có cùng hạn dùng. Ghi lại mã lô trên thùng vào biên bản.
2. Nhập số lượng theo từng lô. Nếu một mã nhập 240 chai gồm 3 lô, phải tách thành 3 dòng: lô A 80, lô B 100, lô C 60. Gộp thành một dòng 240 là mất thông tin lô, và lúc đó không còn cách nào biết hàng nào hết hạn trước.
3. Ghi ngày hết hạn theo tính từ ngày nhập thực tế. Lưu ý: một số nhà phân phối ghi hạn dùng tính từ ngày sản xuất, không phải ngày nhập. Hai ngày này có thể lệch 2–3 tháng. Cần xác nhận với nhà cung cấp và ghi đúng vào hệ thống.
4. Đặt vị trí kho theo lô. Nếu không đủ chỗ xếp theo lô, xếp lô có hạn dùng sớm nhất ở ngoài cùng (gần khách lấy hàng), vì đó là lô sẽ phải bán trước.
Mẫu biên bản nhập hàng có cột lô nằm ở bài quy trình nhập hàng từ nhà cung cấp.
Cảnh báo hạn dùng: 4 mốc thời gian
Cửa hàng cần cảnh báo trước, không phải khi đã hết hạn.
| Mốc | Còn bao nhiêu thời gian | Việc cần làm |
|---|---|---|
| 1 | 90 ngày | Kiểm kho lô này, xem tình trạng thực tế |
| 2 | 60 ngày | Giảm giá hoặc khuyến mãi xả hàng |
| 3 | 30 ngày | Xả hàng, hoặc dùng cho chương trình khuyến mãi |
| 4 | Hết hạn | Hủy, ghi giảm tồn có lý do |
Mốc 90 ngày là mốc quan trọng nhất mà nhiều cửa hàng bỏ qua. Đến mốc 30 ngày mới biết thì thường đã muộn để bán được với giá hợp lý.
Ba việc khi còn 90 ngày:
- Kiểm kho thực tế lô này. Số trên sổ có thể khác thực tế. Với lô sắp hết hạn, càng nên đếm chính xác.
- Ưu tiên xuất lô này khi bán, kể cả không theo FEFO.
- Kiểm tra hàng đó có đang bán chậm không. Nếu mã đó bán chậm, 90 ngày chưa đủ, phải xử lý sớm hơn.
Cách xử lý hàng cận ngày hết hạn nằm ở bài xử lý hàng cận ngày hết hạn.
Kiểm kho lô hàng khác kiểm kho tổng
Với hàng có lô, kiểm kho phải kiểm theo lô, không chỉ kiểm tổng. Vì sao: tổng vẫn khớp 120 chai nhưng có thể là 100 chai lô mới và 20 chai lô sắp hết hạn — nếu không biết lô nào còn bao nhiêu thì bạn không biết mình còn bao nhiêu hàng dùng được.
Cách kiểm kho theo lô:
| Bước | Việc |
|---|---|
| 1 | Kiểm tổng theo mã hàng như bình thường |
| 2 | Với mã có nhiều lô, đếm riêng từng lô |
| 3 | Ghi số lượng thực tế của từng lô vào phiếu |
| 4 | So với từng lô trên hệ thống, sửa lô nào lệch |
Nhóm hàng bán chạy nên kiểm theo lô hằng tuần. Nhịp kiểm kho theo nhóm nằm ở bài kiểm kho định kỳ theo nhóm hàng.
Khi nào quản lý lô làm mất thời gian vô ích
Có những trường hợp đang làm lô là lãng phí thời gian:
- Mỗi mã nhập một lần trong năm, không có gì để quản lý
- Hàng không có hạn dùng và không bán theo lô
- Quy mô cửa hàng nhỏ, tổng số mã dưới 100
Trong ba trường hợp đó, ghi tồn theo mã hàng là đủ. Việc quản lý lô chỉ nên làm khi có ít nhất hai lô cùng mã đang tồn, và một trong hai lô đó có hạn dùng.
Đừng bắt đầu bằng việc cài phần mềm quản lý lô. Hãy bắt đầu bằng câu hỏi: hiện tại cửa hàng có mã nào đang có từ hai lô trở lên cùng tồn không? Nếu câu trả lời là không, thì việc cần làm ghi nhận lô từ lần nhập hàng kế tiếp, không phải thay đổi cả hệ thống.
Khi bắt đầu, chỉ làm cho nhóm hàng có rủi ro hết hạn trước. Mở rộng dần sau khi quy trình chạy ổn.
Checklist quản lý lô hàng và hạn dùng
- Ghi lô từ lần nhập hàng kế tiếp, không cần thay cả hệ thống ngay
- Mỗi lô ghi mã lô có ngày nhập, hạn dùng, số lượng nhập, số lượng còn lại
- Tách từng lô thành dòng riêng khi nhập, không gộp vào một dòng
- Xác nhận hạn dùng tính từ ngày nào với nhà cung cấp
- Xuất hàng theo FEFO: lô hạn dùng sớm nhất đi trước
- Cảnh báo 4 mốc: 90 ngày, 60 ngày, 30 ngày, hết hạn
- Kiểm kho theo lô cho mã có nhiều lô, không chỉ kiểm tổng
- Xếp lô hạn sớm gần ngoài, dễ lấy và dễ thấy
- Ghi giảm tồn có lý do khi hủy hàng hết hạn
- Xác định rõ mã nào đang có từ hai lô trước khi làm
- Mở rộng dần theo nhóm hàng có rủi ro hết hạn, không làm tất cả cùng lúc
Đọc thêm: Xử lý hàng cận ngày hết hạn, Kiểm kho hàng hư hỏng, Quy trình nhập hàng từ nhà cung cấp, Quản lý tồn kho.
Cửa hàng của bạn đang nhập nhiều đợt cho một mã không, và hạn dùng khác nhau không? Gọi hotline/Zalo 0907 943 968 — chúng tôi tư vấn cách cấu hình lô và quy tắc xuất hàng cho đúng mô hình của bạn.