Quản lý tồn kho khi số mã hàng tăng nhanh
Cửa hàng bắt đầu với 80 mã hàng thì mọi thứ dễ: nhân viên nhớ được, kiểm kho một buổi là xong, tồn kho nằm trong đầu. Nhưng khi danh mục lên tới 1.000 mã, ba thứ sẽ vỡ nếu không thay đổi: việc nhập liệu, việc tìm hàng trên kệ, và việc kiểm kho.
Bài này nói về cách tổ chức lại khi số mã hàng tăng, theo thứ tự: đặt mã, quy định vị trí kệ, phân nhóm theo tần suất bán, đặt tồn tối thiểu, và nhịp kiểm kho theo nhóm.
Khi nào số mã hàng trở thành vấn đề
Không phải cứ nhiều mã là rối. Mốc rối xuất hiện khi các việc sau bắt đầu tốn thời gian.
| Số mã hàng | Tình trạng | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Dưới 200 | Quản lý tay thoải mái | Chỉ cần quy tắc đặt mã đơn giản |
| 200–500 | Bắt đầu khó tìm hàng | Chuẩn hóa mã và vị trí kệ |
| 500–1.000 | Kiểm kho mất cả buổi | Phân nhóm A B C, kiểm kho theo nhóm |
| Trên 1.000 | Đếm tay không còn khả thi | Bắt buộc có công cụ quản lý mã và tồn |
Điểm mấu chốt: khi số mã vượt 1.000, việc kiểm kho toàn bộ bằng mắt và bằng đếm tay trở nên tốn kém hơn cả việc đầu tư công cụ. Cửa hàng nhỏ dưới 1.000 mã vẫn nên bắt đầu bằng quy trình viết ra giấy, chưa cần phần mềm phức tạp.
Có một dấu hiệu báo trước: nhân viên không tìm thấy hàng trên kệ để bán. Họ phải hỏi nhau hoặc đi tìm khắp cửa hàng. Mỗi lần tìm mất vài phút, mỗi ngày mất cả giờ, và khách đứng chờ thì rất dễ nổi.
Quy tắc đặt mã hàng: nhóm, mã, biến thể
Cấu trúc mã hàng hiệu quả cho cửa hàng nhỏ gồm ba phần: nhóm hàng, mã sản phẩm chính, hậu tố biến thể.
Ví dụ với một mặt hàng nước giải khát:
| Phần | Ý nghĩa | Ví dụ |
|---|---|---|
| Nhóm hàng | 2 chữ số đầu, theo nhóm trên kệ | 12 |
| Mã sản phẩm chính | 3 chữ số, cùng nhóm cho các biến thể | 345 |
| Hậu tố biến thể | 2 chữ số cho dung tích, màu, kích cỡ | 01 |
| Mã đầy đủ | Ghép lại | 1234501 |
Mã 1234501 là nước 330ml. Mã 1234502 là nước 500ml, mã 1234503 là 1L. Tất cả đều có chung đầu mã 12345, nghĩa là cùng nhóm, cùng kệ, cùng nhịp kiểm kho.
Ba lợi ích rõ rệt của cấu trúc này: thêm biến thể mới không tạo mã hỗn loạn (nước 1.5L thêm mã 1234504, nằm ngay cạnh các mã cũ), tìm hàng trên kệ nhanh (nhớ tiền tố 12345 là nước thì quét mắt ra cả nhóm, thay vì phải nhớ tên hàng rồi tìm giữa nhiều biến thể), và lọc danh mục theo nhóm được (muốn xem toàn bộ nhóm nước để kiểm kho, lọc mã bắt đầu bằng 12 là ra).
Bốn nguyên tắc khi đặt mã:
| Nguyên tắc | Vì sao |
|---|---|
| Mã không chứa ký tự đặc biệt, chỉ dùng số và chữ cái không dấu | Tránh lỗi khi nhập liệu và khi tìm kiếm |
| Mã của một mặt hàng không đổi kể từ khi tạo | Đổi mã là mất toàn bộ lịch sử tồn kho |
| Mã cũ không tái sử dụng cho mặt hàng khác | Tránh lẫn dữ liệu giữa hai mặt hàng đã xoá |
| Mã mới luôn nối tiếp trong nhóm | Khi thêm biến thể không phải nghĩ số |
Quy định vị trí kệ
Mã hàng giải quyết việc tìm trong danh mục, còn vị trí kệ giải quyết việc tìm trong cửa hàng. Hai thứ này phải dùng cùng một hệ thống, nếu không nhân viên phải nhớ hai bảng khác nhau.
Cách đơn giản nhất: mã hàng chính là mã vị trí. Ví dụ kệ số 12, tầng 3, ô 5 được ghi trong hệ thống, và mã hàng bắt đầu bằng 12 để khớp.
| Cấu trúc kệ | Cách ghi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Kệ - tầng - ô | 3 con số | 123 = kệ 1, tầng 2, ô 3 |
| Kệ - dãy - ô | 3 con số | 215 = kệ 2, dãy 1, ô 5 |
| Khu - kệ - ô | 3 con số | 031 = khu 0, kệ 3, ô 1 |
Với cửa hàng dưới 1.000 mã, chỉ cần dán biển nhỏ ở đầu mỗi kệ ghi số kệ, và đánh dấu từng ô bằng nhãn dán nhỏ. Tổng chi phí cho 1.000 mã hàng khoảng vài trăm nghìn đến một triệu đồng, thấp hơn nhiều so với thời gian nhân viên đi tìm.
Ba điều kiện để hệ thống vị trí dùng được: mỗi ô một vị trí duy nhất, vị trí không đổi nếu không cập nhật lại trong hệ thống, và có ô dự phòng để không phải dời tất cả khi mã mới về.
Phân nhóm A, B, C theo tần suất bán
Đây là bước biến một danh mục 1.000 mã thành một danh mục quản lý được. Nguyên tắc: không phải mã nào cũng xứng đáng được quản lý kỹ như nhau.
Cách chia: xếp theo doanh thu hoặc số lượng bán trong ba tháng gần nhất.
| Nhóm | Tiêu chí | Tỷ lệ mã hàng | Tỷ lệ doanh thu | Xử lý |
|---|---|---|---|---|
| A | Bán chạy, chiếm phần lớn doanh thu | 20% | 70–80% | Kiểm hằng tuần, tồn tối thiểu luôn có |
| B | Bán ổn định | 30% | 15–20% | Kiểm hằng tháng |
| C | Bán chậm, chiếm kho | 50% | 5–10% | Kiểm mỗi quý, xử lý tồn |
Nhóm C chiếm một nửa số mã nhưng chỉ vài phần trăm doanh thu. Đây là nhóm làm tốn thời gian nhất nếu kiểm đều, cách xử lý nằm ở bài báo cáo tồn kho bán chạy.
Lợi ích phụ ít ai ngờ tới: nhóm A gọi tên được những mặt hàng phải có trong kho. Thiếu đúng mã nhóm A là mất một lượt bán, còn nhóm C hết thì không sao. Biết nhóm A là biết 20% danh mục quyết định 75% tiền.
Tồn tối thiểu và điểm đặt hàng
Với mỗi mã nhóm A và B cần hai con số: tồn tối thiểu (mức tồn mà nếu xuống dưới thì phải đặt hàng ngay) và điểm đặt hàng (mức tồn báo hiệu nên đặt, thường cao hơn tồn tối thiểu).
| Nhóm | Tồn tối thiểu | Điểm đặt hàng | Thời gian nhập hàng |
|---|---|---|---|
| A | Bán hết trong 3 ngày | Bán hết trong 5 ngày | 2 ngày |
| B | Bán hết trong 7 ngày | Bán hết trong 12 ngày | 5 ngày |
| C | Bán hết trong 20 ngày | Bán hết trong 35 ngày | 10 ngày |
Nguyên tắc: điểm đặt hàng = tồn tối thiểu + lượng bán trong thời gian nhập hàng. Nhóm A tồn tối thiểu 3 ngày, nhập hàng mất 2 ngày, nên điểm đặt hàng là 5 ngày. Nếu chỉ đặt khi hết hàng, cửa hàng sẽ hết hàng 2 ngày mỗi vòng.
Với nhóm C, tồn tối thiểu thường bằng 0. Mua thêm một lô mặt hàng bán chậm là vốn bị kẹt, không phải tồn kho an toàn.
Cách tính lượng bán trung bình dùng ở bảng trên nằm ở bài nhập hàng hợp lý để không bị tồn kho.
Nhịp kiểm kho theo nhóm
Đây là phần giải quyết gốc rễ vấn đề: kiểm kho toàn bộ 1.000 mã mỗi lần là không làm được. Nhưng kiểm theo nhóm thì được.
| Nhóm | Tần suất kiểm | Thời gian mỗi lần | Quy mô mỗi lần |
|---|---|---|---|
| A | Hằng tuần | 1–2 giờ | Khoảng 200 mã |
| B | Hằng tháng | 2–3 giờ | Khoảng 300 mã |
| C | Mỗi quý | 3–4 giờ | Khoảng 500 mã |
Tổng thời gian kiểm kho một tháng: nhóm A 4–8 giờ, nhóm B 2–3 giờ, nhóm C 1 giờ, tổng khoảng 7–12 giờ. Chia đều ra một tháng vẫn nhiều, nhưng thay vì 30 giờ kiểm một lần thì không làm được, 8 giờ chia đều thì làm được.
Ba điều kiện để nhịp này chạy được: kiểm kho nhóm A phải là kiểm kho luôn (nhóm A chiếm 70–80% doanh thu, sai một mã bán chạy còn tệ hơn sai mười mã bán chạm, xem quy trình kiểm đếm hàng hoá), mỗi lần kiểm phải ghi lại kết quả để lần sau không bắt đầu lại từ số không, và kiểm nhóm C không cần đếm chính xác tuyệt đối — với hàng bán chạm, đếm theo thùng và ước lượng số lượng lẻ chấp nhận được.
Khi nào cần dùng mã vạch
Mã vạch không phải câu trả lời cho mọi cửa hàng, và bài về mã vạch đã nói chi tiết ở bài quản lý tồn kho bằng mã vạch. Ở đây chỉ nối vào bài này: mã vạch trở nên đáng dùng khi số mã vượt 500 và có nhóm C lớn.
| Số mã hàng | Có cần mã vạch không |
|---|---|
| Dưới 200 | Không, đếm tay và quy tắc vị trí là đủ |
| 200–500 | Chưa cần, nhưng nên chuẩn bị nhãn dán mã |
| 500–1.000 | Nên có, nhất là với nhóm C có thùng nhỏ |
| Trên 1.000 | Nên có, quét tay chậm hơn đếm mắt |
Nhóm C cần mã vạch nhất: nhiều mã, đơn vị nhỏ, bán chạm — tỷ lệ số lần phải kiểm trên tổng số mã là lớn nhất.
Sáu việc làm trước khi số mã tăng gấp đôi
| Việc | Khi nào làm | Tác động |
|---|---|---|
| Chốt cấu trúc mã nhóm - mã - biến thể | Trước khi vượt 300 mã | Mọi việc sau đều dựa trên đây |
| Gán vị trí kệ và dán nhãn | Khi vượt 500 mã | Nhân viên tìm hàng nhanh |
| Phân nhóm A B C | Khi vượt 500 mã | Biết mã nào quan trọng, mã nào kệ |
| Đặt tồn tối thiểu cho nhóm A và B | Khi vượt 300 mã | Không hết hàng bán chạy |
| Lập nhịp kiểm kho theo nhóm | Khi vượt 500 mã | Kiểm kho gọn thời gian hơn |
| Chuẩn bị mã vạch cho nhóm C | Khi vượt 1.000 mã | Đếm nhanh phần tốn thời gian nhất |
Điểm chung của sáu việc này: làm sớm rẻ hơn làm muộn, vì đặt lại cấu trúc mã khi đã có 800 mã tốn gấp nhiều lần so với khi mới có 200 mã.
Checklist quản lý tồn kho nhiều mã hàng
- Cấu trúc mã rõ ràng: nhóm - mã chính - hậu tố biến thể
- Mã chỉ dùng số và chữ không dấu, không dùng ký tự đặc biệt
- Mã không đổi và không tái sử dụng cho mặt hàng khác
- Mã mới nối tiếp trong cùng nhóm khi thêm biến thể
- Mỗi mã có một vị trí kệ duy nhất, vị trí ghi trong hệ thống
- Dán nhãn số kệ và số ô đầu kệ và từng ô
- Có ô dự phòng cho mã mới, không dồn hết chỗ
- Chia nhóm A, B, C theo doanh thu ba tháng gần nhất
- Nhóm A kiểm hằng tuần, B hằng tháng, C mỗi quý
- Đặt tồn tối thiểu cho nhóm A và B, tính theo thời gian nhập hàng
- Nhóm C có tồn tối thiểu bằng 0, không mua thêm lô bán chậm
- Mỗi lần kiểm kho ghi lại kết quả, không bắt đầu lại từ số không
- Chuẩn bị mã vạch cho nhóm C khi danh mục vượt 1.000 mã
Đọc thêm: Quản lý tồn kho bằng mã vạch, Báo cáo tồn kho bán chạy, Nhập hàng hợp lý để không bị tồn kho, Quản lý tồn kho.
Nếu bạn muốn phần mềm quản lý mã hàng theo nhóm, gắn vị trí kệ, cảnh báo tồn tối thiểu và lên lịch kiểm kho theo nhóm A B C, gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.