Cách tính giá vốn và biên lợi nhuận theo mặt hàng
Một quán cà phê nhập hạt 3 đợt giá khác nhau. Cuối tháng trừ tiền nhập thấy còn dư nên tin mình lãi tốt. Đến khi cộng ship, bao bì, hao rang mới phát hiện nửa số món bán hòa vốn. Vấn đề nằm ở tính giá vốn sai từ đầu. Bài này hướng dẫn tính giá vốn và biên lợi nhuận theo từng mặt hàng, kèm ví dụ đủ số để tự bấm máy làm theo.
Giá vốn hàng bán là gì
Giá vốn hàng bán là toàn bộ tiền cửa hàng đã bỏ ra để có được một đơn vị hàng sẵn sàng bán. Không chỉ là giá ghi trên hóa đơn nhập. Với cửa hàng nhỏ, giá vốn đầy đủ gồm:
- Giá mua trên hóa đơn: giá nhà cung cấp giao, sau chiết khấu thanh toán sớm nếu có.
- Phí đưa hàng về kho: vận chuyển, bốc xếp, kiểm đếm.
- Bao bì và chế biến sơ bộ: túi, hộp, tem nhãn, công sơ chế nếu tính theo định mức.
- Hao hụt định mức: hàng hỏng, bay hơi, rơi vãi, hao khi rang nấu. Phần hao này cộng đều vào số hàng còn lại bán được.
Công thức tổng:
Giá vốn một đơn vị = (Tiền mua hàng + Phí vận chuyển + Bao bì + Chi phí sơ chế) / Số lượng thực bán được sau hao hụt
Bỏ sót bất kỳ khoản nào, biên lợi nhuận tính ra đều đẹp hơn thực tế. Lệch 3 đến 5% giá vốn nghe nhỏ, nhưng với biên gộp 20% thì đó là một phần tư tiền lãi bốc hơi khỏi báo cáo.
Ba cách tính giá vốn phổ biến
Cửa hàng nhập cùng một mặt hàng nhiều lần với giá khác nhau. Lúc bán ra, lấy giá nào làm giá vốn? Có ba cách, mỗi cách cho một con số khác nhau.
Bình quân đơn giản: cộng giá các lần nhập rồi chia đều số lần. Tính nhẩm nhanh nhưng sai khi số lượng mỗi lần chênh lệch lớn. Nhập 10kg giá cao và 100kg giá rẻ mà chia đều thì giá vốn bị kéo lệch hẳn.
Bình quân gia quyền: lấy tổng tiền các lần nhập chia tổng số lượng. Cách này công bằng vì lô nhập nhiều ảnh hưởng nhiều hơn. Hầu hết phần mềm bán hàng cho cửa hàng nhỏ dùng mặc định cách này vì ổn định, dễ hiểu, ít gây sốc khi giá nhảy.
FIFO (nhập trước xuất trước): hàng bán ra tính theo giá lô nhập sớm nhất còn tồn. Khi giá nhập leo thang, FIFO cho giá vốn thấp và lãi gộp cao hơn bình quân gia quyền trong ngắn hạn, nhưng đúng bản chất dòng hàng với đồ tươi và hàng có hạn dùng.
Bảng so sánh nhanh:
| Tiêu chí | Bình quân đơn giản | Bình quân gia quyền | FIFO |
|---|---|---|---|
| Độ chính xác | Thấp khi lượng nhập lệch | Tốt cho đa số trường hợp | Tốt nhất khi truy theo lô |
| Độ phức tạp | Dễ nhất | Dễ, phần mềm tự tính | Cần theo dõi từng lô |
| Hợp với | Cửa hàng ít mã, lượng đều | Tạp hóa, cafe, thời trang | Đồ tươi, dược phẩm, hàng hạn dùng |
| Khi giá leo thang | Phản ánh chậm | Phản ánh trung bình | Giá vốn thấp, lãi gộp cao trước |
Khuyến nghị: cửa hàng dưới 500 mã dùng bình quân gia quyền toàn bộ, riêng hàng tươi và hàng hạn dùng bật FIFO theo lô. Đừng trộn hai cách trên cùng một mã trong một kỳ. Tham khảo Báo cáo bán hàng, Quản lý kho hàng và bài Cách để biết lượng hàng nhập xuất tồn kho tại các cửa hàng.
Ví dụ nhập 100kg cà phê 3 lần khác giá
Quán nhập cà phê hạt trong tháng như sau:
| Đợt | Số lượng | Đơn giá | Thành tiền | Phí ship phân bổ |
|---|---|---|---|---|
| Đợt 1 ngày 02 | 30kg | 185.000 | 5.550.000 | 90.000 |
| Đợt 2 ngày 12 | 40kg | 198.000 | 7.920.000 | 120.000 |
| Đợt 3 ngày 25 | 30kg | 210.000 | 6.300.000 | 90.000 |
| Tổng | 100kg | — | 19.770.000 | 300.000 |
Tổng tiền hàng cộng ship bằng 20.070.000 đồng cho 100kg hạt sống. Hao hụt khi rang 18%, tức 100kg hạt sống còn 82kg hạt rang bán được. Thêm bao bì túi 500g: cần 164 túi, giá 2.200 đồng một túi, tổng 360.800 đồng.
Tính theo bình quân gia quyền:
- Giá vốn hạt sống về kho = 20.070.000 / 100 = 200.700 đồng một kg.
- Giá vốn hạt rang = 20.070.000 / 82 = 244.756 đồng một kg rang.
- Giá vốn một túi 500g = 244.756 / 2 + 2.200 = 124.578 đồng, làm tròn 125.000 đồng.
Đối chiếu ba cách tính trên cùng ví dụ, giả sử trong tháng bán 60kg rang, tồn 22kg rang:
| Cách tính | Giá vốn 1kg rang | Giá vốn 60kg đã bán | Giá trị tồn 22kg |
|---|---|---|---|
| Bình quân đơn giản ((185+198+210)/3 rồi cộng ship và hao tương đương) | Khoảng 241.000 | 14.460.000 | 5.302.000 |
| Bình quân gia quyền | 244.756 | 14.685.360 | 5.384.632 |
| FIFO (bán hết đợt 1, vét đợt 2, chạm nhẹ đợt 3) | Khoảng 238.000 | 14.280.000 | Khoảng 5.790.000 |
Chênh lệch giữa FIFO và bình quân gia quyền hơn 400.000 đồng trên 60kg đã bán. Với quán bán 300kg một tháng, chênh lệch phương pháp đã là vài triệu, đủ làm sai quyết định tăng giá hay giữ giá. Chốt một phương pháp rồi giữ ổn định ít nhất một quý, mọi so sánh lãi lỗ mới có ý nghĩa.
Công thức lợi nhuận gộp và biên lợi nhuận
Sau khi có giá vốn đúng, lợi nhuận tính theo hai bước:
Lợi nhuận gộp một đơn vị = Giá bán ra - Giá vốn một đơn vị
Biên lợi nhuận gộp = Lợi nhuận gộp / Giá bán ra x 100%
Áp vào túi cà phê 500g giá vốn 125.000 đồng, giá bán 189.000 đồng:
- Lợi nhuận gộp = 189.000 - 125.000 = 64.000 đồng.
- Biên gộp = 64.000 / 189.000 x 100% = 33,9%.
Biên gộp chưa phải tiền lãi bỏ túi. Quy tắc ngón tay cái: biên gộp bình quân toàn cửa hàng cần gấp 2 đến 2,5 lần tỷ lệ chi phí vận hành trên doanh thu thì cuối tháng mới còn lãi.
Bảng biên lợi nhuận theo mặt hàng của quán mẫu:
| Mặt hàng | Giá vốn | Giá bán | Lãi gộp | Biên gộp | Bán/tháng | Tổng lãi gộp |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Cà phê túi 500g | 125.000 | 189.000 | 64.000 | 33,9% | 164 túi | 10.496.000 |
| Cà phê ly đen | 9.800 | 25.000 | 15.200 | 60,8% | 900 ly | 13.680.000 |
| Cà phê ly sữa | 12.400 | 29.000 | 16.600 | 57,2% | 1.100 ly | 18.260.000 |
| Bánh quy kèm | 14.000 | 18.000 | 4.000 | 22,2% | 300 cái | 1.200.000 |
| Bình giữ nhiệt | 210.000 | 259.000 | 49.000 | 18,9% | 12 cái | 588.000 |
Đọc bảng này thấy ngay ly sữa mới là trụ lãi dù túi hạt mang tiếng là sản phẩm chính. Bình giữ nhiệt lãi mỏng, tồn lâu, chiếm vốn: không nhập thêm. Mọi quyết định giữ hay bỏ một mã đều bắt đầu từ bảng này.
Phí ẩn làm sai giá vốn
Bốn khoản phí dưới đây hay bị bỏ quên nhất, mỗi khoản chỉ 1 đến 3% nhưng cộng lại đủ biến mã lãi thành mã lỗ:
- Vận chuyển: chia theo giá trị hoặc khối lượng từng mã trong chuyến, ghi ngay trên phiếu nhập để cộng vào giá vốn, xem nghiệp vụ tại Quản lý kho hàng.
- Bao bì bán lẻ: ly mang đi cộng thêm 2.500 đến 4.000 đồng, tương đương 10 đến 15% giá vốn ly đen 25.000.
- Hao hụt chế biến: cà phê hao rang 15 đến 20%, thịt hao sơ chế 10 đến 25%. Đo thực tế 3 mẻ rồi chốt định mức, rà lại mỗi quý.
- Hàng hỏng và dùng thử: tách phiếu xuất riêng để tính tỷ lệ hao thật. Hao trên 3% giá trị nhập thì truy nguyên nhân.
Ví dụ ly cà phê sữa: nguyên liệu 9.400, ly mang đi 3.000, hao pha chế 500, điện nước 500. Giá vốn đủ là 13.400 chứ không phải 9.400. Mã niêm yết lãi 40% nhưng quanh năm giảm 20% thì biên thật chỉ còn khoảng 25%. Kéo giá thực thu từ Báo cáo bán hàng mới thấy mặt thật từng mã.
Quy trình chốt giá vốn mỗi tháng
- Khóa số liệu nhập: chốt phiếu nhập và phí ship trước ngày 2 tháng sau. Phiếu về muộn ghi vào tháng sau, không sửa ngược.
- Chốt tồn cuối kỳ: kiểm đếm nhóm giá trị cao. Tồn sai thì giá vốn sai theo dây chuyền.
- Rà 10 mã biến động giá mạnh nhất xem có phiếu nhập sai giá hoặc sai số lượng không.
- Lên bảng biên theo mã: giá vốn, giá bán thực thu sau giảm giá, lãi gộp, biên gộp, số lượng bán, xếp từ biên thấp đến cao.
- Ra quyết định giá: nhóm biên âm hoặc dưới 10% kéo dài 2 tháng thì tăng giá, đổi nhà cung cấp hoặc dừng bán.
Checklist giữ giá vốn sạch
- Một mã một phương pháp tính trong kỳ, ghi rõ trong danh mục.
- Phí ship lên phiếu nhập ngay, không dồn cuối tháng phân bổ ước chừng.
- Định mức hao có ngày rà lại: ghi người đo, ngày đo, kỳ rà tiếp theo.
- Tính lãi trên giá thực thu sau khuyến mãi, không tính trên giá niêm yết.
- Rà mã lỗ gộp mỗi tháng: mã biên dưới 10% kèm hành động cụ thể và hạn xử lý.
Học thêm trong Kiến thức bán hàng, xem Tính năng phần mềm tính giá vốn tự động, ghé trang Liên hệ khi cần tư vấn nghiệp vụ, và đọc toàn bộ nhóm bài Quản lý tồn kho.
Câu hỏi thường gặp
Nên dùng bình quân gia quyền hay FIFO cho cửa hàng nhỏ? Bình quân gia quyền đủ cho hầu hết cửa hàng nhỏ vì dễ tính và ổn định, FIFO hợp hơn khi giá nhập biến động mạnh hoặc cần truy đúng lô. Có thể dùng song song: bình quân cho hàng khô, FIFO cho hàng tươi và hàng có hạn dùng.
Phí vận chuyển có tính vào giá vốn không? Có, cộng phí vận chuyển, bao bì và hao hụt định mức vào giá vốn thì biên lợi nhuận mới phản ánh đúng tiền lãi thật. Bỏ phí ship ra ngoài chi phí chung làm mọi mã hàng đẹp hơn thực tế vài phần trăm.
Biên lợi nhuận bao nhiêu thì nên giữ mặt hàng? Sau khi trừ đủ chi phí, mặt hàng giữ được biên dương và quay kho trong định mức thì giữ, lỗ gộp kéo dài 2 kỳ thì xem xét tăng giá hoặc dừng. Mã biên thấp nhưng kéo khách cho mã lãi cao có thể giữ có chủ đích, không giữ vì thói quen.
Nếu bạn muốn xem phần mềm chạy trực tiếp với đúng mô hình cửa hàng của mình — kho, công nợ, nhân viên, báo cáo — gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.