Ngày nhập hàng hợp lý để không bị tồn kho
Có hai kiểu cửa hàng hay than về kho. Kiểu một nhập dồn đầu tháng cho được chiết khấu, giữa tháng kệ chất ngất, cuối tháng tiền mặt cạn. Kiểu hai nhập nhỏ giọt theo cảm hứng, tuần nào cũng cháy vài mã bán chạy. Cả hai cùng một bệnh: quyết định ngày nhập và số lượng nhập bằng cảm tính thay vì bằng tốc độ bán. Bài này đưa ra cách tính ngày nhập hàng hợp lý.
Chủ đề này nối trực tiếp với bài Cách để biết lượng hàng nhập xuất tồn kho tại các cửa hàng, dùng số liệu từ Báo cáo bán hàng và nghiệp vụ Quản lý kho hàng.
Vì sao ngày nhập hàng quyết định tồn kho
Mỗi đơn nhập là một lần khóa vốn. Nhập sớm quá, tiền nằm chết trên kệ chờ bán. Nhập muộn quá, kệ trống mất doanh thu và mất khách. Ngày nhập hợp lý là điểm cân bằng: hàng về đúng lúc hàng cũ sắp hết, kệ không trống, vốn không nằm thừa.
Một cửa hàng văn phòng phẩm nhập giấy A4 mỗi lần 200 ram vì ngại đặt lắt nhắt. Sức bán 5 ram một ngày, 200 ram bán 40 ngày. Tiền giấy nằm 40 ngày trong khi nhà cung cấp giao chỉ sau 2 ngày. Nếu chuyển sang nhập 40 ram mỗi 7 ngày, lượng vốn khóa trong giấy giảm 80%, kệ vẫn đầy, tiền dôi ra nhập thêm bút viết đang cháy hàng. Không cần tăng doanh thu, chỉ đổi ngày nhập mà vốn nhẹ đi một nửa.
Đo tốc độ bán trung bình 7 ngày và 30 ngày
Mọi tính toán bắt đầu từ hai con số: sức bán 7 ngày phản ánh xu hướng hiện tại, sức bán 30 ngày cho nền ổn định loại trừ nhiễu cuối tuần lễ. Chia số lượng bán cho số ngày ra tốc độ. Ví dụ mì gói bán 210 gói trong 7 ngày thì tốc độ 7 ngày là 30 gói một ngày, còn 30 ngày là 26 gói. Tốc độ 7 ngày cao hơn nghĩa là hàng đang nóng lên, ưu tiên số 7 ngày khi tính nhập. Ngược lại thì hàng đang chậm lại, chờ thêm một tuần trước khi nhập lớn.
Bảng tốc độ bán của 6 mã mẫu:
| Mã hàng | Bán 7 ngày | Tốc độ/ngày (7d) | Bán 30 ngày | Tốc độ/ngày (30d) | Nhận định |
|---|---|---|---|---|---|
| Mì gói tôm | 210 | 30 | 780 | 26 | Đang nóng, lấy 30 |
| Sữa tươi 1L | 63 | 9 | 270 | 9 | Ổn định, lấy 9 |
| Dầu ăn 5L | 10 | 1,4 | 60 | 2 | Đang chậm, lấy 1,5 |
| Nước ngọt 390ml | 154 | 22 | 540 | 18 | Vào mùa nóng, lấy 22 |
| Bánh quy hộp | 14 | 2 | 90 | 3 | Sau lễ chậm, lấy 2 |
| Cà phê gói | 42 | 6 | 180 | 6 | Ổn định, lấy 6 |
Lưu ý mùa vụ và sự kiện: sức bán tuần lễ Tết gấp 2 đến 3 lần ngày thường, đừng lấy tốc độ Tết làm chuẩn nhập tháng Giêng. Ghi chú kỳ đặc biệt vào bảng, khi tính nhập cho tuần bình thường thì loại tuần lễ ra khỏi mẫu. Phần mềm bán hàng có báo cáo bán theo ngày, việc của chủ cửa hàng là nhìn hai cột 7 ngày và 30 ngày trước mỗi quyết định nhập.
Công thức ngày nhập lại
Cần ba thông số: tốc độ bán mỗi ngày đã đo ở trên, số ngày chờ hàng về từ lúc đặt đến lúc hàng lên kệ, và tồn an toàn dự phòng 2 đến 3 ngày bán cho sự cố giao trễ hoặc bán đột biến.
Mức phải đặt hàng = Tốc độ bán mỗi ngày x Số ngày chờ hàng + Tồn an toàn
Ngày nhập lại = ngày mà tồn hiện tại chạm mức phải đặt. Lượng đặt = Mức tối đa - Tồn hiện tại - Hàng đang về.
Mức tối đa tính bằng tốc độ bán nhân số ngày tồn định mức của nhóm hàng, chi tiết xem bài về tồn đọng trong nhóm Quản lý tồn kho.
Áp vào mì gói: tốc độ 30 gói một ngày, chờ hàng 2 ngày, tồn an toàn 3 ngày bán bằng 90 gói. Mức phải đặt bằng 30 x 2 + 90 = 150 gói. Sáng nào mở báo cáo thấy tồn mì xuống 150 là đặt ngay hôm đó, không chờ mai. Mức tối đa với định mức 20 ngày bằng 30 x 20 = 600 gói. Tồn hiện tại 150, chưa có hàng đang về, lượng đặt bằng 600 - 150 = 450 gói. Hàng về sau 2 ngày đúng lúc tồn cũ gần cạn, kệ đầy liên tục.
Áp vào dầu ăn đang chậm: tốc độ 1,5 can một ngày, chờ hàng 3 ngày, an toàn 2 ngày bán. Mức phải đặt bằng 1,5 x 3 + 3 = 7,5, làm tròn 8 can. Xuống 8 can mới đặt, mỗi lần tối đa 45 can trừ tồn hiện tại. Kỷ luật này chặn thói quen thấy kệ vơi là nhập 50 can, vốn dôi ra gần chục triệu mỗi mã.
Bảng gợi ý nhập theo tốc độ bán
Không phải mã nào cũng nhập cùng nhịp. Chia hàng thành 4 nhóm tốc độ, mỗi nhóm một nhịp nhập riêng:
| Nhóm | Dấu hiệu | Nhịp nhập | Lượng mỗi lần | Ví dụ |
|---|---|---|---|---|
| Bán rất nhanh | Trên 20 đơn vị/ngày | 2 - 3 lần/tuần | Đủ bán 3 - 4 ngày | Mì gói, nước ngọt, sữa tươi |
| Bán nhanh | 5 - 20 đơn vị/ngày | 1 lần/tuần | Đủ bán 7 - 10 ngày | Cà phê gói, bánh mì, trứng |
| Bán trung bình | 1 - 5 đơn vị/ngày | 2 lần/tháng | Đủ bán 15 - 20 ngày | Dầu ăn, gia vị, bánh quy |
| Bán chậm | Dưới 1 đơn vị/ngày | 1 lần/tháng | Đủ bán trong định mức, không vượt trần | Hàng đặc sản, size lẻ, mẫu cũ |
Nhóm bán rất nhanh nhập nhiều lần lượng nhỏ: tốn công đặt hàng nhưng date mới, kệ không trống quá nửa ngày. Nhóm bán chậm làm ngược lại, nhập thưa và cân đo kỹ. Sai lầm phổ biến là nhập mọi mã cùng một nhịp theo lịch xe của nhà cung cấp, khiến hàng nhanh thì thiếu, hàng chậm thì thừa trên cùng một chuyến xe.
Với chuỗi nhiều điểm bán, thêm một lớp: nhập về kho tổng theo nhịp nhà cung cấp, điều phối xuống cửa hàng theo nhịp bán của từng nơi. Cửa hàng trung tâm bán gấp đôi thì nhận hàng gấp đôi, không chia đều. Số liệu điều chuyển xem trong bài Cách để biết lượng hàng nhập xuất tồn kho tại các cửa hàng.
Kỷ luật không nhập thêm khi chưa bán hết mẫu cũ
Đây là kỷ luật khó nhất vì nó chống lại tâm lý thích hàng mới của cả chủ lẫn nhân viên. Nhưng phình mã là con đường ngắn nhất đến tồn chết: mỗi mẫu cũ nằm lại chiếm một ô kệ, một phần vốn, một phần công quản lý.
Quy tắc cụ thể:
- Mã cũ cùng loại phải xuống dưới 50% mức tối đa mới được nhập mã mới. Tồn áo thun mẫu cũ còn 60% trần thì mẫu mới chờ. Muốn mẫu mới về sớm thì đẩy mẫu cũ bằng giảm giá hoặc combo, không phải bằng cách chất thêm kệ.
- Mã mới nhập lô đầu nhỏ nhất có thể. Dù tin vào mẫu mới đến đâu, lô đầu chỉ đủ bán 10 đến 15 ngày. Bán hết veo thì tăng lô hai, bán chậm thì thiệt hại nhỏ. Tiền thử nghiệm rẻ hơn tiền thanh lý nhiều.
- Một mã vào thì một mã ra. Danh mục giữ số lượng mã ổn định. Nhập 3 mã mới thì khai tử 3 mã bán chậm nhất: xả hết, xóa mã, giải phóng ô kệ. Kệ có hạn, mỗi ô chứa mã lãi cao nhất xứng đáng nhất.
- Cấm nhập mã mới trong tháng xả hàng tồn. Khi đang chạy chương trình giải phóng tồn chết, toàn bộ tiền và kệ dồn cho việc xả.
Chủ cửa hàng thời trang áp 4 quy tắc này một năm giảm từ 180 mã xuống 120 mã: 60 mã khai tử chỉ đóng góp 7% doanh số nhưng chiếm 35% vốn tồn.
Chu kỳ thanh toán nhà cung cấp
Ngày nhập hàng không chỉ khớp với sức bán mà còn phải khớp với dòng tiền trả nhà cung cấp. Ba kiểu thanh toán phổ biến và cách xếp lịch nhập:
- Trả ngay khi nhận hàng: xếp đơn nhập sau ngày thu tiền mạnh trong tuần, tránh dồn nhiều đơn trả ngay vào cùng 2 ngày.
- Công nợ 7 đến 15 ngày: tính sao cho đến hạn thanh toán đã bán được ít nhất 60 đến 70% lô, tiền thu đủ trả mà không móc vốn khác.
- Ký gửi hoặc trả sau theo bán: chốt lịch đối soát cố định, hàng bán chậm quá 60 ngày thì trả lại thay vì để chiếm kệ miễn phí.
Bảng cân đối nhập và trả của một tuần mẫu:
| Ngày | Đơn nhập về | Phải trả | Thu dự kiến | Số dư két |
|---|---|---|---|---|
| Thứ 2 | Mì + sữa 25 triệu (trả ngay) | 25 triệu | 18 triệu | -7 triệu, bù từ dự phòng |
| Thứ 4 | Dầu ăn 15 triệu (công nợ 10 ngày) | 0 | 20 triệu | +20 triệu |
| Thứ 6 | Trả nợ lô hóa phẩm tuần trước 30 triệu | 30 triệu | 35 triệu | +5 triệu |
| Chủ nhật | Không nhập | 0 | 40 triệu cuối tuần | +40 triệu |
Nhìn bảng này, chủ cửa hàng biết thứ 2 két âm tạm thời là bình thường vì cuối tuần gỡ lại, không hoảng mà đi vay nóng. Ngược lại, nếu tuần nào cũng âm và không có ngày gỡ, tín hiệu rõ ràng: giảm đơn nhập hoặc đàm phán giãn công nợ. Quản lý công nợ và dòng tiền xem thêm trong Tính năng phần mềm.
Lịch nhập hàng mẫu cho cửa hàng nhỏ
Gom tất cả thành một lịch tuần cố định, dán cửa kho:
- Sáng thứ 2: mở báo cáo tốc độ bán 7 và 30 ngày, rà mã chạm mức phải đặt, chốt đơn tuần, đối chiếu công nợ 7 ngày tới.
- Thứ 3: nhận hàng tươi và hàng bán rất nhanh, kiểm date, lập phiếu nhập ngay.
- Thứ 5: nhận hàng bán nhanh và trung bình, xử lý chênh lệch thiếu hàng ngay với lái xe.
- Thứ 7: nhận bổ sung hàng bán chạy phục vụ cuối tuần, không nhận hàng chậm.
- Chủ nhật tối: kiểm 10 mã bán nhanh nhất, mã nào dưới tồn an toàn thì đặt khẩn sáng thứ 2.
Lịch cố định tạo nhịp cho cả nhà cung cấp lẫn nhân viên. Đơn đột xuất chỉ dành cho bán đột biến thật sự, không quá 2 lần một tháng.
Tổng quan kiến thức tại Kiến thức bán hàng, cần trao đổi trực tiếp ghé Liên hệ hoặc đọc toàn bộ nhóm bài Quản lý tồn kho.
Câu hỏi thường gặp
Bao lâu thì nên nhập hàng một lần? Tùy tốc độ bán và thời gian giao hàng, hàng bán nhanh nhập theo tuần, hàng chậm nhập theo tháng, luôn tính từ sức bán thực tế 7 và 30 ngày. Không có nhịp chung cho cả cửa hàng, mỗi nhóm tốc độ một nhịp riêng.
Công thức tính ngày nhập lại là gì? Lấy tồn hiện tại trừ đi lượng bán trong thời gian chờ hàng về, khi chạm mức tối thiểu thì đặt, lượng đặt bằng mức tối đa trừ tồn hiện tại. Mức tối thiểu gồm lượng bán trong ngày chờ cộng tồn an toàn 2 đến 3 ngày.
Nhà cung cấp ép lấy nhiều mới có giá tốt thì sao? Tính lãi vốn của phần hàng vượt định mức rồi so với chiết khấu, chỉ ôm khi chiết khấu lớn hơn chi phí vốn cộng rủi ro tồn đọng. Hầu hết trường hợp nhập đúng định mức với giá thường rẻ hơn nhập thừa với giá giảm.
Nếu bạn muốn xem phần mềm chạy trực tiếp với đúng mô hình cửa hàng của mình — kho, công nợ, nhân viên, báo cáo — gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.