Quản lý công nợ nhà cung cấp và nhập hàng trả góp
Nhiều chủ cửa hàng nhìn vào sổ và thấy một con số lớn của khách đang mua công nợ, rồi yên tâm rằng tiền cửa hàng đang dồi dập. Thực tế thường ngược lại: số tiền khách đang nợ chưa về tay, còn số tiền cửa hàng nợ nhà cung cấp thì sắp đến hạn. Hai bên cùng tồn tại, và cái quyết định cửa hàng còn tiền hay không là công nợ phải trả.
Bài này tách hai loại công nợ, rồi nói về ba việc cụ thể nhất với cửa hàng đang nhập trả góp: theo dõi hạn thanh toán, giữ hợp đồng, và xử lý khi không kịp trả.
Phải trả và phải thu: hai con số không thể trộn
Sổ công nợ gộp cả hai vào một cột là nguyên nhân phổ biến nhất khiến chủ cửa hàng hiểu sai tình hình. Hai loại này khác cả bản chất lẫn cách xử lý.
| Tiêu chí | Công nợ phải thu (khách nợ mình) | Công nợ phải trả (mình nợ người bán) |
|---|---|---|
| Ai là bên nợ | Khách hàng | Nhà cung cấp, nhà sản xuất |
| Tiền đi đâu | Về túi cửa hàng | Rời túi cửa hàng |
| Hạn ảnh hưởng tới | Rủi ro tiền chậm vào, nên thường ít bị phạt | Có thể bị cắt nguồn cung, bị tịch nợ, bị giảm giá |
| Hậu quả nếu bỏ sót | Thất thoát tiền mặt, khó truy | Mất mối quan hệ, giảm giá hàng sau, thậm chí mất quyền bán |
| Nơi theo dõi | Sổ công nợ khách, báo cáo phải thu | Sổ công nợ phải trả, báo cáo hạn nợ |
Cách kiểm tra nhanh xem cửa hàng có đang hiểu sai không: lấy tổng tiền phải trả trong tháng tới, so với tiền mặt trong két cộng tiền phải thu. Nếu tổng tiền phải trả lớn hơn tổng tài sản đang có, thì dù doanh thu tốt, cửa hàng vẫn có nguy cơ không đủ tiền trả vào ngày hạn.
Ghi công nợ phải trả: bốn trường bắt buộc
Mỗi khoản nợ phải trả cần bốn trường, thiếu trường nào thì khi đến hạn không xử lý kịp.
1. Nhà cung cấp và số hóa dài hạn. Ghi theo mã của nhà cung cấp, không ghi tên riêng lẻ từng đơn. Ví dụ “công nợ nhà cung cấp A”, “công nợ công ty B” là cách tổ chức. Cần một đầu mục riêng cho từng nhà cung cấp chính.
2. Ngày phát sinh và hạn thanh toán. Hai ngày này khác nhau. Ngày phát sinh là ngày nhận hàng, hạn thanh toán là ngày phải có tiền. Ghi cả hai thì mới biết còn bao nhiêu ngày.
3. Số tiền còn nợ. Không phải số tiền ban đầu nếu đã trả một phần. Ghi còn nợ bao nhiêu.
4. Trạng thái thanh toán. Đã trả, trễ hạn, hoặc đã thỏa thuận giãn. Trạng thái “đã thỏa thuận giãn” cần ghi thêm ngày hẹn mới.
Bảng theo dõi công nợ phải trả cho cửa hàng nhỏ:
| Nhà cung cấp | Ngày phát sinh | Hạn thanh toán | Còn nợ | Trạng thái | Số ngày còn lại |
|---|---|---|---|---|---|
| Công ty A | 01/10 | 31/10 | 12.000.000 | Chưa trả | 15 ngày |
| Công ty B | 05/10 | 15/10 | 4.500.000 | Trễ 1 ngày | Quá hạn |
| Công ty C | 08/10 | 20/11 | 8.000.000 | Đã thỏa thuận giãn | 35 ngày |
| Cửa hàng D | 12/10 | 12/10 | 1.200.000 | Đã trả | Xong |
Bốn dòng này cho chủ biết việc gì cần làm hôm nay: dòng trễ hạn xử lý trước, dòng gần hạn chuẩn bị tiền. Bảng chỉ có ý nghĩa khi được cập nhật, nếu để nguyên sau một tháng thì số trên bảng chỉ là số của ngày đầu tiên.
Nhập hàng trả góp: khi nào được, khi nào không
Nhập trả góp không phải lúc nào cũng tốt. Nó có điều kiện rõ ràng, và phần lớn cửa hàng thua lỗ khi bỏ qua điều kiện thứ hai.
Nên nhập trả góp khi cả ba điều kiện sau đúng:
Mặt hàng bán nhanh và ổn định. Hàng bán chạy trong một tháng là an toàn. Hàng bán chậm và không đều thì mỗi tháng trả góp là mỗi tháng căng.
Tỷ lệ trả trước đủ lớn. Mức phổ biến ở cửa hàng bán lẻ Việt Nam là 30% đến 50% trả trước. Tỷ lệ này quyết định mức lỗ nếu bán không hết.
Cửa hàng không bị ngắt dòng tiền. Nếu đang có khoản nợ khác đến hạn trong tháng, nhập thêm nợ mới sẽ chia tiền và nợ cũ.
Ba điều kiện trên cần thiết. Đặc biệt điều kiện thứ hai, vì nó là bức tường đệm. Một lô nhập trả góp 200 triệu với 30% trả trước nghĩa là 60 triệu tiền mặt của chủ. Nếu bán được 30% giá trị lô thì hòa vốn. Nếu chỉ bán được 10%, cửa hàng đã lỗ 40 triệu và còn phải trả tiếp cho nhà cung cấp.
| Tỷ lệ trả trước | Giá trị lô hàng 200 triệu | Tiền phải có để mua lô này | Lỗ khi chỉ bán được 10% |
|---|---|---|---|
| 10% | 200.000.000 | 20.000.000 | 160.000.000 |
| 30% | 200.000.000 | 60.000.000 | 120.000.000 |
| 50% | 200.000.000 | 100.000.000 | 80.000.000 |
Cùng một mặt hàng, cùng một tình huống bán chậm, nhưng chênh lệch 80 triệu chỉ vì tỷ lệ trả trước khác nhau. Đây là lý do tỷ lệ trả trước quan trọng hơn cả việc thương lượng giá.
Nhập trả góp còn có một ưu điểm ít ai tính đến: dòng tiền được giữ lại. Mua trả góp mắt hàng 200 triệu, chỉ cần 60 triệu tiền mặt, 140 triệu còn lại quay lại vòng quay hàng hóa. Cửa hàng vốn thu nhỏ đây thì đây là thêm một nguồn vốn không tốn tiền mặt.
Bốn điều phải ghi trong hợp đồng mua trả góp
Không có hợp đồng thì mọi thỏa thuận miệng bên bán hết quyền. Bốn điều khoản cần có, thiếu một điều khoản là khi tranh chấp sẽ rất khó giải quyết.
1. Lịch trả và số kỳ. Ghi rõ bao nhiêu kỳ, mỗi kỳ bao nhiêu tiền, kỳ đầu là khi nào. Bảng này nên có trong hợp đồng, không nên để thỏa thuận bằng lời.
2. Hậu quả trễ hạn. Phần lớn hợp đồng nhập trả góp ghi: trễ hạn quá 15 hoặc 30 ngày, bên bán được quyền đòi lại hàng đã bán, khách mua thực tại hoàn trả kèm chênh lệch giá. Điều khoản này là điểm cần đọc kỹ nhất.
3. Quyền đòi lại hàng khi trễ hạn. Ghi rõ bên bán được đòi hàng bao nhiêu ngày sau hạn, và phần tiền chênh lệch tính thế nào. Khi đã quyết định đòi lại, việc thu hồi lại thuộc quyền của cửa hàng. Cách quy trình thu hồi cùng ghi chú trong bài quản lý hàng công nợ, phần khách trả góp.
4. Điều kiện bán tiếp và đổi hàng. Nhiều hợp đồng không cho đổi hàng giữa chừng, hoặc chỉ đổi được 10% số lượng. Cửa hàng bán nhiều mặt hàng, cần biết trước phần này vì nếu hàng bán chậm hơn dự kiến thì khả năng đổi hàng quyết định có cứu được tình hình hay không.
Không kịp trả thì làm gì
Đến hạn mà không đủ tiền, phản ứng sai làm tình hình nặng hơn. Ba nguyên tắc:
Nói trước khi trễ, không phải khi đã trễ. Gọi cho nhà cung cấp một tuần trước hạn, thông báo sẽ trễ vài ngày, đề xuất ngày cụ thể. Các nhà cung cấp thường linh hoạt với lời hứa có ngày, nhưng rất nghiêm với những ai im lặng rồi báo “chưa được”.
Đề xuất giãn hạn bằng văn bản. Giãn 30 ngày bằng lời nói không an toàn. Yêu cầu nhà cung cấp ghi vào giấy hoặc tin nhắn có nội dung: giãn đến ngày nào, giữ nguyên giá trả góp. Bản này là vũ khí khi sau này họ viện dẫn quyền đòi lại hàng.
Trả một phần nếu được thay vì không trả gì. Cửa hàng trong tình thế thiếu tiền dễ có suy nghĩ bỏ hẳn kỳ hạn. Thay vào đó trả được 30% thì trả 30%, ghi rõ phần còn lại và ngày mới. Nhiều nhà cung cấp đồng ý vì họ vẫn nhận được tiền và thấy chủ cửa hàng còn cố gắng.
| Hành động khi thiếu tiền | Kết quả với nhà cung cấp | Rủi ro |
|---|---|---|
| Im lặng đến sau hạn | Xem là không có thiện chí | Nặng nhất |
| Báo trễ miệng, không có ngày mới | Tạm chấp nhận nhưng ghi nhớ | Trung bình |
| Gọi trước hạn, có ngày mới rõ ràng | Đồng ý dễ | Thấp |
| Ghi giãn hạn ra giấy hoặc tin nhắn | Có bằng chứng về sau | Thấp nhất |
| Trả một phần, ghi phần còn lại | Vẫn thu được tiền | Thấp |
Khi nào nên dừng nhập trả góp
Có một câu hỏi hữu ích hơn câu hỏi nên nhập không: cửa hàng nên dừng nhập trả góp khi nào? Ba dấu hiệu:
- Có hai kỳ trễ hạn liên tiếp với cùng một nhà cung cấp
- Tổng nợ phải trả vượt quá khả năng chi trả trong một tháng
- Có tin đồn hoặc dấu hiệu nhà cung cấp đang siết nợ với người bán khác
Khi rơi vào một trong ba trường hợp, việc dừng nhập trả góp không phải vì mất lợi nhuận, mà vì giữ được tiền mặt quan trọng hơn thêm một lô hàng. Mất một lô lợi nhuận thì bù lại được bằng đơn tiếp sau. Mất tiền mặt thì có thể không mua được lô hàng nào trong hai tháng sau.
Checklist quản lý công nợ nhà cung cấp
- Tách riêng công nợ phải trả và công nợ phải thu, không gộp chung một cột
- Mỗi khoản nợ ghi đủ: nhà cung cấp, ngày phát sinh, hạn thanh toán, còn nợ, trạng thái
- Nhập trả góp chỉ khi bán nhanh, trả trước từ 30%, và không bị ngắt dòng tiền
- Hợp đồng ghi rõ lịch trả, hậu quả trễ hạn, quyền đòi lại hàng, điều kiện đổi hàng
- Có tỷ lệ trả trước và số tiền phải có tính sẵn trước khi ký
- Báo trước hạn, không để quá hạn rồi mới nói
- Giãn hạn bằng văn bản, có ngày mới rõ ràng
- Trễ 2 kỳ liên tiếp hoặc tổng nợ vượt khả năng chi trả thì dừng nhập trả góp
- Hàng nhập trả góp tách riêng khỏi hàng mua đẹp để theo dõi tồn đúng
- Đối chiếu công nợ phải trả vào báo cáo tiền mặt hằng tháng
Đọc thêm: Nhập hàng hợp lý để không bị tồn kho, Nhập hàng từ nhà cung cấp, Tính giá vốn và biên lợi nhuận, Quản lý tồn kho.
Nếu bạn muốn phần mềm ghi công nợ nhà cung cấp vào từng đơn nhập, cảnh báo trước ngày đến hạn và tách riêng hàng nhập trả góp khỏi hàng tồn bán, gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.