Kiểm kho hàng hư hỏng: phát hiện sớm để không lỗ vốn
Kiểm kho thường chỉ đếm số lượng: còn bao nhiêu, thiếu bao nhiêu. Nhưng có một loại “thiếu” không hiện ra khi đếm: hàng vẫn nằm trên kệ, số lượng đủ, nhưng không bán được nữa vì dập, vỡ, hết hạn, ẩm mốc, rách bao bì. Trên sổ tồn vẫn ghi 50 hộp, thực tế bán được 30.
Hàng hư nằm lẫn trong tồn tốt gây hai thiệt hại cùng lúc: vốn chết vì hàng không bán được, và quyết định nhập sai vì số liệu báo còn hàng nên không nhập thêm. Bài này hướng dẫn kiểm kho kèm kiểm chất lượng: phân loại, ghi nhận, xử lý và đòi nhà cung cấp.
4 nhóm hàng hư cần phân loại riêng
Không phải hàng hư nào cũng xử lý giống nhau. Phân loại sai thì hoặc vứt hàng còn bán được, hoặc giữ hàng phải vứt.
| Nhóm | Dấu hiệu | Ví dụ | Cách xử lý |
|---|---|---|---|
| Hư toàn phần | Không dùng được, nguy hiểm nếu bán | Sữa chua phồng hộp, đồ hộp gỉ, rau thối | Hủy, ghi giảm tồn, có biên bản |
| Hư bao bì, ruột còn tốt | Vỏ rách, móp, ướt nhãn nhưng hàng trong nguyên | Hộp bánh móp góc, chai xước nhãn | Hạ giá bán nhanh, tách kệ riêng |
| Cận hạn, chất lượng giảm | Còn hạn nhưng sắp hết, màu sắc kém | Bánh còn 10 ngày hạn, trái cây chín mềm | Khuyến mại xả, bán kèm |
| Lỗi từ nhà cung cấp | Hỏng ngay lúc nhận, sai quy cách | Thùng giao dập, thiếu món trong kiện | Đổi trả, trừ công nợ |
Nhóm 2 là nhóm nhiều cửa hàng xử lý sai nhất. Hộp móp góc nhưng bánh bên trong nguyên mà vứt đi thì lỗ 100%. Tách ra kệ “hàng móp giảm giá” bán rẻ hơn 20 đến 30% thì thu lại được vốn, khách mua vì rẻ cũng đông.
Ngược lại nhóm 1 tuyệt đối không bán rẻ. Bán đồ hỏng cho khách thì mất một khách vĩnh viễn và có thể bị phạt an toàn thực phẩm. Tiền thu từ một hộp sữa hỏng không bù được tiền mất khách.
Kiểm chất lượng gắn vào kiểm số lượng thế nào
Không cần đợt kiểm riêng cho hàng hư. Gắn kiểm chất lượng vào các lần kiểm kho sẵn có, mỗi lần thêm một việc nhỏ.
| Đợt kiểm sẵn có | Việc chất lượng thêm vào | Mất thêm bao lâu |
|---|---|---|
| Kiểm nhận hàng mỗi ngày | Mở thùng xem dập vỡ, ngửi hàng tươi | 5 phút mỗi chuyến hàng |
| Kiểm cuối ca với hàng tươi | Nhặt rau úa, trái dập ra khỏi kệ | 10 phút |
| Kiểm tuần theo nhóm hàng | Xem hạn dùng của 20% mã trong nhóm | 15 phút |
| Kiểm tháng toàn kho | Quét hạn toàn bộ hàng cận hạn 30 ngày | 30 phút |
| Kiểm đột xuất | Kiểm chất lượng nhóm nghi ngờ gian lận đổi hàng | Theo vụ việc |
Cách làm theo đúng quy trình kiểm đếm không bỏ sót: người đếm số lượng, người thứ hai xem chất lượng và hạn. Một lượt đi qua kệ làm cả hai việc, không đi hai lượt.
Với hàng tươi sống như rau củ quả, kiểm mỗi ngày là bắt buộc vì hàng hỏng trong 24 giờ. Ảnh kệ rau củ ở đầu bài là ví dụ điển hình: chỉ cần một ngày không nhặt, rau úa lây sang rau tươi, thiệt hại nhân đôi.
Lập biên bản ghi giảm tồn hàng hư
Hàng hư trừ khỏi tồn kho bằng biên bản riêng, không trừ miệng, không trừ lẫn vào chênh lệch kiểm kho. Lý do: chênh lệch kiểm kho bình thường truy nguyên nhân thiếu thừa, còn hàng hư là chi phí đã biết rõ — trộn hai cái thì báo cáo nào cũng sai.
Mẫu biên bản ghi giảm hàng hư:
| Mục | Nội dung mẫu |
|---|---|
| Ngày lập | 14/10/2026 |
| Người lập | Ca trưởng ca sáng |
| Mã hàng | SUA-042, sữa hộp 180ml |
| Số lượng hư | 12 hộp |
| Giá vốn mỗi đơn vị | 5.500 đồng |
| Tổng giá trị ghi giảm | 66.000 đồng |
| Nguyên nhân | Hộp phồng, nghi lên men, lô nhập 09/10 |
| Ảnh chứng cứ | 3 ảnh chụp kèm |
| Người duyệt | Chủ cửa hàng ký |
| Xử lý tiếp | Hủy, đã báo nhà cung cấp |
Biên bản này lưu cùng biên bản kiểm kho của kỳ đó. Cuối tháng cộng tất cả biên bản ghi giảm lại là ra ngay chi phí hàng hư tháng đó — con số nhiều chủ cửa hàng chưa bao giờ tính, và khi tính lần đầu thường giật mình vì bằng 2 đến 3% doanh thu.
Ngưỡng cần nhớ: chi phí hàng hư quá 2% doanh thu tháng thì khâu bảo quản hoặc khâu chọn nhà cung cấp có vấn đề, phải xử lý gốc chứ không phải tăng kiểm.
Đòi nhà cung cấp: làm trong 48 giờ
Hàng hỏng do vận chuyển hoặc do lỗi nhà sản xuất thì phải đòi, nhưng đòi được hay không phụ thuộc gần hết vào thời gian báo và chứng cứ lúc nhận.
Quy trình 4 bước:
Bước 1: Chụp ảnh ngay lúc mở thùng. Thùng dập, hàng vỡ, thiếu món — chụp trước khi xếp lên kệ. Ảnh chụp sau 3 ngày không còn giá trị vì nhà cung cấp nói hỏng trong kho mình.
Bước 2: Giữ thùng, phiếu giao và tem lô. Ba thứ này là bộ chứng cứ. Vứt thùng đi rồi thì mất một phần ba chứng cứ.
Bước 3: Báo trong 24 đến 48 giờ. Gọi điện báo miệng ngay, nhắn tin kèm ảnh trong ngày. Thỏa thuận đổi trả nên chốt bằng tin nhắn để lưu vết.
Bước 4: Trừ công nợ hoặc đổi hàng. Hai hình thức phổ biến: trừ tiền vào lần nhập sau, hoặc giao bù hàng mới. Ghi rõ vào sổ công nợ, không thỏa thuận miệng. Chi tiết quản lý công nợ xem bài quản lý hàng công nợ.
| Lỗi thuộc về | Chứng cứ cần | Kết quả thường đạt được |
|---|---|---|
| Dập vỡ lúc vận chuyển | Ảnh thùng dập lúc nhận | Đổi hàng hoặc trừ tiền 100% |
| Thiếu món trong kiện | Phiếu giao đối chiếu lúc nhận | Giao bù trong chuyến sau |
| Lỗi chất lượng lô hàng | Ảnh nhiều món cùng lô cùng lỗi | Trả cả lô, trừ công nợ |
| Hỏng sau khi đã nhận quá 3 ngày | Không có | Hầu như không đòi được |
Dòng cuối bảng là lý do bước 1 và bước 3 quan trọng. Kiểm nhận hàng kỹ theo quy trình nhập hàng từ nhà cung cấp thì khâu đòi hàng này nhẹ đi một nửa.
Bảo quản để hàng ít hư: 5 điểm hay sai
Kiểm phát hiện hàng hư, nhưng bảo quản mới giảm hàng hư từ gốc. Năm điểm cửa hàng nhỏ hay sai:
1. Xếp hàng mới ra trước, hàng cũ vào trong. Nguyên tắc nhập trước xuất trước. Sai điểm này thì hàng cũ nằm trong cùng quá hạn trong khi hàng mới bán hết trước.
2. Hàng tươi để nơi thoáng, không đè nặng. Rau củ đè dưới thùng nặng thì dập trong một đêm. Kệ rau nên riêng, không xếp chồng quá 3 lớp.
3. Kho khô ráo, cách tường 10cm. Hàng bao bì giấy tựa tường ẩm thì mốc mép trong một tuần mùa mưa. Kê pallet hoặc kệ cách tường, cách sàn.
4. Nhiệt độ khu lạnh ổn định. Tủ mát mở ra đóng vào liên tục thì nhiệt tăng giảm, sữa và sữa chua nhanh hỏng hơn hạn ghi trên bao bì. Hạn chế mở tủ, kiểm gioăng tủ mỗi tháng.
5. Hàng hóa chất tách khỏi hàng ăn. Nước tẩy, bột giặt để cạnh bánh kẹo thì mùi ám sang, khách trả hàng. Khu vực riêng, cách xa ít nhất một kệ.
Năm điểm này không tốn tiền, chỉ tốn kỷ luật. Ghi vào nội quy làm việc mục bảo quản thì nhân viên mới cũng làm đúng từ tuần đầu.
Xử lý số liệu sau kiểm: tách 3 loại lệch
Kết quả kiểm kho có chất lượng sẽ cho 3 loại lệch khác nhau, mỗi loại xử lý khác nhau. Trộn chung thì không biết lỗ ở đâu.
| Loại lệch | Ví dụ | Xử lý số liệu | Xử lý gốc |
|---|---|---|---|
| Thiếu do mất, nhầm | Sổ 100, thực 92, 8 không rõ đi đâu | Ghi chênh lệch kiểm kho | Điều tra theo quy trình chênh lệch |
| Giảm do hàng hư | 12 hộp sữa phồng phải hủy | Biên bản ghi giảm riêng | Đòi nhà cung cấp, sửa bảo quản |
| Thừa do nhập sót | Thực 105, sổ 100 | Bổ sung nhập kho | Rà lại phiếu nhập |
Cách xác định và xử lý chênh lệch tồn kho áp dụng cho loại 1. Loại 2 và 3 có chứng cứ rõ ràng nên xử lý ngay trong ngày kiểm, không để dồn cuối tháng.
Cuối mỗi kỳ kiểm, tổng hợp một bảng 3 dòng: tổng giá trị thiếu chưa rõ nguyên nhân, tổng giá trị hàng hư có biên bản, tổng giá trị nhập sót bổ sung. Ba con số này cho biết kho đang lỗ ở đâu: mất cắp, bảo quản, hay sổ sách.
Checklist kiểm kho hàng hư
- Kiểm nhận hàng mỗi chuyến: mở thùng, chụp ảnh dập vỡ, giữ phiếu giao
- Hàng tươi nhặt úa dập cuối mỗi ca, không để qua đêm
- Kiểm tuần: xem hạn 20% mã trong nhóm kiểm, xoay vòng hết nhóm trong tháng
- Phân loại hư vào 4 nhóm, nhóm móp bao bì tách kệ giảm giá thay vì vứt
- Hàng hư lập biên bản ghi giảm riêng, có ảnh, có người duyệt
- Báo nhà cung cấp trong 24 đến 48 giờ, kèm ảnh lúc nhận
- Chi phí hàng hư tháng dưới 2% doanh thu, quá ngưỡng thì sửa bảo quản
- Kho cách tường 10cm, hàng mới ra trước cũ vào trong
- Tách số liệu cuối kỳ thành 3 loại lệch: mất, hư, sót
Đọc thêm: Kiểm kho là gì và khi nào cần kiểm, Kiểm kho định kỳ theo nhóm hàng, Xử lý hàng cận ngày hết hạn, Quy trình kiểm kho.
Nếu bạn muốn phần mềm tự cảnh báo hàng cận hạn, ghi giảm tồn kèm ảnh và trừ công nợ nhà cung cấp trên cùng một đơn, gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.