Quản lý tồn kho khi bán theo kg, theo lẻ và theo set
Cửa hàng bán một món theo ba kiểu: bán lẻ từng chai, bán theo set 6 chai, và bán theo kg cho khách lẻ. Nếu mỗi kiểu là một mã hàng riêng, bạn sẽ có ba con số tồn độc lập, và chỉ cần một lần nhập thiếu là tồn âm xuất hiện ở một nơi trong khi chỗ khác vẫn báo thừa.
Bài này nói cách dùng một mã hàng với nhiều đơn vị tính, bảng chuyển đổi, cách kiểm tra, và ba lỗi hay gặp khi bán nhiều đơn vị.
Vì sao không nên tách thành ba mã hàng
Cách nhiều cửa hàng làm là tạo ba mã: một mã bán lẻ, một mã bán set, một mã bán kg. Về mặt hình thức có vẻ đơn giản, nhưng tạo ra bốn vấn đề.
| Vấn đề | Hậu quả |
|---|---|
| Tồn ba mã không tự cộng | Bán hết mã lẻ nhưng mã set vẫn báo còn hàng |
| Nhập hàng vào mã nào | Chọn sai mã thì một mã âm, mã kia thừa |
| Báo cáo doanh thu theo mã | Cùng một món xuất hiện thành ba dòng, không biết món nào bán chạy |
| Giá vốn khác nhau giữa các mã | Lợi nhuận tính sai ở mã bán rẻ hơn |
Dòng cuối đáng chú ý nhất. Nếu mã “bán lẻ” có giá vốn 32.000 còn mã “bán set” có giá vốn 33.000 do chi phí đóng thùng, thì cùng một món sẽ có hai biên lợi nhuận khác nhau, và báo cáo theo mã sẽ phân tán sai.
Cách đúng: một mã hàng, một đơn vị tính gốc duy nhất, và bán theo các đơn vị khác thông qua bảng quy đổi.
Bảng chuyển đổi đơn vị tính
Đây là phần cốt lõi. Mỗi mã hàng có một đơn vị gốc, và một bảng ghi các đơn vị bán khác tương đương.
Ví dụ món nước giải khát, đơn vị gốc là chai:
| Đơn vị gốc | Đơn vị bán | Hệ số quy đổi | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| Chai | Chai | 1 | 1 chai |
| Chai | Set 6 chai | 6 | 1 set = 6 chai |
| Chai | Thùng 24 chai | 24 | 1 thùng = 24 chai |
| Chai | Kg (0,5 kg/chai) | 2 | 1 kg = 2 chai |
Hệ số quy đổi phải là số nguyên khi có thể. Trường hợp 1 kg = 2,4 chai thì phải làm tròn và quy định rõ: 1 kg bán được 2 chai, phần 0,4 chai tính vào hao hụt hoặc làm tròn lên 3 chai với món giá trị cao.
Nhập hàng luôn tính theo đơn vị gốc. Không nhập theo set, không nhập theo kg. Khi mua 10 thùng 24 chai, nhập 240 chai. Nhập theo đơn vị gốc giữ cho tồn luôn cộng dồn được, và báo cáo không bị tách.
Bán thì dùng bất kỳ đơn vị nào khách yêu cầu. Hệ thống tự trừ số lượng tương đương trong đơn vị gốc.
Cách nhập và bán không sai số
Ba quy tắc giữ cho hệ thống luôn khớp:
1. Chỉ nhập theo đơn vị gốc. Nếu nhà cung cấp giao 8 set 6 chai, nhập 48 chai. Số lượng trên phiếu nhập luôn quy đổi về đơn vị gốc.
2. Khi bán, chỉ cần chọn đơn vị bán. Nhân viên bán 1 set 6 chai, hệ thống trừ 6 chai khỏi tồn. Số hiển thị trên hoá đơn là “1 set 6 chai”, tồn hiển thị là “còn 120 chai”.
3. Không sửa tồn bằng tay khi bán. Nếu bán sai đơn vị, huỷ đơn và lập lại. Sửa tay số tồn là cách nhanh nhất để phá vỡ sự khớp giữa thực tế và sổ.
Cách kiểm tra nhanh xem hệ thống có quy đổi đúng: bán thử một đơn nhỏ ở đơn vị khác gốc, rồi xem tồn giảm đúng hệ số không.
Ví dụ đầy đủ: một món bán ba kiểu
Cửa hàng bán nước giải khát, đơn vị gốc là chai. Một thùng có 24 chai, một set có 6 chai, và khách mua theo kg với quy ước 1 kg = 2 chai.
| Ngày | Việc | Nhập (chai) | Bán | Tồn sau |
|---|---|---|---|---|
| 01/06 | Nhập 10 thùng | 240 | — | 240 |
| 03/06 | Bán lẻ 12 chai | — | 12 chai | 228 |
| 05/06 | Bán 3 set | — | 3 set = 18 chai | 210 |
| 08/06 | Bán 5 kg | — | 5 kg = 10 chai | 200 |
| 12/06 | Nhập 5 thùng | 120 | — | 320 |
Cột “nhập” luôn tính theo chai, dù trên hoá đơn nhà cung cấp ghi “10 thùng”. Cột “bán” ghi theo đơn vị khách mua, nhưng tồn luôn giảm theo chai.
Bốn tuần sau, khi cần báo cáo tồn kho theo mã, chỉ có một dòng: NGB-001, còn 320 chai. Nếu tách ba mã, sẽ có ba dòng với ba con số không cộng được.
Bảng theo dõi quy đổi
Bảng này kiểm tra hệ thống có đang quy đổi đúng, và phát hiện lỗi trước khi nó thành tồn âm.
| Mã hàng | Đơn vị gốc | Đơn vị bán | Số lượng bán | Quy đổi về đơn vị gốc | Tồn trước | Tồn sau | Khớp |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| NGB-001 | Chai | Chai | 24 | 24 | 300 | 276 | Có |
| NGB-001 | Chai | Set 6 | 10 | 60 | 276 | 216 | Có |
| NGB-001 | Chai | Kg | 4 | 8 | 216 | 208 | Có |
Cột cuối cùng luôn là “Khớp” hoặc “Lệch”. Nếu cột này có “Lệch”, lỗi nằm ở bảng quy đổi, và phải sửa bảng quy đổi chứ không sửa tồn.
Cách đối chiếu tổng thể theo tuần: tổng số lượng bán theo mọi đơn vị quy đổi về đơn vị gốc phải bằng tổng chênh lệch tồn kho trong tuần đó. Nếu lệch, có món nào quy đổi sai.
Cách lập báo cáo tồn kho theo mã nằm ở bài báo cáo sức khoẻ kho hàng và quản lý tồn kho khi số mã hàng tăng nhanh.
Ba lỗi hay gặp
1. Làm tròn hệ số quy đổi. Một kg bằng 2,4 chai, nhân viên bán 1 kg thì hệ thống trừ 2 chai. Ba ngày sau tồn lệch 2 chai mà không ai hiểu vì sao. Quy tắc: hệ số phải là số nguyên, hoặc phải có quy định rõ phần lẻ tính thế nào.
2. Đổi đơn vị gốc giữa chừng. Đổi từ chai sang set là toàn bộ lịch sử tồn kho cũ mất ý nghĩa. Nếu bắt buộc phải đổi, làm theo quy trình đổi hệ thống trong bài kiểm kho khi đổi nhà cung cấp hoặc đổi hệ thống.
3. Nhập hàng theo set, bán theo chai. Khi nhập ghi “10 set” vào trường số lượng, hệ thống hiểu là 10 chai. Tồn lệch 140 chai ngay lập tức mà không có dấu hiệu nào cho thấy lỗi. Luôn nhập theo đơn vị gốc, bất kể nhà cung cấp giao theo đơn vị nào.
| Lỗi | Dấu hiệu | Cách sửa |
|---|---|---|
| Hệ số quy đổi làm tròn | Tồn lệch dần theo thời gian | Dùng hệ số nguyên, quy định rõ phần lẻ |
| Đổi đơn vị gốc giữa chừng | Lịch sử tồn kho vô nghĩa | Đổi theo quy trình đổi hệ thống |
| Nhập theo set, bán theo chai | Lệch tồn ngay lần nhập đầu | Luôn nhập theo đơn vị gốc |
| Nhân viên sửa tay số tồn | Tồn khớp nhưng thực tế lệch | Huỷ đơn, lập lại, không sửa tay |
Khi nào nên dùng nhiều đơn vị, khi nào không
Không phải món nào cũng cần nhiều đơn vị.
| Tình huống | Cần nhiều đơn vị không |
|---|---|
| Bán lẻ, bán set, bán theo cân | Có |
| Bán lẻ và bán cho quán sỉ | Có, nhưng chỉ 2 đơn vị |
| Bán lẻ và bán theo thùng cho khách lẻ | Có |
| Bán lẻ cho đến khi hết hàng | Không, một đơn vị là đủ |
| Bán theo kg cho hàng đông tính | Có, và cần hệ số làm tròn rõ ràng |
Nguyên tắc chung: cứ mỗi đơn vị bán thêm, bạn thêm một hệ số phải kiểm tra. Cửa hàng nhỏ không cần bốn đơn vị cho một món, trừ khi bốn kiểu bán đó thực sự phổ biến.
Một lợi ích ít ngờ của việc dùng một mã với nhiều đơn vị: báo cáo doanh thu theo nhóm hàng không bị phân mảnh, và khi xem tồn đọng, bạn thấy đúng số hàng đang nằm im chứ không phải ba dòng số chia nhỏ.
Checklist quản lý tồn kho nhiều đơn vị tính
- Một mã hàng, một đơn vị gốc cho mỗi món
- Có bảng hệ số quy đổi rõ ràng cho từng đơn vị bán
- Nhập hàng luôn theo đơn vị gốc, kể cả khi nhà cung cấp giao theo set
- Bán theo đơn vị nào khách cần, hệ thống tự quy đổi
- Không sửa tay số tồn khi bán sai, huỷ đơn rồi lập lại
- Hệ số quy đổi là số nguyên, hoặc có quy định rõ phần lẻ
- Có bảng theo dõi quy đổi, kiểm tra cột “khớp” hằng tuần
- Tổng số lượng bán quy đổi phải bằng tổng chênh lệch tồn kho trong tuần
- Không đổi đơn vị gốc giữa chừng nếu không theo quy trình đổi hệ thống
- Chỉ thêm đơn vị bán khi kiểu bán đó thực sự phổ biến
Đọc thêm: Quản lý tồn kho khi số mã hàng tăng nhanh, Báo cáo sức khoẻ kho hàng, Quy trình nhập hàng từ nhà cung cấp, Quản lý tồn kho.
Cửa hàng của bạn bán cùng một món theo mấy kiểu? Gọi hotline/Zalo 0907 943 968 — chúng tôi giúp dựng bảng quy đổi và cách nhập cho đúng mặt hàng của bạn.