Quy trình nhập hàng từ nhà cung cấp
Nhập hàng là nơi tiền rời khỏi cửa hàng nhanh nhất, và cũng là nơi dễ thất lạc nhiều nhất. Hàng thiếu không biết, hàng thừa không biết, giá nhập sai không biết — cả ba đều khiến công nợ lệch và tồn kho sai mà số liệu vẫn hiện khớp.
Quy trình nhập hàng chuẩn gồm năm bước: đặt hàng, nhận hàng, đối chiếu, ghi nhận công nợ, kiểm tra lại sau 7 ngày. Bài này đưa chi tiết từng bước cùng bảng theo dõi công nợ và cách đàm phán giá nhập.
Năm bước quy trình nhập hàng
| Bước | Việc | Ai làm | Chứng từ |
|---|---|---|---|
| 1. Đặt hàng | Chốt số lượng, giá, hạn giao | Chủ cửa hàng | Đơn đặt hàng |
| 2. Nhận hàng | Kiểm số lượng, chất lượng tại xe | Nhân viên kho | Phiếu nhận kho |
| 3. Đối chiếu | So phiếu nhận với hóa đơn nhà cung cấp | Kế toán | Hóa đơn |
| 4. Ghi công nợ | Ghi vào sổ nợ phải trả theo hạn | Kế toán | Sổ công nợ |
| 5. Kiểm lại | Sau 7 ngày xem có phát sinh gì không | Chủ cửa hàng | Báo cáo tồn |
Ba bước đầu phải làm tại chỗ, không làm sau. Bước 5 là bước mà nhiều cửa hàng bỏ, nhưng đây là bước bắt được lỗi mà nhà cung cấp đã nhận rồi không sửa được nữa.
Kiểm hàng theo phân loại ABC
Kiểm từng thùng mọi mặt hàng sẽ rất chậm. Cách phân loại ABC giúp kiểm kỹ đúng chỗ cần kiểm:
| Nhóm | Đặc điểm | Cách kiểm | Thời gian |
|---|---|---|---|
| A — chủ lực | Bán 70% doanh thu, 20% số mã | Kiểm từng thùng, mở kiểm mẫu | 100% |
| B — trung bình | Bán 20% doanh thu, 30% số mã | Đếm số thùng, quét mẫu 5 thùng | 100% số thùng |
| C — chạy chậm | Bán 10% doanh thu, 50% số mã | Nhìn tổng số thùng, mở 1 thùng | Nhanh |
Nhóm A nên có 20–40 mã, nhóm B 50–100 mã, nhóm C phần còn lại. Nếu cửa hàng dưới 300 mã thì chia theo tỷ lệ bán 30 ngày gần nhất, không cần làm phân loại phức tạp.
Quy tắc quan trọng: nhóm C không phải là không kiểm, mà là kiểm bằng mắt và số thùng. Nhóm C thường là hàng dễ mất nhất — mỹ phẩm nhỏ, phụ kiện, thuốc lá — nên vẫn phải đếm số thùng, chỉ bỏ bớt việc mở từng hộp.
Phiếu nhận kho: 8 cột bắt buộc
Phiếu nhận là chứng từ duy nhất chống lại việc nhận thiếu. 8 cột sau không có thì mất tiền mà không có bằng chứng.
| Cột | Ví dụ | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Ngày nhận | 05/10/2026 | Xác định kỳ công nợ |
| Mã hàng | Mì 24 gói | Liên kết với danh mục |
| Tên hàng, đơn vị | Mì tôm, thùng 30 thùng | Tránh hiểu nhầm đơn vị |
| Số đặt | 50 thùng | So với số thực |
| Số thực nhận | 48 thùng | Phát hiện thiếu ngay |
| Lệch | −2 thùng | Căn cứ yêu cầu bổ sung |
| Đơn giá | 62.000/thùng | Ghi công nợ đúng |
| Người nhận, ký | Chữ ký tại xe | Chứng minh đã kiểm |
Bảy cột đầu bắt buộc, cột thứ tám thì nhà cung cấp không ký thì phiếu vẫn có giá trị chứng minh cửa hàng đã kiểm và ghi nhận thiếu. Điều cần làm là yêu cầu ký ngay tại xe, không phải mang phiếu về.
Ba nguyên tắc khi nhận hàng:
- Ghi nhận thiếu ngay tại xe, không nhận đủ rồi về ghi. Nhận đủ số lượng nhưng ghi thiếu vào phiếu làm số tồn hệ thống khớp giấy, cửa hàng chịu thiệt.
- Kiểm trước khi xe đi. Kiểm sau khi nhà cung cấp đi là mất đòn bẩy. Nói rõ với tài xế “em kiểm số lượng trước ạ, xong em ký” là bình thường.
- Chụp ảnh phiếu và biển xe ngay tại chỗ. Khi có tranh cãi, ảnh có giá trị, lời nói không.
Bảng theo dõi công nợ nhà cung cấp
Công nợ phải trả là khoản tiền cửa hàng đang nợ, và đây là chỗ dễ mất tiền oan nhất: hàng đã nhận nhưng chưa ghi nợ, nợ ghi hai lần, hoặc trả tiền cho hóa đơn không có hàng nhận tương ứng.
| Nhà cung cấp | Số phiếu | Tổng tiền | Đã trả | Còn nợ | Hạn trả | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|---|---|
| NCC gạo số 1 | 12 phiếu | 84.500.000 | 60.000.000 | 24.500.000 | 30 ngày | Đúng hạn |
| NCC nước giải khát | 8 phiếu | 46.200.000 | 20.000.000 | 26.200.000 | 15 ngày | Đến hạn 5 triệu |
| NCC mỹ phẩm | 15 phiếu | 38.900.000 | 38.900.000 | 0 | 30 ngày | Đã trả đủ |
| NCC rau | 40 phiếu | 18.600.000 | 15.000.000 | 3.600.000 | 7 ngày | Đến hạn 1,2 triệu |
Hai dòng đáng lo: dòng 2 đến hạn 5 triệu và dòng 4 đến hạn 1,2 triệu. Đây là số tiền cần trả trong 3 ngày tới, và phải có tiền mặt cho nó.
Quy tắc theo dõi: mỗi nhà cung cấp một dòng, không gộp. Gộp các nhà cung cấp lại thành một dòng số nợ lớn sẽ che mất nhà nào đang đến hạn. Nên có bốn cột hạn trả: chưa đến hạn, đến hạn trong 7 ngày, quá hạn, và quá hạn trên 30 ngày.
Đàm phán giá nhập mà không làm hỏng quan hệ
Nhà cung cấp bán cho cửa hàng nhỏ thường không rẻ hơn được nhiều, nhưng có ba điều có thể thương lượng mà không cần giảm giá.
| Cách thương lượng | Mức hiệu quả | Ghi chú |
|---|---|---|
| Cam kết số lượng theo tháng | Giảm giá 2–5% | Cần chắc chắn bán được, không nên hứa suông |
| Trả trước một phần, trả sau phần còn lại | Giảm giá 1–3% | Chỉ khi dòng tiền cho phép |
| Nhận hàng theo lô lớn, giá thấp hơn | Giảm giá 3–8% | Phải tính số ngày tồn trước khi đồng ý |
| Giới thiệu cửa hàng khác cùng nhận | Giảm giá hoặc ưu đãi vận chuyển | Có lợi cho cả hai, thường được chấp nhận |
| Trả nhanh đúng hạn | Ưu tiên giá, được giữ hàng khi khan | Quan trọng hơn giảm giá 1–2% |
Cách đàm phán hiệu quả nhất với nhà cung cấp là giữ tỷ lệ đúng hạn trả cao. Nhà cung cấp bán cho nhiều cửa hàng, và bên nào trả đúng hạn thì được ưu tiên lấy hàng khi khan. Trong mùa khan hàng, quyền ưu tiên này có giá trị hơn nhiều so với giảm giá 2%.
Cách nói khi đề nghị giảm giá: nêu cụ thể số lượng và cam kết, đừng nói chung chung “cho em giảm thêm được không”. “Em lấy 40 thùng mỗi tháng dồn lại, nếu giá được 60.000/thùng thì em giữ nguyên 40 thùng suốt quý” — đây là đề nghị có thể trả lời được. Còn “cho em bớt chút đi” thì không ai trả lời được.
Kiểm lại sau 7 ngày
Bước này bắt được lỗi mà nhà cung cấp đã nhận rồi không sửa được nữa.
| Kiểm tra | So với gì | Khi phát hiện sai |
|---|---|---|
| Số tồn hệ thống | Số thực tế | Điều chỉnh và tìm nguyên nhân |
| Tổng tiền công nợ | Hóa đơn nhà cung cấp | Sửa sai chênh |
| Giá nhập đúng giá hợp đồng | Bảng giá đã chốt | Sửa giá, nhận bù tiền hoặc hàng |
| Hàng hết hạn trong lô nhập | Hạn dùng trên bao bì | Yêu cầu đổi, không nhận |
| Hàng cận ngày bị bán nhanh | Số bán 7 ngày | Giảm tốc độ nhập lần sau |
Bảng này chỉ mất 20 phút mỗi tuần. Bỏ bước này thì lỗi giá nhập sai có thể tồn tại 2–3 tháng mới lộ ra, và mỗi tháng lặp lại sai số đó.
Cách làm cho bước này rẻ nhất: chỉ kiểm nhóm A — 20–40 mã chiếm 70% doanh thu. Một lỗi giá ở nhóm A mất nhiều tiền hơn 10 lỗi ở nhóm C.
Checklist quy trình nhập hàng
- Phân loại ABC mặt hàng, kiểm kỹ nhóm A, kiểm bằng mắt nhóm C
- Chốt số lượng và giá trước khi đặt, lưu đơn đặt hàng có chữ ký
- Ghi phiếu nhận 8 cột ngay tại xe, ghi thiếu trước khi xe rời
- Yêu cầu nhà cung cấp ký phiếu, chụp ảnh phiếu và biển xe
- Đối chiếu phiếu với hóa đơn, ghi công nợ theo từng nhà cung cấp một dòng
- Theo dõi công nợ theo 4 mốc hạn: chưa đến hạn, 7 ngày, quá hạn, quá 30 ngày
- Có ít nhất 2 nhà cung cấp cho nhóm hàng chủ lực, tỷ lệ 70/30
- Kiểm lại nhóm A sau 7 ngày: giá, số tồn, hạn dùng, tốc độ bán
- Ưu tiên giữ tỷ lệ trả đúng hạn cao thay vì ép giảm giá
Đọc thêm: Ngày nhập hàng hợp lý, Quản lý hàng công nợ, Sổ nhập xuất tồn kho.
Nếu bạn muốn xem cách phần mềm quản lý phiếu nhập, công nợ từng nhà cung cấp và cảnh báo trước khi đến hạn, gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.