Báo cáo tồn kho bán chạy: lấy số này ở đâu và dùng thế nào
Đa số chủ cửa hàng nhìn bảng tồn kho như một danh mục thật dày, xem cho có mà không tìm ra quyết định nào. Thực ra báo cáo tồn kho chỉ trả lời được ba câu: bán cái gì tốt, bán cái nào chán, và cần nhập cái nào trong khi chưa hết.
Bài này hướng dẫn đọc báo cáo tồn kho từ phần mềm: lấy số bán chạy ở đâu, đánh giá hàng nào cần xử lý, và kết quả suy ra quyết định nhập lại.
Báo cáo tồn kho nằm ở đâu trên phần mềm
Đường lấy số đơn giản có ba tầng. Nhiều người bị nhầm tầng đầu tiên vì họ xem bán chạy lẫn với báo cáo doanh thu.
| Tầng | Nội dung | Câu hỏi nó trả lời |
|---|---|---|
| Doanh thu theo mặt hàng | Số lượng bán, tổng doanh thu từng mã | Bán cái gì tốt |
| Tồn khả dụng theo mã | Còn trong kho trừ phần giữ cho đơn | Còn gì để bán tiếp |
| Tuổi tồn kho | Ngày nhập hàng cuối cùng, số ngày hàng ở kho | Hàng nào đang kẹt tiền |
Ba tầng này cần đều, vì chỉ một tầng thì không dẫn tới quyết định. Ví dụ bán tốt trên tầng 1 nhưng tầng 2 còn ít thì phải nhập ngay. Tầng 2 còn nhiều nhưng tầng 3 đã 90 ngày không bán được thì phải xử lý hàng chậm.
Một số phần mềm gộp ba tầng thành một trang báo cáo tồn kho, số khác tách thành ba trang riêng. Dạng nào cũng được, miễn là có đủ.
Việc giữ cho ba tầng đồng nhau nhờ quy trình kiểm kho định kỳ. Nếu trong kho không tồn số thật thì báo cáo chỉ là chuyện vẽ trên máy.
Tìm mặt hàng bán chạy thật, không phải mặt hàng nghe chạy
Cửa hàng nhỏ có hiện tượng “mặt hàng được nghe chạy” và “mặt hàng chạy thật”. Ví dụ chủ nghe khách hỏi liên tục về một loại dầu gội đầu, nhưng khách hỏi không mua, vì khách thấy giá cao rồi đi chỗ khác. Báo cáo cần chỉ ra mặt hàng ai hỏi vừa nhiều vừa mua thật.
Cách xếp hạng chuẩn là xếp theo doanh thu có trọng số lợi nhuận:
| Mã hàng | Số lượng bán tuần | Doanh thu tuần | Lợi nhuận tuần | Tỷ lệ lợi nhuận | Xếp hạng ưu tiên |
|---|---|---|---|---|---|
| Nước ngọt vị X | 120 | 1.800.000 | 360.000 | 20% | 2 |
| Sữa hộp 180ml | 200 | 1.600.000 | 220.000 | 13,75% | 3 |
| Dầu gội 450ml | 60 | 3.600.000 | 900.000 | 25% | 1 |
| Bánh quy hộp | 80 | 960.000 | 230.000 | 24% | 5 |
| Sữa chua lốc | 150 | 1.050.000 | 170.000 | 16% | 4 |
Dầu gội xếp hạng nhất vì nó mang về 900.000 đồng lợi nhuận, dù số lượng bán chỉ đứng thứ tư. Nếu chỉ nhìn số lượng thì sữa hộp được ưu tiên hơn, nhưng ưu tiên đó sai vì đuổi theo lượt giao hàng thay vì tiền lãi.
Ngưỡng ưu tiên có thể đặt đơn giản:
- Nhóm phải có hàng: lợi nhuận tuần vượt 500.000 đồng, tức đóng góp lớn vào lợi nhuận tổng.
- Nhóm giữ vừa đủ: lợi nhuận 100.000–500.000 đồng mỗi tuần.
- Nhóm xem xét: dưới 100.000 đồng, cần thêm lý do khác mới giữ lại.
Ngưỡng này nhỏ với tạp hóa nhưng hợp lý với cửa hàng tạp hóa 20–30m2. Với cửa hàng lớn hoặc siêu thị mini, nhân ngưỡng lên theo số lượng mặt hàng.
Xử lý hàng bán chậm: đừng hạ giá ngay
Hàng bán chậm dễ làm cuống, và phản ứng đầu tiên của nhiều chủ là hạ giá. Hạ giá có khi là cách sai nhất vì hạ giá không tăng được sức mua nếu hàng không có người cần.
Trước khi hạ giá, đi qua bốn khả năng theo thứ tự:
1. Chỗ đặt kệ cho món này đã đúng chưa? Hàng bán chậm do góc kệ tối, khách không thấy. Chuyển sang vị trí tốt trong 2 tuần rồi đo lại. Nếu tăng thì tội ở chỗ đặt, không ở món hàng.
2. Giá có cao hơn xung quanh không? So với cửa hàng đối diện cùng dãy phố. Nếu cao hơn 5% mà không có điểm gì khác thì giảm giá xuống ngang. Nếu ngang mà vẫn chậm thì không phải chuyện giá.
3. Món này còn phù hợp với khu vực không? Có những món bán tốt ở nơi cũ nhưng chỗ mới khách không cần. Ví dụ sữa bột cho bé bán tốt trong khu chung cư, chuyển sang khu chợ buôn thì ế vì khách chợ toàn trẻ em lớn tuổi.
4. Thương hiệu của mình có khách quen không? Một số hàng bán chậm nhưng có khoảng 5–10 khách lặp lại, vì nhóm đó chỉ mua loại đó. Bỏ món thì mất luôn nhóm khách đó. Với trường hợp này nên giữ ít tồn, nhập nhỏ giọt, không bỏ.
| Kết quả chẩn đoán | Quyết định |
|---|---|
| Kệ xấu, đổi kệ tăng | Chuyển vị trí, tiếp tục nhập bình thường |
| Giá cao hơn xung quanh | Điều chỉnh giá bằng giá xung quanh |
| Không cần ở khu này | Giảm tồn, chỉ giữ cho khách quen |
| Có nhóm khách lặp lại | Biến thành mặt hàng đặt trước, không trưng kệ chính |
| Cả bốn không ra lý do | Giảm tồn, bán thanh lý một lần rồi ngừng |
Bài xử lý hàng cận hạn nối tiếp bước giảm tồn khi hàng đã quá hạn sử dụng, xử lý theo cách bán thanh lý thay vì vứt bỏ.
Tính ngày nhập lại: công thức đơn giản
Công thức nguyên tắc: ngày còn bán được bằng tồn khả dụng chia tốc độ bán trung bình một ngày. Khi số ngày còn lại dưới thời gian đặt hàng cộng 3 ngày dự phòng thì đặt hàng ngay.
Ví dụ cụ thể cho một mã:
| Mục | Số liệu |
|---|---|
| Tồn khả dụng hiện tại | 48 hộp |
| Tốc độ bán trung bình 7 ngày | 8 hộp một ngày |
| Số ngày còn bán được | 48 / 8 = 6 ngày |
| Thời gian đặt hàng tới lúc nhận | 3 ngày |
| Ngày dự phòng cho thiếu hụt | 2 ngày |
| Ngưỡng phải đặt hàng | Còn 5 ngày bán |
Còn 6 ngày bán mà đặt hàng tới 3 ngày nhận thì đặt ngay hôm nay. Nếu đặt ngày mai thì hàng về đúng ngày hết tiền mặt, và nếu nhà cung cấp trễ một hôm thì cửa hàng trưng kệ trống một ngày.
Biến thể phức tạp hơn thêm hệ số mùa vụ. Khi một món có xu hướng bán tăng vào cuối tuần, tốc độ bán trung bình 7 ngày sẽ báo sai vào thứ Sáu. Với những món này, lấy tốc độ của 3 ngày gần nhất để tính. Chi tiết kỹ hơn với ngày nhập hàng hợp lý.
Báo cáo tồn theo ca và theo nhân viên: dùng để làm gì
Phần lớn chủ chỉ xem báo cáo tổng, bỏ qua báo cáo theo ca vì tưởng chỉ dùng để tính lương. Thực ra báo cáo theo ca cho biết món bán chạy ở giờ nào, qua đó đặt lịch nhập và ra quy trình nếu ai đó làm sai lệch tồn.
Ba ứng dụng thật:
1. Biết ca nào bán món chậm nhiều nhất. Nếu kẹo cho trẻ em bán chạy ở ca tối mà ca sáng không bán được, vấn đề có thể ở cách trưng kệ trong ca sáng. Chuyện này chỉ hiện ra khi tách theo ca.
2. Biết ai gây tồn âm. Một mã bị nhập sai thành mã khác sẽ tạo tồn âm rõ ở ca nào. Kết hợp với báo cáo theo ca và nhân viên để biết ca và người liên quan trước khi điều tra.
3. Biết giờ đông khách để tăng mã treo quầy. Nếu báo cáo theo giờ cho thấy đông nhất là 17h–19h, đó là giờ treo kẹo bánh ở quầy cho khách mua thêm. Lấy ở báo cáo tổng nhiều khi không ra vì bị trung bình cả ngày.
Đọc lượng tiền đang giữ trong kho
Báo cáo tồn kho thực chất còn là một loại báo cáo tài chính vì mỗi mã đều có giá vốn, tổng giá vốn của toàn bộ tồn bằng số tiền đang nằm ở kho chưa được bán.
Bảng mẫu cho cửa hàng 400 mã:
| Nhóm tồn | Số mã | Giá trị tồn theo giá vốn | Tỷ lệ |
|---|---|---|---|
| Bán chạy, dưới 30 ngày tuổi | 120 | 38.000.000 | 32% |
| Bán vừa, 30–60 ngày tuổi | 130 | 42.000.000 | 35% |
| Bán chậm, 60–90 ngày tuổi | 90 | 25.000.000 | 21% |
| Tồn chết, trên 90 ngày | 60 | 15.000.000 | 12% |
| Tổng | 400 | 120.000.000 | 100% |
Có 40.000.000 đồng đang ở hai nhóm dưới, trong đó nhóm tồn chết chiếm hẳn 15.000.000. Không ai cần phải tăng vốn khi có thể thu lại một nửa con số này bằng cách xử lý hàng bán chậm.
Hai hệ số cần nhớ từ bảng này:
- Tỷ lệ tốn chết: tồn trên 90 ngày chia tổng tồn. Mức này qua 15% thì cửa hàng có vấn đề ở khâu chọn mặt hàng.
- Vòng quay tồn kho: doanh thu ở giá vốn cả tháng chia giá trị tồn trung bình. Giá trị này giống tính vòng tiền, và càng cao càng tốt.
Ví dụ với doanh thu theo giá vốn 200.000.000 đồng một tháng và tồn trung bình 100.000.000 đồng, vòng quay tồn kho là 2 lần một tháng, tức hàng trung bình nằm trong kho 15 ngày. Mức này tốt với tạp hóa bán lẻ.
Kết quả rút từ báo cáo này nối thẳng vào cách đọc báo cáo doanh thu để quyết định ở phần quyết định nhập và thanh lý.
Checklist đọc báo cáo tồn kho
- Báo cáo đủ ba tầng: bán chạy theo doanh thu, tồn khả dụng, tuổi tồn
- Xếp ưu tiên theo lợi nhuận tuần, không chỉ nhìn số lượng bán
- Hàng bán chậm đi qua 4 bước: kệ, giá, khu vực, nhóm khách quen rồi mới hạ giá
- Công thức ngày còn bán: tồn khả dụng chia tốc độ trung bình ngày
- Ngưỡng đặt hàng: số ngày còn lại dưới thời gian đặt cộng 3 ngày dự phòng
- Xem theo ca để biết giờ bán chạy và người gây tồn âm
- Tính số tiền đã giữ trong kho theo giá vốn, tỷ lệ tồn chết dưới 15%
- Vòng quay tồn kho tính hàng tháng so với tháng trước
- Đơn đặt trước được trừ vào tồn, kiểm tra đặt hàng online nếu còn giữ đơn chưa giao
- Đưa kết quả vào quyết định nhập hay thanh lý rồi mới đóng báo cáo
Đọc thêm: Báo cáo tổng kho và tiền mặt, Sổ nhập xuất tồn, Cách tính giá vốn và biên lợi nhuận, Báo cáo bán hàng.
Nếu bạn muốn phần mềm hiển thị báo cáo tồn kho bán chạy, tự tính ngày cần nhập lại và cảnh báo hàng tồn chết, gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.