Báo cáo bán hàng theo ca và theo nhân viên: chống lệch két, tính đúng thưởng

Một chủ shop mỹ phẩm ở Phú Nhuận từng thưởng nóng cho nhân viên doanh số cao nhất tháng, đến khi kiểm kho mới phát hiện bạn đó giảm giá thủ công cho khách quen vô tội vạ, mỗi đơn bớt 10 đến 15% không đúng chính sách. Doanh số cao nhất cửa hàng, nhưng lãi gộp mang về thấp nhất. Ngược lại, một bạn khác doanh số trung bình nhưng chưa từng lệch két một đồng, khách quay lại nhiều nhất. Nếu chỉ nhìn doanh số, cửa hàng thưởng nhầm người và dạy cho cả đội một bài học sai: cứ bán được nhiều là giỏi, bất kể lãi bao nhiêu.

Báo cáo theo ca và theo nhân viên sinh ra để giải quyết hai việc khác nhau nhưng liên quan: báo cáo ca chống thất thoát tiền trong ngày, báo cáo nhân viên đánh giá đúng người trong tháng. Bài viết này hướng dẫn cả hai, kèm bảng mẫu và cách chia ca theo giờ cao điểm.

Báo cáo theo ca: khóa tiền từng ca, lệch ca nào tra ca đó

Nguyên tắc đầu tiên: tiền của ca nào chốt riêng ca đó, không gộp chung cuối ngày. Cửa hàng hai ca mà chỉ chốt một lần buổi tối thì khi thiếu 300.000đ không ai biết thiếu ở ca sáng hay ca chiều, hai thu ngân đùn đẩy nhau và chủ cửa hàng đành chịu mất. Chia chốt theo ca thì ca sáng thiếu bao nhiêu hiện ngay lúc 14h, nhân viên còn ở đó, camera còn lưu, trí nhớ còn mới.

Mỗi lần khóa ca, báo cáo phải tách doanh thu theo từng phương thức thanh toán, vì mỗi phương thức đối chiếu một kiểu khác nhau:

Tiền mặt là phương thức duy nhất phải đếm tay, các phương thức còn lại đối chiếu sao kê là xong. Quy định rõ: thu ngân nào ký khóa ca thì chịu trách nhiệm số liệu ca đó. Bàn giao ca phải có hai chữ ký, người giao và người nhận, kèm số tiền mặt bàn giao đếm trước mặt nhau. Nhiều vụ lệch két không phải gian lận mà do bàn giao ẩu: ca sáng để tiền lẻ trong ngăn kéo không ghi, ca chiều đếm thiếu rồi báo lệch oan.

Ba nguyên nhân lệch két phổ biến nhất theo kinh nghiệm thực tế là thối nhầm tiền, chiếm khoảng một nửa các vụ lệch nhỏ dưới 200.000đ; quên ghi chi trong ca như tiền mua túi nilon, tiền gửi xe cho khách; và hủy hóa đơn sau khi đã thu tiền rồi quên thu lại hoặc quên hủy trên hệ thống. Cả ba đều tra được trong lịch sử giao dịch của ca nếu khóa ca đúng giờ. Để dồn cuối ngày mới tra thì nhân viên đã quên mình thối cho khách nào, coi như mất dấu.

Chủ cửa hàng tìm hiểu tính năng quản lý ca để mỗi ca tự tổng kết số liệu khi bấm kết ca, và đọc bài quản lý doanh thu hàng bán ra trong ngày để nắm quy trình chốt số chuẩn từng bước.

Báo cáo theo nhân viên: doanh số chỉ là một nửa câu chuyện

Sang đến đánh giá nhân viên, sai lầm lớn nhất là xếp hạng mọi người bằng một cột doanh số duy nhất. Bảng dưới đây là số liệu tháng 9 của 4 nhân viên một shop thời trang, và nó cho thấy vì sao một cột là không đủ:

Đọc kỹ bảng này, thứ hạng đảo lộn hoàn toàn so với bảng doanh số. Bạn An doanh số cao nhất nhưng giảm giá thủ công gần 5 triệu, tỷ lệ trả hàng cao gấp ba lần mọi người, lãi gộp mang về thua bạn Bình dù doanh số hơn 16 triệu. Bạn Chi doanh số chỉ đứng thứ ba nhưng phục vụ nhiều khách nhất với 510 hóa đơn, tỷ lệ trả hàng thấp nhất, lãi gộp gần bằng người đứng đầu. Nếu thưởng theo doanh số, An nhận thưởng cao nhất là thưởng cho người làm lãi ít nhất và chiều khách sai chính sách.

Cách tính thưởng công bằng gồm ba thành phần theo trọng số. Lương cứng đảm bảo thu nhập tối thiểu để nhân viên yên tâm. Thưởng theo lãi gộp thay vì doanh số, để nhân viên tự cân nhắc trước khi giảm giá cho khách: bớt 100.000đ cho khách là bớt trực tiếp tiền thưởng của mình. Thưởng kỷ luật cho các chỉ tiêu không lệch két, tỷ lệ trả hàng dưới ngưỡng, không vi phạm quy trình. Công thức gợi ý: thưởng lãi gộp bằng 5 đến 8% phần lãi vượt định mức cá nhân, thưởng kỷ luật là khoản cố định 500.000đ đến 1.000.000đ khi cả tháng không vi phạm. Con số cụ thể tùy biên lãi từng ngành, nhưng nguyên tắc giữ nguyên: ai mang lãi thật về nhiều và làm việc kỷ luật thì nhận nhiều.

Một điểm hay bị bỏ qua là chi phí nhân sự trên doanh thu. Cộng tổng lương thưởng 4 nhân viên là 42,1 triệu trên tổng doanh số 506 triệu, tỷ lệ khoảng 8,3%. Với shop thời trang biên lãi gộp 25%, tỷ lệ này là an toàn. Ngưỡng cảnh báo cho bán lẻ thường là 12 đến 15% tùy ngành: vượt ngưỡng thì dù doanh số tăng, cửa hàng vẫn có thể lỗ sau khi trừ mặt bằng và chi phí khác. Báo cáo nhân viên vì vậy phải luôn có dòng tổng chi phí nhân sự, để chủ cửa hàng biết mỗi quyết định tăng thưởng hay tuyển thêm người tác động thế nào đến đáy lợi nhuận.

Để gắn doanh số đúng người, cửa hàng cần quy định mỗi hóa đơn phải đăng nhập đúng tài khoản nhân viên bán, không dùng chung tài khoản quầy. Tài khoản chung làm báo cáo nhân viên vô nghĩa và triệt tiêu trách nhiệm cá nhân. Chi tiết cách phân quyền và theo dõi xem tại quản lý nhân viên trong phần mềm bán hàng.

Phân bổ ca theo khung giờ cao điểm

Báo cáo bán hàng theo khung giờ cho biết cửa hàng đông lúc nào và vắng lúc nào. Số liệu một tuần của cửa hàng tạp hóa mẫu:

Khung 17h đến 20h gánh 30% doanh thu ngày mà chỉ có 2 người, trong khi khung 13h đến 17h vắng khách vẫn giữ 2 người. Điều chỉnh đơn giản: chuyển một người từ ca trưa sang ca tối, giờ vắng cho nghỉ luân phiên. Thay đổi này không tốn thêm đồng lương nào mà quầy giờ cao điểm thêm một tay, hàng đợi ngắn lại, khách ít bỏ đi hơn. Với giá trị đơn trung bình 130.000đ, mỗi giờ cao điểm giữ thêm được 5 khách là thêm 650.000đ doanh thu ngày, gần 20 triệu một tháng.

Nguyên tắc chia ca có ba điểm. Thứ nhất, ca giao nhau 30 phút vào giờ cao điểm để bàn giao tiền và hàng trước mặt nhau, không bàn giao vội lúc đông khách. Thứ hai, nhân viên giỏi bán hàng xếp vào giờ cao điểm, nhân viên mới xếp giờ vắng để học việc mà không ảnh hưởng doanh thu. Thứ ba, xem lại bảng khung giờ mỗi quý một lần vì lưu lượng khách thay đổi theo mùa: hè khách mua đồ uống buổi trưa đông, Tết khách dồn buổi tối, học sinh tựu trường đông buổi sáng.

Xử lý vi phạm và giữ người giỏi

Báo cáo chỉ có tác dụng khi số liệu dẫn đến hành động. Với lệch két, áp dụng lũy tiến ba mức: lần đầu nhắc nhở và ghi nhận, lần hai trừ vào thưởng kỷ luật tháng, lần ba liên tiếp hoặc một lần lệch lớn trên 500.000đ không giải trình được thì chuyển vị trí khỏi thu ngân. Quy định này phải thông báo trước cho toàn đội, dán ở quầy, áp dụng giống nhau cho mọi người. Kỷ luật bất ngờ và không đồng đều phá đội ngũ nhanh hơn bất kỳ khoản lệch két nào.

Với gian lận có chủ ý như tự giảm giá cho người quen, hủy hóa đơn lấy tiền, phát hiện qua báo cáo thì xử lý ngay và dứt khoát. Dấu hiệu điển hình trên báo cáo: một nhân viên có tỷ lệ hủy hóa đơn hoặc giảm giá thủ công cao gấp nhiều lần trung bình đội. Tra lịch sử giao dịch theo tài khoản sẽ thấy hóa đơn hủy tập trung vào giờ vắng, giảm giá không kèm lý do. Những trường hợp này không có lần hai, vì giữ lại một người gian lận sẽ dạy cả đội rằng gian lận không sao.

Ngược lại, báo cáo cũng là công cụ giữ người giỏi. Nhân viên lãi gộp cao, không lệch két, khách quay lại nhiều xứng đáng được tăng thưởng công khai trước đội. Công khai tiêu chí và công khai người đạt, để cả đội thấy làm tốt được ghi nhận bằng số liệu chứ không bằng cảm tính của quản lý. Một cửa hàng giữ được nhân viên giỏi ba năm tiết kiệm được bao nhiêu chi phí tuyển dụng và đào tạo lại, ai làm chủ cũng tự tính được.

Chủ cửa hàng xem thêm kiến thức bán hàng về quản trị đội ngũ, tham khảo toàn bộ chuyên mục báo cáo bán hàng để hoàn thiện hệ thống số liệu, và liên hệ qua trang liên hệ khi cần thiết lập mẫu báo cáo ca và hoa hồng theo mô hình của mình.

Câu hỏi thường gặp

Báo cáo theo ca giúp phát hiện lệch két bằng cách nào?

Mỗi ca khóa số riêng theo từng phương thức thanh toán, đếm tiền thực tế đối chiếu ngay. Lệch ca nào tra đúng lịch sử giao dịch ca đó, không đổ lẫn sang ca khác.

Đánh giá nhân viên chỉ dựa vào doanh số có công bằng không?

Không. Phải tính thêm lợi nhuận gộp, tỷ lệ trả hàng, số lần giảm giá thủ công và chi phí lương trên doanh thu. Nhân viên doanh số cao nhưng giảm giá nhiều có thể mang về lãi thấp hơn.

Nên chia ca theo khung giờ nào?

Chia theo lưu lượng khách thực tế của cửa hàng, tăng người vào khung giờ cao điểm và giảm người giờ vắng. Dữ liệu khung giờ trong báo cáo bán hàng là căn cứ duy nhất đáng tin.

Nếu bạn muốn xem phần mềm chạy trực tiếp với đúng mô hình cửa hàng của mình — kho, công nợ, nhân viên, báo cáo — gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.