Báo cáo doanh thu theo nhóm hàng: biết món nào thực sự mang tiền
Báo cáo doanh thu tổng cho biết cửa hàng kiếm được bao nhiêu. Báo cáo theo nhóm hàng cho biết nhóm nào đang gánh cửa hàng và nhóm nào đang chiếm chỗ mà không mang lại tiền — đây là thông tin dùng được để quyết định nhập hàng, còn báo cáo tổng thì không dùng để quyết định gì.
Bài này nói cách lập báo cáo này, đọc nó ra sao, và những cái bẫy thường gặp khi nhóm hàng được cấu hình sai.
Nhóm hàng phải được cấu hình trước mọi thứ
Mọi báo cáo theo nhóm đều dựa trên một phép gán: mỗi mã hàng thuộc một nhóm. Nếu cửa hàng chưa phân nhóm, báo cáo này không tồn tại.
Cấu hình nhóm hàng nên theo cách bạn ra quyết định nhập hàng, không theo cách bạn trưng bày kệ. Đây là điểm hay sai nhất:
| Nhóm theo cách trưng bày kệ | Nhóm theo cách ra quyết định nhập hàng |
|---|---|
| Kệ 1, Kệ 2, Kệ 3 | Bán chạy, Bán vừa, Bán chậm |
| Nước, Bánh, Mì | Thực phẩm chính, Đồ ăn nhanh, Nước uống, Đồ gia dụng |
| Hàng nhập sỉ, Hàng lẻ | Có chuyển thưởng, Không chuyển thưởng |
Nhóm theo kệ vô dụng vì kệ thay đổi vị trí theo mùa, còn quyết định nhập hàng thì không. Nhóm theo mức bán chạy dùng được cho cả hai việc: biết nhóm nào cần luôn có hàng, và biết nhóm nào đang tồn đọng.
Nhóm hàng nên có khoảng 5 đến 12 nhóm. Ít hơn 5 thì không đủ để ra quyết định, nhiều hơn 15 thì báo cáo rối.
Bốn chỉ số cần nhìn cùng nhau
Với mỗi nhóm hàng, bốn con số này đi kèm nhau. Nhìn riêng một con số sẽ dẫn tới kết luận sai.
| Chỉ số | Công thức | Nó nói lên điều gì |
|---|---|---|
| Tỷ lệ doanh thu | Doanh thu nhóm ÷ tổng doanh thu | Nhóm nào đang gánh cửa hàng |
| Tỷ lệ số lượng hàng | Số lượng tồn nhóm ÷ tổng tồn | Nhóm nào đang chiếm nhiều chỗ |
| Tỷ lệ lợi nhuận gộp | Lợi nhuận gộp nhóm ÷ tổng lợi nhuận gộp | Nhóm nào thực sự kiếm tiền |
| Vòng quay tồn | Giá vốn bán ÷ tồn trung bình | Nhóm nào quay nhanh hay chậm |
Hai tỷ lệ đầu so với nhau là chỉ số quan trọng nhất. Doanh thu cao nhưng chiếm nhiều chỗ là tốt. Doanh thu thấp nhưng chiếm nhiều chỗ là vấn đề. Và ngược lại, doanh thu thấp nhưng chiếm ít chỗ thì đó là nhóm đang bị bỏ quên — cũng là cơ hội.
Bảng mẫu cho một cửa hàng tạp hoá 4 nhóm:
| Nhóm | Doanh thu | % DT | % Số lượng tồn | % Lợi nhuận gộp | Vòng quay | Chẩn đoán |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nước uống | 90 triệu | 36% | 12% | 28% | 6,2 | Đang tốt, tăng thêm được |
| Thực phẩm chính | 80 triệu | 32% | 45% | 34% | 1,8 | Chiếm chỗ quá nhiều so với doanh thu |
| Đồ ăn nhanh | 45 triệu | 18% | 25% | 18% | 1,4 | Cần xem lại giá và tồn |
| Gia dụng | 35 triệu | 14% | 18% | 20% | 2,1 | Bình thường |
Bảng này nói lên điều mà báo cáo tổng không nói: nhóm thực phẩm chính chiếm 45% số lượng hàng nhưng chỉ 32% doanh thu. Đó là nhóm đang chiếm chỗ của nhóm nước uống — chiếm 45% chỗ mà chỉ mang về 32% tiền. Nhóm nước uống ngược lại: 12% chỗ, 36% tiền.
Đọc bảng theo ba câu hỏi
Câu 1: Nhóm nào đang gánh cửa hàng? Nhóm có tỷ lệ doanh thu cao nhất. Với nhóm này, rủi ro lớn nhất là hết hàng. Phải luôn có tồn tối thiểu, và nhịp nhập kho phải khớp với tốc độ bán.
Câu 2: Nhóm nào đang chiếm chỗ mà không mang tiền? So sánh tỷ lệ số lượng tồn với tỷ lệ doanh thu. Nhóm nào có chỗ nhiều hơn tỷ lệ tiền thì đang tồn đọng. Với nhóm đó, ba việc: giảm tồn, tăng tốc bán, hoặc bỏ nhóm.
Câu 3: Nhóm nào quay nhanh? Vòng quay cao nghĩa là hàng về kho và đi hết nhanh — cần nhập nhiều hơn. Vòng quay thấp nghĩa là hàng nằm — cần xử lý, không cần nhập thêm.
| Kết quả so sánh | Chẩn đoán | Hành động |
|---|---|---|
| % DT cao, % tồn thấp | Nhóm đang gánh, thiếu hàng | Tăng tồn tối thiểu, nhập thường xuyên |
| % DT thấp, % tồn cao | Đang chiếm chỗ | Giảm tồn, xả hàng, xem lại giá |
| % DT cao, % tồn cao | Nhóm trụ cột, quay nhanh | Duy trì, đừng tăng thêm tồn |
| % DT thấp, % tồn thấp | Đang bị bỏ quên | Xem lại có nên bán tiếp không |
Bảy cái bẫy thường gặp
1. Nhóm hàng đổi theo mùa nhưng báo cáo vẫn so sánh cùng nhóm. Cửa hàng bán nhiều nước uống vào mùa hè, nước uống có % tồn thấp trong tháng 3 là bình thường, không phải thiếu hàng. Luôn so sánh cùng kỳ trước năm trước, không chỉ so với tháng trước.
2. Lợi nhuận gộp tính sai vì thiếu giá vốn. Nhóm nào không có giá vốn nhập vào thì lợi nhuận gộp của nhóm đó là 100%, làm báo cáo sai hoàn toàn. Cách nhập giá vốn lần đầu nằm ở bài tính giá vốn và biên lợi nhuận theo mặt hàng.
3. Nhóm hàng quá nhiều, không ra quyết định được. 30 nhóm hàng với mỗi nhóm 3 món là tệ hơn 5 nhóm hàng với mỗi nhóm 40 món, vì báo cáo sẽ dài hơn khả năng đọc.
4. Tỷ lệ doanh thu cao nên nhầm là nhóm tốt nhất. Nhóm chiếm 40% doanh thu có thể có lợi nhuận gộp thấp hơn nhóm chiếm 12%. Cần luôn nhìn cả ba cột doanh thu, lợi nhuận gộp và số lượng tồn cùng lúc.
5. Quầy hàng tồn là của cả cửa hàng chứ không phải của nhóm. Khi nhân viên lấy hàng từ kệ để lên quầy, tồn trên hệ thống giảm nhưng hàng vẫn còn trong cửa hàng. Nếu báo cáo tồn không tính hàng trên quầy, nhóm bán chạy sẽ luôn bị báo âm. Quy trình ghi nhận hàng nằm ở bài quy trình nhập hàng từ nhà cung cấp.
6. Xem báo cáo theo nhóm mà không xem theo mã. Nhóm “Đồ ăn nhanh” tồn cao có thể do một món quá hạn, còn lại các món khác bán rất tốt. Báo cáo theo nhóm chỉ ra vấn đề, báo cáo theo mã chỉ ra món. Cả hai cần dùng, theo thứ tự nhóm trước rồi mã sau.
7. Đổi nhóm hàng giữa chừng làm hỏng lịch sử. Nếu tháng trước một mã nằm ở nhóm “Nước uống” và tháng này chuyển sang “Đồ gia dụng”, báo cáo so sánh sẽ sai. Trước khi đổi nhóm, ghi nhận lại và cắt dữ liệu theo nhóm cũ.
Tần suất xem báo cáo này
| Tần suất | Việc cần làm |
|---|---|
| Hằng tuần | Nhìn nhóm bán chạy: còn hàng không, tồn có đạt tối thiểu không |
| Hằng tháng | So sánh 4 chỉ số của mỗi nhóm với tháng trước và cùng kỳ năm trước |
| Hằng quý | Xem nhóm nào chiếm chỗ nhiều nhưng tiền ít, quyết định giảm tồn hay bỏ nhóm |
| Khi có thay đổi lớn | Thêm bớt mã, đổi nhóm, nhập hàng mạnh thì xem lại ngay |
Cách tổ chức báo cáo theo tuần nằm ở bài mẫu báo cáo hằng ngày và báo cáo hằng tuần, và cách chọn số liệu cần theo dõi nằm ở bài chỉ số KPI báo cáo bán hàng.
Checklist đọc báo cáo doanh thu theo nhóm hàng
- Cấu hình nhóm hàng theo cách ra quyết định nhập hàng, không theo vị trí kệ
- Giữ 5 đến 12 nhóm, không chia quá nhỏ
- Nhìn 4 chỉ số cùng lúc: % doanh thu, % số lượng tồn, % lợi nhuận gộp, vòng quay
- So % số lượng tồn với % doanh thu để tìm nhóm đang chiếm chỗ
- Luôn so cùng kỳ năm trước khi nhóm hàng có tính mùa vụ
- Kiểm tra mọi nhóm đã có giá vốn trước khi tin vào cột lợi nhuận gộp
- Biết hàng trên quầy không bị tính nhầm ra khỏi tồn
- Khi thấy nhóm tồn cao, xuống tới mã hàng để tìm món cụ thể
- Ghi nhận trước khi đổi nhóm hàng để không phá lịch sử so sánh
- Xem báo cáo hằng tuần cho nhóm bán chạy, hằng tháng cho toàn bảng
Đọc thêm: Báo cáo tồn kho bán chạy, Báo cáo lợi nhuận theo mặt hàng, Nhập hàng hợp lý để không bị tồn kho, Báo cáo bán hàng.
Chưa cấu hình nhóm hàng và muốn biết chia thế nào cho đúng cửa hàng của mình? Gọi hotline/Zalo 0907 943 968 — tôi gợi ý cách chia nhóm dựa trên mặt hàng thực tế của bạn.