Báo cáo lợi nhuận theo kênh bán: cửa hàng, online, livestream
Cửa hàng mở cửa cả ngày, bán tại quầy, bán trên Facebook, bán qua Zalo, livestream thứ bảy — và báo cáo cuối tháng gộp tất cả thành một dòng doanh thu. Dòng đó trông rất đẹp và hoàn toàn vô nghĩa.
Vì sao vô nghĩa? Vì mỗi kênh bán có một cấu trúc chi phí khác nhau. Bán tại quầy không tốn phí hoa hồng sàn, không tốn bao bì và giao hàng, không mất tiền quảng cáo. Bán trên sàn thì tốn cả ba.
Bài này nói cách tách báo cáo theo kênh, và ba sai lầm làm kênh online tưởng lãi.
Quy tắc ghi nhận kênh bán
Một đơn thuộc một kênh duy nhất, theo nơi khách đặt hàng. Không chia nửa, không gộp.
| Kênh | Xác định khi nào | Ghi nhận |
|---|---|---|
| Tại quầy | Khách mang hàng ra quầy tính tiền | Kênh quầy |
| Facebook và Zalo đặt hàng | Khách nhắn tin đặt, cửa hàng giao hoặc khách tự đến lấy | Kênh online |
| Livestream | Đơn phát sinh trong hoặc ngay sau buổi livestream | Kênh livestream |
| Sàn thương mại | Đơn đặt trên Shopee, Lazada, TikTok Shop | Kênh sàn |
| Giao hàng cho quán sỉ | Khách là đơn vị, mua số lượng lớn | Kênh sỉ |
| Đặt hàng của công ty, trường học | Hợp đồng, báo giá | Kênh hợp đồng |
Trường “kênh bán” nên là một trường bắt buộc khi lập đơn, không phải trường chọn sau. Nếu nhân viên phải nhớ để điền sau, sẽ có đơn bị bỏ trống và báo cáo lệch.
Cách nhận đặt hàng online để không bỏ sót nằm ở bài nhận đặt hàng online bán tại cửa hàng.
Chi phí phải tách theo kênh
Đây là phần quyết định báo cáo có ý nghĩa hay không. Bảng dưới đây là chi phí cần gán vào từng kênh.
| Khoản chi | Kênh quầy | Kênh online | Kênh livestream | Kênh sàn |
|---|---|---|---|---|
| Hoa hồng sàn | — | 5–15% | 5–15% | 8–20% |
| Bao bì, túi, hộp | Mức đơn lẻ | Có | Có | Theo quy định sàn |
| Vận chuyển | — | Có | Có | Thường do sàn chi trả |
| Quảng cáo, tăng lượt thích | — | Có | Có | Có |
| Chi phí nhân sự đếm hàng | Có | Có | Có | Có |
| Chi phí nhân sự đóng gói | — | Có | Có | Có |
| Hoàn trả, đổi hàng | Thấp | Trung bình | Cao nhất | Trung bình |
| Chi phí cửa hàng (điện, nước, mặt bằng) | Có | Có | Có | Có |
| Tiền lương cố định | Có | Có | Có | Có |
Hai dòng cuối không thuộc riêng kênh nào, nhưng phải được phân bổ, nếu không kênh nào cũng có lợi nhuận thật.
Cách phân bổ chi phí cố định: theo tỷ lệ doanh thu của từng kênh. Cửa hàng doanh thu 70% tại quầy thì 70% tiền mặt điện nước và mặt bằng tính vào kênh quầy.
Cách phân bổ lương: theo số giờ thực tế. Nếu một nhân viên ngồi đóng gói đơn online 3 giờ mỗi ngày, thì 3 giờ đó thuộc kênh online, không phải kênh quầy. Nếu không tách, kênh quầy bị tính nhiều chi phí hơn và bị đánh giá thấp hơn nó thực tế.
Bảng so sánh 3 kênh
Ví dụ một cửa hàng có cả ba kênh trong tháng.
| Chỉ số | Kênh quầy | Kênh online | Kênh livestream |
|---|---|---|---|
| Số đơn | 1.240 | 310 | 96 |
| Doanh thu | 196.000.000 | 58.000.000 | 42.000.000 |
| Tiền hàng | 138.000.000 | 41.500.000 | 31.000.000 |
| Chi phí sàn, vận chuyển | 0 | 7.800.000 | 5.600.000 |
| Bao bì, đóng gói | 900.000 | 2.400.000 | 1.900.000 |
| Quảng cáo | 0 | 3.200.000 | 4.500.000 |
| Nhân sự đếm, đóng gói | 14.000.000 | 5.400.000 | 3.800.000 |
| Chi phí cố định phân bổ | 18.400.000 | 5.500.000 | 3.900.000 |
| Lợi nhuận gộp | 24.700.000 | −7.400.000 | −9.200.000 |
| Tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu | 12,6% | −12,7% | −21,9% |
| Tỷ lệ hoàn trả | 0,4% | 6,2% | 11,8% |
Đọc bảng này thì thấy ngay: kênh quầy mang 24,7 triệu lợi nhuận, còn hai kênh còn lại đang lỗ 16,6 triệu. Trong báo cáo gộp, cửa hàng này trông như đang làm ăn tốt ở ba kênh, và sẽ tiếp tục đổ tiền vào hai kênh lỗ thêm nữa.
Dòng tỷ lệ hoàn trả ở cuối giải thích phần lớn chênh lệch của livestream: 11,8% đơn bị hoàn, và mỗi đơn hoàn mất cả tiền hàng lẫn tiền quảng cáo đã bỏ ra để kéo khách.
Cách đọc báo cáo doanh thu để ra quyết định nằm ở bài cách đọc báo cáo doanh thu để quyết định, và cách tính lợi nhuận theo mặt hàng nằm ở bài báo cáo lợi nhuận theo mặt hàng.
Ba sai lầm làm kênh online tưởng lãi
Sai lầm 1: không trừ chi phí hoa hồng sàn
Phí hoa hồng trên sàn thường là 5–15%, và bán hàng online có xu hướng bán nhiều món giá thấp để hút lượt theo. Kết quả: tỷ lệ hoa hồng ăn vào lợi nhuận gộp lớn hơn nhiều so với bán tại quầy.
Cách kiểm tra nhanh: lấy doanh thu kênh sàn, trừ tiền hàng, trừ phí sàn. Nếu con số còn lại nhỏ hơn 15%, kênh đó đang rất mỏng và mọi chi phí khác sẽ đẩy nó lỗ.
Sai lầm 2: quên chi phí quảng cáo và tăng lượt thích
Đây là khoản chi dễ sót nhất, vì nó nằm ở ví tiền cá nhân hoặc tài khoản quảng cáo riêng, không đi qua sổ quỹ cửa hàng.
Quy tắc: mọi khoản chi quảng cáo cho cửa hàng phải có hóa đơn và vào sổ chi của cửa hàng, kể cả khi chủ cửa hàng tự bỏ tiền. Không ghi thì báo cáo không biết kênh nào đang được đầu tư và bao nhiêu tiền thực sự quay lại.
Sai lầm 3: không tính chi phí hoàn trả và đổi hàng
Tỷ lệ hoàn trả phải được tính vào giá vốn của kênh, không phải để ngoài.
Cách tính: nếu tỷ lệ hoàn trả là 10%, thì trên mỗi 100 đơn bán được, cửa hàng phải bỏ ra tiền hàng cho 10 đơn đó mà không thu được tiền bán. Nghĩa là lợi nhuận gộp thực tế thấp hơn con số trên báo cáo khoảng 10% giá trị đơn, chưa tính chi phí vận chuyển hai lần và công sức xử lý.
Nên trong báo cáo, dòng “doanh thu thuần” của kênh phải là: doanh thu trừ giá trị hàng hoàn trả.
Đơn vị so sánh phải giống nhau
So sánh kênh này với kênh kia thì phải dùng cùng một đơn vị. Ba cách so sánh, mỗi cách nói một điều khác nhau.
| Đơn vị so sánh | Công thức | Nói lên điều gì |
|---|---|---|
| Lợi nhuận trên 1 đơn | Lợi nhuận gộp ÷ số đơn | Kênh nào bán được đơn đặt biệt lời |
| Lợi nhuận trên 1 khách | Lợi nhuận gộp ÷ số khách khác nhau | Kênh nào thu hút khách tốt hơn |
| Doanh thu trên 1 giờ ca | Doanh thu ÷ tổng giờ bán | Kênh nào đang lấy hết công sức đội ngũ |
Ba cách này thường cho ra kết luận khác nhau, và đó là điều tốt. Ví dụ kênh quầy có lợi nhuận trên đơn cao nhất nhưng doanh thu trên giờ ca lại thấp nhất, vì quầy cần nhiều người trực. Kênh online ngược lại: mỗi đơn nhỏ hơn nhưng lại chạy không cần người.
Cách tính giá trị đơn trung bình nằm ở công cụ tính giá trị đơn hàng và bán thêm, và cách đo theo ca nằm ở bài báo cáo bán hàng theo ca và theo nhân viên.
Cách dùng báo cáo này để quyết định
Báo cáo lợi nhuận theo kênh chỉ có giá trị khi nó dẫn tới quyết định. Ba quyết định thường gặp:
| Kết quả | Quyết định |
|---|---|
| Kênh online lỗ do chi phí quảng cáo quá tay | Giảm ngân sách quảng cáo, giữ phần tối ưu, đừng cắt hết |
| Kênh online lỗ do hoàn trả cao | Kiểm tra chất lượng mô tả sản phẩm và đóng gói, không phải giảm giá |
| Kênh livestream lỗ do chi phí quảng cáo | Tính chi phí một lượt xem tối thiểu, bỏ livestream không đạt ngưỡng |
| Kênh quầy lãi tốt nhưng doanh thu trên giờ ca thấp | Cân nhắc thêm ca hoặc tăng giá trị đơn thay vì tăng đầu tư |
Dòng cuối là lý do cần cả ba đơn vị so sánh. Nếu chỉ nhìn lợi nhuận, bạn sẽ tăng đầu tư vào kênh quầy vì nó lãi, trong khi thực ra kênh quầy đang kéo tỷ lệ trên giờ ca xuống.
Cách chuẩn bị một buổi livestream nằm ở bài bán hàng livestream cho cửa hàng nhỏ.
Bốn việc cần làm để báo cáo này dùng được
1. Thêm trường kênh bán vào đơn hàng, bắt buộc. Không có trường này thì không có báo cáo. Đây là việc cấu hình một lần.
2. Ghi lại chi phí theo kênh từ hôm nay. Ai ghi, ghi khi nào, vào đâu. Không ghi thì sau 3 tháng không ai nhớ.
3. Đóng gói và vận chuyển lấy từ đâu. Nếu dùng đơn vị vận chuyển có báo giá theo khối lượng, lưu lại bảng giá để quy đổi theo kênh.
4. Chốt tỷ lệ hoàn trả theo kênh mỗi tháng. Không cần chính xác tuyệt đối, nhưng phải có con số để đưa vào báo cáo. Tỷ lệ lấy từ sổ trả hàng, chia cho tổng số đơn của kênh đó.
Checklist báo cáo lợi nhuận theo kênh bán
- Một đơn thuộc một kênh duy nhất, theo nơi khách đặt hàng
- Có trường kênh bán bắt buộc khi lập đơn
- Tách hồa hồng sàn, vận chuyển, bao bì, quảng cáo, đóng gói vào từng kênh
- Phân bổ chi phí cố định theo tỷ lệ doanh thu từng kênh
- Phân bổ lương theo giờ thực tế của từng kênh
- Tính chi phí hoàn trả vào doanh thu thuần của kênh
- Mọi chi phí quảng cáo phải có hoá đơn và vào sổ chi cửa hàng
- So sánh bằng ba đơn vị: lợi nhuận trên đơn, trên khách, doanh thu trên giờ ca
- Lợi nhuận thật của kênh = doanh thu thuần trừ toàn bộ chi phí đã tách
- Báo cáo phải dẫn tới quyết định cụ thể, không chỉ để xem
- Cập nhật tỷ lệ hoàn trả theo kênh mỗi tháng
Đọc thêm: Báo cáo doanh thu theo nhóm hàng, Đối chiếu doanh thu với tiền mặt, Nhận đặt hàng online bán tại cửa hàng, Báo cáo bán hàng.
Muốn biết kênh nào đang thực sự kiếm tiền cho cửa hàng? Gọi hotline/Zalo 0907 943 968 — chúng tôi giúp dựng báo cáo tách chi phí theo đúng các kênh bán của bạn.