Sổ nhập xuất tồn kho theo mặt hàng là gì

Cuối tháng, chủ một siêu thị mini mở báo cáo: phần mềm báo còn 84 thùng mì, đếm thực tế chỉ còn 71. 13 thùng không rõ đi đâu. Sổ tay ghi nhập mờ nhòe không đọc được. Bài này giải thích sổ nhập xuất tồn từ gốc: cấu trúc, nguyên tắc, chứng từ, đối chiếu và truy nguyên nhân lệch số.

Định nghĩa ngắn gọn

Định nghĩa ngắn gọn: sổ nhập xuất tồn kho theo mặt hàng là bảng ghi toàn bộ biến động của một mã hàng trong một kỳ: đầu kỳ còn bao nhiêu, nhập thêm bao nhiêu, xuất đi bao nhiêu, cuối kỳ còn bao nhiêu. Mỗi dòng gắn với một chứng từ: phiếu nhập, hóa đơn bán, phiếu chuyển kho, phiếu kiểm kê điều chỉnh. Không dòng nào ghi theo trí nhớ.

• Một cửa hàng 400 mã hàng thì có 400 trang sổ chi tiết, cộng một trang tổng hợp cả kho. Phần mềm làm tự động toàn bộ. Việc của con người là đảm bảo mọi biến động đi qua chứng từ.

Nguyên tắc vàng: tồn đầu cộng nhập trừ xuất bằng tồn cuối

Toàn bộ nghiệp vụ kho gói trong một đẳng thức:

Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Tổng nhập trong kỳ - Tổng xuất trong kỳ

Mọi kiểm tra và truy lệch đều quay về ba thành tố: tồn đầu, nhập, xuất.

Ví dụ mã đường cát 1kg trong tháng 9:

Con số -2 gói là bình thường trong bán lẻ, có thể do cân đong, quét nhầm, khách đổi trả chưa ghi. Điều quan trọng không phải số 2 mà là quy trình: lệch được phát hiện đúng kỳ, ghi nhận bằng phiếu điều chỉnh có người duyệt, kỳ sau tồn đầu lấy đúng 38 chứ không lấy 40. Kho nào bỏ qua bước này, sai số cộng dồn ba tháng là thành một hố đen không ai giải thích nổi.

Cấu trúc một trang sổ chi tiết

Trang sổ chi tiết của một mặt hàng gồm phần thông tin đầu trang và các dòng phát sinh. Cột bắt buộc:

• Ngày giờ phát sinh: chính xác đến buổi trong ngày để truy ca làm việc khi cần.
• Loại chứng từ và số hiệu: PN là phiếu nhập, PX là phiếu xuất, HD là hóa đơn bán, CK là chuyển kho, KK là kiểm kê điều chỉnh.
• Diễn giải: nhập từ nhà cung cấp nào, bán cho hóa đơn nào, chuyển đi đâu, lý do điều chỉnh.
• Số lượng nhập, số lượng xuất: ghi riêng hai cột, không ghi gộp số dương âm chung một cột.
• Tồn lũy kế sau phát sinh: con số tồn ngay sau dòng đó, để phát hiện âm kho tức thì.
• Giá vốn tại thời điểm phát sinh: phục vụ tính giá trị tồn, xem cách tính trong bài thuộc nhóm Quản lý tồn kho.
• Người lập và người duyệt: với phiếu điều chỉnh và xuất khác bán hàng, bắt buộc hai người khác nhau.

Minh họa 4 dòng của mã sữa tươi 1 lít trong một buổi:

Sổ chi tiết và sổ tổng hợp

Hai loại sổ phục vụ hai người khác nhau với hai câu hỏi khác nhau.

Sổ chi tiết phục vụ nhân viên kho và thu ngân: mã này còn bao nhiêu, hôm nay đã nhập xuất những gì, chứng từ nào chứng minh. Mở theo mã, xem theo ngày, truy từng dòng.

Sổ tổng hợp phục vụ chủ cửa hàng: cả kho đang có bao nhiêu tiền, nhóm nào phình, nhóm nào cạn. Sổ tổng hợp cộng dồn từ sổ chi tiết theo nhóm hàng nên hai sổ luôn khớp nhau.

Bảng tổng hợp tháng 9 của cửa hàng mẫu:

Chủ cửa hàng đọc bảng này trong 3 phút thấy ngay: nhóm hóa phẩm lệch kiểm kê cao nhất cần truy trước, nhóm mì gạo tồn tăng dù bán chậm cần xem lại đơn nhập. Tổng hợp để quyết định, chi tiết để điều tra. Nghiệp vụ kiểm kho xem tại Quản lý kho hàng, kiến thức chung tại Kiến thức bán hàng.

Các chứng từ làm thay đổi tồn kho

Mọi thay đổi tồn đều phải qua một trong sáu loại chứng từ sau. Ngoài sáu loại này, không có đường nào khác để hàng ra vào kho:

1. Phiếu nhập mua hàng: hàng từ nhà cung cấp vào kho. Ghi nhà cung cấp, số lượng, đơn giá, phí vận chuyển. Hàng về là lập phiếu ngay.
2. Hóa đơn bán hàng: hàng từ kho ra tay khách, trừ tồn tức thì. Bán không qua hóa đơn là lỗ hổng lớn nhất của mọi cửa hàng.
3. Phiếu chuyển kho: hàng đi giữa các kho hoặc chi nhánh, hai bên xác nhận thì tồn hai nơi đổi cùng lúc.
4. Phiếu xuất khác: hàng hỏng, hết hạn, dùng thử, tặng kèm, trả nhà cung cấp. Mỗi phiếu một lý do riêng.
5. Phiếu kiểm kê điều chỉnh: chênh lệch giữa đếm thực tế và sổ sách, chỉ lập sau đếm tay và có quản lý duyệt.
6. Phiếu trả hàng của khách: khách mang hàng về trả, hàng nhập lại kho, ghi rõ lý do.

Nguyên tắc kiểm soát: người lập không kiêm người duyệt với phiếu điều chỉnh và xuất khác; phiếu có số hiệu liên tục; phiếu hủy giữ lại ghi chữ hủy. Tham khảo thêm trong Tính năng phần mềm.

Đối chiếu sổ với thực tế: kiểm kho

Sổ đúng trên giấy chưa chắc đúng trong kho. Kiểm kho là phép đối chiếu định kỳ giữa hai thế giới này, gồm bốn bước:

1. Chốt thời điểm: chọn giờ ít giao dịch, thường tối sau đóng cửa. Trong lúc kiểm, kho đóng băng: không nhập, không xuất.
2. Đếm độc lập: người đếm không phải người giữ sổ mã đó. Đếm theo phiếu in sẵn mã và vị trí kệ, không cho xem số sổ trước.
3. So sánh và xác nhận lệch: nhập số đếm, phần mềm tính chênh lệch từng mã. Lệch nhỏ trong định mức thì duyệt điều chỉnh. Lệch lớn hoặc lặp lại ở cùng mã, cùng ca thì chuyển sang điều tra.
4. Điều chỉnh và rút kinh nghiệm: duyệt phiếu điều chỉnh, tồn đầu kỳ sau lấy theo số thực tế. Ghi nguyên nhân vào biên bản để tháng sau kiểm tra lại đúng chỗ đó.

Tần suất khuyến nghị: nhóm giá trị cao và hàng tươi kiểm mỗi tuần, toàn kho kiểm mỗi tháng. Cửa hàng nhỏ kiểm xoay vòng mỗi tuần một nhóm hàng, một năm mỗi mã được kiểm nhiều lần mà không ngày nào phải đóng cửa. Nguyên vụ chi tiết xem tại Tính năng phần mềm.

Quy trình 5 bước tìm nguyên nhân lệch số

Khi phát hiện lệch, đừng vội kết luận mất cắp hay đổ lỗi ca trực. Đi theo đúng thứ tự từ nguyên nhân phổ biến nhất đến hiếm nhất:

1. Kiểm tra chứng từ về muộn: hàng đã về kho nhưng phiếu nhập chưa lập, hoặc hàng đã bán nhưng hóa đơn ghi sau. Rà phiếu nhập xuất 3 ngày quanh thời điểm kiểm, phần lớn lệch nhỏ nằm ở đây.
2. Kiểm tra nhầm mã: dấu hiệu là một mã thừa đúng bằng số mã kia thiếu. Rà cặp mã giống bao bì, tên gọi, kệ liền kề.
3. Kiểm tra chuyển kho chưa xác nhận: rà phiếu chuyển trạng thái đang đi, đối chiếu lịch xe thực tế.
4. Kiểm tra xuất khác chưa ghi: hàng vỡ dọn bỏ không lập phiếu, hàng tặng khách quen không qua hóa đơn. Hỏi trực tiếp ca trực về sự cố trong kỳ.
5. Khoanh vùng ca trực: chia kỳ kiểm thành từng ca xem lệch phát sinh ở ca nào. Lệch lặp lại cùng mẫu ở cùng khâu thì siết đúng khâu đó.

Bảng phân loại nguyên nhân để ghi vào biên bản mỗi lần lệch:

Ghi chép nguyên nhân đầy đủ vài tháng, chủ cửa hàng sẽ có bức tranh thật về kho mình: khâu nào yếu, ca nào ẩu, mã nào dễ nhầm. Sửa đúng chỗ, lệch giảm dần theo từng quý.

Những lỗi sổ sách hay gặp nhất

• Bán hàng không qua hóa đơn: tồn không trừ, cuối kỳ lệch đúng bằng số bán ngoài. Mọi hàng ra khỏi cửa đều có hóa đơn.
• Nhập hàng dồn phiếu cuối ngày theo trí nhớ: hàng về là lập phiếu trong 15 phút.
• Một mã hai tên: tồn chia đôi hai mã, mã nào cũng báo sai. Chuẩn hóa danh mục một lần, khóa quyền tự tạo mã mới.
• Sửa số trực tiếp không qua phiếu điều chỉnh: tháng sau lệch không truy được. Mọi thay đổi qua phiếu có người duyệt.
• Không chốt kỳ: sai không biết sai từ đâu. Chốt tồn đầu ngày cố định mỗi tháng, có biên bản ký nhận.

Cần trao đổi trực tiếp về nghiệp vụ kho, ghé trang Liên hệ hoặc xem lại toàn bộ nhóm bài Quản lý tồn kho.

Câu hỏi thường gặp

Sổ nhập xuất tồn ghi những gì? Ghi tồn đầu kỳ, từng lần nhập, từng lần xuất kèm chứng từ, và tồn cuối kỳ của mỗi mặt hàng, cập nhật ngay khi phát sinh. Mỗi dòng đều truy được về một chứng từ cụ thể, không ghi số tổng ước chừng.

Sổ chi tiết và sổ tổng hợp khác nhau thế nào? Sổ chi tiết theo dõi từng mặt hàng theo từng lần nhập xuất, sổ tổng hợp cộng gộp theo nhóm hàng hoặc toàn kho để đối chiếu và lên báo cáo. Hai sổ lấy từ một nguồn chứng từ nên luôn khớp nhau.

Lệch số giữa sổ và thực tế thì tìm nguyên nhân từ đâu? Đối chiếu chứng từ nhập xuất, phiếu kiểm kho và hóa đơn bán, khoanh vùng nhóm lệch lớn nhất rồi truy từng giao dịch trong kỳ. Đi từ chứng từ trễ, nhầm mã, chuyển kho treo trước khi nghĩ đến thất thoát.

Nếu bạn muốn xem phần mềm chạy trực tiếp với đúng mô hình cửa hàng của mình — kho, công nợ, nhân viên, báo cáo — gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.