Báo cáo tồn kho âm và hàng hư: cách theo dõi sức khoẻ kho hàng
Báo cáo tồn kho thường chỉ trả lời một câu: còn bao nhiêu. Câu đó không giúp ích gì khi bạn cần quyết định — nên nhập món nào, nên xả món nào, món nào đang hư hỏng.
Báo cáo sức khoẻ kho hàng trả lời bốn câu khác, và cả bốn đều dẫn tới một hành động cụ thể. Bài này nói cách lập bốn nhóm chỉ số đó từ dữ liệu sẵn có, và cách đọc chúng thành danh sách việc phải làm.
Bốn nhóm chỉ số, mỗi nhóm một hành động
| Nhóm | Chỉ số | Hành động nó dẫn tới |
|---|---|---|
| 1. Tồn âm | Số mã âm, tỷ lệ giá trị âm | Truy ngay lý do, sửa đúng bản chất |
| 2. Hàng hư | Tỷ lệ giá trị hư hỏng, hạn dùng sắp hết | Giảm giá xả hàng, ghi giảm tồn |
| 3. Tồn đọng | Số mã không bán, tỷ lệ chỗ đã chiếm | Giảm tồn, đổi chiến lược nhập |
| 4. Vòng quay | Số lần tồn quay trong kỳ | Tăng hoặc giảm tồn tối thiểu |
Bốn nhóm này tách bạch, và đó là điểm mấu chốt. Nếu gộp tồn âm với hư hỏng, bạn sẽ xử lý sai. Nếu gộp tồn đọng với hư hỏng, bạn sẽ thanh lý món vẫn bán được.
Nhóm 1: tồn kho âm
Đây là nhóm cần xử lý ngay, không phải xem để theo dõi xu hướng.
Cách tính: tổng giá trị tồn âm chia cho tổng giá trị tồn toàn kho. Chỉ số này cho biết mức độ nghiêm trọng. Dưới 0,5% là rất tốt, dưới 2% là chấp nhận được, trên 5% là báo động.
Nhưng con số quan trọng hơn là số mã âm chứ không phải tỷ lệ. Một mã âm 500 chai trị giá 8 triệu là vấn đề lớn hơn 20 mã âm mỗi mã 2 chai. Vì vậy báo cáo cần tách ra:
| Cách hiển thị | Câu hỏi nó trả lời |
|---|---|
| Tỷ lệ giá trị âm | Tổng thể cửa hàng có ổn không |
| Danh sách mã âm, sắp theo giá trị | Mã nào phải xử lý trước |
| Số lần phát sinh âm trong tháng | Đây là lỗi cố hệ thống hay sự cố |
Dòng cuối phân biệt được hai loại vấn đề hoàn toàn khác nhau. Nếu tháng này có 3 mã âm và tháng trước cũng có 3 mã âm khác, đó là lỗi quy trình. Nếu tháng này có 3 mã âm và tháng trước không có, đó là sự cố.
Quy trình xử lý tồn âm nằm ở bài kiểm kho tồn kho âm.
Nhóm 2: hàng hư và sắp hết hạn
Hai nhóm này cùng xếp vào một chỗ trong báo cáo, vì cùng một cách xử lý: đưa ra khỏi kho.
Bốn trường cần theo dõi:
| Trường | Cách xác định | Mức cảnh báo |
|---|---|---|
| Hàng hết hạn | Ngày hết hạn < hôm nay | Ghi giảm tồn |
| Sắp hết hạn 30 ngày | Hạn dùng trong 30 ngày | Xả hàng |
| Sắp hết hạn 90 ngày | Hạn dùng trong 90 ngày | Kiểm kho, xem lại |
| Hư hỏng, hỏng vỡ | Kiểm kho phát hiện | Ghi giảm tồn có lý do |
Chỉ số quan trọng nhất của nhóm này: tỷ lệ giá trị hư hỏng trên tổng tồn. Nếu tỷ lệ này vượt 1%, cửa hàng đang mất tiền ngầm mỗi tháng. Ngưỡng cảnh báo thực tế: dưới 0,5% là bình thường, 1–2% cần xem lại bảo quản, trên 2% là vấn đề quy trình chứ không phải vấn đề may mắn.
Cách xử lý hàng hư và hạn dùng nằm ở bài xử lý hàng cận ngày hết hạn và kiểm kho hàng hư hỏng.
Nhóm 3: tồn đọng
Đây là nhóm mà báo cáo tồn kho thường bỏ sót, và là nhóm tốn vốn nhiều nhất mà không ai thấy.
Định nghĩa: mã hàng có tồn nhưng trong kỳ không bán được đơn vị nào đáng kể, đang nằm im chiếm chỗ và vốn.
Ba cách xác định, từ đơn giản đến chính xác:
| Cách | Tiêu chí | Phù hợp |
|---|---|---|
| Không bán trong 60 ngày | Số lượng bán = 0 | Cửa hàng nhỏ, ít mã |
| Bán dưới 1 đơn/tháng | Ít hơn 1 đơn trong 30 ngày | Cửa hàng trung bình |
| Tồn trên 90 ngày bán chưa hết | Tồn > số lượng bán 3 tháng | Có lịch sử bán |
Cách thứ ba chính xác nhất, vì nó trả lời đúng câu hỏi: hàng này còn bao lâu nữa mới hết hàng. Nếu bán 3 tháng mới hết 1 lô, thì lô đó đang giữ vốn 3 tháng.
Bảng tồn đọng mẫu:
| Mã hàng | Tồn hiện tại | Bán 3 tháng | Còn tồn | Giá trị đang giữ | Số tháng tồn |
|---|---|---|---|---|---|
| Mì gói hẩm | 480 | 60 | 420 | 5,9 triệu | 8 tháng |
| Nước rửa bát 1L | 96 | 24 | 72 | 1,1 triệu | 4 tháng |
| Gạch men 30x60 | 240 | 30 | 210 | 10,5 triệu | 8 tháng |
Tổng giá trị đang bị giữ trong hàng tồn đọng: 17,5 triệu. Với doanh thu 250 triệu một tháng, đó là gần 7% doanh thu nằm im trong ba mã hàng.
Bốn cách xử lý tồn đọng, theo thứ tự nên làm:
- Giảm tồn tối thiểu của mã đó trong hệ thống, để không nhập thêm
- Đưa lên kệ vị trí dễ thấy, vì tồn đọng thường do hàng ở mặt kệ trong cùng hàng trăm người
- Xả hàng theo lô: một mẫu nhỏ để dùng, phần còn lại giảm giá sâu hoặc bỏ
- Bỏ mã khỏi danh mục nếu đã thử 3 cách trên
Cách đọc báo cáo tồn kho bán chạy nằm ở bài báo cáo tồn kho bán chạy, và cách tính vòng quay tồn kho nằm ở bài quản lý tồn kho khi số mã hàng tăng nhanh.
Nhóm 4: vòng quay tồn kho
Vòng quay là chỉ số duy nhất trong bốn nhóm nối được tồn kho với dòng tiền.
Công thức: giá vốn bán trong kỳ chia tồn kho trung bình. Kết quả là số lần hàng quay vòng trong kỳ.
| Vòng quay | Ý nghĩa | Hành động |
|---|---|---|
| Dưới 1 | Hàng nằm hơn một kỳ | Giảm tồn, xem lại mặt hàng |
| 1 đến 2 | Bình thường nhiều ngành | Giữ nguyên |
| 2 đến 4 | Quay nhanh | Cân nhắc tăng tồn tối thiểu |
| Trên 4 | Rất nhanh, dễ thiếu hàng | Tăng tồn, kiểm chu kỳ nhập |
Mốc cần nhớ: vòng quay dưới 1 nghĩa là toàn bộ hàng trong kho chưa kịp bán hết trong một kỳ. Với cửa hàng bán lẻ, mức này thường là dấu hiệu tồn đọng, và nó cần được xử lý ở nhóm 3 chứ không phải nhóm 4.
Cần theo dõi vòng quay theo từng mã, không chỉ tổng cửa hàng. Tổng cửa hàng có thể quay nhanh vì một mã bán chạy, trong khi 30 mã còn lại đang đứng yên.
Cách lập báo cáo này từ dữ liệu sẵn có
Không cần phần mềm riêng. Bốn nhóm chỉ số đều suy ra từ dữ liệu bán hàng và tồn kho mà cửa hàng đã có.
| Nhóm | Cần dữ liệu | Nếu chưa có thì làm gì |
|---|---|---|
| Tồn âm | Tồn hiện tại theo mã, lịch sử bán | Bắt đầu ghi lịch sử tồn theo ngày |
| Hư hỏng, hạn dùng | Ngày hết hạn từng mã | Nhập hạn dùng khi nhập hàng, từ lô hàng |
| Tồn đọng | Tồn hiện tại + số lượng bán 3 tháng | Xuất báo cáo bán 3 tháng từ máy tính tiền |
| Vòng quay | Giá vốn bán + tồn trung bình | Nhập giá vốn cho các mã chủ lực |
Nếu cửa hàng chưa có ngày hết hạn, đó là thông tin cần bổ sung ngay khi nhập hàng lần tới — không phải thêm một phần mềm. Cách ghi hạn dùng theo lô nằm ở bài quản lý tồn kho theo lô hàng và hạn dùng.
Tần suất xem và ai xem
| Nhóm | Tần suất | Ai xem | Hành động |
|---|---|---|---|
| Tồn âm | Ngay khi phát hiện | Chủ + kế toán | Truy nguyên nhân |
| Hư hỏng, hạn dùng | Hằng tuần | Ca trưởng kho | Xả hàng, ghi giảm tồn |
| Tồn đọng | Hằng tháng | Chủ | Giảm tồn tối thiểu, bỏ mã |
| Vòng quay | Hằng tháng | Chủ | Điều chỉnh tồn tối thiểu |
Chia theo người xem là quan trọng. Ca trưởng kho không cần biết vòng quay tổng cửa hàng, chỉ cần biết mã nào sắp hết hạn để xử lý. Ngược lại, chủ cửa hàng cần bảng tồn đọng để quyết định nhập hàng, nhưng không cần xem từng mã sắp hết hạn.
Bốn dấu hiệu báo cáo sức khoẻ kho hàng đang xấu đi
| Dấu hiệu | Nghĩa là | Kiểm lại ở đâu |
|---|---|---|
| Tỷ lệ giá trị âm tăng liên tục 3 tháng | Quy trình nhập kho hoặc bán hàng có vấn đề | Nhập hàng có ghi ngay không, đơn vị bán có thống nhất không |
| Tỷ lệ giá trị hư hỏng tăng | Bảo quản kho kém | Kệ cách tường, tủ mát, luân phiên hàng nhập trước |
| Số mã tồn đọng tăng mỗi tháng | Nhập hàng không theo nhu cầu thật | Có đang đặt hàng theo thói quen không |
| Vòng quay giảm liên tục | Vốn bị kẹt, tiền không quay lại | So tồn đọng với tồn bán chạy |
Dấu hiệu thứ tư nguy hiểm nhất vì nó âm thầm. Doanh thu vẫn đẹp, tiền vẫn vào, nhưng một phần vốn đang nằm im trong kho và không quay lại. Sau sáu tháng, số tiền đó là một khoản lớn không sinh lời.
Checklist theo dõi sức khoẻ kho hàng
- Lập bốn nhóm chỉ số: tồn âm, hư hỏng, tồn đọng, vòng quay
- Tách riêng tồn âm với hư hỏng, và tồn đọng với hư hỏng
- Tính tỷ lệ giá trị âm và theo dõi xu hướng 3 tháng
- Liệt kê mã âm theo giá trị để xử lý đúng thứ tự
- Nhập hạn dùng cho mọi mã có hạn, ngay từ lô hàng kế tiếp
- Cảnh báo 3 mốc hạn dùng: 90 ngày, 30 ngày, hết hạn
- Tính số tháng tồn của mã tồn đọng, không chỉ số lượng
- Theo dõi vòng quay theo từng mã, không chỉ tổng cửa hàng
- Chia báo cáo theo người xem: ca trưởng kho và chủ cửa hàng
- Xem tồn âm ngay khi phát hiện, không gom vào cuối tháng
- Kiểm tra 4 dấu hiệu xấu đi mỗi quý
Đọc thêm: Báo cáo tồn kho bán chạy, Quản lý tồn kho khi số mã hàng tăng nhanh, Kiểm kho tồn kho âm, Báo cáo bán hàng.
Muốn biết kho của bạn đang ở nhóm nào trong bốn nhóm trên? Gọi hotline/Zalo 0907 943 968 — chúng tôi xem giúp báo cáo và chỉ ra việc cần làm trước.