Chỉ số KPI báo cáo bán hàng cửa hàng nhỏ nên theo dõi
Hầu hết chủ cửa hàng nhìn doanh thu mỗi ngày và dừng ở đó. Doanh thu là chỉ số quan trọng, nhưng nó không nói được vì sao tăng giảm, cũng không chỉ ra việc cần làm. Một ngày doanh thu cao có thể do một khách lớn ghé, không phải do cửa hàng bán tốt hơn.
Bài này liệt kê sáu chỉ số KPI đủ dùng cho cửa hàng nhỏ, cách tính từng chỉ số, ngưỡng nên xem là tốt hay xấu, và cách đọc chúng cùng nhau để ra quyết định. Đây là bài nối tiếp phần cách đọc báo cáo doanh thu để quyết định.
Vì sao doanh thu một mình không đủ
Doanh thu là kết quả, nhưng nhiều con đường khác nhau dẫn tới cùng một doanh thu. Hai cửa hàng cùng doanh thu 300 triệu mỗi tháng có thể đang ở tình trạng rất khác nhau.
Ví dụ: cửa hàng A có 1.200 giao dịch, giá trị đơn trung bình 250.000 đồng. Cửa hàng B cũng 300 triệu, nhưng chỉ 400 giao dịch, giá trị đơn trung bình 750.000 đồng. Cửa hàng B có ít giao dịch hơn nhưng mỗi giao dịch lớn hơn. Cửa hàng A phục vụ nhiều khách hơn nhưng mỗi khách chi ít hơn.
Hai bức tranh này cần hai cách xử lý khác nhau. Cửa hàng A nên cải thiện giá trị đơn bằng bán thêm và gói sản phẩm. Cửa hàng B nên tìm thêm khách mới vì số giao dịch đang mỏng, một khách lớn rời đi là mất một phần doanh thu. Nhìn doanh thu không thấy được, nhìn hai chỉ số phụ mới thấy.
Sáu chỉ số KPI cần theo dõi
Đây là sáu chỉ số cho cửa hàng dưới 20 nhân viên. Ít hơn thì thiếu, nhiều hơn thì không ai đọc.
| Chỉ số | Cách tính | Xem theo | Mục đích |
|---|---|---|---|
| Doanh thu | Tổng tiền bán hàng | Tuần | Đo quy mô |
| Giá trị đơn trung bình | Doanh thu chia số giao dịch | Tuần | Đo chất lượng bán |
| Số giao dịch | Đếm số đơn bán | Tuần | Đo lượng khách |
| Tỷ lệ khách quay lại | Khách mua lần 2 trong 3 tháng chia tổng khách mới | Tháng | Đo giữ khách |
| Lợi nhuận gộp | Doanh thu trừ giá vốn | Tuần | Đo lời thật |
| Tồn kho quay vòng | Giá vốn bán chia tồn kho trung bình | Tháng | Đo vốn quay |
Sáu chỉ số này xếp thành ba cặp, mỗi cặp cần đọc cùng nhau mới có nghĩa.
Chỉ số 1 và 2: doanh thu và giá trị đơn trung bình
Đọc hai chỉ số này cùng nhau mới biết doanh thu tăng do giá trị đơn tăng hay do số khách tăng.
Doanh thu là tổng tiền bán được trong kỳ, không trừ giá vốn, không trừ chi phí. Con số cơ bản nhất, ai cũng biết.
Giá trị đơn trung bình là doanh thu chia cho số giao dịch. Ví dụ doanh thu tuần 70 triệu, số giao dịch 280 đơn, giá trị đơn trung bình là 250.000 đồng. Chỉ số này cho biết mỗi lượt khách ghé mua bao nhiêu.
| Tuần | Doanh thu | Số giao dịch | Giá trị đơn trung bình | Đọc |
|---|---|---|---|---|
| Tuần 1 | 70.000.000 | 280 | 250.000 | Cơ sở |
| Tuần 2 | 77.000.000 | 280 | 275.000 | Doanh thu tăng nhờ bán thêm |
| Tuần 3 | 77.000.000 | 308 | 250.000 | Doanh thu tăng nhờ thêm khách |
| Tuần 4 | 70.000.000 | 254 | 275.000 | Khách ít hơn nhưng chi nhiều hơn |
Bốn tuần này cùng quanh mức 70 đến 77 triệu, nhưng nguyên nhân khác hẳn nhau. Tuần 2 doanh thu tăng vì mỗi khách chi nhiều hơn — công tác bán thêm tốt. Tuần 3 tăng vì có thêm giao dịch — khâu thu hút khách tốt. Tuần 4 doanh thu bằng tuần 1 nhưng số khách giảm và giá trị đơn tăng, có thể do đợt khuyến mại kết thúc.
Nhìn doanh thu không thấy được bốn tình huống này. Nhìn kèm hai chỉ số phụ mới biết mỗi tuần tác động vào khâu nào.
Ngưỡng tham khảo: giá trị đơn trung bình giảm hai tuần liên tiếp là dấu hiệu khâu bán thêm đang có vấn đề. Số giao dịch giảm hai tuần liên tiếp là dấu hiệu khâu thu hút khách đang yếu đi.
Chỉ số 3 và 4: khách quay lại và lợi nhuận gộp
Cặp này đọc cùng nhau cũng quan trọng, vì doanh thu tăng mà lợi nhuận gộp không tăng là dấu hiệu nguy hiểm.
Tỷ lệ khách quay lại là số khách mua lần thứ hai trong ba tháng chia cho tổng số khách mới trong kỳ. Cách tổ chức dữ liệu để tính chỉ số này nằm ở bài phân khúc khách hàng. Chỉ số này xem theo tháng vì chuyện khách mua lần hai cần thời gian.
Lợi nhuận gộp là doanh thu trừ giá vốn hàng đã bán. Không trừ chi phí vận hành, không trừ lương, chỉ trừ giá vốn. Chỉ số này quan trọng hơn doanh thu vì cho biết phần còn lại sau khi trừ tiền hàng.
| Chỉ tiêu | Tháng 9 | Tháng 10 | Đọc |
|---|---|---|---|
| Doanh thu | 300.000.000 | 330.000.000 | Tăng 10% |
| Tỷ lệ lợi nhuận gộp | 22% | 17% | Giảm 5 điểm |
| Lợi nhuận gộp | 66.000.000 | 56.100.000 | Thực giảm 10 triệu |
| Tỷ lệ khách quay lại | 18% | 16% | Giảm nhẹ |
Bảng này là ví dụ điển hình cho cái bẫy doanh thu tăng mà lời giảm. Doanh thu tăng 30 triệu, nhưng lợi nhuận gộp lại giảm 10 triệu. Nguyên nhân thường gặp là đẩy khuyến mại quá tay, hoặc giá vốn tăng mà giá bán không đổi.
Nếu chỉ nhìn doanh thu, chủ cửa hàng sẽ tưởng tháng 10 tốt hơn và tiếp tục đà khuyến mại. Đến khi phát hiện thì đã mất vài tháng lợi nhuận.
Cách tính giá vốn và tỷ lệ lợi nhuận theo mặt hàng nằm ở bài tính giá vốn và biên lợi nhuận.
Chỉ số 5 và 6: vòng quay tồn kho và cơ cấu hàng bán
Hai chỉ số này cho biết vốn đang nằm ở đâu và hàng có bán được không.
Tồn kho quay vòng là giá vốn bán trong kỳ chia cho tồn kho trung bình. Ví dụ giá vốn bán một tháng 250 triệu, tồn kho trung bình 125 triệu, vòng quay là 2 lần mỗi tháng. Nghĩa là hàng trong kho quay hết hai lần một tháng.
Cách đọc vòng quay:
| Vòng quay mỗi tháng | Nghĩa | Việc cần làm |
|---|---|---|
| Dưới 1 | Vốn nằm trong kho quá lâu | Giảm nhập, xả hàng tồn |
| 1 đến 2 | Bình thường với nhiều ngành | Không cần đổi |
| 2 đến 4 | Quay nhanh | Cân nhắc nhập nhiều hơn |
| Trên 4 | Quay rất nhanh, có nguy cơ thiếu hàng | Tăng tồn đệm |
Vòng quay dưới 1 nghĩa là hàng nằm trong kho hơn một tháng mới bán hết. Với cửa hàng bán hàng tiêu dùng, mức này quá chậm và đang chặn vốn. Cách xử lý hàng quay chậm nằm ở bài báo cáo tồn kho bán chạy.
Cơ cấu hàng bán là tỷ trọng doanh thu của từng nhóm hàng trong tổng doanh thu. Chỉ số này không nằm trong bảng KPI nhưng nên tính mỗi tháng một lần. Ví dụ:
| Nhóm hàng | Doanh thu tháng | Tỷ trọng |
|---|---|---|
| Nhóm A (bán chạy) | 180.000.000 | 55% |
| Nhóm B | 90.000.000 | 27% |
| Nhóm C | 40.000.000 | 12% |
| Nhóm D (bán chậm) | 20.000.000 | 6% |
Nếu nhóm D chiếm tỷ trọng ngày càng tăng mà vòng quay tổng giảm, đó là dấu hiệu đang nhập sai hàng — nhập nhiều hàng bán chậm.
Bảng theo dõi sáu chỉ số theo tuần
Cách dễ nhất là một bảng ghi sáu chỉ số theo tuần, đọc trong năm phút mỗi thứ hai. Cột so sánh với tuần trước và cùng kỳ tháng trước.
| Chỉ số | Tuần này | Tuần trước | Cùng kỳ tháng trước | Xu hướng |
|---|---|---|---|---|
| Doanh thu | 77.000.000 | 70.000.000 | 72.000.000 | Tăng |
| Số giao dịch | 280 | 280 | 290 | Đi ngang |
| Giá trị đơn trung bình | 275.000 | 250.000 | 248.000 | Tăng |
| Lợi nhuận gộp | 17.000.000 | 15.400.000 | 16.500.000 | Tăng |
| Tỷ lệ lợi nhuận gộp | 22% | 22% | 23% | Đi ngang |
| Khách quay lại | 17% | 17% | 18% | Đi ngang |
Bảng này đọc theo thứ tự ba câu hỏi: doanh thu tăng hay giảm, tăng giảm do khách hay do giá trị đơn, và lợi nhuận gộp có đi cùng doanh thu không. Trả lời ba câu này là biết tuần đó tốt hay không.
Không cần theo dõi mọi chỉ số mọi tuần. Chỉ số khách quay lại và tồn kho quay vòng xem theo tháng, còn bốn chỉ số kia xem theo tuần.
Bốn sai lầm khi dùng KPI
1. Đặt KPI mà không có hành động. Biết giá trị đơn trung bình giảm mà không làm gì khác thì chỉ tốn thời gian. Mỗi chỉ số cần một hành động tương ứng khi nó xấu đi: giá trị đơn giảm thì huấn luyện bán thêm, giao dịch giảm thì chạy kênh tiếp cận.
2. So sánh chỉ số với con số trên mạng. Ngưỡng KPI của ngành khác nhau hoàn toàn. Cửa hàng mỹ phẩm có giá trị đơn trung bình khác cửa hàng tạp hóa. Nên so với chính cửa hàng mình kỳ trước, không so với con số chung chung.
3. Theo dõi quá nhiều chỉ số. Hai mươi chỉ số thì không ai đọc. Sáu là đủ, và nên giữ cố định trong vài tháng trước khi thêm.
4. Chỉ theo dõi, không ghi lại. Chỉ số chỉ có giá trị khi so được với kỳ trước. Không ghi lại thì tháng sau lại bắt đầu từ số không, không thấy xu hướng.
Trong bốn sai lầm này, sai lầm đầu tiên phổ biến nhất. Báo cáo đẹp mà không ai dùng để ra quyết định thì công sức làm báo cáo đổ đi.
Checklist theo dõi KPI báo cáo bán hàng
- Chọn sáu chỉ số: doanh thu, giá trị đơn trung bình, số giao dịch, khách quay lại, lợi nhuận gộp, tồn kho quay vòng
- Đọc doanh thu cùng giá trị đơn trung bình và số giao dịch, không đọc doanh thu một mình
- Đọc lợi nhuận gộp cùng doanh thu, tránh bẫy doanh thu tăng mà lời giảm
- Xem theo tuần với bốn chỉ số, theo tháng với khách quay lại và vòng quay
- Ghi bảng có cột kỳ trước và cùng kỳ, không ghi một con số trơ
- Mỗi chỉ số xấu có hành động tương ứng, không chỉ ghi nhận
- Không so với con số chung trên mạng, so với chính cửa hàng kỳ trước
- Giữ cố định sáu chỉ số vài tháng trước khi thêm chỉ số mới
- Ghi lại số mỗi tuần, không để tháng sau bắt đầu lại
- Tính cơ cấu hàng bán mỗi tháng để phát hiện nhập sai nhóm hàng
Đọc thêm: Báo cáo doanh thu cửa hàng hằng ngày, Báo cáo bán hàng theo ca và theo nhân viên, Báo cáo lợi nhuận theo mặt hàng, Báo cáo bán hàng.
Nếu bạn muốn phần mềm tự tính sẵn sáu chỉ số này theo tuần và theo tháng, lưu lại để so kỳ trước, gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.