Mẫu báo cáo hằng ngày và báo cáo hằng tuần cho cửa hàng bán lẻ
Anh Tuấn mở hai cửa hàng phụ kiện điện thoại, một ở Gò Vấp và một ở Tân Bình. Mỗi tối hai quản lý gửi báo cáo qua Zalo, nhưng mỗi người một kiểu: bên Gò Vấp gửi đúng một con số doanh thu, bên Tân Bình gửi ảnh chụp sổ tay nguệch ngoạc. Cuối tuần anh muốn biết cửa hàng nào hiệu quả hơn, nhóm hàng nào đáng nhập thêm thì không có số liệu nào so sánh được với nhau. Vấn đề của anh không phải thiếu số liệu, mà thiếu mẫu báo cáo thống nhất.
Vì sao cần mẫu báo cáo thống nhất
Khi mỗi ca, mỗi cửa hàng báo cáo một kiểu, chủ cửa hàng mất thời gian chuẩn hóa số liệu trước khi đọc. Thời gian đó lặp lại mỗi ngày, mỗi tuần, cộng dồn thành chi phí quản lý rất lớn. Mẫu thống nhất giải quyết ba việc: mọi người ghi giống nhau nên số liệu cộng được với nhau, người mới vào làm chỉ cần nhìn mẫu là biết phải ghi gì, và khi cần tra cứu số của ba tháng trước thì mở đúng một chỗ là thấy.
Chủ cửa hàng nên tìm hiểu tính năng báo cáo của phần mềm để các mẫu này tự điền số liệu thay vì nhập tay, và đọc thêm kiến thức bán hàng để hiểu ý nghĩa từng dòng trong mẫu.
Mẫu báo cáo hằng ngày theo ca
Báo cáo ngày chia theo ca vì mỗi ca có một thu ngân chịu trách nhiệm tiền riêng. Cửa hàng hai ca dùng mẫu dưới đây, cửa hàng một ca thì gộp thành một cột.
| Chỉ tiêu | Ca sáng (7h–14h) | Ca chiều (14h–21h) | Tổng ngày |
|---|---|---|---|
| Doanh thu thực thu | 7.200.000đ | 11.300.000đ | 18.500.000đ |
| Số hóa đơn | 68 | 74 | 142 |
| Giá trị đơn trung bình | 106.000đ | 153.000đ | 130.000đ |
| Tiền mặt thu | 4.800.000đ | 7.600.000đ | 12.400.000đ |
| Chuyển khoản, ví | 2.100.000đ | 3.200.000đ | 5.300.000đ |
| Bán nợ phát sinh | 300.000đ | 500.000đ | 800.000đ |
| Giảm giá, khuyến mãi | 350.000đ | 950.000đ | 1.300.000đ |
| Hàng trả lại | 80.000đ | 170.000đ | 250.000đ |
| Chênh lệch két | +20.000đ | -50.000đ | -30.000đ |
| Thu ngân phụ trách | Bạn Hoa | Bạn Minh | — |
Đọc mẫu này thấy ngay ba điểm đáng chú ý. Ca chiều doanh thu cao hơn ca sáng 57% nhưng cũng là ca phát sinh gần hết khoản giảm giá, cần kiểm tra nhân viên ca chiều có giảm giá đúng quy định không. Giá trị đơn trung bình ca chiều cao hơn hẳn, gợi ý khách buổi tối mua sắm thoải mái hơn, cửa hàng có thể thử trưng bày hàng giá trị cao vào buổi chiều. Chênh lệch két ca chiều thiếu 50.000đ, mức nhỏ nhưng phải ghi nhận và nhắc nhở, vì lệch nhỏ bỏ qua nhiều ngày sẽ thành thói quen cẩu thả.
Phần cuối báo cáo ngày nên có ba dòng ghi chú ngắn: mặt hàng hết trong ca, sự cố phát sinh, và đề xuất cho ca sau. Ví dụ: hết sữa tươi TH 1 lít từ 19h, máy in hóa đơn số 2 kẹt giấy hai lần, đề xuất châm thêm combo mì gói lên kệ đầu quầy ngày mai. Ba dòng này giúp ca sau không lặp lại sự cố của ca trước và giúp chủ cửa hàng nắm tình hình mà không cần có mặt.
Cách chốt số chi tiết từng ca đã có trong bài quản lý doanh thu hàng bán ra trong ngày, cửa hàng nên in kèm quy trình đó dán ở quầy thu ngân.
Mẫu báo cáo tuần theo nhóm hàng
Báo cáo tuần trả lời câu hỏi chiến lược hơn: tiền lãi đến từ đâu và tuần sau nhập hàng gì. Mẫu dưới đây chia doanh thu và lợi nhuận theo nhóm hàng cho tuần từ 29/9 đến 5/10 của một cửa hàng tạp hóa.
| Nhóm hàng | Doanh thu tuần | Tỷ trọng | Giá vốn | Lãi gộp | Biên lãi |
|---|---|---|---|---|---|
| Sữa và đồ uống | 38.400.000đ | 31% | 32.600.000đ | 5.800.000đ | 15,1% |
| Mì, gạo, thực phẩm khô | 29.800.000đ | 24% | 24.100.000đ | 5.700.000đ | 19,1% |
| Hóa phẩm, tẩy rửa | 22.500.000đ | 18% | 16.200.000đ | 6.300.000đ | 28,0% |
| Bánh kẹo, ăn vặt | 18.900.000đ | 15% | 14.300.000đ | 4.600.000đ | 24,3% |
| Đồ dùng gia đình | 14.600.000đ | 12% | 10.100.000đ | 4.500.000đ | 30,8% |
| Tổng cộng | 124.200.000đ | 100% | 97.300.000đ | 26.900.000đ | 21,7% |
Bảng này cho ra hai quyết định nhập hàng rõ ràng. Nhóm sữa và đồ uống chiếm gần một phần ba doanh thu nhưng biên lãi thấp nhất, chỉ 15,1%. Đây là nhóm kéo khách, phải luôn đủ hàng nhưng không nên dồn vốn nhập sâu, chỉ nhập đủ bán 5 đến 7 ngày. Ngược lại nhóm hóa phẩm và đồ dùng gia đình chiếm 30% doanh thu nhưng đóng góp gần 40% tổng lãi gộp với biên trên 28%. Đây là nhóm đáng tăng diện tích trưng bày và nhập sâu hơn khi nhà cung cấp chiết khấu tốt.
Báo cáo tuần theo nhóm hàng còn phát hiện mặt hàng bán chậm. Quy tắc thực tế: mặt hàng nào 14 ngày không phát sinh hóa đơn nào thì đưa vào danh sách xả hàng, giảm giá hoặc tặng kèm để thu hồi vốn. Tiền nằm trong hàng chậm bán là tiền chết, trong khi cùng số vốn đó nhập vào nhóm biên lãi 28% sẽ sinh lời mỗi tuần. Cửa hàng xem thêm hệ thống báo cáo để biết cách báo cáo nhóm hàng liên kết với báo cáo tồn kho.
Mẫu báo cáo tuần theo kênh bán
Cửa hàng vừa bán tại quầy vừa bán qua mạng cần tách riêng hiệu quả từng kênh. Mẫu dưới đây của một shop thời trang trong tuần đầu tháng 10:
| Chỉ tiêu | Bán tại cửa hàng | Bán online | Tổng |
|---|---|---|---|
| Doanh thu | 46.000.000đ | 31.500.000đ | 77.500.000đ |
| Số đơn | 188 | 142 | 330 |
| Giá trị đơn trung bình | 245.000đ | 222.000đ | 235.000đ |
| Hàng trả, đổi | 900.000đ (2,0%) | 2.800.000đ (8,9%) | 3.700.000đ |
| Phí ship, sàn | 0đ | 3.100.000đ | 3.100.000đ |
| Lãi gộp sau mọi phí | 13.800.000đ (30%) | 6.200.000đ (19,7%) | 20.000.000đ |
Con số biết nói: kênh online chiếm 41% doanh thu nhưng chỉ đóng góp 31% lợi nhuận, vì tỷ lệ trả hàng online gấp hơn bốn lần tại quầy và phí sàn ăn mất gần 10% doanh thu kênh. Chủ shop từ bảng này ra hai việc: chụp ảnh sản phẩm thật hơn và ghi rõ bảng size để kéo tỷ lệ trả online xuống dưới 5%, đồng thời tính lại giá bán online sao cho sau phí sàn biên lãi không thấp hơn 25%. Không tách kênh thì chủ shop cứ tưởng doanh thu tăng là tốt, trong khi càng bán online nhiều lãi càng mỏng.
Với cửa hàng chỉ bán tại quầy, thay cột kênh bán bằng cột so sánh giữa các quầy hoặc giữa cửa hàng trong chuỗi. Nguyên tắc giống nhau: tách ra mới thấy kênh nào nuôi cửa hàng, kênh nào đang được trợ giá ngầm.
Bảng so sánh tuần này với tuần trước
Báo cáo tuần chỉ có giá trị khi đặt cạnh tuần trước. Mẫu so sánh gọn nhất gồm 8 dòng:
| Chỉ tiêu | Tuần này (29/9–5/10) | Tuần trước (22–28/9) | Thay đổi |
|---|---|---|---|
| Doanh thu thực thu | 124.200.000đ | 118.600.000đ | +4,7% |
| Số hóa đơn | 986 | 1.012 | -2,6% |
| Giá trị đơn trung bình | 126.000đ | 117.000đ | +7,7% |
| Lợi nhuận gộp | 26.900.000đ | 24.300.000đ | +10,7% |
| Biên lãi gộp | 21,7% | 20,5% | +1,2 điểm % |
| Hàng trả lại | 1.100.000đ | 1.600.000đ | -31%, tốt |
| Bán nợ tồn cuối tuần | 4.200.000đ | 3.500.000đ | +700.000đ, cần thu |
| Ngày doanh thu cao nhất | Thứ Bảy: 22,8tr | Thứ Bảy: 21,4tr | Giữ nhịp cuối tuần |
Tuần này là một tuần tốt: doanh thu tăng, lãi tăng nhanh hơn doanh thu, hàng trả giảm mạnh. Điểm cần xử lý duy nhất là bán nợ tồn tăng thêm 700.000đ, quản lý phải gọi thu trước cuối tuần sau. Một bảng 8 dòng như vậy đọc trong 3 phút, thay thế cuộc họp tổng kết dài cả tiếng mà ai cũng đoán mò.
Quy tắc lưu trữ báo cáo
Báo cáo làm ra mà đến lúc cần không tìm thấy thì coi như chưa làm. Quy tắc lưu trữ gồm bốn điểm, áp dụng cho cả bản giấy và bản số.
Thứ nhất, đặt tên thống nhất. Bản số đặt theo dạng BC-ngay-2026-10-08-ca-sang-sang.pdf và BC-tuan-2026-W40.pdf, trong đó W40 là tuần thứ 40 của năm. Ai cũng đoán được tên file của bất kỳ ngày nào mà không cần hỏi. Bản giấy dùng bìa kẹp theo tháng, mỗi tháng một bìa, bên trong xếp theo ngày tăng dần.
Thứ ba, chụp ảnh mọi biên bản giấy. Biên bản chốt két, phiếu trả hàng, giấy ghi nợ viết tay đều phải chụp ngay sau khi ký và lưu vào thư mục của ngày đó. Giấy mất, mờ, rách là chuyện thường ở cửa hàng, ảnh chụp là bản sao không bao giờ mất nếu lưu đúng chỗ.
Thứ tư, giữ số liệu tối thiểu 12 tháng. So sánh cùng kỳ năm trước là phân tích giá trị nhất với hàng thời vụ như bánh trung thu, đồ Tết, đồng phục học sinh. Cửa hàng giữ được 12 tháng số liệu sẽ biết tháng nào nên nhập sâu, tháng nào nên giữ tiền. Dung lượng 12 tháng báo cáo chỉ vài trăm megabyte, không đáng gì so với giá trị của nó.
Cửa hàng dùng phần mềm được lợi thế lớn ở điểm này vì mọi báo cáo lưu tự động trên máy, tra cứu theo ngày chỉ vài giây. Tham khảo thêm các bài trong chuyên mục báo cáo bán hàng để xây dựng dần hệ thống số liệu hoàn chỉnh, và ghé trang liên hệ khi cần tư vấn thiết lập mẫu phù hợp với mô hình của mình.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo ngày và báo cáo tuần khác nhau ở điểm nào?
Báo cáo ngày phục vụ vận hành: chốt tiền, chốt hàng, phát hiện lệch số ngay. Báo cáo tuần phục vụ quản trị: so sánh xu hướng, đánh giá nhóm hàng và quyết định nhập hàng, nhân sự.
Báo cáo tuần nên chốt vào ngày nào?
Chốt vào tối Chủ nhật hoặc sáng thứ Hai, bao trọn 7 ngày từ thứ Hai đến Chủ nhật. Chốt cố định một khung giờ mỗi tuần để số liệu các tuần so sánh được với nhau.
Lưu trữ báo cáo bán hàng thế nào cho dễ tra cứu?
Lưu theo cấu trúc năm, tháng, tuần, đặt tên file thống nhất kèm ngày tháng. Báo cáo giấy chụp ảnh lưu kèm bản số để đối chiếu khi cần.
Nếu bạn muốn xem phần mềm chạy trực tiếp với đúng mô hình cửa hàng của mình — kho, công nợ, nhân viên, báo cáo — gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.