Phần mềm bán hàng nội bộ: khi nào cần và chọn tiêu chí nào
Nhiều chủ cửa hàng nghe “phần mềm bán hàng nội bộ” và tưởng đó là một loại phần mềm khác hẳn. Thực ra đây là phần mềm bán hàng chạy trong cửa hàng, dữ liệu nằm trong cửa hàng và do chủ làm chủ, không phụ thuộc vào đường truyền Internet hay tài khoản đám mây của nhà cung cấp.
Trong bài này, tôi tách rõ hai cụm từ khóa mà nhiều người tìm kiếm cùng lúc — phần mềm bán hàng nội bộ và phần mềm quản lý bán hàng nội bộ — rồi nói rõ cửa hàng nào thực sự cần, và chọn theo tiêu chí nào cho đỡ tốn tiền.
Phần mềm bán hàng nội bộ là gì
Đây là phần mềm chạy trên máy tính tại cửa hàng, thường là máy tính ở quầy thu ngân hoặc một máy chủ nội bộ mà các máy quầy cùng dùng chung. Toàn bộ nghiệp vụ diễn ra bên trong mạng cục bộ của cửa hàng:
- Bán hàng, in hoá đơn tại quầy
- Quản lý tồn kho, nhập xuất hàng
- Quản lý khách hàng và công nợ
- Phân quyền người dùng theo vai trò
- Báo cáo doanh thu, lợi nhuận, tồn kho
Điểm khác biệt cốt lõi là quyền sở hữu và kiểm soát dữ liệu nằm ở cửa hàng. Chủ có toàn quyền sao lưu, chủnh sửa, xuất dữ liệu ra Excel bất cứ lúc nào, kể cả khi ngừng dùng phần mềm. Người dùng khác chỉ thấy và làm đúng phần được phân quyền.
“Phần mềm quản lý bán hàng nội bộ” chỉ là cách gọi đầy đủ hơn của cùng một hệ thống, kèm phần quản trị: phân quyền, kiểm soát ai sửa gì, và báo cáo quyết định. Vì vậy bài này xử lý chung cả hai cụm từ khóa.
Khi nào nên dùng, khi nào không cần
Không phải cửa hàng nào cũng cần phần mềm nội bộ. Mấu chốt là cửa hàng có cần gom dữ liệu về một chỗ để ra quyết định không.
| Tình huống | Có cần phần mềm nội bộ | Ghi chú |
|---|---|---|
| Một quầy, một người bán, chỉ cần in hoá đơn | Không cần | Máy tính tiền rẻ tiền là đủ |
| Một quầy, cần thống kê doanh thu và tồn | Có | Nhưng một phần mềm đơn giản cũng đủ, không cần nhiều máy |
| Nhiều quầy, nhiều ca, cần xem tổng doanh thu | Có | Đây là lý do chính để dùng hệ thống nội bộ |
| Nhiều nhân viên, cần tính hoa hồng theo người bán | Có | Cần lưu từng đơn kèm người bán |
| Nhiều chi nhánh muốn xem chung số liệu | Có, nhưng cần mạng | Khi đó bản dữ liệu có thể đồng bộ lên đám mây |
| Cần quản lý công nợ khách hàng | Có | Ghi nợ mà không có phần mềm rất dễ thất lạc |
Ranh giới nằm ở chỗ: cửa hàng có bao nhiêu người cùng ghi thêm, xoá, sửa vào cùng một dữ liệu không? Một người thì máy tính tiền đủ. Từ hai người trở lên, hoặc có nhiều ca cần nhìn chung một con số, thì phần mềm nội bộ mới thực sự phát huy tác dụng.
Phân biệt với phần mềm bán hàng trên đám mây
Đây là chỗ hay gây nhầm nhất. Hai hướng lưu trữ dữ liệu khác nhau về cơ bản.
| Tiêu chí | Phần mềm nội bộ | Phần mềm đám mây |
|---|---|---|
| Dữ liệu lưu ở đâu | Máy tính hoặc máy chủ tại cửa hàng | Máy chủ của nhà cung cấp |
| Mất mạng thì sao | Vẫn bán và ghi nhận bình thường | Phần lớn phải có mạng mới dùng được |
| Chủ sở hữu dữ liệu | Cửa hàng | Nhà cung cấp là nơi lưu, cửa hàng là nơi có quyền truy cập |
| Xem từ xa | Cần VPN hoặc mạng nội bộ mở ra ngoài | Mở điện thoại là xem được |
| Chi phí thường thấy | Mua một lần hoặc thuê năm | Thuê theo tháng, theo người dùng |
| Nguy cơ mất dữ liệu | Ổ cứng máy hỏng, cần sao lưu | Phụ thuộc nhà cung cấp, ít lo hơn |
Với cửa hàng offline chạy ổn định, phần mềm nội bộ là lựa chọn hợp lý vì không phụ thuộc đường truyền. Điều cần chấp nhận kèm là phải tự lo phần sao lưu và bảo mật, thay vì giao hết cho nhà cung cấp.
Nhiều phần mềm cho phép cài đặt nội bộ nhưng vẫn có tùy chọn đồng bộ lên đám mây khi cần xem từ xa. Đây là cách tiện lợi: quầy chạy nội bộ, chủ xem từ xa qua điện thoại.
Sáu tiêu chí chọn phần mềm quản lý bán hàng nội bộ
Đánh giá phần mềm bằng sáu câu hỏi dưới đây thay vì đọc danh sách tính năng dài. Danh sách tính năng ai cũng dài, khó phân biệt.
1. Mất mạng thì bán được không? Đây là câu hỏi quan trọng nhất với cửa hàng offline. Hỏi thẳng nhà cung cấp: tắt Internet, máy tính vẫn lập hoá đơn và trừ tồn kho được không. Nếu câu trả lời là không, phần mềm đó không phải phần mềm nội bộ.
2. Có phân quyền thật không? Chức năng phân quyền phải kiểm được: nhân viên bán hàng không mở xem lợi nhuận, không sửa giá, không xoá đơn đã thanh toán. Yêu cầu xem thử tài khoản từng vai trò, không nghe mô tả bằng lời. Cách cấu hình chi tiết nằm ở bài phân quyền phần mềm chống mất hàng.
3. Xuất dữ liệu ra Excel được không? Yêu cầu xuất toàn bộ danh mục hàng, lịch sử bán hàng, công nợ ra file Excel bất kỳ lúc nào mà không cần thuê bao. Đây là quyền của chủ với dữ liệu của mình. Phần mềm không cho xuất là phần mềm đang “giữ” dữ liệu của bạn.
4. Sao lưu tự động tới đâu? Hỏi cơ chế sao lưu: tự sao lưu trên ổ cứng, hay sao lưu ra ổ ngoài, hay lên đám mây. Sao lưu trên cùng ổ cứng không bảo vệ được khi ổ hỏng. Mức tối thiểu nên là sao lưu tự động mỗi ngày ra một nơi nữa.
5. Có thống kê lợi nhuận theo mã hàng không? Nếu bán nhiều mặt hàng khác nhau, báo cáo doanh thu thuần không nói lên món nào đang lãi. Phần mềm cần lấy giá vốn theo từng mã mà ra lợi nhuận. Cách tính chỉ số này nằm ở bài tính giá vốn và biên lợi nhuận.
6. Nhân viên mới dùng được sau bao lâu? Yêu cầu dùng thử từ chính vai trò của nhân viên bán hàng. Nếu mất quá nửa buổi để làm quen thì quy trình đào tạo tốn thời gian mỗi lần có người mới. Cách rút ngắn thời gian này nằm ở bài đào tạo nhân viên bán hàng 3 ngày.
| Tiêu chí | Mức đạt tối thiểu |
|---|---|
| Hoạt động khi mất mạng | Bắt buộc |
| Phân quyền theo vai trò kiểm chứng được | Bắt buộc |
| Xuất toàn bộ dữ liệu ra Excel | Bắt buộc |
| Sao lưu tự động ra nơi khác | Bắt buộc |
| Báo cáo lợi nhuận theo mã hàng | Nên có |
| Có bản dùng thử cho vai trò nhân viên | Nên có |
Ba tiêu chí đánh dấu bắt buộc này loại được phần lớn phần mềm không phù hợp ngay từ khâu hỏi.
Dữ liệu cần chuẩn bị trước khi cài
Phần mềm tốt cũng chạy tệ nếu dữ liệu đầu vào bừa bộn. Chuẩn bị trước giúp lần cài đầu diễn ra nhanh và ít lỗi.
| Danh mục | Trường bắt buộc | Trường nên có |
|---|---|---|
| Mã hàng | Mã, tên, giá bán | Đơn vị tính, giá vốn, nhóm hàng, barcode |
| Khách hàng | Tên, số điện thoại | Địa chỉ, công nợ, nhóm khách |
| Nhân viên | Tên, vai trò | Ngày vào, lương, ca làm |
| Nhà cung cấp | Tên, điện thoại | Địa chỉ, công nợ, người liên hệ |
| Đơn hàng | Ngày, mã hàng, số lượng, giá | Người bán, ca, ghi chú, trạng thái thanh toán |
Điểm hay bị bỏ sót là giá vốn theo mã hàng. Nhiều cửa hàng không có giá vốn chính xác ngay từ đầu, nhưng phần mềm nào cũng cần để tính lợi nhuận. Cách nhập giá vốn lần đầu: lấy giá nhập gần nhất của từng mã rồi cập nhật dần, không cần chính xác tuyệt đối từ ngày đầu.
Nhập liệu lần đầy nên chia làm hai đợt: mã hàng và khách hàng trước, rồi nhân viên và nhà cung cấp sau. Nhập một lúc dễ sót.
Vận hành hằng ngày: 5 việc không được bỏ
Cài xong mới là bắt đầu. Phần mềm chỉ phát huy tác dụng khi dữ liệu được giữ đúng mỗi ngày.
Đóng đơn đang mở và đối chiếu tiền cuối ca. Quy trình này là nền của mọi số liệu, nói kỹ hơn ở bài quy trình thu tiền nghiệm thu cuối ca.
Kiểm tra sao lưu. Mỗi tối xem ổ hoặc thư mục sao lưu có file mới không. Đây là việc mất 30 giây nhưng quyết định dữ liệu còn hay mất.
Kiểm kho theo lịch. Có báo cáo tồn kho bán chạy thì mới biết cần kiểm mã nào, thay vì kiểm toàn bộ.
Cập nhật công nợ. Ghi nợ ngay khi khách mua công nợ, không để cuối tuần mới ghi. Quản lý công nợ theo bài quản lý hàng công nợ.
Xem báo cáo theo tuần, không xem hằng ngày. Xem doanh thu hằng ngày dễ thấy mà không hiểu. Xem theo tuần mới ra được xu hướng. Cách đọc báo cáo nằm ở cách đọc báo cáo doanh thu.
Checklist trước khi chốt dùng phần mềm nội bộ
- Thử tắt mạng, xác nhận vẫn lập hoá đơn và trừ tồn kho được
- Xem thử tài khoản từng vai trò, không chỉ nghe mô tả phân quyền
- Xuất thử ra Excel danh mục hàng và lịch sử bán hàng
- Xác nhận sao lưu tự động ra nơi khác, không chỉ trên cùng ổ cứng
- Chuẩn bị giá vốn tạm cho từng mã hàng trước khi nhập liệu
- Mật khẩu riêng cho chủ, không dùng chung tài khoản với nhân viên
- Thống nhất quy tắc đặt mã hàng trước khi nhập hàng loạt
- Xác định tần suất kiểm kho và bắt đầu từ nhóm bán chạy
- Yêu cầu đào tạo tại chỗ cho ít nhất một nhân viên, không chỉ hướng dẫn sử dụng
Đọc thêm: Tăng tính chính xác hiệu quả bằng ứng dụng phần mềm bán hàng, Bán hàng chuyên nghiệp bằng phần mềm, Theo dõi báo cáo tổng kho và tiền mặt.
Nếu bạn muốn phần mềm bán hàng nội bộ chạy tại cửa hàng, vẫn bán được khi mất mạng, có phân quyền theo vai trò, tự sao lưu hằng ngày và xuất dữ liệu ra Excel bất cứ lúc nào, gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.