Quản lý hàng công nợ để giảm thất thoát tiền mặt

Một đại lý gạo ở Bình Tân bán rất chạy, sổ doanh thu tháng nào cũng trên 800 triệu đồng. Cuối năm cộng tiền mặt, chủ phát hiện hơn 90 triệu đồng nằm trong sổ nợ, trong đó 30 triệu đã quá hạn trên 3 tháng, 12 triệu của hai mối đã nghỉ lấy hàng không liên lạc được. Tiền mặt hết, cửa hàng phải vay nóng nhập hàng Tết. Công nợ không phải là doanh thu, nó là tiền của cửa hàng đang nằm trong túi người khác. Bài này phân tích công nợ như lỗ hổng tiền mặt, quy tắc hạn mức theo nhóm khách, khi nào phải thu trước, bảng theo dõi công nợ phải thu theo tuần, quy trình nhắc nợ, và lỗi ghi nợ không chứng từ.

Công nợ là lỗ hổng tiền mặt lớn nhất

Hàng mất khỏi kệ còn nhìn thấy kệ trống, tiền nằm trong sổ nợ thì két rỗng mà giấy tờ vẫn đẹp. Công nợ gây thất thoát theo ba đường:

• Nợ biến thành mất hẳn: khách nghỉ lấy hàng, đổi số điện thoại, chuyển chỗ ở, khoản nợ không ai đòi thành khoản mất.
• Nợ chiếm vốn lưu động: tiền nằm ở nhà khách thì cửa hàng thiếu tiền nhập hàng, phải vay nóng lãi 2% đến 3% một tháng.
• Nợ che gian lận nội bộ: nhân viên ghi nợ khống rồi thu tiền bỏ túi, hoặc thu tiền khách trả nợ nhưng không nộp về.

Công thức cần nhớ là tiền mặt thật = doanh thu ghi nhận - công nợ chưa thu - chi phí đã chi. Doanh thu cao mà công nợ phình thì tiền mặt thật thấp. Chủ cửa hàng đọc báo cáo phải nhìn số thu thực về két trước. Xem thêm nhóm bài Chống thất thoát và Tính năng phần mềm quản lý công nợ.

Quy tắc hạn mức công nợ theo nhóm khách

Không phải khách nào cũng được nợ như nhau. Chia khách thành bốn nhóm, mỗi nhóm một hạn mức tiền và một kỳ hạn riêng:

• Khách lẻ mới: chưa đủ 3 giao dịch thanh toán đúng hẹn thì không cho nợ. Cần thì giảm giá 2% cho thanh toán ngay thay vì cho nợ.
• Khách lẻ quen: đã mua trên 3 tháng, thanh toán sòng phẳng, hạn mức tối đa 2 triệu đồng, kỳ hạn 7 ngày. Vượt một trong hai điều kiện thì đơn tiếp theo thu tiền trước.
• Mối lấy sỉ nhỏ: lấy hàng tuần từ 5 triệu đến 20 triệu đồng, hạn mức tối đa 30% doanh thu bình quân tuần, kỳ hạn 14 ngày. Cuối mỗi tuần đối chiếu sổ, nợ cũ chưa trả thì không xuất nợ mới.
• Mối lấy sỉ lớn: lấy hàng tuần trên 20 triệu đồng, ký thỏa thuận nợ bằng văn bản có chữ ký hai bên, hạn mức tối đa 50 triệu đồng, kỳ hạn 21 ngày, có đặt cọc 10% giá trị đơn đầu tiên. Quá hạn một lần thì hạ xuống nhóm sỉ nhỏ.

Bảng hạn mức mẫu dán tại quầy:

Hạn mức phải cài cứng trên phần mềm, thu ngân không có quyền sửa. Mọi ca nới hạn mức đều do chủ cửa hàng duyệt bằng văn bản, ghi rõ lý do và thời hạn áp dụng. Nới miệng là đường nhanh nhất từ nợ thành mất.

Khi nào phải thu tiền trước

Có 6 trường hợp bắt buộc thu tiền trước, không ngoại lệ dù khách quen đến đâu:

1. Khách đã quá hạn một lần trong 3 tháng gần nhất: lịch sử quá hạn là tín hiệu rủi ro rõ nhất, đơn tiếp theo thu đủ mới xuất hàng.
2. Đơn hàng vượt hạn mức còn lại: hạn mức 2 triệu, đang nợ 1,5 triệu, đơn mới 1 triệu thì khách phải trả ít nhất 500.000 đồng trước khi nhận hàng.
3. Hàng giá trị cao dễ bán lại: điện máy, điện thoại, hàng hiệu, thu tiền đủ vì hàng đã ra khỏi cửa hàng là khó thu hồi hiện vật.
4. Khách mới chưa đủ 3 giao dịch đúng hẹn: chưa có lịch sử thì chưa có nợ, không cho nợ vì nể người giới thiệu.
5. Tổng nợ của khách vượt 10% tổng công nợ cửa hàng: một khách chiếm quá nhiều dư nợ là rủi ro tập trung, phải giảm dư nợ của khách đó xuống trước khi bán tiếp.
6. Cửa hàng đang thiếu vốn nhập hàng: khi số dư tiền mặt dưới định mức nhập hàng kỳ tới, mọi đơn nợ mới đều dừng, ưu tiên thu hồi nợ cũ. Đọc thêm ở Kiến thức bán hàng về quản trị vốn lưu động.

Quy tắc thu trước cần dán công khai tại quầy để thu ngân có chỗ dựa khi từ chối. Khách quen giận vì bị đòi tiền trước vẫn còn hơn mất cả tiền lẫn khách khi nợ thành tranh chấp.

Bảng theo dõi công nợ phải thu theo tuần

Sổ công nợ phải trả lời ba câu hỏi mỗi sáng thứ hai: ai đang nợ, nợ bao nhiêu, quá hạn bao lâu. Bảng theo dõi tối thiểu gồm 8 cột:

Đọc bảng này theo thứ tự ưu tiên: quá hạn lâu nhất trước, số tiền lớn nhất trước, khách có dấu hiệu bỏ mối trước. Ba chỉ số sức khỏe công nợ cần chốt mỗi tuần là tỷ lệ nợ quá hạn = dư nợ quá hạn / tổng dư nợ, giữ dưới 15%, vòng quay nợ = doanh thu chịu nợ / dư nợ bình quân, càng cao càng tốt, và tuổi nợ bình quân, giữ dưới kỳ hạn cho phép.

Đối chiếu sổ nợ với tiền mặt thu về mỗi cuối tuần. Tiền khách trả nợ phải nộp két ngay trong ngày, cấm nhân viên giữ tiền thu nợ qua đêm. Mọi khoản thu đều in phiếu thu có chữ ký khách, một liên giao khách, một liên kẹp sổ.

Quy trình nhắc công nợ 4 đợt

1. Trước hạn 1 ngày: nhắn tin lịch sự nhắc số tiền và ngày đến hạn, kèm lời cảm ơn. Mẫu ngắn gọn: chị ơi mai đến hẹn 2,5 triệu tiền hàng tuần này, em ghé buổi sáng hay chiều thì tiện cho chị. Nhắn tin tạo bằng chứng đã nhắc.
2. Quá hạn 1 đến 3 ngày: gọi điện trực tiếp, hỏi lý do và chốt ngày trả cụ thể, không chấp nhận hẹn chung chung. Ghi lại ngày giờ gọi, người nghe máy, ngày hẹn trả vào sổ.
3. Quá hạn 4 đến 7 ngày: gặp mặt trực tiếp, mang theo sổ đối chiếu có chữ ký các lần giao hàng, chốt lịch trả thành nhiều đợt nếu khách khó khăn thật, đợt đầu thu ngay ít nhất 30%. Đồng thời dừng xuất nợ mới cho đến khi dư nợ về trong hạn mức.
4. Quá hạn trên 7 ngày: gửi thông báo nợ bằng văn bản có thời hạn trả cuối cùng, chuẩn bị hồ sơ chứng từ để nhờ người có uy tín đứng giữa hòa giải. Với mối sỉ lớn có thỏa thuận văn bản, đây là lúc điều khoản phạt quá hạn phát huy tác dụng.

Mọi lần nhắc đều ghi lại ngày giờ, kênh nhắc, nội dung đã trao đổi, người thực hiện. Sổ nhắc nợ đầy đủ là bằng chứng khi tranh chấp, đồng thời cho chủ cửa hàng thấy nhân viên có làm đúng quy trình hay bỏ lơi. Phân công một người chịu trách nhiệm nhắc nợ chính. Xem thêm bài Cách quản lý nhân viên bán hàng chống thất thoát.

Lỗi ghi nợ không có chứng từ

Lỗi thứ nhất là ghi nợ vào sổ tay cá nhân của thu ngân. Thu ngân nghỉ việc mang theo sổ, chủ cửa hàng không biết đòi ai, khách chối vì không có chữ ký. Mọi khoản nợ phải ghi trên phần mềm và in phiếu giao hàng có chữ ký khách ngay lúc xuất hàng.

Lỗi thứ hai là cho nợ miệng qua điện thoại. Khách gọi lấy thêm 5 triệu tiền hàng, nhân viên xuất hàng không lập phiếu, cuối tháng khách chỉ nhận 3 triệu. Không phiếu không chữ ký thì mọi con số đều thành tranh cãi.

Lỗi thứ ba là thu tiền nợ không lập phiếu thu. Khách trả 2 triệu, nhân viên đút túi, sổ vẫn ghi khách còn nợ, tháng sau đòi tiếp sinh tranh chấp, khách bỏ mối. Phiếu thu hai liên là tấm khiên cho cả hai bên.

Lỗi thứ tư là gộp nợ nhiều kỳ thành một con số. Khách nợ 3 đợt 2 triệu, 3 triệu, 5 triệu, ghi gộp 10 triệu không chi tiết. Khi khách trả 4 triệu thì không biết trừ vào đợt nào, nợ quá hạn đợt đầu bị che mất.

Lỗi thứ năm là không đối chiếu chữ ký định kỳ. Cứ 3 tháng in bảng tổng nợ cho từng khách ký xác nhận một lần. Khách ký xác nhận thì khó chối, đồng thời phát hiện sớm khoản ghi sai trước khi nó phình to.

Checklist triển khai trong 7 ngày

• Ngày 1-2: phân nhóm toàn bộ khách nợ hiện tại, áp hạn mức mới, lập danh sách khách vượt hạn mức phải thu hồi ngay.
• Ngày 3-4: cài hạn mức cứng trên Tính năng phần mềm, in bảng hạn mức và quy tắc thu trước dán tại quầy.
• Ngày 5: in bảng tổng nợ 3 tháng cho từng khách ký xác nhận, chốt số dư nợ không tranh cãi.
• Ngày 6: chạy quy trình nhắc nợ đợt 1 và 2 cho toàn bộ khoản quá hạn, ghi sổ nhắc đầy đủ.
• Ngày 7: chốt báo cáo tuổi nợ và tỷ lệ nợ quá hạn tuần đầu, dừng xuất nợ mới cho khách quá hạn trên 7 ngày. Cần hỗ trợ thì ghé Liên hệ.

Câu hỏi thường gặp

Hạn mức công nợ cho khách quen bao nhiêu thì an toàn? Khách lẻ quen cho nợ tối đa 2 triệu đồng và 7 ngày, mối lấy sỉ tối đa 30% doanh thu bình quân tuần của họ và 14 ngày, vượt hạn mức thì thu trước mới xuất hàng. Mọi ca nới hạn mức đều do chủ cửa hàng duyệt bằng văn bản.

Khi nào cửa hàng phải thu tiền trước thay vì cho nợ? Thu tiền trước khi khách đã quá hạn một lần, đơn hàng vượt hạn mức còn lại, hàng giá trị cao dễ bán lại, hoặc khách mới chưa đủ 3 giao dịch thanh toán đúng hẹn. Quy tắc này dán công khai tại quầy để thu ngân có chỗ dựa khi từ chối.

Nhắc công nợ thế nào để không mất khách? Nhắc trước hạn 1 ngày bằng tin nhắn lịch sự, quá hạn 3 ngày gọi điện trực tiếp, quá hạn 7 ngày gặp mặt chốt lịch trả, mọi lần nhắc đều ghi lại ngày giờ và nội dung đã trao đổi. Khách khó khăn thật thì chia nhiều đợt, đợt đầu thu ngay ít nhất 30%.

Nếu bạn muốn xem phần mềm chạy trực tiếp với đúng mô hình cửa hàng của mình — kho, công nợ, nhân viên, báo cáo — gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.