Khách hàng sỉ và đơn hàng định kỳ: quản lý mà không mất tiền
Khách lẻ mua một hộp sữa, khách sỉ mua ba trăm hộp. Cùng một mặt hàng, cùng một giá vốn, nhưng cách bán, cách thu tiền và rủi ro khác nhau hoàn toàn.
Khách sỉ là nguồn doanh thu ổn định mà cửa hàng nhỏ hay bỏ lỡ vì không biết quản lý. Họ mua đều, họ biết cửa hàng giá nào, và họ cần sự chắc chắn hơn cần sự rẻ. Bài này nói về cách vận hành nhóm khách này: bảng giá theo bậc, đơn định kỳ, hạn mức công nợ, và các điểm dễ mất tiền.
Khách sỉ khác khách lẻ ở chỗ nào
| Tiêu chí | Khách lẻ | Khách sỉ |
|---|---|---|
| Số lượng mỗi lần | 1–3 đơn vị | Hàng chục đến hàng trăm đơn vị |
| Tần suất mua | Thất thường | Lịch cố định, hằng tuần hoặc hằng tháng |
| Giá | Giá niêm yết | Giá theo bậc số lượng |
| Thanh toán | Tại quầy, tức thì | Có thể công nợ, chuyển khoản, trả sau |
| Giao hàng | Khách tự mang | Có thể giao tận nơi |
| Ảnh hưởng đến tồn kho | Không đáng kể | Quyết định tồn kho, phải chuẩn bị trước |
| Rủi ro với cửa hàng | Thấp | Cao nếu không kiểm soát công nợ |
Dòng cuối là điểm cần nhấn. Một đơn sỉ trị 20 triệu mà khách trễ ba tháng là 20 triệu bị kẹt, tương đương gần một tháng doanh thu của cửa hàng nhỏ. Còn khách lẻ mua công nợ 200 nghìn thì chuyện cỡ đó không đáng bận tâm.
Vì vậy hai nhóm khách phải có hai cách quản lý khác nhau, không dùng chung một quy trình.
Bảng giá theo bậc: tính sao cho không lỗ
Bảng giá theo bậc là thứ khách sỉ nhìn đầu tiên. Cách dựng bảng giá phổ biến nhất là dựa trên biên lợi nhuận gộp.
Quy tắc: giá sỉ phải còn biên gộp tối thiểu bằng một nửa biên gộp của giá lẻ, và mức chiết khấu tối đa không vượt 30% giá lẻ.
Ví dụ với mặt hàng giá lẻ 50.000 đồng, giá vốn 32.000 đồng, biên gộp 36%:
| Bậc số lượng | Mức chiết khấu | Giá bán | Giá vốn | Biên gộp | So với giá lẻ |
|---|---|---|---|---|---|
| Lẻ (dưới 10) | 0% | 50.000 | 32.000 | 36% | — |
| Bậc 1 (từ 10) | 8% | 46.000 | 32.000 | 30,4% | Còn 84% biên gộp |
| Bậc 2 (từ 30) | 15% | 42.500 | 32.000 | 24,7% | Còn 68% biên gộp |
| Bậc 3 (từ 100) | 22% | 39.000 | 32.000 | 17,9% | Còn 50% biên gộp |
| Bậc 4 (từ 300) | 28% | 36.000 | 32.000 | 11,1% | Dưới ngưỡng, cần xem lại |
Bảng này cho thấy điều quan trọng: mức chiết khấu càng cao, biên gộp càng co nhanh, nhanh hơn nhiều so với mức chiết khấu tăng. Giảm 28% giá chỉ còn 11,1% biên gộp, tức là gần một phần ba giá bán. Nếu còn phải trả chi phí giao hàng và bao bì, bậc 4 có thể lỗ.
Nguyên tắc vận hành: mỗi bậc phải kèm điều kiện số lượng tối thiểu trong đơn, và chỉ áp dụng khi khách đạt đúng số lượng đó. Nếu không có điều kiện, khách mua 9 đơn vị rồi đòi giá bậc 1 là lỗ ngay.
Ba việc cần ghi rõ trong bảng giá:
- Số lượng tính theo đơn hay theo thời gian. Ví dụ “mua 100 đơn vị một lần” khác với “mua 100 đơn vị một tháng”. Quy tắc này phải rõ, nếu không sẽ tranh luận khi đơn hàng lệch.
- Hàng khuyến mại không áp dụng giá sỉ. Nếu không ghi, khách sẽ yêu cầu giá sỉ cho cả hàng đang khuyến mại.
- Bậc tính theo mặt hàng hay theo đơn. Tính theo đơn nghĩa là tổng tiền đơn đủ ngưỡng thì mọi mặt hàng trong đơn đều được giá sỉ. Cách này dễ áp dụng nhưng dễ lỗ với đơn nhiều loại.
Đơn định kỳ: khách không cần đặt lại
Đơn định kỳ là mốc quan hệ thực sự bền vững giữa cửa hàng và khách sỉ. Khách không phải đặt lại, cửa hàng không phải gọi xác nhận, và ai cũng biết bao giờ hàng đến.
Cấu trúc một đơn định kỳ cần bốn thông tin:
| Thông tin | Ví dụ | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Danh mục đơn | 12 mã hàng, số lượng mỗi mã | Cơ sở chuẩn bị hàng |
| Chu kỳ giao | Thứ Hai hằng tuần | Khách biết khi nào có hàng |
| Điều kiện số lượng | Đủ số lượng thì giao, thiếu thì bù kỳ sau | Tránh giao thiếu lặp lại |
| Điều kiện thanh toán | Trả trong 7 ngày sau khi giao | Ràng buộc dòng tiền |
Điều khoản “thiếu thì bù kỳ sau” rất quan trọng với đơn định kỳ. Nếu không có, mỗi lần thiếu hàng bạn phải gọi điện thương lượng lại, và đó là lúc khách ép giá.
Ba cách tổ chức đơn định kỳ:
Cách 1: sổ tay. Mỗi khách một trang, ghi danh mục, số lượng, ngày giao, ngày thu tiền. Đơn giản, miễn phí, phù hợp khi dưới 5 khách sỉ.
Cách 2: bảng tính Excel. Một sheet, mỗi khách một cột hoặc một khối. Có thể tính tự động tổng tiền phải thu. Phù hợp khi 5 đến 20 khách sỉ.
Cách 3: phần mềm bán hàng. Tạo nhóm khách sỉ, gán giá theo bậc, lịch giao hàng và điều khoản thanh toán theo từng khách. Phần mềm tự tạo đơn theo lịch và báo cáo công nợ phải thu. Cách tổ chức dữ liệu khách nằm ở bài phân khúc khách hàng.
Dù cách nào, điều kiện thanh toán phải viết ra giấy và khách phải biết. Điều khoản miệng là nguyên nhân phổ biến nhất của tranh chấp công nợ.
Hạn mức công nợ cho khách sỉ
Đây là phần quyết định an toàn của cả mối quan hệ. Nguyên tắc đơn giản: không cho công nợ vượt quá sức chứa của bạn.
| Giai đoạn quan hệ | Hạn mức công nợ tối đa | Điều kiện |
|---|---|---|
| Khách mới, đơn đầu tiên | 0 | Thanh toán trước khi giao |
| Đã giao 1–3 đơn, trả đúng hạn | Bằng giá trị một đơn | Trả trong 7 ngày |
| Đã giao trên 3 đơn, trả đúng hạn | Bằng 2 đơn | Trả trong 10 ngày |
| Khách sỉ trọn vòng | Theo thỏa thuận, có hạn mức cố định | Hạn mức ghi trong hợp đồng |
Hạn mức cần được kiểm tra trước mỗi lần giao, không phải khi khách mới trở thành khách sỉ. Tình huống phổ biến: cửa hàng giao liên tục vì “khách quen”, tổng công nợ dồn lên 50 triệu rồi mới phát hiện.
Ba câu hỏi kiểm tra trước khi giao:
- Khách còn nợ bao nhiêu, và đến hạn ngày nào?
- Nếu giao thêm đơn này, tổng công nợ có vượt hạn mức không?
- Có bằng chứng nào cho thấy khách sẽ trả đúng hạn lần này không?
Câu thứ ba thường bị bỏ qua. Lịch sử trả đúng hạn là bằng chứng tốt nhất, nhưng cũng cần kiểm tra xem khách có đang chuyển khoản trễ dần hay không — dấu hiệu sớm của khách sắp gặp khó khăn.
Giao hàng và chi phí giao
Chi phí giao hàng là chỗ dễ lỗ nhất trong bán sỉ. Khách mua 5 triệu, giao tận nơi 80km mà lời chỉ còn 1 triệu, thì hợp đồng đang lỗ mà không ai thấy.
Cách tính đúng: tính chi phí giao vào giá sỉ ngay từ đầu, không tính sau khi đã chốt giá với khách.
| Khoảng cách | Phí giao gợi ý | Có nên chấp nhận đơn dưới ngưỡng |
|---|---|---|
| Trong 10km | 50.000–150.000 đồng | Không, đơn dưới 1 triệu thì lỗ công giao |
| 10 đến 30km | 150.000–300.000 đồng | Không, tối thiểu 2 triệu |
| Trên 30km | Tính theo km hoặc thuê xe | Có, nhưng cần cộng thêm vào giá |
| Giao nhiều điểm trong một chuyến | Chia nhỏ phí giao giữa các khách | Có |
Cách xử lý thực tế hiệu quả nhất là gộp chuyến giao: nếu có ba khách ở cùng một khu vực thì giao một chuyến, chia tiền xe. Cần ghi “phí giao” là một dòng riêng trên đơn, không gộp vào tiền hàng — lý do giống như khi tách phí giao trong bài phần mềm quản lý tiệm giặt sấy: khi khách hỏi “sao tôi trả nhiều hơn” thì phải tách được ngay.
Ngoài ra cần có quy tắc: đơn dưới ngưỡng giá trị thì khách tự đến lấy, trừ khi khách sỉ trọn vòng. Câu này nên ghi vào bảng giá từ đầu, tránh phải từ chối từng đơn.
Năm điểm dễ mất tiền với khách sỉ
1. Giao thiếu mà không ghi nhận. Khách nhận 200 thùng, thực tế có 195, không ai ghi. Một tuần sau khách khiếu nại thiếu 5 thùng và bạn không có bằng chứng. Ghi rõ số lượng thực nhận và có người ký, xem quy trình nhập hàng từ nhà cung cấp vì nguyên tắc giống nhau.
- Giao trễ chu kỳ là chuyện hay xảy ra: khách buộc phải giảm giá bù cho khách của họ, và họ sẽ yêu cầu bạn giảm giá kỳ sau.
3. Nhận thêm hàng ngoài danh mục định kỳ. Khách nhờ thêm mã mới, thêm năm thùng. Nếu không lưu vào đơn định kỳ thì lần sau không giao, khách phải đặt lại. Mọi thứ khách nhờ thêm đều phải vào danh mục.
4. Công nợ không có đối chiếu. Khách nói đã trả, bạn nói chưa, mỗi bên giữ một con số. Cuối tháng không có bảng đối chiếu thì mất tiền mà không biết mất bao nhiêu. Cần bảng đối chiếu định kỳ, có xác nhận bằng chữ ký hoặc tin nhắn.
5. Giảm giá ngoài bảng cho khách lớn. “Anh mua nhiều cho em giảm thêm 5% nữa.” Một lần thì được, lần thứ ba thành mặc định, và bảng giá không còn ý nghĩa. Mọi mức giảm ngoài bảng đều cần có người duyệt.
| Điểm rủi ro | Hậu quả | Cách chặn |
|---|---|---|
| Giao thiếu không ghi nhận | Mất tiền, không có bằng chứng | Ghi số lượng thực nhận, có ký |
| Giao trễ chu kỳ | Khách đòi giảm giá kỳ sau | Cam kết ngày giao, ghi vào đơn |
| Nhận thêm ngoài danh mục | Quên giao, khách phải đặt lại | Mọi yêu cầu thêm đều vào danh mục |
| Không đối chiếu công nợ | Tranh chấp, mất tiền | Bảng đối chiếu tháng có xác nhận |
| Giảm giá ngoài bảng | Bảng giá mất ý nghĩa | Mọi mức ngoài bảng cần duyệt |
Checklist quản lý khách hàng sỉ
- Có bảng giá theo bậc, mỗi bậc kèm số lượng tối thiểu
- Giá sỉ còn biên gộp tối thiểu 50% biên gộp giá lẻ
- Ghi rõ bậc tính theo đơn hay theo tháng, và hàng khuyến mại không áp giá sỉ
- Đơn định kỳ có danh mục, chu kỳ giao, điều kiện số lượng, điều kiện thanh toán
- Mọi yêu cầu thêm hàng ngoài danh mục đều được ghi vào danh mục
- Có hạn mức công nợ theo từng giai đoạn quan hệ
- Kiểm tra hạn mức công nợ trước mỗi lần giao, không chỉ lúc ký
- Phí giao tính vào giá từ đầu, ghi thành dòng riêng trên đơn
- Có quy tắc đơn dưới ngưỡng thì khách tự lấy
- Giao hàng ghi số lượng thực nhận, có người ký
- Có bảng đối chiếu công nợ hằng tháng, khách xác nhận
- Mọi mức giảm giá ngoài bảng đều cần người duyệt
Đọc thêm: Phân khúc khách hàng và xây tệp khách quen, Quản lý hàng công nợ để giảm thất thoát, Công nợ nhà cung cấp, Chăm sóc khách hàng.
Nếu bạn muốn phần mềm áp giá theo bậc số lượng, tạo đơn định kỳ theo lịch, kiểm tra hạn mức công nợ trước khi giao và xuất bảng đối chiếu công nợ cho khách sỉ, gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.