Mười hai công cụ miễn phí cho cửa hàng: tính giá vốn, lương, công nợ, kiểm kho
Mười hai công cụ dưới đây làm riêng cho chủ cửa hàng bán lẻ, dùng ngay không cần đăng ký. Chúng giải quyết những việc lặp lại mỗi ngày, mỗi tháng, và thường bị làm thủ công trong Excel.
Nếu bạn thấy hữu ích, đưa link cho đồng nghiệp dùng luôn — hoàn toàn miễn phí, không cần xin phép.
Tổng hợp mười hai công cụ miễn phí
| Công cụ | Tính cái gì | Link |
|---|---|---|
| Giá vốn và biên lợi nhuận | Lợi nhuận mỗi món, điểm hòa vốn | https://cong-thuc-gia-von.pages.dev/ |
| Lương theo ca | Lương, phụ cấp ca, thưởng vượt mục tiêu | https://cong-thuc-luong-theo-ca.pages.dev/ |
| Checklist mở và đóng cửa hàng | 24 việc mở và đóng cửa, có ô tick | https://checklist-mo-cua-hang.pages.dev/ |
| Công nợ phải thu | Nợ quá hạn, ngày phải thu, rủi ro mất khách | https://cong-thuc-cong-no.pages.dev/ |
| Hoa hồng nhân viên | Hoa hồng theo bậc, so với biên lợi nhuận | https://cong-thuc-hoa-hong.pages.dev/ |
| Doanh thu và biên lợi nhuận | Doanh thu kỳ, lợi nhuận sau chi phí cố định | https://cong-thuc-doanh-thu.pages.dev/ |
| Đối chiếu kiểm kho | Tỷ lệ chênh lệch, giá trị hàng thiếu | https://cong-thuc-kiem-kho.pages.dev/ |
| Giá trị đơn hàng và bán thêm | Giá trị đơn TB, biên gộp món bán kèm | https://cong-thuc-don-hang.pages.dev/ |
| Thuế VAT cửa hàng nhỏ | VAT phải nộp, dòng tiền thực nhận | https://cong-thuc-thue-vat.pages.dev/ |
| Điểm đặt hàng và tồn kho tối thiểu | Tồn an toàn, điểm đặt hàng, lượng đặt | https://cong-thuc-ton-kho.pages.dev/ |
| Phân tích ABC tồn kho | Chia nhóm A B C, tìm món ế | https://cong-thuc-abc-ton-kho.pages.dev/ |
| Giảm giá tối đa | Mức giảm còn lời, lượng hòa vốn | https://cong-thuc-giam-gia.pages.dev/ |
Mỗi công cụ có hai địa chỉ (pages.dev và workers.dev) để một bên có sự cố thì bên kia vẫn dùng được.
1. Công cụ tính giá vốn và biên lợi nhuận
Địa chỉ: https://cong-thuc-gia-von.pages.dev/
Nhập giá bán, giá vốn, số lượng bán trong tháng và chi phí cố định, công cụ trả về sáu con số: lợi nhuận gộp mỗi món, tỷ lệ lợi nhuận gộp, doanh thu tháng, tổng lợi nhuận gộp, số lượng bán cần có để hòa vốn, và giá bán tối thiểu để còn lãi 10%.
Kèm theo là bảng phương án giá bán: giảm 5%, 10%, 20% thì lợi nhuận còn lại bao nhiêu. Bảng này trả lời câu hỏi mà mọi chủ cửa hàng phải trả lời mỗi lần khách đòi giảm giá: giảm 5% thì mình còn lời hay không? Có hai cảnh báo tự động: biên gộp dưới 20% thì mỗi lần giảm 5% ăn gần hết lợi nhuận; số lượng bán thấp hơn số lượng hòa vốn thì mặt hàng đang lỗ dù vẫn bán được.
Cách tính giá vốn đầy đủ hơn nằm ở bài tính giá vốn và biên lợi nhuận theo mặt hàng.
2. Công cụ tính lương theo ca và thưởng doanh số
Địa chỉ: https://cong-thuc-luong-theo-ca.pages.dev/
Nhập lương cơ bản, phụ cấp ca, số ca làm trong tháng, tỷ lệ thưởng doanh thu, doanh thu của nhân viên, mục tiêu doanh thu và tỷ lệ thưởng phần vượt. Công cụ tính tổng lương, tiền thưởng doanh thu, tiền thưởng vượt mục tiêu, và chi phí lương trên mỗi ca.
Bảng tham chiếu sáu mức doanh thu (60% đến 200% mục tiêu) cho biết nhân viên ở mức nào kiếm được nhiều hơn lương cứng: nếu chênh lệch giữa lương doanh số và lương cố định quá nhỏ, động lực bán hàng gần như không có. Công cụ cũng cảnh báo khi tổng tỷ lệ thưởng vượt 30% — biên gộp 25% mà trả thưởng 35% doanh thu thì bán càng nhiều càng lỗ.
Cách chọn công thức lương nằm ở bài lương cứng hay lương doanh số. Cách lập bảng chấm công hằng ngày nằm ở bài bảng chấm công tính lương theo ca.
3. Checklist mở và đóng cửa hàng
Địa chỉ: https://checklist-mo-cua-hang.pages.dev/
Hai danh sách: 12 việc mở cửa buổi sáng và 12 việc đóng cửa buổi tối. Tick vào ô là xong, có thanh tiến độ, lưu trạng thái trên máy nên hôm sau không phải tick lại từ đầu, có nút in để dán tại quầy.
Ba việc trong danh sách buổi sáng phải hoàn thành trước khi bán, và cả ba đều là nguồn mất tiền nếu bỏ: tiền két đã đối chiếu với sổ ca (lệch 20.000 đồng hôm nay thành 600.000 đồng cuối tháng), máy tính tiền đã kết nối và in thử, và hàng nhập trong ngày đã ghi phiếu.
Danh sách đóng cửa tối có hai mục dễ bỏ nhất: ghi nợ công nợ khách và bàn giao ca có người ký. Bỏ hai mục này thì sáng hôm sau phải dò lại toàn bộ tiền mặt và hàng.
4. Công cụ tính công nợ phải thu
Địa chỉ: https://cong-thuc-cong-no.pages.dev/
Nhập tổng công nợ phải thu, doanh thu tháng, tỷ lệ quá hạn, số khách đang nợ, tỷ lệ trả đúng hạn và chi phí mỗi lần nhắc nợ. Công cụ trả về sáu con số: tiền nợ quá hạn, ngày phải thu bình quân, tiền thu được trong tháng nếu khách trả đúng hạn, chi phí nhắc nợ, rủi ro mất khách nợ, và công nợ bình quân mỗi khách.
Hai con số đáng chú ý nhất: ngày phải thu bình quân cho biết tiền cửa hàng bị trôi bao lâu — trên 45 ngày là dấu hiệu sổ công nợ đang hỏng; và chi phí nhắc nợ thường lớn hơn dự đoán, nhắc 20 khách quá hạn mỗi tháng là 100.000 đồng chưa tính tiền công gọi.
Cách quản lý hàng công nợ nằm ở bài quản lý hàng công nợ để giảm thất thoát.
5. Công cụ tính hoa hồng nhân viên
Địa chỉ: https://cong-thuc-hoa-hong.pages.dev/
Nhập doanh thu của nhân viên, mục tiêu, ba tỷ lệ thưởng và biên lợi nhuận gộp của cửa hàng. Công cụ trả về tổng hoa hồng, thưởng cơ bản, thưởng vượt mục tiêu, tỷ lệ hoa hồng trên doanh thu, lợi nhuận còn lại cho cửa hàng, và chênh lệch so với lương cứng 4 triệu.
Bảng tham chiếu sáu mức doanh thu (50% đến 160% mục tiêu) cho thấy nhân viên ở mức nào thực sự được lợi: nếu chênh lệch giữa lương doanh số và lương cố định dưới 500.000 đồng, động lực bán hàng gần như không có. Công cụ cảnh báo khi tổng tỷ lệ hoa hồng vượt 30% biên lợi nhuận gộp — cửa hàng đang thưởng tiền ra ngoài chính mình. Thiết kế công thức theo từng bậc nằm ở bài tính hoa hồng nhân viên bán hàng.
6. Công cụ tính doanh thu và biên lợi nhuận
Địa chỉ: https://cong-thuc-doanh-thu.pages.dev/
Chọn kỳ (tuần, tháng, quý), nhập tổng doanh thu, số đơn, tỷ lệ giá vốn, chi phí cố định và mục tiêu. Công cụ tính doanh thu kỳ, lợi nhuận gộp, lợi nhuận sau chi phí cố định, giá trị đơn trung bình, số đơn mỗi ngày và doanh thu hòa vốn.
Điểm cần nhìn đầu tiên là lợi nhuận sau chi phí cố định — đó mới là tiền thật của chủ cửa hàng.
Cách đọc báo cáo để ra quyết định nằm ở bài cách đọc báo cáo doanh thu để quyết định.
7. Sáu công cụ cho tồn kho, đơn hàng, thuế và giảm giá
Đối chiếu kiểm kho: https://cong-thuc-kiem-kho.pages.dev/ — tính tỷ lệ chênh lệch, giá trị hàng thiếu, mức độ nghiêm trọng và thời gian đếm lại. Xem bài xác định và xử lý chênh lệch tồn kho.
Giá trị đơn hàng và bán thêm: https://cong-thuc-don-hang.pages.dev/ — tính giá trị đơn sau bán thêm, doanh thu tăng thêm và biên gộp của món bán kèm. Xem bài bán thêm mà không làm mất niềm tin.
Thuế VAT cho cửa hàng nhỏ: https://cong-thuc-thue-vat.pages.dev/ — tính VAT đầu ra, VAT đầu vào được khấu trừ, VAT phải nộp và dòng tiền thực nhận. Xem bài quản lý chi phí mặt bằng cửa hàng.
Điểm đặt hàng và tồn kho tối thiểu: https://cong-thuc-ton-kho.pages.dev/ — tính điểm đặt hàng, lượng đặt làm tròn theo đơn vị nhập, số ngày tồn hiện tại, cảnh báo tồn dư hay cần đặt ngay. Liên quan ở bài ngày nhập hàng hợp lý để không bị tồn kho.
Phân tích ABC tồn kho: https://cong-thuc-abc-ton-kho.pages.dev/ — chia mã hàng thành ba nhóm theo doanh thu, tính vốn nằm trong nhóm C và số vòng quay. Xem bài tồn kho quay vòng chậm.
Giảm giá tối đa: https://cong-thuc-giam-gia.pages.dev/ — tính mức giảm còn lời, biên sau giảm và số lượng phải bán để hòa vốn. Xem bài đàm phán giá mà không mất lợi nhuận.
Bộ công cụ này dành cho ai
| Quy mô cửa hàng | Có cần phần mềm không | Bộ công cụ ở đây đủ chưa |
|---|---|---|
| Một quầy, một người bán | Chưa cần | Đủ dùng |
| Một quầy, 2–3 nhân viên | Nên cân nhắc | Đủ cho lúc đầu, chưa chặn được sửa giá |
| Nhiều quầy, nhiều ca | Cần | Không đủ, cần lưu lịch sử theo thời gian |
| Chuỗi cửa hàng | Cần | Không đủ |
Nguyên tắc: công cụ miễn phí giải quyết một phép tính tại một thời điểm. Phần mềm quản lý bán hàng giải quyết chuỗi số liệu theo thời gian và chặn được thao tác sai. Với cửa hàng một quầy, bộ công cụ này đủ dùng.
Dùng bộ công cụ này trong một quy trình thống nhất
| Thời điểm | Việc cần làm | Công cụ dùng |
|---|---|---|
| Hằng sáng, trước khi mở cửa | Tick 12 việc mở cửa | Checklist mở cửa hàng |
| Cuối ngày, trước khi về | Tick 12 việc đóng cửa | Checklist mở cửa hàng |
| Cuối tháng, khi xem lại mặt hàng | Tính lợi nhuận, hòa vốn, điểm đặt hàng | Máy tính giá vốn, điểm đặt hàng |
| Cuối tháng, khi chốt lương và công nợ | Tính lương theo ca, tuổi nợ | Máy tính lương, công nợ |
Điểm cần chú ý: các công cụ tính toán nên chạy vào ngày 1 hoặc ngày 2 đầu tháng, khi số liệu tháng đã gần hoàn tất. Chạy giữa tháng thì số liệu chưa đủ. Checklist thì chạy mỗi ngày, và đó là lý do nó phải nhanh.
Một thói quen nên có: lưu lại kết quả mỗi tháng vào một file, để tháng sau so sánh với tháng trước. Tính ra con số rồi bỏ đi thì lúc nào cũng phải tính lại từ đầu, và không bao giờ thấy xu hướng.
Ba nguyên tắc khi dùng công cụ
Một: con số phải có nguồn. Giá vốn phải gồm cả vận chuyển và bao bì, không chỉ giá mua trên hoá đơn.
Hai: dùng công cụ để ra quyết định, không để ghi nhớ. Mỗi tháng lưu một con số, tháng sau so sánh với tháng trước.
Ba: công cụ thay cho phép tính, không thay cho quy trình. Tính giá vốn mỗi ngày mà không đối chiếu tiền két cuối ca thì vẫn mất tiền.
Câu hỏi thường gặp
Có nên đăng ký không? Không. Mở link là dùng được, không có bước đăng ký nào.
Dữ liệu của tôi có bị gửi đi đâu không? Không. Toàn bộ tính toán chạy trong trình duyệt. Riêng checklist lưu trạng thái tick trên máy bạn, xoá được bằng một nút.
Dùng được trên điện thoại không? Được, cả mười hai công cụ đều tương thích điện thoại. Checklist đặc biệt hợp với việc tick trên điện thoại rồi in ra máy tính quầy.
Tôi có thể in checklist để dán tại quầy không? Được, có nút in riêng. Bản in chỉ hiện phần cần dùng, bỏ thanh điều hướng và nút bấm.
Chủ cửa hàng dùng được, còn khách của tôi dùng được không? Được, gửi link cho khách dùng luôn. Công cụ miễn phí và không thu thập dữ liệu nên rất dễ chia sẻ.
Công cụ liên quan khác
- Tính giá vốn và biên lợi nhuận theo mặt hàng — bài chuyên sâu về cách tính đúng giá vốn
- Quy trình mở và đóng cửa hàng hằng ngày — toàn bộ quy trình, không chỉ checklist
- Kiến thức bán hàng — hơn 190 bài hướng dẫn vận hành cửa hàng
- Thư mục web — các công cụ và nguồn tham khảo khác
Bạn cần công cụ nào khác cho cửa hàng? Gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc xem trang liên hệ — chúng tôi ghi nhận nhu cầu và làm thêm công cụ miễn phí.