Quy trình mở và đóng cửa hàng hằng ngày
Hai tiếng trước khi khách bước vào và nửa tiếng sau khi khách đã rời đi — đó là hai khoảng thời gian quyết định cả ngày có chạy trơn tru hay không. Quy trình mở và đóng cửa hàng không phải nghi thức hình thức, mà là nơi mọi sai sót trong ngày bắt đầu hoặc bị phát hiện.
Nhiều cửa hàng coi đây là việc vặt vã, làm nhanh xong để kịp mở cửa. Kết quả là ca sau phải dò lại từ đầu những gì ca trước đã làm, và khi có chênh lệch thì không ai biết bắt đầu từ đâu.
Ba mươi phút trước khi mở cửa
| Thứ tự | Việc | Mất bao lâu | Bỏ qua thì hậu quả |
|---|---|---|---|
| 1 | Đếm tiền mặt trong két, ghi số tồn quầu | 5 phút | Không biết lệch tiền từ đâu khi cuối ngày |
| 2 | Mở phần mềm, xem tồn kho đầu ngày có khớp số đếm tay không | 5 phút | Lệch tồn bị đẩy qua ngày, không ai xử lý |
| 3 | Bật máy tính tiền, kiểm tra máy in và giấy | 3 phút | Hết giấy giữa ca đỉnh, mất đơn |
| 4 | Rà hàng cận ngày hết hạn, hàng hỏng bao bì | 7 phút | Bán nhầm hàng hết hạn, mất uy tín |
| 5 | Xem danh sách đơn hàng cần giao hôm nay | 5 phút | Chậm giao, mất khách sỉ |
| 6 | Sắp xếp kệ theo chương trình khuyến mãi trong ngày | 5 phút | Chương trình không tạo được doanh thu |
| 7 | Họp nhanh 5 phút với đầy đủ nhân viên | 5 phút | Cả ngày làm theo hiểu biết khác nhau |
Ba mươi phút này tiết kiệm được nhiều giờ trong ngày. Việc thứ ba và thứ tư nghe có vẻ nhỏ nhưng tỷ lệ mất đơn do thiếu giấy in vào buổi sáng lúc đông khách là lý do thường gặp nhất mà chủ cửa hàng không nhận ra.
Bước thứ hai quan trọng hơn người ta nghĩ. Nếu tồn đầu ngày đã lệch, mọi con số trong ngày đều sai theo. Cửa hàng nên có bảng theo dõi riêng: mỗi sáng so tồn phần mềm với số đếm tay, ghi lại kết quả, chỉ cần ba ngày liên tiếp lệch là biết chắc có vấn đề.
Sắp xếp đầu tiên trong ngày
Ca mở cửa thường là ca ít khách nhất, thường chiếm 8% đến 15% doanh thu ngày. Đây là thời điểm phù hợp nhất để làm việc tồn đọng mà không ảnh hưởng đến bán hàng.
| Việc | Nên làm lúc | Vì sao |
|---|---|---|
| Kiểm kho nhóm hàng đổi nhanh | 7h–9h | Khách vắng, nhân viên trực khu vực này |
| Xếp kệ theo chương trình trong ngày | 7h–9h | Không tốn thêm giờ sau đó |
| Rà hàng cận hạn, xử lý hàng sắp hết | 9h–11h | Còn kịp khuếch đại thay vì xử lý sau |
| Gọi điện nhắc khách công nợ | 14h–16h | Khách quán ăn thường nghe máy lúc này |
| Đếm kho nhóm giá trị cao | 16h–17h | Gần nghiệp thu cuối ngày, còn kịp truy |
| Nghiệp thu tiền mặt | 20h–21h | Sau khi ngừng nhận khách |
Sai lầm thường thấy là dồn hết việc tồn đọng vào cuối ngày khi cửa hàng đang đông. Khi đó nhân viên bận bán hàng, việc kiểm kho bị bỏ, và chênh lệch phát hiện muộn hơn nhiều ngày.
Quy trình nghiệp thu cuối ngày
Nghiệp thu cuối ngày là nơi mọi sai lệch trong ngày lộ ra lần đầu tiên. Đây là lý do nó là bước quan trọng nhất, quan trọng hơn cả việc đếm tiền.
Bước một — chốt hóa đơn. Đóng sổ bán, in báo cáo doanh thu trong ngày, đối chiếu số hóa đơn trên hệ thống với số phiếu bản giấy. Hai con số phải bằng nhau.
Bước hai — đếm tiền mặt. Đếm toàn bộ tiền trong két, bao gồm tiền dự trữ đổi tiền. Đối chiếu với báo cáo ca:
Tiền mặt thực tế trong két
− Tổng doanh thu tiền mặt trong ca
+ Tiền nợ khách đã thu trong ca
− Số dư quầu đầu ca
= Chênh lệchChênh lệch bằng không thì ghi “khớp” và ký. Chênh lệch khác 0 thì không sửa số liệu trên phần mềm, mà ghi biên bản, rồi truy nguyên nhân.
Đây là điểm hay bị làm sai nhất. Nhiều người sửa thẳng số trên phần mềm cho khớp, và bản ghi số ấy xóa mất dấu vết của lỗ đã xảy ra. Nguyên tắc là: sai sót phải được sửa bằng chứng từ, không sửa bằng cách chỉnh số cho khớp.
Bước ba — đối chiếu phiếu thu. Kiểm tra các phiếu thu tiền trong ngày có đúng số tiền thực nhận không, đặc biệt các đơn trả một phần hoặc trả thêm.
Bước bốn — kiểm tra công nợ phát sinh. Danh sách khách mua nợ trong ngày, xác nhận đã ghi đúng hạn mức và ngày đến hạn.
Bước năm — ghi chú sự cố trong ngày. Khách trả hàng, hàng hỏng, thiếu hàng, sự cố máy. Ghi lại để ngày mai không phải dò lại.
Bảng nghiệp thu nên in ra và dán trong két, cửa hàng chỉ cần điền số:
| Mục | Số tiền | Ghi chú |
|---|---|---|
| Doanh thu tiền mặt trong ngày | ||
| Doanh thu chuyển khoản | ||
| Doanh thu công nợ | ||
| Tiền trả lại khách (trả hàng, đổi) | ||
| Chi phát sinh trong ca | ||
| Tiền mặt thực tế trong két | ||
| Chênh lệch | ||
| Người lập — Người kiểm |
Bàn giao ca
Ca làm tám tiếng mà bán hàng trả trọn ca thì mệt và giảm chất lượng phục vụ buổi tối — giờ đông khách nhất trong ngày. Bàn giao ca ở cửa hàng nhỏ thường bị làm qua loa, và phần lớn thông tin quan trọng bị bỏ.
Năm việc bắt buộc phải có trong bàn giao, viết ra giấy hoặc nhắn tin:
- Tiền mặt và số phiếu tiền — bàn giao bao nhiêu, còn bao nhiêu phiếu chưa xử lý.
- Khách đang chờ — có ai đang đứng với giỏ hàng chưa thanh toán, cần bao nhiêu phút nữa.
- Đơn đang dở — khách hẹn quay lại lấy hàng, cần chuẩn bị gì.
- Mặt hàng sắp hết — những mã hàng chỉ còn 1–2 đơn vị, ca sau nên tự ý bán có kệ hay không.
- Việc chưa xong — báo cáo chưa in, két chưa kiểm, tồn chưa cập nhật.
Bàn giao bằng văn bản có một lợi ích lớn: khi có chênh lệch, hai ca cùng nhìn vào một danh sách và thống nhất được mức tiền bàn giao. Không có văn bản thì mỗi ca nhớ mỗi kiểu.
Xử lý sự cố phát sinh trong ca
Ba sự cố xảy ra thường xuyên nhất và cách xử lý nên thống nhất trước.
| Sự cố | Xử lý ngay | Ghi lại để sau |
|---|---|---|
| Hết giấy in | Dùng giấy dự trị, in tạm rồi bổ sung | Số lần hết trong tuần, nên đặt nhiều hơn |
| Máy tính tiền treo | Chuyển sang sổ tay, ghi lại đơn, phục hồi rồi nhập lại | Nguyên nhân, có phải máy yếu không |
| Khách trả hàng không có hóa đơn cũ | Kiểm tra lịch sử mua, xác minh, nhập trả hàng có lý do | Tỷ lệ trả hàng không có chứng từ trong tuần |
| Ngăn kéo tiền bị thiếu | Báo quản lý ngay, không tự bù bằng tiền riêng | Kiểm tra camera, đối chiếu phiếu tiền |
| Nhân viên xin về sớm | Cửa hàng bố trí người thay, ghi vào sổ ca | Tỷ lệ vắng đột xuất trong tháng |
Nguyên tắc chung: sự cố xảy ra trong ca, xử lý trong ca, ghi lại sau ca. Nhân viên xử lý được thì không trao đổi nhiều với khách, nhưng phải ghi vào sổ để chủ cửa hàng thấy xu hướng. Ba sự cố lặp lại tuần này tuần sau sẽ trở thành một vấn đề cần sửa tận gốc, chứ không phải sự cố.
Checklist mở và đóng cửa hàng
Mở cửa — đếm tiền tồn quầu và ghi lại; đối chiếu tồn kho đầu ngày với số thực tế ở nhóm chính; bật máy tính tiền và kiểm máy in; rà hàng cận hạn và bao bì hỏng; xem danh sách giao hàng trong ngày; sắp kệ theo chương trình; họp 5 phút với nhân viên.
Trong ngày — làm việc tồn đọng vào ca vắng; gọi nhắc khách công nợ vào khung 14h–16h; xử lý hàng cận hạn trước 16h; ghi sự cố vào sổ ngay khi xảy ra.
Đóng cửa — chốt hóa đơn trong ngày; đếm tiền mặt và đối chiếu báo cáo ca; đối chiếu phiếu thu và công nợ phát sinh; kiểm tồn nhóm hàng bán nhanh nếu có chênh; lập biên bản nếu chênh lệch tiền; bàn giao 5 mục cho ca sau; ký nghiệp thu.
Đọc thêm: Quy trình thu tiền và nghiệp thu cuối ca, Kiểm kho định kỳ, Danh sách kiến thức bán hàng.
Nếu bạn muốn xem phần mềm chạy trực tiếp với đúng mô hình cửa hàng của mình — kho, công nợ, nhân viên, báo cáo — gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.