Bảng giá phần mềm quản lý bán hàng: 8 khoản chi phí hay bị bỏ sót
Khi hỏi giá phần mềm quản lý bán hàng, câu trả lời bạn nhận được thường là một con số thuê bao hằng tháng, ví dụ 300.000 đồng. Nhân lên 12 tháng rồi so với giá mua một chiếc máy tính cũ, bạn sẽ nghĩ mình đã hiểu đủ để quyết định.
Nhưng con số đó bỏ sót ít nhất bảy khoản chi phí nữa, và tổng của chúng thường làm thay đổi hẳn kết luận. Bài này liệt kê tám khoản, cách tính từng khoản, và cách quyết định dựa trên tổng chi phí thay vì giá niêm yết. Bảng giá dùng số liệu cửa hàng một quầy, doanh thu 250 triệu đồng một tháng, 3 nhân viên.
Tám khoản chi phí cần tính
| # | Khoản chi phí | Thường bị bỏ sót | Ước lượng cho cửa hàng một quầy |
|---|---|---|---|
| 1 | Phí thuê bao hoặc giá mua | Không | 3,6 triệu/năm hoặc 8–20 triệu một lần |
| 2 | Máy tính chạy phần mềm | Có | 5–15 triệu nếu phải mua mới |
| 3 | Thời gian đào tạo | Có | 4–12 giờ, quy ra 1–3 triệu |
| 4 | Chuyển đổi dữ liệu lúc đầu | Có | 2–8 triệu nếu tự nhập tay |
| 5 | Sao lưu và phục hồi dữ liệu | Có | 0,5–2 triệu/năm |
| 6 | Nâng cấp, bảo trì, hỗ trợ | Không | 0,5–2 triệu/năm |
| 7 | Chi phí thất thoát nếu không dùng | Không | 5–15 triệu/năm |
| 8 | Chi phí rời đi nếu ngừng dùng | Có | 1–10 triệu một lần |
Khoản 7 là khoản quan trọng nhất trong danh sách, và cũng là khoản ít ai tính nhất. Vì sao thì ở phần dưới.
Khoản 1 và 2: giá phần mềm cộng máy tính
Đây là hai khoản ai cũng biết, nhưng thường bị tính thiếu một phần.
Với thuê bao: phí thuê bao hằng tháng nhân 12, cộng phí đăng ký lần đầu nếu có. Nhiều nhà cung cấp tính phí theo số máy, và phí tăng khi thêm người dùng. Cần hỏi giá của mức cao nhất bạn có thể vô tình vượt qua, chứ không phải giá của hôm nay.
Với mua đứt: giá phần mềm cộng chi phí nâng cấp phiên bản trong tương lai. Một sản phẩm mua đứt 10 triệu nhưng mỗi năm phải trả 2 triệu để nâng cấp thì tổng 5 năm là 20 triệu, không phải 10 triệu.
Máy tính là khoản hay bị quên nhất. Nhiều cửa hàng mua phần mềm rồi dùng máy tính cũ đang chậm, và kết quả là nhân viên không muốn dùng. Một máy tính cũ 5 năm tuổi chạy được phần mềm bán hàng, nhưng cần nâng RAM lên 8GB và thay ổ cứng. Chi phí 2–4 triệu cho một máy cũ nâng cấp, hoặc 8–12 triệu cho một máy mới. Cách xử lý khi máy tính cũ gặp sự cố nằm ở bài chọn máy tính tiền cho cửa hàng nhỏ.
Có một điểm cần nói rõ: phần mềm chạy offline không bắt buộc phải có máy riêng. Nếu cửa hàng đang dùng máy tính để làm việc văn phòng, có thể chạy chung, chỉ cần phân quyền tài khoản. Nhưng nếu máy đó cũ và chậm, tách riêng một máy cho quầy vẫn đáng cân nhắc.
Khoản 3: thời gian đào tạo quy ra tiền
Chi phí đào tạo không nằm trong hóa đơn nào nên hay bị bỏ qua hoàn toàn. Nhưng nó là chi phí thật.
Cách tính: số giờ đào tạo × chi phí giờ của người được đào tạo.
Ví dụ cửa hàng có 3 nhân viên, mỗi người cần 3 giờ để làm quen, và người huấn luyện là chủ cửa hàng (lương 8 triệu/tháng, ~50.000 đồng/giờ):
- 3 nhân viên × 3 giờ = 9 giờ
- 9 giờ × 50.000 đồng = 450.000 đồng
- Cộng thời gian chủ ngồi huấn luyện: 9 giờ × 50.000 = 450.000 đồng
- Tổng khoảng 900.000 đồng lần đầu
Ngoài ra còn có chi phí đào tạo lại mỗi khi có người mới. Cửa hàng nhỏ thay nhân viên 2–3 lần một năm là bình thường, và mỗi lần là một buổi đào tạo lại. Nếu phần mềm quen thuộc sau 3 buổi thì mỗi lần thay nhân viên tốn 3 giờ.
Chi phí lớn hơn thường là thời gian nhân viên dùng phần mềm chậm hơn Excel trong hai tuần đầu. Nếu mỗi đơn mất thêm 5 giây và mỗi ngày có 100 đơn, mỗi tháng mất 4,2 giờ, tính ra 200.000 đồng.
Cách rút ngắn thời gian đào tạo nằm ở bài đào tạo nhân viên bán hàng trong 3 ngày.
Khoản 4 và 5: chuyển đổi dữ liệu lúc đầu và sao lưu
Chuyển đổi dữ liệu lúc đầu là khoản hay bị bất ngờ nhất. Danh mục hàng hiện đang nằm trong Excel, sổ tay, hoặc trên giấy. Đưa vào phần mềm mới là công việc thật.
| Quy mô danh mục | Thời gian nhập liệu | Chi phí ước tính |
|---|---|---|
| Dưới 100 mã hàng | 3–5 giờ | 0,3–1 triệu |
| 100–500 mã hàng | 1–3 ngày | 1–3 triệu |
| Trên 500 mã hàng | 3–7 ngày | 3–8 triệu |
Cách giảm chi phí: nhập theo thứ tự ưu tiên bán chạy trước, mặt hàng ít bán nhập sau, không cần hoàn thiện tất cả trong ngày đầu. Cách xử lý số lượng mã hàng lớn nằm ở bài quản lý tồn kho khi số mã hàng tăng nhanh.
Sao lưu là khoản mà bản offline phải tự lo, còn bản cloud thì nhà cung cấp lo. Đây chính là lý do tổng chi phí 5 năm của bản offline thấp hơn bản cloud trong nhiều trường hợp: bạn trả tiền bằng công sức thay bằng tiền.
Mức tối thiểu nên có: sao lưu tự động mỗi ngày ra một nơi ngoài máy đang chạy, thử khôi phục một lần mỗi tháng, và một bản sao lưu ở nơi khác hoàn toàn. Chi phí thực tế: 500.000–2 triệu một năm cho ổ cứng ngoài hoặc gói lưu trữ. Nếu không sao lưu, chi phí này bằng 0 và rủi ro mất toàn bộ dữ liệu là 100%.
Khoản 6, 7 và 8: bảo trì, thất thoát và chi phí rời đi
Khoản 6 — bảo trì và hỗ trợ. Với bản mua đứt, phí nâng cấp hằng năm 0,5–2 triệu. Với bản thuê bao, phần này đã nằm trong phí. Nhưng có một khoản không tính được bằng tiền: thời gian chờ khi phần mềm lỗi. Nếu quầy dừng bán được 2 giờ vì lỗi phần mềm, doanh thu mất trong 2 giờ đó có thể bằng 1–3 triệu đồng. Với cửa hàng một quầy, đây là lý do bản offline có lợi thế: sự cố phần mềm không chặn được việc bán hàng.
Khoản 7 — chi phí thất thoát nếu không dùng phần mềm. Đây là khoản lớn nhất và ít ai tính nhất. Câu hỏi không phải “phần mềm giá bao nhiêu” mà là “không có phần mềm, cửa hàng mất bao nhiêu”.| Nguồn thất thoát | Quy mô thường gặp ở cửa hàng 3 nhân viên | |—|—| | Lấn tiềm tại quầy | 2–6 triệu/tháng | | Hàng hư, hàng mất, chênh lệch kiểm kho | 1–4 triệu/tháng | | Bán dưới giá do nhân viên tự quyết | 1–5 triệu/tháng | | Công nợ khách thu sai, mất đòi | 1–3 triệu/tháng | | Tổng thường thấy | 5–18 triệu/tháng |
Lưu ý con số này là ước lượng trung bình, không phải thống kê thị trường. Cách tự ước lượng cho cửa hàng mình nằm ở bài dấu hiệu cửa hàng bị mất hàng và bài phòng lấn tiềm tại quầy.
Khoản 8 — chi phí rời đi. Nếu ngừng dùng phần mềm, bạn có mấy lựa chọn: xuất dữ liệu ra Excel, trả tiền để lấy lại, hoặc mất trắng. Với bản offline, dữ liệu nằm trong máy bạn nên thường lấy lại được. Với bản cloud, nhiều nhà cung cấp thu phí xuất dữ liệu hoặc giới hạn thời gian truy cập. Đây là lý do thực tế nhiều người chọn offline dù phí thuê bao đắt hơn: dữ liệu là tài sản của cửa hàng, không phải của nhà cung cấp.
Bảng tổng chi phí 3 năm
Cửa hàng một quầy, doanh thu 250 triệu/tháng, 3 nhân viên, thời gian hoàn vốn ngắn:
| Khoản | Excel | Cloud 12 tr/tháng | Offline mua đứt | Máy tính tiền cơ bản |
|---|---|---|---|---|
| 1. Phần mềm | 0 | 3,6 tr/năm | 9 tr một lần | 0 (đã gồm máy) |
| 2. Máy tính | Dùng máy có sẵn | Dùng máy có sẵn | 6 tr (nâng cấp máy cũ) | 0 (có sẵn) |
| 3. Đào tạo | 0,3 tr | 0,9 tr | 0,9 tr | 0,2 tr |
| 4. Chuyển đổi dữ liệu | 0 | 1,5 tr | 1,5 tr | 0 |
| 5. Sao lưu | 0 | 0 | 0,8 tr/năm | 0 |
| 6. Bảo trì | 0 | 0 | 1 tr/năm | 0 |
| 7. Thất thoát/năm | 8 tr | 3 tr | 3 tr | 6 tr |
| Tổng 3 năm | 24,3 tr | 31,8 tr | 45,3 tr | 18,6 tr |
| Chi phí thực trả ra | 0,3 tr | 7,5 tr | 18,4 tr | 0,2 tr |
| Rủi ro mang theo | 24 tr | 24 tr | 9 tr | 18,4 tr |
Hai dòng cuối là điểm cần đọc kỹ. Tổng chi phí bao gồm thất thoát cho thấy Excel rẻ nhất về tiền trả ra. Nhưng dòng rủi ro cho thấy mức độ phơi bày với mỗi phương án. Cửa hàng chọn offline trả nhiều hơn, đổi lại rủi ro thấp hơn một phần ba.
Nếu bạn có thể giảm thất thoát còn 1 triệu/tháng nhờ phần mềm, phương án offline hoàn vốn trong khoảng 1 năm. Cách tính cụ thể cho cửa hàng mình nằm ở bài tính điểm hoa vốn trước khi chạy khuyến mại — cùng một cách tính, chỉ khác đầu vào.
Mua đứt hay thuê bao: bốn câu hỏi
| Câu hỏi | Nếu trả lời có | Chọn |
|---|---|---|
| Cửa hàng có bao nhiêu chi nhánh? | Trên 2 | Thuê bao |
| Nhân viên có thay đổi thường xuyên không? | Có | Thuê bao |
| Bạn có muốn tính năng mới liên tục không? | Có | Thuê bao |
| Có ai chịu trách nhiệm sao lưu dữ liệu? | Không | Mua đứt |
| Cửa hàng ổn định, ít thay đổi trong 3 năm? | Có | Mua đứt |
| Bạn sẽ dùng phần mềm offline không? | Có | Mua đứt |
Quy tắc đơn giản: một chi nhánh và ổn định thì mua đứt; nhiều chi nhánh hoặc thay đổi thì thuê bao.
Một lưu ý thẳng thắn: mua đứt rủi ro hơn ở chỗ nếu nhà cung cấp ngừng hoạt động, bạn mất quyền cập nhật. Thuê bao rủi ro hơn ở chỗ dữ liệu nằm trên máy chủ của họ. Hai rủi ro đối lập nhau, cửa hàng nhỏ nên chọn theo khả năng vận hành thực tế của mình.
Checklist tính chi phí phần mềm
- Tính cả 8 khoản, đặc biệt khoản thất thoát và khoản máy tính
- Tính chi phí theo 3 năm, không theo tháng đầu tiên
- Hỏi rõ phí tăng khi thêm người dùng và phí nâng cấp nếu mua đứt
- Ước lượng thời gian đào tạo quy ra tiền lương thật
- Tính chi phí nhập liệu lúc đầu theo số mã hàng thực tế
- Dành ngân sách sao lưu nếu chọn bản offline
- Ước lượng thất thoát hiện tại của cửa hàng, dù chỉ là ước lượng
- So sánh chi phí thực trả ra và rủi ro mang theo, đừng chỉ so tổng
- Hỏi rõ chi phí nếu ngừng dùng, xuất dữ liệu thế nào
- Tính thời gian hoàn vốn, quyết định dựa trên con số đó
Đọc thêm: So sánh phần mềm quản lý bán hàng, Phần mềm bán hàng nội bộ, Chọn máy tính tiền cho cửa hàng nhỏ, Kiến thức bán hàng.
Nếu bạn muốn nhận bảng tính chi phí riêng cho cửa hàng mình, gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tôi sẽ tính theo số liệu thật của bạn và nói thẳng nếu phương án rẻ nhất không phải phần mềm.