Cách phòng lấn tiềm và sửa số tiền tại quầy thu ngân

Mỗi ca đóng cửa, két tiền phải khớp với số liệu phần mềm. Lệch 10.000 đồng có thể do đếm tiền sai. Lệch 300.000 đồng lặp lại nhiều ca thì không còn là đếm sai nữa.

Lấn tiềm ở quầy thu ngân khác trộm cắp ở kho ở chỗ khó phát hiện. Mất một hộp sữa trên kệ thì kiểm kho sẽ ra. Mất tiền trong két chỉ khi đối chiếu mới thấy thiếu, và người trong ca lại là người đóng ca.

Bài này nói về bốn việc: quy tắc bất di bất dịch tại quầy, cách đối chiếu tiền cuối ca, cách xử lý khi phát hiện thiếu tiền, và những lỗi cấu hình trên phần mềm khiến việc lấn tiềm dễ xảy ra.

Vì sao lấn tiềm ở quầy lại dễ xảy ra

Khác với lấy hàng trên kệ, lấn tiềm tại quầy có ba điều kiện thuận lợi: không cần ra khỏi cửa hàng, tiền là món vô danh tính, và xảy ra lúc quầy vắng người.

Ba kiểu phổ biến nhất, xếp theo mức độ dễ làm:

Kiểu thứ hai nguy hiểm nhất vì nó để lại dấu vết rõ ràng trên hóa đơn, và cũng là kiểu dễ bị phát hiện sớm nhất nếu chủ chịu kiểm tra.

Một điểm quan trọng: phần lớn trường hợp không phải do cố ý từ đầu. Lỗi đếm tiền xảy ra khi ca đông khách, tiền lẻ nhiều, không có ai kiểm tra lại.

Bốn quy tắc bất di bất dịch tại quầy

Bốn quy tắc dưới đây nên có trong nội quy làm việc, in ra dán ngay tại quầy. Mỗi quy tắc chặn được một kiểu lấn tiềm cụ thể.

Quy tắc 1 — Tiền trả không đúng, không tự ý sửa hóa đơn. Khách đưa 100.000 mà hàng có 92.000 thì phải có xác nhận của ca trưởng trước khi ghi vào hóa đơn. Sửa số tiền một mình là hành động bị cấm, không phân biệt hậu quả.

Quy tắc 2 — Thối lại tiền bằng mặt trước khách, không đếm trong két. Thối tiền ngay tại quầy cho khách xem là cách duy nhất giữ được niềm tin. Đếm lại tiền trong két rồi mới trả khách là cách nhiều chủ làm vì tiện, và đó cũng là lúc dễ xảy ra sai sót.

Quy tắc 3 — Mỗi lần đóng két phải có hai người. Người đóng ca và ca trưởng đếm lại cùng nhau, cùng ký. Một người đếm một người ký thì không khác gì không đếm.

Quy tắc 4 — Không lấy tiền từ két ngoài ca. Chủ không lấy tiền trong két mà không có người chứng kiến và không ghi sổ. Nhiều vụ “thiếu tiền” thật ra là chủ lấy tiền trong ca rồi quên không ghi.

Đối chiếu tiền cuối ca: 10 phút, làm đúng 5 bước

Đối chiếu tiền cuối ca là biện pháp phát hiện lấn tiềm đáng tin nhất, vì nó gắn trực tiếp với số liệu hệ thống. Quy trình dưới đây nên dán cạnh két tiền.

Bước 1: Chốt đơn trước, đếm tiền sau. Đóng tất cả đơn đang mở trên phần mềm, in báo cáo doanh thu theo ca, rồi mới mở két đếm. Đếm tiền trước khi chốt đơn thì số liệu không khớp với những gì đang bán dở.

Bước 2: Đếm theo mệnh giá, ghi ra giấy. Không đếm tổng rồi ghi. Đếm từng mệnh giá từ lớn xuống nhỏ, ghi số lượng từng mệnh giá. Nếu chỉ ghi tổng thì khi lệch không biết sai ở mệnh giá nào, và không biết sai bao nhiêu lần.

Bước 3: So với số liệu hệ thống. Số tiền thực có trong két trừ số tiền lẽ phải có là số tiền chênh lệch. Mẫu một ca:

Bước 4: Xử lý ngay tại két, không để qua ngày hôm sau. Lệch 20.000 ở ví dụ trên có thể do một tờ 20.000 bị kẹp dưới ngăn tiền hoặc do thối tiền nhầm cho khách. Cần điều tra tại chỗ trong 10 phút, khi người trực còn nhớ và tiền vẫn nằm trong két.

Bước 5: Người trực ký xác nhận. Dù kết quả là khớp, vẫn ký. Khớp mà không ký thì không phân biệt được với ca không đối chiếu. Bảng này giữ ít nhất 3 tháng, xem lại được ngay khi có nghi ngờ.

Xử lý khi phát hiện thiếu tiền

Sai số tiền ở quầy gây phản ứng mạnh vì ai cũng nghĩ tới chuyện tiêu tiền công. Đó là lý do quy trình xử lý cần rõ từng bước, áp dụng giống nhau cho mọi người.

Bước 1: Kiểm tra lại nguyên nhân vô hại. Trước khi nghĩ tới lấn tiềm, kiểm tra các khả năng sau: có tờ nào kẹp dưới ngăn không, có phần tiền dư của ca trước bị sót không, có ai vừa trả tiền thừa cho ca trước không, phần mềm có bị tắt giữa lúc và ghi nhập thiếu một đơn không.

Bước 2: Đếm lại cùng một người, lần thứ hai. Đếm lại một mình và cùng ca trưởng, cả hai cùng đếm, kết quả phải giống nhau. Kết quả khác nhau ở lần hai thì vấn đề là cách đếm, không phải con người.

Bước 3: Hỏi người trực trước khi kết luận. Câu hỏi mở, không dán nhãn: “Anh có nhớ hôm nào khách đưa tiền lẻ mà mình thối thiếu không?” Người lỡ tay sẽ nhớ ra và tự nhận. Người cố ý sẽ phải bịa, và bịa thì dễ lộ chỗ hở.

Bước 4: Xem lại các ca trước. Nếu chênh lệch lặp lại ở nhiều ca cùng một người trực thì có thành thói quen, không phải tai nạn. Ngược lại, nếu chênh lệch chỉ xảy ra khi một người trực ca đó thì cần nhìn kỹ hơn.

Bước 5: Ghi nhận theo mức độ. Quy tắc xử lý nên viết sẵn, không nghĩ lúc sự việc xảy ra:

Mốc 50.000 đồng nghe nhỏ, nhưng nó gần bằng lương một buổi của nhân viên làm thêm. Người lấy vì nhầm và người lấy vì thói quen đều nên được xử lý khác với người lấy có hệ thống, và mốc này là ranh giới đơn giản nhất.

Cấu hình phần mềm: chặn lỗi trước khi nó xảy ra

Một số kiểu lấn tiềm không xảy ra vì nhân viên thiếu liêm chính, mà vì phần mềm cho phép làm. Những chỗ này nên cấu hình lại, chi phí bằng không nhưng tác dụng thật.

Cấm sửa hóa đơn đã thanh toán. Nếu phần mềm cho phép sửa số tiền trên đơn đã đóng, thì không còn gì ngăn lấn tiềm. Muốn sửa phải hủy đơn và lập lại, và việc hủy đơn để lại dấu vết với người quản lý. Quy trình cần thiết lập thành quy trình thu tiền nghiệm thu cuối ca.

Giới hạn quyền mở két. Nếu mọi nhân viên đều mở được két để trả tiền thừa cho khách thì không ai kiểm soát được tiền. Nên chỉ ca trưởng mở két, người trực ghi phiếu xin mở két nếu cần. Đây cũng là phần phân quyền phần mềm cần có.

Bắt buộc ghi lý do khi hủy đơn. Không có lý do thì không hủy được. Đây là nơi kiểm soát hiệu quả nhất vì người sửa đơn luôn phải nhập một câu, mà câu đó lại đọc lại được sau này.

Khóa sửa giá bán khi ca đang mở. Nếu ai cũng sửa được giá trong lúc bán, thì việc thêm hàng giá trị cao vào đơn giá thấp trở nên rất dễ. Chỉ chủ hoặc ca trưởng được đổi giá, và mọi lần đổi đều ghi vào báo cáo.

Ngoài ra nên bật cảnh báo khi một ca có số lượng đơn hủy bất thường, hoặc khi tỷ lệ tiền mặt trên tổng doanh thu tăng vọt so với trung bình 3 ca gần nhất. Tỷ lệ tiền mặt đột biến tăng là một trong những dấu hiệu sớm của lấn tiềm, dễ phát hiện hơn nhiều so với việc đếm tiền mỗi ca.

Camera ở quầy thu ngân: bổ trợ hay chánh lệnh

Camera tại quầy là vị trí đáng lắp nhất với cửa hàng nhỏ. Chi tiết cách chọn camera nằm ở bài lắp camera giám sát cửa hàng.

Điều cần giữ đúng là ranh giới vai trò của camera. Camera cho biết người đếm tiền có đưa từng tờ vào két hay không. Nó không cho biết người đó có cố ý hay không. Vì vậy camera nằm ở bước hỏi người trực, không phải ở bước đầu, cũng không thay thế bước ký xác nhận.

Sai lầm phổ biến là lập camera rồi kết luận ngay từ video mà không đối chiếu số liệu và không nghe giải trình. Kiểu kết luận đó dễ bị oan, và khi người bị oan chứng minh được thì uy tín của chủ cũng mất.

Checklist cuối ca thu ngân

• Đóng hết đơn đang mở, in báo cáo ca trước khi mở két
• Đếm tiền theo từng mệnh giá, ghi số lượng ra giấy
• So sánh với số phải có: tiền két đầu ca + doanh thu ca
• Có chênh lệch thì điều tra tại két ngay, không để qua ngày sau
• Đếm lại lần hai cùng ca trưởng, hai người cùng đếm
• Người trực và ca trưởng cùng ký bảng đối chiếu, khớp cũng ký
• Lưu bảng đối chiếu ít nhất 3 tháng
• Chủ không lấy tiền két ngoài ca mà không có người chứng kiến
• Có mặt phần mềm cấu hình: cấm sửa đơn đã trả, bắt lý do khi hủy, khóa sửa giá khi ca mở

Đọc thêm: Quy trình thu tiền nghiệm thu cuối ca, Sắp xếp ca và phân công việc thu ngân, Quản lý công nợ để giảm thất thoát, Chống thất thoát.

Nếu bạn muốn phần mềm tự ghi nhận thời điểm mở và đóng két, tự cảnh báo chênh lệch tiền cuối ca và in bảng đối chiếu có chữ ký, gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.