Top 6 phần mềm POS cho nhà hàng và quán ăn: chọn theo quy mô
Nhà hàng khác cửa hàng tạp hoá ở ba chỗ, và cả ba chỗ đều quyết định phần mềm có dùng được hay không: có bàn hay không, món có cần làm ở bếp không, và nhân viên có làm ca hay không.
Một phần mềm bán hàng tạp hoá giải quyết tốt cửa hàng tạp hoá, và sẽ làm bạn mất tiền ở nhà hàng: không tách được tiền phục vụ, không ghi được món vào bếp, không theo dõi được ca.
Bài này so sánh 6 phần mềm POS dành cho nhà hàng và quán ăn theo 8 tiêu chí vận hành, kèm cách chọn theo quy mô và bảng chi phí thật.
Tám tiêu chí cho nhà hàng
| # | Tiêu chí | Câu hỏi kiểm tra | Trọng số |
|---|---|---|---|
| 1 | Quản lý bàn và đặt bàn | Có sơ đồ bàn, tách bàn, gộp bàn, chuyển bàn không | 15% |
| 2 | Liên kết bếp (KDS) | Đơn bếp tự in ra bếp, ghi thời gian nấu xong không | 15% |
| 3 | Công thức món và định lượng | Có định nghĩa cách làm món, giảm nguyên liệu khi bán 1 phần không | 12% |
| 4 | Phân ca và phân quyền | Tính lương theo ca, chặn sửa giá và xoá đơn không | 12% |
| 5 | Tách tiền phục vụ | Tính tiền riêng cho từng người ăn, không phải cả bàn | 10% |
| 6 | Giao hàng và bán mang đi | Đơn mang đi có quy trình riêng, khách tự đặt bàn qua tin nhắn không | 10% |
| 7 | Hoá đơn điện tử | Xuất đúng mẫu theo từng loại hàng, chi phí mỗi hoá đơn ra sao | 10% |
| 8 | Chi phí thật trên doanh thu | Tính cả phí người dùng, thiết bị, bàn, cập nhật món | 16% |
Tiêu chí 3 là tiêu chí ít được chú ý nhất nhưng ảnh hưởng tiền nhiều nhất. Nếu món nướng ngon dùng 300 g thịt mà hệ thống trừ 200 g, lợi nhuận gộp của mọi món nướng đều sai, và không ai phát hiện vì tổng tồn vẫn khớp.
Cách tính giá vốn đúng cho món có định lượng nằm ở bài tính giá vốn và biên lợi nhuận theo mặt hàng.
Bảng so sánh 6 phần mềm
Điểm chấm theo thang 10, dựa trên thông tin công khai và đánh giá về mức độ phù hợp với vận hành nhà hàng. Giá, gói và tính năng thay đổi theo thời gian, cần kiểm tra lại với nhà cung cấp trước khi ký.
| Phần mềm | Quản lý bàn | Kết nối bếp | Công thức món | Phân ca | Tách tiền | Giao hàng | Hoá đơn điện tử | Chi phí | Tổng |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| MISA CukCuk | 9 | 9 | 9 | 8 | 9 | 8 | 9 | 6 | 8,3 |
| iPOS | 9 | 8 | 8 | 9 | 9 | 7 | 9 | 5 | 8,0 |
| PosApp | 8 | 9 | 8 | 7 | 8 | 9 | 8 | 7 | 8,0 |
| KiotViet (gói F&B) | 7 | 7 | 6 | 7 | 7 | 8 | 8 | 7 | 7,1 |
| SAPO FnB | 7 | 7 | 7 | 6 | 7 | 7 | 7 | 8 | 7,0 |
| EBIZ POS OFFLINE | 6 | 6 | 8 | 9 | 7 | 5 | 8 | 8 | 7,1 |
Điểm mạnh và điểm yếu của từng phần mềm
MISA CukCuk — đầy đủ nhất trong nhóm: quản lý bàn, kết nối bếp, công thức món, tách tiền phục vụ, nhiều chi nhánh. Phù hợp nhà hàng có 2 chi nhánh trở lên. Điểm cần cân nhắc: chi phí theo quy mô và thời gian đào tạo khá lâu, không phải lựa chọn cho quán 15 chỗ.
iPOS — mạnh ở chuỗi nhà hàng nhiều chi nhánh và phân quyền tập trung, có sẵn phần mềm kế toán đi kèm trong hệ sinh thái. Chi phí cao khi mở rộng, và cần đầu tư máy POS chuẩn.
PosApp — chuyên biệt cho F&B: có mẫu bàn gọi điện, quy trình bếp riêng, hỗ trợ giao hàng. Phù hợp quán ăn đông khách, quán bún phở, cà phê. Yêu cầu máy in và thiết bị tương đối rõ ràng.
KiotViet (gói F&B) — lợi thế lớn nhất là đã quen dùng hệ sinh thái bán hàng: quản lý kho, nhân viên, báo cáo. Nếu bạn đang dùng KiotViet cho kho thì không phải đổi sang phần mềm khác. Phần quản lý bàn và công thức món yếu hơn nhóm chuyên F&B.
SAPO FnB — gói F&B của Sapo, rẻ hơn nhóm chuyên nghiệp và dễ dùng. Hợp với quán ăn một chi nhánh dưới 40 chỗ. Khi vượt quy mô đó, các hạn chế về bàn, bếp và công thức món sẽ hiện ra.
EBIZ POS OFFLINE — chạy tại máy của nhà hàng nên không dừng lúc mất mạng, có định lượng món theo công thức, và phân ca theo giờ. Điểm yếu rõ: quản lý bàn sơ đồ và KDS nhiều bếp chưa bằng nhóm chuyên F&B, và chưa hỗ trợ nhiều chi nhánh tập trung.
Chọn theo quy mô nhà hàng
| Quy mô | Nên cân nhắc | Vì sao |
|---|---|---|
| Quán ăn 15–40 chỗ, một ca | SAPO FnB, PosApp, EBIZ POS OFFLINE | Bàn ít, một ca, ưu tiên đơn giản và rẻ |
| Quán 40–80 chỗ, hai ca | PosApp, MISA CukCuk, KiotViet F&B | Cần tách ca và gọi bếp ổn định |
| Nhà hàng 80–150 chỗ, có thực đơn nhiều món | MISA CukCuk, iPOS | Cần công thức món và quản lý bàn thật sự |
| Chuỗi nhà hàng 2 chi nhánh trở lên | MISA CukCuk, iPOS, Haravan | Cần gộp số liệu và phân quyền tập trung |
| Quán bán mang đi nhiều | PosApp, KiotViet, Nhanh.vn | Cần quy trình đơn mang đi riêng |
| Khu vực mạng yếu, hay mất điện | EBIZ POS OFFLINE | Phần mềm cloud dừng lại khi mất mạng |
| Cần quản lý kho nguyên liệu chặt | MISA CukCuk, KiotViet, EBIZ POS OFFLINE | Phải trừ nguyên liệu theo công thức khi bán |
Dòng “khu vực mạng yếu” thường bị bỏ qua khi chọn phần mềm, nhưng với nhà hàng mất mạng 20 phút giữa bữa trưa thì đó là 10 triệu đồng mất. Cách xử lý các tình huống mất mạng nằm ở bài thanh toán điện tử khi mất mạng.
Ba câu hỏi phải hỏi trước khi ký
1. Khi tôi thêm một món mới, mất bao lâu?
Món mới là việc xảy ra hằng ngày ở nhà hàng. Nếu mỗi món mới phải nhờ người hỗ trợ thêm vào hệ thống thì bạn sẽ không thêm, và thực tế bạn sẽ bán món ngoài hệ thống.
Hãy yêu cầu nhà cung cấp cho xem thao tác thêm món trên chính giao diện bạn sẽ dùng, và đo thời gian.
2. Khi máy tính tiền bị hỏng giữa giờ ăn, tôi mất bao lâu để dựng lại?
Đây là câu hỏi bị bỏ qua nhiều nhất. Phần mềm cloud cần đăng nhập lại, đồng bộ dữ liệu, và trong lúc đó nhà hàng không tính tiền được.
Hãy hỏi cụ thể: có bản sao lưu cục bộ để mở lên dùng ngay không, và mất bao lâu.
3. Tôi có tự thêm người và tự khoá quyền được không?
Nhà hàng đông nhân viên thay đổi. Nếu mỗi lần thêm nhân viên phải gọi bộ phận hỗ trợ thì sẽ rất nhanh chóng nhân viên dùng chung một tài khoản, và bạn mất khả năng truy vết.
Cách phân quyền chi tiết nằm ở bài phân ca và phân quyền nhân viên.
Chi phí: bảng giá không nói hết
Bảng giá trên trang nhà cung cấp là gói cơ bản, một chi nhánh, ít món. Nhà hàng thật dùng nhiều hơn.
| Khoản phí | Cách tính thường gặp | Câu hỏi phải hỏi |
|---|---|---|
| Phí gói | Theo tháng, có mức tối thiểu | Có phí năm không, có phí cài đặt không |
| Phí người dùng | Theo tài khoản | Nhân viên chỉ xem báo cáo có bị tính không |
| Phí bàn | Theo số bàn | Thêm bàn có tốn tiền không |
| Phí thiết bị | Theo máy POS, máy in bếp | Mỗi bếp một máy in thì bao nhiêu máy |
| Phí cập nhật món | Theo lần hoặc theo tháng | Thêm 20 món mỗi tháng tốn bao nhiêu |
| Phí hoá đơn điện tử | Theo hoá đơn | Phí mỗi hoá đơn là bao nhiêu |
Phí cập nhật món là khoản hay bị bỏ qua, và với nhà hàng đổi món theo mùa thì nó thành khoản chi thường xuyên. Bảng 8 khoản chi cần tính nằm ở bài bảng giá phần mềm quản lý bán hàng.
Phép tính nên làm: tổng phí phần mềm hằng năm chia cho lợi nhuận gộp hằng năm. Trên 5% là phần mềm đang ăn quá nhiều vào lợi nhuận. Công cụ tính doanh thu và biên lợi nhuận cho bạn mẫu số.
Ba việc cần làm trước khi chuyển hệ thống
1. Chốt công thức món bằng văn bản. Nếu chưa có công thức chuẩn thì phần mềm nào cũng không giúp, vì không có gì để trừ. Làm công thức trước, rồi mới chọn phần mềm hỗ trợ định lượng.
2. Đo thời gian phục vụ hiện tại. Ghi thời gian từ lúc khách gọi món đến lúc món ra bàn, cho 10 bàn. Con số này là mốc để biết phần mềm mới có cải thiện được không.
3. Kiểm tra máy in bếp. Ở nhà hàng, máy in bếp hỏng là cao động cả buổi. Hỏi nhà cung cấp hỗ trợ mấy máy in và chi phí cho máy in thứ ba trở đi.
Cách tính lương theo ca cho nhà hàng nằm ở bài bảng chấm công tính lương theo ca, và cách đối chiếu cuối ca nằm ở bài quy trình thu tiền và nghiệm thu cuối ca.
Checklist chọn phần mềm POS cho nhà hàng
- Chấm theo 8 tiêu chí vận hành nhà hàng, không theo tính năng chung chung
- Kiểm tra quản lý bàn: tách bàn, gộp bàn, chuyển bàn giữa ca
- Kiểm tra kết nối bếp và xem bản in đơn thực tế
- Kiểm tra công thức món có trừ nguyên liệu theo định lượng
- Kiểm tra tách tiền phục vụ cho bàn nhiều người
- Kiểm tra phân ca và chặn sửa giá, xoá đơn
- Kiểm tra xuất hoá đơn điện tử đúng mẫu theo từng loại hàng
- Đo thời gian thêm một món mới trên chính giao diện sẽ dùng
- Hỏi rõ quy trình dựng lại khi máy hỏng giữa ca
- Hỏi rõ chi phí thêm người, thêm bàn, thêm máy in bếp
- Tính tổng chi phí trên lợi nhuận gộp, phải dưới 5%
- Yêu cầu tự thêm người và tự khoá quyền được không
- Chốt công thức món bằng văn bản trước, rồi mới chọn phần mềm
- Đo thời gian phục vụ hiện tại làm mốc so sánh sau khi chuyển
Đọc thêm: Top 15 phần mềm quản lý bán hàng offline, Báo cáo bán hàng theo ca và theo nhân viên, Phân ca và phân quyền nhân viên, Công cụ miễn phí.
Nhà hàng của bạn đang phục vụ bao nhiêu chỗ và mấy ca? Gọi hotline/Zalo 0907 943 968 — chúng tôi giúp bạn lên bảng so sánh đúng theo quy mô và mô hình phục vụ.