Phần mềm quản lý tiệm giặt sấy: quản lý đơn, máy và ca giặt
Tiệm giặt sấy khác cửa hàng bán lẻ ở chỗ mỗi đơn đi qua nhiều công đoạn trong ngày. Khách nhận quần áo buổi sáng, giặt đến trưa, sấy đến chiều, giao lúc đóng cửa. Trong khoảng thời gian đó đơn ở nhiều nơi, thuộc nhiều người, và dễ thất lạc.
Bài này nói về phần mềm quản lý tiệm giặt sấy: cấu trúc đơn hàng, cách theo dõi công suất máy, cách ghi nhận hình thức giặt, và bảng giá thiết kế sẵn. Đây cũng là ngành mà cụm từ khóa “phần mềm bán hàng cho tiệm giặt sấy” và “phần mềm quản lý tiệm giặt sấy” cùng chỉ một giải pháp.
Vì sao tiệm giặt sấy không dùng phần mềm bán lẻ
Phần mềm bán lẻ thiết kế cho mô hình bán xong là xong: bán ra hàng, thu tiền, trừ tồn. Tiệm giặt sấy thì khác ở chỗ hàng của khách ở trong tiệm suốt nhiều giờ, và tiệm có ba nguồn thu riêng biệt cần theo dõi.
| Yếu tố | Cửa hàng bán lẻ | Tiệm giặt sấy |
|---|---|---|
| Thời gian giữ hàng của khách | Khách tự mang về | Vài giờ đến vài ngày |
| Cấu trúc đơn | Mã hàng và số lượng | Có thể theo kg, theo món, hoặc theo m2 |
| Công đoạn sau bán | Không có | Giặt, sấy, gấy, giao |
| Hàng của khách trong kho | Không có | Có, và cần theo dõi riêng với hàng bán |
| Nhiều người cùng xử lý một đơn | Thường không | Thường có, mỗi ca một người |
Điểm dễ nhầm nhất là hàng của khách không phải tồn kho bán. Phần mềm bán lẻ coi mọi thứ trong kho là hàng để bán. Với tiệm giặt sấy, phần lớn thứ trong kho là quần áo của khách đang được giặt, sấy hoặc chờ giao. Nếu lấy phần mềm bán lẻ mà dùng nguyên, thì tồn kho sẽ hiển thị hàng của khách như hàng cửa hàng có thể bán, và báo cáo lợi nhuận sẽ sai lệch hoàn toàn.
Phần mềm đúng cho tiệm phải tách hai kho riêng: kho vật tư giặt (bột, nước xả, túi bọc, móc) và kho hàng khách (đơn đang xử lý).
Cấu trúc đơn giặt: bốn thông tin bắt buộc
Một đơn giặt không thể chỉ có tên khách và tổng tiền. Cần ít nhất bốn nhóm thông tin, thiếu nhóm nào thì sẽ mất tiền ở nhóm khác.
1. Thông tin khách: họ tên, số điện thoại, và ghi chú nếu khách có yêu cầu riêng. Số điện thoại là thông tin quan trọng nhất, vì khi mất hàng hoặc trễ giao thì đây là cách duy nhất liên hệ được khách. Ghi số điện thoại bắt buộc từ khi nhận, không phải lúc giao.
2. Danh mục đơn: giặt theo khối lượng, theo từng món, hay theo đồ dùng. Chi tiết ở mục dưới.
3. Phí và đã thanh toán: tiền giặt, phí giao nếu có, phí phát sinh nếu có, đã cọc bao nhiêu, còn lại bao nhiêu. Tách riêng tiền giặt và các khoản phụ khác, vì khi khiếu nại “tôi trả nhiều hơn” thì phải tách được ngay.
4. Ảnh và tình trạng hàng: chụp ảnh hàng lúc nhận, ghi rõ vết bẩn, vết rách, khuy mất, hoặc món cần giặt riêng. Đây là phần nhiều tiệm bỏ qua rồi hậu quả đến sau.
Ảnh và ghi chú tình trạng hàng không nhằm nghi ngờ khách, mà là để bảo vệ chính tiệm khi khách nói đồ bị hỏng trong lúc giặt.
Bốn kiểu tính giá tiệm giặt sấy
Đây là phần cấu hình quan trọng nhất, vì nó quyết định phần mềm có dùng được hay không. Bốn kiểu phổ biến:
| Kiểu tính giá | Đơn vị | Cách lưu trong phần mềm | Rủi ro |
|---|---|---|---|
| Theo kg | Kilogram cân thực tế | Nhập số kg sau khi cân, hệ thống nhân đơn giá | Khách phản đối khi cân sai |
| Theo món | Quần, áo, chăn, rèm | Đếm số món theo bảng giá từng loại | Đếm nhầm dễ xảy ra khi đơn lớn |
| Theo m2 | Mét vuông cho rèm, nệm | Nhập số m2 sau khi đo | Khách hay tranh luận kích thước |
| Theo lô cố định | Gói trọn gói số lượng | Bán gói, ví dụ 10kg một gói | Rủi ro cửa hàng gánh nếu giặt nhiều |
Tiệm nhỏ thường dùng hai kiểu cùng lúc: quần áo thường tính theo kg, rèm và nệm tính theo m2 hoặc món. Một đơn khách cân áo và rèm vẫn gộp được vào một phiếu.
Bảng giá thiết kế sẵn trong phần mềm, không gõ tay từng đơn:
| Loại hàng | Đơn vị tính | Đơn giá | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Quần áo thường | kg | 12.000–18.000 đồng | Giá phổ biến ở khu dân cư |
| Quần áo dạng nhạy cảm | kg | 18.000–25.000 đồng | Áo len, áo lông, đồ lót |
| Chăn ga gối đệm | kg | 20.000–30.000 đồng | Nặng, nhiều bụi |
| Rèm cửa | m2 | 15.000–25.000 đồng | Tính theo diện tích sau khi đo |
| Giày dép | đôi | 25.000–40.000 đồng | Giặt riêng, không giặt chung |
| Gối ôm, gối ô | cái | 10.000–15.000 đồng | Thường đi kèm chăn ga |
Ghi rõ giá này là giá cơ bản chưa gồm gì. Phí giao, phí giặt nhanh, phí xử lý vết bẩn nặng nên là các dòng phí riêng, không gộp vào đơn giá. Khi khách khiếu nại, tách dòng phí riêng giúp giải thích nhanh hơn nhiều.
Quy trình trạng thái đơn: năm bước, mỗi bước một người
Đây là phần cốt lõi của phần mềm quản lý tiệm giặt sấy. Mỗi đơn đi qua năm trạng thái, mỗi trạng thái gắn với một người có tên. Khi mất hàng, biết món nào ở bước nào, ai phụ trách.
| Trạng thái | Nghĩa | Ai cập nhật | Mốc thời gian |
|---|---|---|---|
| 1. Mới nhận | Khách vừa gửi hàng, chưa rửa | Người tiếp khách | Giờ nhận |
| 2. Đang giặt | Trong máy giặt hoặc đã xếp chờ giặt | Người giặt | Giờ bắt đầu |
| 3. Đang sấy/gấy | Giặt xong, đang sấy hoặc gấy | Người gấy | Giờ gấy xong |
| 4. Sẵn sàng giao | Xong, chờ khách lấy hoặc chờ giao | Người giao | Giờ xong |
| 5. Hoàn thành | Khách đã nhận, đơn đóng | Hệ thống hoặc người giao | Giờ giao |
Ghi giờ ở mỗi bước có hai tác dụng: trả lời ngay khi khách hỏi “đơn đến lúc nào xong”, và biết bước nào chậm nhất khi đơn trễ.
Nếu chưa dùng phần mềm, làm sổ với năm trạng thái này cũng giải quyết được phần lớn vấn đề. Sổ cần ba cột bắt buộc: số phiếu, trạng thái, và giờ cập nhật gần nhất. Thiếu cột giờ thì không biết đơn trễ ở đâu.
Quản lý máy giặt và công suất
Máy giặt là tài sản lớn nhất của tiệm và cũng là nút thắt cản trở sản lượng. Nếu tiệm có từ 4 máy trở lên thì việc theo dõi công suất máy bắt đầu có ý nghĩa.
Cách theo dõi đơn giản nhất, không cần kết nối máy:
| Máy | Số đơn chờ | Đơn đang chạy | Thời gian chạy vừa rồi | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|
| Máy 1 | 3 | Quần áo đơn 084 | 45 phút | Đang chạy |
| Máy 2 | 5 | Nệm đơn 091 | 70 phút | Đang chạy |
| Máy 3 | 0 | Không có | — | Rảnh |
| Máy 4 | 2 | Rèm đơn 096 | 35 phút | Đang chạy |
Nhân viên bấm trạng thái “bắt đầu” khi cho hàng vào máy và bấm “xong” khi lấy ra. Không cần phần mềm tự nhận biết. Với tiệm dưới 5 máy, bảng này trên điện thoại là đủ.
Khi số máy vượt 8 và mỗi máy chạy gần hết công suất, mới cần phần mềm tự ghi nhận. Mục tiêu là giảm thời gian chờ: chọn được máy trống sớm hơn, xếp đơn nhanh hơn.
Con số cần theo dõi là tỷ lệ sử dụng máy. Máy chạy dưới 50% thời gian nghĩa là tiệm dư máy, nên thêm đơn thay vì mua máy mới. Máy chạy quá 90% thì khách phải chờ, và chờ lâu là nguyên nhân phổ biến khiến khách không quay lại.
Phân ca và phụ lương theo đơn
Ca giặt sấy có tính chất khác ca bán hàng: thời gian rảnh xen kẽ. Nhân viên giặt có lúc bận lúc chờ máy. Tính lương theo giờ đứng quầy thì thiếu công lao động thật.
Cách tính hợp lý là theo số đơn hoàn thành, không theo giờ. Ví dụ:
| Mức | Số đơn mỗi ca | Thưởng mỗi đơn |
|---|---|---|
| Mức cơ bản | Dưới 20 đơn | 0 đồng |
| Mức 1 | 20–35 đơn | 1.000 đồng mỗi đơn |
| Mức 2 | 35–50 đơn | 1.500 đồng mỗi đơn |
| Mức 3 | Trên 50 đơn | 2.000 đồng mỗi đơn |
Cách này khuyến khích làm việc thật, vì đơn hoàn thành là kết quả cuối cùng mà khách hài lòng. Nếu tính theo giờ, nhân viên bị thúc giặt nhanh bỏ bước kiểm tra, mà bước kiểm tra chính là nơi phát sinh khiếu nại mất hàng. Cách thiết kế thưởng cho nhân viên bán hàng nằm ở bài tính hoa hồng nhân viên.
Kèm theo cần một quy tắc rõ: đơn hư, khách không lấy, hoặc khiếu nại thì đơn đó không tính thưởng cho người xử lý. Không có quy tắc này thì phần thưởng và trách nhiệm tách rời nhau.
Kho vật tư (bột giặt, nước xả, túi bọc, móc treo) là kho riêng, kiểm tra mỗi tuần một lần. Thiếu bột giặt thì máy dừng, thiếu túi bọc thì đơn không giao được. Giữ một tờ ghi vật tư ở kho cũng giải quyết nửa rủi ro này.
Dữ liệu phần mềm cần có: bảng so sánh
| Nhu cầu | Phần mềm bán lẻ | Phần mềm quản lý tiệm giặt sấy |
|---|---|---|
| Tính tiền theo kg, món, m2 | Không có | Có |
| Đơn nhiều bước với trạng thái | Không có | Có, 5 bước |
| Ảnh và ghi chú hàng của khách | Không có | Có |
| Tách kho hàng khách và kho vật tư | Không có | Có |
| Theo dõi công suất máy giặt | Không có | Có |
| Thưởng theo đơn hoàn thành | Thưởng theo doanh thu | Theo số đơn hoàn thành |
| Báo cáo đơn chưa giao, trễ giao | Không có | Có |
| Quản lý khách công nợ | Có | Có |
Nếu bảng này cho thấy tiệm đang dùng phần mềm bán lẻ làm quản lý giặt sấy, kết luận đơn giản: dữ liệu ghi đúng nhưng báo cáo sẽ sai, vì hàng của khách bị tính nhầm vào tồn kho bán.
Checklist vận hành tiệm giặt sấy
- Mỗi đơn có số điện thoại khách bắt buộc từ lúc nhận
- Ảnh hàng lúc nhận kèm ghi chú vết bẩn, vết rách, khuy mất
- Tách riêng tiền giặt, phí giao, phí phát sinh trên hoá đơn
- Đơn đi qua 5 trạng thái, mỗi trạng thái có tên người và giờ
- Tách kho hàng của khách khỏi kho vật tư giặt
- Bảng giá theo kg, món, m2 cài sẵn trong hệ thống
- Theo dõi tỷ lệ sử dụng máy, xếp đơn theo máy còn trống
- Vật tư giặt có ngưỡng cảnh báo, không để hết đột ngột
- Thưởng theo số đơn hoàn thành, và đơn hư thì không tính thưởng
- Có báo cáo đơn chưa giao và đơn trễ để chủ xử lý hằng ngày
Đọc thêm: Quy trình thu tiền nghiệm thu cuối ca, Xử lý trả hàng hoàn tiền tại quầy thu ngân, Phân ca và phân quyền nhân viên, Chống thất thoát.
Nếu bạn muốn phần mềm tính tiền theo kg và m2, quản lý 5 trạng thái đơn giặt, lưu ảnh hàng khách, theo dõi công suất máy và tách kho vật tư, gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.