Phần mềm quản lý cửa hàng bánh mì: nguyên liệu, combo và đặt trước
Cửa hàng bánh mì khác cửa hàng bán lẻ ở chỗ sản phẩm là đồ ăn nhanh, nguyên liệu perishable và bán combo nhiều. Bánh mì chỉ bán được trong ngày, và khách thường mua combo (bánh mì + nước + topping). Vì vậy phần mềm quản lý cửa hàng bánh mì không chỉ là máy tính tiền, mà là hệ thống theo dõi nguyên liệu, combo và đặt trước.
Vì sao cửa hàng bánh mì không dùng phần mềm bán lẻ thông thường
Phần mềm bán lẻ thiết kế cho mô hình bán ra hàng, thu tiền, trừ tồn. Cửa hàng bánh mì thì khác ở chỗ sản phẩm là đồ ăn nhanh và bán combo nhiều. So sánh dưới đây làm rõ.
| Yếu tố | Cửa hàng bán lẻ | Cửa hàng bánh mì |
|---|---|---|
| Sản phẩm | Hàng đóng gói | Đồ ăn nhanh, perishable |
| Nguyên liệu | Ít | Nhiều, perishable |
| Combo | Ít | Nhiều, tăng giá trị đơn hàng |
| Đặt trước | Ít | Nhiều, theo sự kiện |
| Tồn kho | Theo số lượng | Theo nguyên liệu |
| Hao hụt | Thấp | Cao, nguyên liệu perishable |
Phần mềm đúng cho cửa hàng bánh mì phải theo dõi tồn kho theo nguyên liệu. Mỗi nguyên liệu (bột, thịt, rau, nước sốt) có tồn kho riêng và hạn sử dụng.
Cấu trúc tồn kho bánh mì: ba thông tin bắt buộc cho mỗi mã hàng
Mỗi mã bánh mì không thể chỉ có tên và giá bán. Cần ít nhất ba nhóm thông tin, thiếu nhóm nào thì sẽ mất tiền ở nhóm khác.
1. Thông tin mã hàng: mã, tên, nhóm hàng (bánh mì thịt, bánh mì chay, bánh mì đặc biệt), giá bán, giá vốn. Đây là dữ liệu cơ bản để bán hàng và tính lợi nhuận.
2. Thông tin nguyên liệu: tên nguyên liệu, tồn kho, và hạn sử dụng. Bánh mì cần bột, thịt, rau, nước sốt, và các nguyên liệu khác. Đây là dữ liệu để theo dõi tồn kho nguyên liệu và cảnh báo khi sắp hết.
3. Thông tin combo: danh sách sản phẩm trong combo và số lượng. Đây là dữ liệu để bán combo và tự trừ tồn kho.
Ảnh và ghi chú tình trạng hàng không nhằm nghi ngờ nhà cung cấp, mà là để bảo vệ cửa hàng khi hàng giao không đúng chất lượng. Đây là phần nhiều cửa hàng bỏ qua rồi hậu quả đến sau.
Nguyên liệu: theo dõi tồn kho và hạn sử dụng
Đây là phần cốt lõi của phần mềm quản lý cửa hàng bánh mì. Cửa hàng bánh mì sống bằng nguyên liệu, và nguyên liệu perishable là nguyên nhân phổ biến nhất gây mất tiền. Ba quy tắc dưới đây là bắt buộc.
Quy tắc 1: nguyên liệu phải ghi nhận riêng. Mỗi nguyên liệu phải có mã hàng riêng, tên và tồn kho. Đây là dữ liệu để theo dõi nguyên liệu nào đang bán chạy và nguyên liệu nào sắp hết.
Quy tắc 2: nguyên liệu phải theo dõi hạn sử dụng. Mỗi nguyên liệu perishable có hạn sử dụng ngắn. Khi nguyên liệu còn 1-2 ngày đến hạn, phần mềm cảnh báo để bán trước hoặc giảm giá. Điều này giúp cửa hàng không mất tiền vào nguyên liệu hỏng.
Quy tắc 3: nguyên liệu phải có vị trí. Mỗi nguyên liệu phải ghi nhận vị trí lưu trữ (tủ lạnh nào, kệ nào). Điều này giúp nhân viên tìm nguyên liệu nhanh và bổ sung đúng chỗ.
| Thông tin nguyên liệu | Mục đích | Ví dụ |
|---|---|---|
| Mã nguyên liệu | Xác định nguyên liệu | NL-001 |
| Tên nguyên liệu | Xác định sản phẩm | Thịt nướng |
| Tồn kho | Theo dõi tồn | 5kg |
| Hạn sử dụng | Theo dõi hạn | 2 ngày |
| Vị trí | Tìm nguyên liệu nhanh | Tủ lạnh 1 |
Combo: bán theo bộ và theo dõi tồn kho
Đây là phần nhiều cửa hàng bánh mì bỏ qua, và là lý do chính khiến cửa hàng mất tiền. Combo (bánh mì + nước + topping) là sản phẩm bán chạy, và nếu không theo dõi tồn kho từng sản phẩm trong combo, cửa hàng sẽ bán thiếu. Ba quy tắc dưới đây là bắt buộc.
Quy tắc 1: combo phải khai báo một lần. Combo như “combo bánh mì thịt nướng” được khai báo trong phần mềm với danh sách từng sản phẩm và số lượng. Khi bán, nhân viên chỉ chọn combo, hệ thống tự trừ từng sản phẩm.
Quy tắc 2: combo phải theo dõi tồn kho từng sản phẩm. Khi bán combo, hệ thống tự trừ tồn của từng sản phẩm trong combo. Điều này giúp theo dõi tồn kho chính xác, không bị bán thiếu sản phẩm trong combo.
Quy tắc 3: combo phải tính giá chính xác. Giá combo phải thấp hơn tổng giá từng sản phẩm lẻ, để khuyến khích khách mua combo. Nhưng không được thấp quá, để không mất tiền.
| Loại combo | Mục đích | Ví dụ |
|---|---|---|
| Combo 1 người | Bán cho khách đơn | Bánh mì + nước + topping |
| Combo 2 người | Bán cho nhóm | 2 bánh mì + 2 nước |
| Combo theo mùa | Bán theo mùa | Combo Valentine, combo 8/3 |
| Combo theo thương hiệu | Bán theo thương hiệu | Combo đặc biệt |
Nếu bán combo mà không theo dõi tồn kho từng sản phẩm, cửa hàng sẽ bán thiếu sản phẩm trong combo và khách không hài lòng.
Đặt trước: theo dõi từ nhận đơn đến giao bánh
Đây là phần nhiều cửa hàng bánh mì bỏ qua, và là lý do chính khiến cửa hàng mất khách. Đặt trước (theo sự kiện, tiệc, catering) là nguồn doanh thu lớn, và nếu không theo dõi, cửa hàng sẽ bỏ sót đơn và mất khách. Ba quy tắc dưới đây là bắt buộc.
Quy tắc 1: mỗi đơn đặt trước phải ghi rõ ngày giao. Đơn đặt trước phải ghi rõ ngày giao, để cửa hàng chuẩn bị bánh đúng lúc. Nếu không, cửa hàng sẽ quên đơn và mất khách.
Quy tắc 2: đặt trước phải có tiền đặt cọc. Đơn đặt trước phải có tiền đặt cọc (thường 30-50% tổng tiền). Điều này giúp cửa hàng không bị khách hủy đơn mà không chịu trách nhiệm.
Quy tắc 3: đặt trước phải có trạng thái. Từ khi nhận đơn đến khi giao bánh, đơn đi qua nhiều bước. Trạng thái giúp cửa hàng biết đơn nào đang ở đâu.
| Trạng thái đặt trước | Nghĩa | Ai cập nhật |
|---|---|---|
| 1. Đã nhận đơn | Khách vừa đặt | Nhân viên nhận đơn |
| 2. Đang chuẩn bị | Đang chuẩn bị bánh | Nhân viên chuẩn bị |
| 3. Sẵn sàng | Bánh đã chuẩn bị xong | Nhân viên chuẩn bị |
| 4. Đã giao | Bánh đã giao xong | Nhân viên giao |
Hoa hồng nhân viên và phân ca
Cửa hàng bánh mì có bốn đối tượng được tính hoa hồng: nhân viên bán hàng, nhân viên chuẩn bị, nhân viên giao hàng, và quản lý ca. Bốn đối tượng này cần được tách riêng, vì đóng góp khác nhau.
Hoa hồng bán hàng: tính theo doanh thu bán ra, thường thấp vì bán hàng là công việc cơ bản. Mức thường gặp 2-5% doanh thu.
Hoa hồng chuẩn bị: tính theo số đơn đã chuẩn bị, thường cao hơn bán hàng vì chuẩn bị là công việc chính. Mức thường gặp cố định mỗi đơn hoặc 5-10% giá bánh.
Hoa hồng giao hàng: tính theo số đơn đã giao, thường thấp vì giao hàng là công việc phụ. Mức thường gặp cố định mỗi đơn.
Hoa hồng quản lý ca: tính theo doanh thu ca phụ trách, thưởng theo hiệu quả ca. Mức thường gặp 1-3% doanh thu ca.
| Đối tượng | Cơ sở tính | Mức thường gặp | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Bán hàng | Doanh thu bán ra | 2-5% | Thấp vì là công việc cơ bản |
| Chuẩn bị | Số đơn đã chuẩn bị | Cố định mỗi đơn hoặc 5-10% | Cao hơn vì là công việc chính |
| Giao hàng | Số đơn đã giao | Cố định mỗi đơn | Thấp vì là công việc phụ |
| Quản lý ca | Doanh thu ca phụ trách | 1-3% | Thưởng theo hiệu quả ca |
Kèm theo cần một quy tắc rõ: hàng thất thoát do nhân viên phải trừ vào lương. Không có quy tắc này thì hoa hồng và trách nhiệm tách rời nhau.
Chăm sóc khách hàng và khách quen
Cửa hàng bánh mì sống bằng khách quen, và khách quen phụ thuộc vào việc cửa hàng nhớ được khách. Ba việc dưới đây là bắt buộc nếu muốn khách quay lại đều.
Ghi nhớ thông tin khách: tên, số điện thoại, và các sự kiện đã đặt. Khi khách quay lại, cửa hàng biết ngay khách từng đặt bánh cho sự kiện nào, mà không phải hỏi lại từ đầu.
Thẻ thành viên tích điểm: mỗi lần khách chi tiêu, tích điểm vào thẻ. Điểm có thể đổi thành sản phẩm hoặc giảm giá. Phần mềm cần tự động tích điểm khi thanh toán.
Nhắc khách quen: khi có bánh mới hoặc khuyến mãi phù hợp, cửa hàng gửi tin nhắn mời xem. Đây là tính năng tự động, và là cách hiệu quả nhất để có đơn hàng lặp lại.
| Tính năng chăm sóc | Mục đích | Tần suất |
|---|---|---|
| Ghi nhớ sự kiện đã đặt | Gợi ý bánh phù hợp | Mỗi lần khách đến |
| Tích điểm thẻ thành viên | Khuyến khích quay lại | Mỗi lần thanh toán |
| Nhắc bánh mới | Kích thích đơn hàng lặp lại | Khi có hàng mới |
Báo cáo cửa hàng bánh mì: những con số cần xem mỗi tuần
Cửa hàng bánh mì cần xem báo cáo bán chạy theo mã hàng và nguyên liệu theo tồn kho, không phải xem doanh thu hằng ngày. Xem doanh thu hằng ngày dễ thấy mà không hiểu, xem theo tuần mới ra được xu hướng.
| Báo cáo | Mục đích | Tần suất |
|---|---|---|
| Doanh thu theo mã hàng | Biết mã nào đang hot | Mỗi tuần |
| Hàng bán chậm | Biết mã nào cần giảm giá | Mỗi tuần |
| Tồn kho nguyên liệu | Biết nguyên liệu nào sắp hết | Mỗi ngày |
| Hạn sử dụng nguyên liệu | Biết nguyên liệu nào sắp hỏng | Mỗi ngày |
| Combo theo loại | Biết combo nào hiệu quả | Mỗi tuần |
| Khách mới và khách quen | Biết cửa hàng có đang tăng trưởng | Mỗi tháng |
Báo cáo bán chạy theo mã hàng là báo cáo quan trọng nhất với cửa hàng bánh mì, vì nó cho biết mã nào đang bán chạy để chuẩn bị nguyên liệu, và mã nào đang tồn để giảm giá.
Checklist trước khi chốt dùng phần mềm quản lý cửa hàng bánh mì
- Khai báo SKU/barcode cho mỗi mã hàng để bán nhanh
- Tồn kho theo nguyên liệu với hạn sử dụng
- Nguyên liệu perishable phải cảnh báo khi sắp hết hạn (1-2 ngày)
- Combo phải khai báo danh sách sản phẩm và số lượng
- Combo bán phải tự trừ tồn từng sản phẩm
- Đặt trước phải có ngày giao và tiền đặt cọc
- Đặt trước phải có trạng thái 4 bước từ nhận đơn đến giao
- Tách riêng hoa hồng bán hàng, chuẩn bị, giao hàng và quản lý ca
- Hàng thất thoát do nhân viên trừ vào lương
- Tự động tích điểm thẻ thành viên khi thanh toán
- Xem báo cáo bán chạy theo mã hàng mỗi tuần
Đọc thêm: Quy trình thu tiền nghiệm thu cuối ca, Tính hoa hồng nhân viên bán hàng, Quản lý tồn kho.
Nếu bạn muốn phần mềm quản lý cửa hàng bánh mì theo dõi tồn kho theo nguyên liệu với hạn sử dụng, quản lý combo tự trừ tồn từng sản phẩm, theo dõi đặt trước với trạng thái 4 bước, tính hoa hồng theo vai trò và báo cáo bán chạy theo mã hàng, gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.
path: E:\Projectwebs\quanlybanhanghieuqua\site\src\content\pages\phan-mem-quan-ly-cua-hang-banh-mi.md