Phần mềm quản lý cửa hàng bánh kẹo: hạn sử dụng, bán buôn và mùa vụ
Cửa hàng bánh kẹo khác cửa hàng bán lẻ ở chỗ sản phẩm có hạn sử dụng ngắn và bán cả lẻ lẫn buôn. Bánh kẹo hết hạn không bán được, và cửa hàng thường bán buôn cho các tiệm nhỏ hơn với giá riêng. Vì vậy phần mềm quản lý cửa hàng bánh kẹo không chỉ là máy tính tiền, mà là hệ thống theo dõi hạn sử dụng, bán buôn và khuyến mãi theo mùa.
Vì sao cửa hàng bánh kẹo không dùng phần mềm bán lẻ thông thường
Phần mềm bán lẻ thiết kế cho mô hình bán ra hàng, thu tiền, trừ tồn. Cửa hàng bánh kẹo thì khác ở chỗ sản phẩm có hạn sử dụng và bán cả lẻ lẫn buôn.
| Yếu tố | Cửa hàng bán lẻ | Cửa hàng bánh kẹo |
|---|---|---|
| Hạn sử dụng | Dài, theo tháng | Ngắn, theo ngày đến tháng |
| Bán buôn | Ít hoặc không | Có, với giá riêng |
| Mùa vụ | Ít | Nhiều, theo dịp lễ |
| Hao hụt | Thấp | Cao, do hết hạn |
| Tồn kho | Theo mã hàng | Theo mã hàng và lô |
| Khuyến mãi | Thỉnh thoảng | Thường xuyên, theo mùa |
Điểm dễ nhầm nhất là bánh kẹo hết hạn không phải hàng bán được giảm giá. Nhiều cửa hàng để bánh kẹo hết hạn trên kệ và bán với giá giảm, nhưng thực ra đây là tiền mất. Phần mềm đúng cho cửa hàng bánh kẹo phải cảnh báo trước khi hết hạn, để cửa hàng có thời gian bán hoặc trả lại nhà cung cấp.
Phần mềm đúng cho cửa hàng bánh kẹo phải tách hai thứ: mã hàng bán cho khách và lô hàng nhập về với hạn sử dụng. Mã hàng là thứ khách trả tiền. Lô hàng là thứ cửa hàng phải mua và theo dõi để biết bánh kẹo nào sắp hết hạn.
Cấu trúc tồn kho bánh kẹo: ba thông tin bắt buộc cho mỗi lô hàng
Mỗi lô hàng bánh kẹo không thể chỉ có tên sản phẩm và số lượng. Cần ít nhất ba nhóm thông tin, thiếu nhóm nào thì sẽ mất tiền ở nhóm khác.
1. Thông tin mã hàng: mã, tên, nhóm hàng, giá bán lẻ, giá bán buôn, giá vốn, và barcode nếu có. Đây là dữ liệu cơ bản để bán hàng và tính lợi nhuận.
2. Thông tin lô hàng: ngày nhập, hạn sử dụng, số lượng, và nhà cung cấp. Mỗi lần nhập hàng là một lô mới với hạn sử dụng riêng. Đây là dữ liệu để theo dõi bánh kẹo sắp hết hạn và bán theo nguyên tắc FIFO.
3. Thông tin bán buôn: tên khách buôn, số điện thoại, và điều kiện thanh toán. Đây là dữ liệu để quản lý công nợ và theo dõi doanh thu bán buôn.
Tồn kho bánh kẹo: theo dõi hạn sử dụng theo lô
Đây là phần cốt lõi của phần mềm quản lý cửa hàng bánh kẹo. Cửa hàng bánh kẹo sống bằng sản phẩm tươi, và bánh kẹo hết hạn là tiền mất trực tiếp. Ba quy tắc dưới đây là bắt buộc.
Quy tắc 1: mỗi lô hàng phải có hạn sử dụng. Ngay cả những thứ như kẹo, bánh, nước giải khát đều có hạn sử dụng. Phần mềm phải ghi nhận hạn sử dụng cho mỗi lô hàng nhập về.
Quy tắc 2: bán theo nguyên tắc FIFO. Hàng nhập trước bán trước, để không để bánh kẹo cũ bị hết hạn trong khi bánh kẹo mới còn nguyên. Phần mềm phải gợi ý bán lô nào trước khi nhân viên chọn.
Quy tắc 3: cảnh báo trước khi hết hạn. Phần mềm phải cảnh báo khi còn 30 ngày, 15 ngày và 7 ngày. Đây là tính năng bắt buộc, vì bánh kẹo hết hạn là tiền mất trực tiếp.
| Mức cảnh báo | Thời gian còn lại | Hành động |
|---|---|---|
| Cảnh báo sớm | 30 ngày | Giảm giá hoặc trả lại nhà cung cấp |
| Cảnh báo vừa | 15 ngày | Đặt ở vị trí dễ thấy, bán nhanh |
| Cảnh báo khẩn | 7 ngày | Bán với giá giảm hoặc tặng kèm |
| Đã hết hạn | 0 ngày | Loại khỏi kệ, không bán |
Nếu chưa dùng phần mềm, làm sổ với ba cột bắt buộc cũng giải quyết được phần lớn vấn đề: tên sản phẩm, hạn sử dụng, và số lượng. Thiếu cột hạn sử dụng thì không biết bánh kẹo nào sắp hết hạn, và tiền mất sẽ xảy ra.
Bán buôn: giá riêng và công nợ
Đây là phần nhiều cửa hàng bánh kẹo bỏ qua, và là lý do chính khiến cửa hàng mất tiền vào bán buôn. Bán buôn là cách tăng doanh số, nhưng nếu không theo dõi, cửa hàng sẽ không biết mình đang bán cho ai và thu được bao nhiêu. Ba việc dưới đây là bắt buộc.
Ghi nhận đơn bán buôn: mỗi đơn bán buôn phải ghi nhận tên khách buôn, số lượng, giá bán buôn, và hình thức thanh toán. Đây là dữ liệu để theo dõi doanh thu bán buôn và công nợ.
Theo dõi công nợ: khách buôn thường mua chịu, và phần mềm phải theo dõi công nợ và cảnh báo khi vượt mức cho phép. Điều này giúp cửa hàng không mất tiền vì bán buôn mà không thu được tiền.
Giá bán buôn riêng: giá bán buôn phải thấp hơn giá bán lẻ, để khuyến khích khách buôn mua số lượng lớn. Nhưng không được thấp quá, để không mất tiền.
| Loại khách | Giá bán | Điều kiện |
|---|---|---|
| Khách lẻ | Giá bán lẻ | Mua số lượng nhỏ |
| Khách buôn nhỏ | Giảm 5-10% | Mua từ 10 đơn vị trở lên |
| Khách buôn lớn | Giảm 10-20% | Mua từ 50 đơn vị trở lên |
| Khách buôn thường xuyên | Giảm 15-25% | Mua định kỳ hàng tuần |
Khuyến mãi theo mùa: chạy đúng lúc, đúng sản phẩm
Cửa hàng bánh kẹo sống bằng khuyến mãi theo mùa, và khuyến mãi sai là nguyên nhân phổ biến nhất gây mất tiền. Ba quy tắc dưới đây là bắt buộc.
Quy tắc 1: khuyến mãi phải gắn với nhóm sản phẩm. Không thể giảm giá toàn bộ cửa hàng. Phải chọn nhóm sản phẩm cần xả, như bánh kẹo sắp hết hạn hoặc hàng tồn lâu.
Quy tắc 2: khuyến mãi phải có thời hạn. Khuyến mãi không có thời hạn sẽ làm khách chờ đến giảm giá mới mua, và cửa hàng mất tiền vào hàng đang bán tốt.
Quy tắc 3: khuyến mãi phải theo dõi được hiệu quả. Phần mềm phải báo cáo doanh thu trước và sau khuyến mãi, để biết khuyến mãi có hiệu quả không.
| Loại khuyến mãi | Mục đích | Thời điểm |
|---|---|---|
| Giảm giá theo mùa | Xả hàng theo dịp lễ | Trước và sau dịp lễ |
| Mua nhiều giảm nhiều | Tăng số lượng bán | Bất kỳ lúc nào |
| Giảm giá theo nhóm | Xả nhóm hàng chậm | Khi nhóm hàng tồn lâu |
| Tặng kèm | Tăng giá trị đơn hàng | Ngày lễ, sinh nhật |
Nếu chạy khuyến mãi mà không theo dõi hiệu quả, cửa hàng sẽ không biết khuyến mãi nào đang mất tiền và khuyến mãi nào đang có lãi.
Hoa hồng nhân viên và phân ca
Cửa hàng bánh kẹo có ba đối tượng được tính hoa hồng: nhân viên bán hàng, nhân viên kho, và quản lý ca. Ba đối tượng này cần được tách riêng, vì đóng góp khác nhau.
Hoa hồng bán hàng: tính theo doanh thu bán ra, thường thấp vì bán hàng là công việc cơ bản. Mức thường gặp 2-5% doanh thu.
Hoa hồng kho: tính theo số đơn đã xử lý kho, thường thấp vì kho là công việc phụ. Mức thường gặp cố định mỗi đơn.
Hoa hồng quản lý ca: tính theo doanh thu ca phụ trách, thưởng theo hiệu quả ca. Mức thường gặp 1-3% doanh thu ca.
| Đối tượng | Cơ sở tính | Mức thường gặp | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Bán hàng | Doanh thu bán ra | 2-5% | Thấp vì là công việc cơ bản |
| Kho | Số đơn đã xử lý | Cố định mỗi đơn | Thấp vì là công việc phụ |
| Quản lý ca | Doanh thu ca phụ trách | 1-3% | Thưởng theo hiệu quả ca |
Kèm theo cần một quy tắc rõ: hàng thất thoát do nhân viên phải trừ vào lương. Không có quy tắc này thì hoa hồng và trách nhiệm tách rời nhau.
Chăm sóc khách hàng và khách quen
Cửa hàng bánh kẹo sống bằng khách quen, và khách quen phụ thuộc vào việc cửa hàng nhớ được khách. Ba việc dưới đây là bắt buộc nếu muốn khách quay lại đều.
Ghi nhớ thông tin khách: tên, số điện thoại, và các sản phẩm thường mua. Khi khách quay lại, cửa hàng biết ngay khách từng mua gì, mà không phải hỏi lại từ đầu.
Thẻ thành viên tích điểm: mỗi lần khách chi tiêu, tích điểm vào thẻ. Điểm có thể đổi thành sản phẩm hoặc giảm giá. Phần mềm cần tự động tích điểm khi thanh toán.
Nhắc khách quen: khi có sản phẩm mới hoặc khuyến mãi phù hợp, cửa hàng gửi tin nhắn mời xem. Đây là tính năng tự động, và là cách hiệu quả nhất để có đơn hàng lặp lại.
| Tính năng chăm sóc | Mục đích | Tần suất |
|---|---|---|
| Ghi nhớ sản phẩm quen | Cửa hàng biết khách thích gì | Mỗi lần khách đến |
| Tích điểm thẻ thành viên | Khuyến khích quay lại | Mỗi lần thanh toán |
| Nhắc sản phẩm mới | Kích thích đơn hàng lặp lại | Khi có hàng mới |
| Nhắc khuyến mãi | Kích thích mua hàng | Khi có khuyến mãi |
Báo cáo cửa hàng bánh kẹo: những con số cần xem mỗi tuần
Cửa hàng bánh kẹo cần xem báo cáo bán chạy theo nhóm và hao hụt theo hạn sử dụng, không phải xem doanh thu hằng ngày. Xem doanh thu hằng ngày dễ thấy mà không hiểu, xem theo tuần mới ra được xu hướng.
| Báo cáo | Mục đích | Tần suất |
|---|---|---|
| Doanh thu theo nhóm | Biết nhóm nào đang hot | Mỗi tuần |
| Bán buôn theo khách | Biết khách buôn nào mua nhiều | Mỗi tuần |
| Hao hụt theo hạn sử dụng | Biết bánh kẹo nào sắp hết hạn | Mỗi tuần |
| Khuyến mãi theo hiệu quả | Biết khuyến mãi nào hiệu quả | Mỗi khuyến mãi |
| Khách mới và khách quen | Biết cửa hàng có đang tăng trưởng | Mỗi tháng |
Báo cáo hao hụt theo hạn sử dụng là báo cáo quan trọng nhất với cửa hàng bánh kẹo, vì nó cho biết bánh kẹo nào sắp hết hạn để giảm giá hoặc trả lại nhà cung cấp.
Checklist trước khi chốt dùng phần mềm quản lý cửa hàng bánh kẹo
- Ghi hạn sử dụng cho mỗi lô hàng nhập về
- Bán theo nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước)
- Cảnh báo khi còn 30, 15 và 7 ngày trước khi hết hạn
- Ghi nhận đơn bán buôn với giá riêng và công nợ
- Theo dõi công nợ khách buôn và cảnh báo vượt mức
- Khuyến mãi phải gắn với nhóm sản phẩm và có thời hạn
- Tách riêng hoa hồng bán hàng, kho và quản lý ca
- Hàng thất thoát do nhân viên trừ vào lương
- Tự động tích điểm thẻ thành viên khi thanh toán
- Gửi tin nhắn nhắc sản phẩm mới và khuyến mãi tự động
- Xem báo cáo hao hụt theo hạn sử dụng mỗi tuần
Đọc thêm: Quy trình thu tiền nghiệm thu cuối ca, Tính hoa hồng nhân viên bán hàng, Quản lý tồn kho.
Nếu bạn muốn phần mềm quản lý cửa hàng bánh kẹo theo dõi hạn sử dụng theo lô và bán theo FIFO, quản lý bán buôn với giá riêng và công nợ, chạy khuyến mãi theo mùa và báo cáo hao hụt theo hạn sử dụng, gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.