Phần mềm quản lý cửa hàng bán đồ chơi: tồn kho và combo
Cửa hàng bán đồ chơi khác cửa hàng bán lẻ ở chỗ sản phẩm là đồ chơi, có nhiều mã hàng và bán combo nhiều. đồ chơi chỉ bán được khi còn hàng, và khách thường mua combo (đồ chơi + thiệp + túi). Vì vậy phần mềm quản lý cửa hàng bán đồ chơi không chỉ là máy tính tiền, mà là hệ thống theo dõi tồn kho, combo và thẻ thành viên.
Vì sao cửa hàng bán đồ chơi không dùng phần mềm bán lẻ thông thường
Phần mềm bán lẻ thiết kế cho mô hình bán ra hàng, thu tiền, trừ tồn. Cửa hàng bán đồ chơi thì khác ở chỗ sản phẩm là đồ chơi và bán combo nhiều. So sánh dưới đây làm rõ.
| Yếu tố | Cửa hàng bán lẻ | Cửa hàng bán đồ chơi |
|---|---|---|
| Sản phẩm | Hàng đóng gói | đồ chơi, có nhiều mã |
| Mã hàng | Ít | Nhiều, hàng trăm mã |
| Combo | Ít | Nhiều, tăng giá trị đơn hàng |
| Mùa vụ | Ít | Nhiều, theo mùa |
| Tồn kho | Theo số lượng | Theo mã và vị trí |
| Hao hụt | Thấp | Trung bình, hàng cũ |
Phần mềm đúng cho cửa hàng bán đồ chơi phải theo dõi tồn kho theo mã và vị trí. Mỗi mã đồ chơi có tồn kho riêng và vị trí lưu trữ.
Cấu trúc tồn kho cửa hàng bán đồ chơi: ba thông tin bắt buộc cho mỗi mã hàng
Mỗi mã hàng không thể chỉ có tên và giá bán. Cần ít nhất ba nhóm thông tin, thiếu nhóm nào thì sẽ mất tiền ở nhóm khác.
1. Thông tin mã hàng: mã, tên, nhóm hàng (đồ chơi sinh nhật, đồ chơi cưới, đồ chơi doanh nghiệp, phụ kiện), giá bán, giá vốn. Đây là dữ liệu cơ bản để bán hàng và tính lợi nhuận.
2. Thông tin tồn kho: tồn kho và vị trí lưu trữ. đồ chơi cần theo dõi tồn kho và vị trí. Đây là dữ liệu để theo dõi đồ chơi nào sắp hết và đồ chơi nào còn nhiều.
3. Thông tin combo: danh sách sản phẩm trong combo và số lượng. Đây là dữ liệu để bán combo và tự trừ tồn kho.
Ảnh và ghi chú tình trạng hàng không nhằm nghi ngờ nhà cung cấp, mà là để bảo vệ cửa hàng khi hàng giao không đúng chất lượng. Đây là phần nhiều cửa hàng bỏ qua rồi hậu quả đến sau.
Tồn kho đồ chơi: theo dõi mã và vị trí
Đây là phần cốt lõi của phần mềm quản lý cửa hàng bán đồ chơi. Cửa hàng bán đồ chơi sống bằng đồ chơi, và đồ chơi tồn là nguyên nhân phổ biến nhất gây mất tiền. Ba quy tắc dưới đây là bắt buộc.
Quy tắc 1: đồ chơi phải ghi nhận riêng. Mỗi mã đồ chơi phải có mã hàng riêng, tên và tồn kho. Đây là dữ liệu để theo dõi đồ chơi nào đang bán chạy và đồ chơi nào sắp hết.
Quy tắc 2: đồ chơi phải có vị trí. Mỗi mã đồ chơi phải ghi nhận vị trí lưu trữ (kệ nào, tầng nào). Điều này giúp nhân viên tìm đồ chơi nhanh và bổ sung đúng chỗ.
Quy tắc 3: đồ chơi phải cảnh báo khi sắp hết. Khi tồn kho còn dưới mức tối thiểu, phần mềm cảnh báo để đặt hàng kịp thời. Điều này giúp cửa hàng không mất khách vì hết hàng.
| Thông tin đồ chơi | Mục đích | Ví dụ |
|---|---|---|
| Mã đồ chơi | Xác định sản phẩm | QT-001 |
| Tên đồ chơi | Xác định sản phẩm | Hộp quà sinh nhật |
| Tồn kho | Theo dõi tồn | 20 hộp |
| Vị trí | Tìm sản phẩm nhanh | Kệ A |
| Mức tối thiểu | Cảnh báo hết hàng | 5 hộp |
Combo: bán theo bộ và theo dõi tồn kho
Đây là phần nhiều cửa hàng bán đồ chơi bỏ qua, và là lý do chính khiến cửa hàng mất tiền. Combo (đồ chơi + thiệp + túi) là sản phẩm bán chạy, và nếu không theo dõi tồn kho từng sản phẩm trong combo, cửa hàng sẽ bán thiếu. Ba quy tắc dưới đây là bắt buộc.
Quy tắc 1: combo phải khai báo một lần. Combo như “combo đồ chơi sinh nhật” được khai báo trong phần mềm với danh sách từng sản phẩm và số lượng. Khi bán, nhân viên chỉ chọn combo, hệ thống tự trừ từng sản phẩm.
Quy tắc 2: combo phải theo dõi tồn kho từng sản phẩm. Khi bán combo, hệ thống tự trừ tồn của từng sản phẩm trong combo. Điều này giúp theo dõi tồn kho chính xác, không bị bán thiếu sản phẩm trong combo.
Quy tắc 3: combo phải tính giá chính xác. Giá combo phải thấp hơn tổng giá từng sản phẩm lẻ, để khuyến khích khách mua combo. Nhưng không được thấp quá, để không mất tiền.
| Loại combo | Mục đích | Ví dụ |
|---|---|---|
| Combo 1 người | Bán cho khách đơn | đồ chơi + thiệp + túi |
| Combo theo mùa | Bán theo mùa | Combo Valentine, combo 8/3 |
| Combo theo sự kiện | Bán theo sự kiện | Combo sinh nhật, combo cưới |
| Combo doanh nghiệp | Bán cho doanh nghiệp | Combo đồ chơi doanh nghiệp |
Nếu bán combo mà không theo dõi tồn kho từng sản phẩm, cửa hàng sẽ bán thiếu sản phẩm trong combo và khách không hài lòng.
Hoa hồng nhân viên và phân ca
Cửa hàng bán đồ chơi có bốn đối tượng được tính hoa hồng: nhân viên bán hàng, nhân viên kho, nhân viên giao hàng, và quản lý ca. Bốn đối tượng này cần được tách riêng, vì đóng góp khác nhau.
Hoa hồng bán hàng: tính theo doanh thu bán ra, thường thấp vì bán hàng là công việc cơ bản. Mức thường gặp 2-5% doanh thu.
Hoa hồng kho: tính theo số đơn đã chuẩn bị, thường cao hơn bán hàng vì chuẩn bị là công việc chính. Mức thường gặp cố định mỗi đơn hoặc 5-10% giá sản phẩm.
Hoa hồng giao hàng: tính theo số đơn đã giao, thường thấp vì giao hàng là công việc phụ. Mức thường gặp cố định mỗi đơn.
Hoa hồng quản lý ca: tính theo doanh thu ca phụ trách, thưởng theo hiệu quả ca. Mức thường gặp 1-3% doanh thu ca.
| Đối tượng | Cơ sở tính | Mức thường gặp | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Bán hàng | Doanh thu bán ra | 2-5% | Thấp vì là công việc cơ bản |
| Kho | Số đơn đã chuẩn bị | Cố định mỗi đơn hoặc 5-10% | Cao hơn vì là công việc chính |
| Giao hàng | Số đơn đã giao | Cố định mỗi đơn | Thấp vì là công việc phụ |
| Quản lý ca | Doanh thu ca phụ trách | 1-3% | Thưởng theo hiệu quả ca |
Kèm theo cần một quy tắc rõ: hàng thất thoát do nhân viên phải trừ vào lương. Không có quy tắc này thì hoa hồng và trách nhiệm tách rời nhau.
Chăm sóc khách hàng và khách quen
Cửa hàng bán đồ chơi sống bằng khách quen, và khách quen phụ thuộc vào việc cửa hàng nhớ được khách. Ba việc dưới đây là bắt buộc nếu muốn khách quay lại đều.
Ghi nhớ thông tin khách: tên, số điện thoại, và các sự kiện đã đặt quà. Khi khách quay lại, cửa hàng biết ngay khách từng đặt quà cho sự kiện nào, mà không phải hỏi lại từ đầu.
Thẻ thành viên tích điểm: mỗi lần khách chi tiêu, tích điểm vào thẻ. Điểm có thể đổi thành sản phẩm hoặc giảm giá. Phần mềm cần tự động tích điểm khi thanh toán.
Nhắc khách quen: khi có đồ chơi mới hoặc khuyến mãi phù hợp, cửa hàng gửi tin nhắn mời xem. Đây là tính năng tự động, và là cách hiệu quả nhất để có đơn hàng lặp lại.
| Tính năng chăm sóc | Mục đích | Tần suất |
|---|---|---|
| Ghi nhớ sự kiện đã đặt | Gợi ý quà phù hợp | Mỗi lần khách đến |
| Tích điểm thẻ thành viên | Khuyến khích quay lại | Mỗi lần thanh toán |
| Nhắc quà mới | Kích thích đơn hàng lặp lại | Khi có hàng mới |
Báo cáo cửa hàng bán đồ chơi: những con số cần xem mỗi tuần
Cửa hàng bán đồ chơi cần xem báo cáo bán chạy theo mã hàng và tồn kho theo mã, không phải xem doanh thu hằng ngày. Xem doanh thu hằng ngày dễ thấy mà không hiểu, xem theo tuần mới ra được xu hướng.
| Báo cáo | Mục đích | Tần suất |
|---|---|---|
| Doanh thu theo mã hàng | Biết mã nào đang hot | Mỗi tuần |
| Hàng bán chậm | Biết mã nào cần giảm giá | Mỗi tuần |
| Tồn kho theo mã | Biết mã nào sắp hết | Mỗi ngày |
| Combo theo loại | Biết combo nào hiệu quả | Mỗi tuần |
| Khách mới và khách quen | Biết cửa hàng có đang tăng trưởng | Mỗi tháng |
Báo cáo bán chạy theo mã hàng là báo cáo quan trọng nhất với cửa hàng bán đồ chơi, vì nó cho biết mã nào đang bán chạy để chuẩn bị tồn kho, và mã nào đang tồn để giảm giá.
Checklist trước khi chốt dùng phần mềm quản lý cửa hàng bán đồ chơi
- Khai báo SKU/barcode cho mỗi mã hàng để bán nhanh
- Tồn kho theo mã và vị trí
- Cảnh báo khi tồn kho còn dưới mức tối thiểu
- Combo phải khai báo danh sách sản phẩm và số lượng
- Combo bán phải tự trừ tồn từng sản phẩm
- Tách riêng hoa hồng bán hàng, kho, giao hàng và quản lý ca
- Hàng thất thoát do nhân viên trừ vào lương
- Tự động tích điểm thẻ thành viên khi thanh toán
- Xem báo cáo bán chạy theo mã hàng mỗi tuần
Đọc thêm: Quy trình thu tiền nghiệm thu cuối ca, Tính hoa hồng nhân viên bán hàng, Quản lý tồn kho.
Nếu bạn muốn phần mềm quản lý cửa hàng bán đồ chơi theo dõi tồn kho theo mã và vị trí, quản lý combo tự trừ tồn từng sản phẩm, tính hoa hồng theo vai trò và báo cáo bán chạy theo mã hàng, gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.
path: E:\Projectwebs\quanlybanhanghieuqua\site\src\content\pages\phan-mem-quan-ly-cua-hang-ban-qua-tang.md