Phần mềm quản lý cửa hàng bán dầu ăn: lô và hạn sử dụng
Cửa hàng bán dầu ăn khác cửa hàng bán lẻ ở chỗ sản phẩm là bán dầu ăn, có lô và hạn sử dụng, và bán theo đơn nhiều. bán dầu ăn chỉ bán được trong hạn, và khách thường mua theo đơn của bác sĩ hoặc chuyên gia. Vì vậy phần mềm quản lý cửa hàng bán dầu ăn không chỉ là máy tính tiền, mà là hệ thống theo dõi lô, hạn sử dụng và tồn kho.
Vì sao cửa hàng bán dầu ăn không dùng phần mềm bán lẻ thông thường
Phần mềm bán lẻ thiết kế cho mô hình bán ra hàng, thu tiền, trừ tồn. Cửa hàng bán dầu ăn thì khác ở chỗ sản phẩm là bán dầu ăn và bán theo lô nhiều. So sánh dưới đây làm rõ.
| Yếu tố | Cửa hàng bán lẻ | Cửa hàng bán dầu ăn |
|---|---|---|
| Sản phẩm | Hàng đóng gói | bán dầu ăn, có lô |
| Lô hàng | Ít | Nhiều, theo từng nhập |
| Hạn sử dụng | Thấp | Cao, thực phẩm perishable |
| Bán theo đơn | Ít | Nhiều, theo chuyên gia |
| Tồn kho | Theo số lượng | Theo lô và hạn sử dụng |
| Hao hụt | Thấp | Cao, hết hạn |
Phần mềm đúng cho cửa hàng bán dầu ăn phải theo dõi tồn kho theo lô và hạn sử dụng. Mỗi lô bán dầu ăn có số lô, hạn sử dụng và tồn kho riêng.
Cấu trúc tồn kho cửa hàng bán dầu ăn: ba thông tin bắt buộc cho mỗi mã hàng
Mỗi mã hàng không thể chỉ có tên và giá bán. Cần ít nhất ba nhóm thông tin, thiếu nhóm nào thì sẽ mất tiền ở nhóm khác.
1. Thông tin mã hàng: mã, tên, nhóm hàng (vitamin, khoáng chất, thảo dược, protein, phụ kiện), giá bán, giá vốn. Đây là dữ liệu cơ bản để bán hàng và tính lợi nhuận.
2. Thông tin lô hàng: số lô, hạn sử dụng và tồn kho. bán dầu ăn cần theo dõi lô và hạn sử dụng. Đây là dữ liệu để theo dõi lô nào sắp hết hạn và lô nào còn nhiều.
3. Thông tin đơn hàng: thông tin khách, chuyên gia và danh sách sản phẩm. Đây là dữ liệu để bán theo đơn và gợi ý khi bán lại.
Ảnh và ghi chú tình trạng hàng không nhằm nghi ngờ nhà cung cấp, mà là để bảo vệ cửa hàng khi hàng giao không đúng chất lượng. Đây là phần nhiều cửa hàng bỏ qua rồi hậu quả đến sau.
Lô và hạn sử dụng: theo dõi tồn kho và bán trước
Đây là phần cốt lõi của phần mềm quản lý cửa hàng bán dầu ăn. Cửa hàng bán dầu ăn sống bằng bán dầu ăn, và bán dầu ăn hết hạn là nguyên nhân phổ biến nhất gây mất tiền. Ba quy tắc dưới đây là bắt buộc.
Quy tắc 1: bán dầu ăn phải ghi nhận theo lô. Mỗi lô bán dầu ăn phải có số lô, hạn sử dụng và tồn kho riêng. Đây là dữ liệu để theo dõi lô nào đang bán chạy và lô nào sắp hết hạn.
Quy tắc 2: bán dầu ăn phải bán theo FEFO. First expired, first out - bán dầu ăn sắp hết hạn bán trước. Khi bán dầu ăn còn 1-3 tháng đến hạn, phần mềm cảnh báo để bán trước hoặc trả lại nhà cung cấp. Điều này giúp cửa hàng không mất tiền vào bán dầu ăn hết hạn.
Quy tắc 3: bán dầu ăn phải có vị trí. Mỗi lô bán dầu ăn phải ghi nhận vị trí lưu trữ (kệ nào, tủ nào). Điều này giúp nhân viên tìm sản phẩm nhanh và bổ sung đúng chỗ.
| Thông tin lô hàng | Mục đích | Ví dụ |
|---|---|---|
| Số lô | Xác định lô | L001 |
| Tên sản phẩm | Xác định sản phẩm | Vitamin C |
| Tồn kho | Theo dõi tồn | 50 hộp |
| Hạn sử dụng | Theo dõi hạn | 12 tháng |
| Vị trí | Tìm sản phẩm nhanh | Kệ A |
Bán theo đơn: lưu đơn và gợi ý khi bán lại
Đây là phần nhiều cửa hàng bán dầu ăn bỏ qua, và là lý do chính khiến cửa hàng mất thời gian. Bán theo đơn là nguồn doanh thu lớn, và nếu không lưu đơn, cửa hàng sẽ phải gõ lại từ đầu mỗi lần khách quay lại. Ba quy tắc dưới đây là bắt buộc.
Quy tắc 1: mỗi đơn phải lưu đầy đủ. Đơn phải ghi rõ thông tin khách, chuyên gia và danh sách sản phẩm. Khi bán lại cùng đơn, hệ thống tự gợi ý danh sách sản phẩm, giúp tiết kiệm thời gian.
Quy tắc 2: đơn phải có trạng thái. Từ khi nhận đơn đến khi giao sản phẩm, đơn đi qua nhiều bước. Trạng thái giúp cửa hàng biết đơn nào đang ở đâu.
Quy tắc 3: đơn phải lưu lịch sử. Mỗi khách có lịch sử mua sản phẩm, để cửa hàng biết khách từng mua sản phẩm gì và tư vấn phù hợp.
| Trạng thái đơn | Nghĩa | Ai cập nhật |
|---|---|---|
| 1. Đã nhận đơn | Khách vừa đưa đơn | Nhân viên nhận |
| 2. Đang chuẩn bị | Đang lấy sản phẩm | Nhân viên chuẩn bị |
| 3. Sẵn sàng | Sản phẩm đã chuẩn bị xong | Nhân viên chuẩn bị |
| 4. Đã giao | Sản phẩm đã giao xong | Nhân viên bán |
Hoa hồng nhân viên và phân ca
Cửa hàng bán dầu ăn có bốn đối tượng được tính hoa hồng: nhân viên bán hàng, nhân viên kho, nhân viên giao hàng, và quản lý ca. Bốn đối tượng này cần được tách riêng, vì đóng góp khác nhau.
Hoa hồng bán hàng: tính theo doanh thu bán ra, thường thấp vì bán hàng là công việc cơ bản. Mức thường gặp 2-5% doanh thu.
Hoa hồng kho: tính theo số đơn đã chuẩn bị, thường cao hơn bán hàng vì chuẩn bị là công việc chính. Mức thường gặp cố định mỗi đơn hoặc 5-10% giá sản phẩm.
Hoa hồng giao hàng: tính theo số đơn đã giao, thường thấp vì giao hàng là công việc phụ. Mức thường gặp cố định mỗi đơn.
Hoa hồng quản lý ca: tính theo doanh thu ca phụ trách, thưởng theo hiệu quả ca. Mức thường gặp 1-3% doanh thu ca.
| Đối tượng | Cơ sở tính | Mức thường gặp | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Bán hàng | Doanh thu bán ra | 2-5% | Thấp vì là công việc cơ bản |
| Kho | Số đơn đã chuẩn bị | Cố định mỗi đơn hoặc 5-10% | Cao hơn vì là công việc chính |
| Giao hàng | Số đơn đã giao | Cố định mỗi đơn | Thấp vì là công việc phụ |
| Quản lý ca | Doanh thu ca phụ trách | 1-3% | Thưởng theo hiệu quả ca |
Kèm theo cần một quy tắc rõ: hàng thất thoát do nhân viên phải trừ vào lương. Không có quy tắc này thì hoa hồng và trách nhiệm tách rời nhau.
Chăm sóc khách hàng và khách quen
Cửa hàng bán dầu ăn sống bằng khách quen, và khách quen phụ thuộc vào việc cửa hàng nhớ được khách. Ba việc dưới đây là bắt buộc nếu muốn khách quay lại đều.
Ghi nhớ thông tin khách: tên, số điện thoại, và lịch sử mua sản phẩm. Khi khách quay lại, cửa hàng biết ngay khách từng mua sản phẩm gì, mà không phải hỏi lại từ đầu.
Thẻ thành viên tích điểm: mỗi lần khách chi tiêu, tích điểm vào thẻ. Điểm có thể đổi thành sản phẩm hoặc giảm giá. Phần mềm cần tự động tích điểm khi thanh toán.
Nhắc khách quen: khi có sản phẩm mới hoặc khuyến mãi phù hợp, cửa hàng gửi tin nhắn mời xem. Đây là tính năng tự động, và là cách hiệu quả nhất để có đơn hàng lặp lại.
| Tính năng chăm sóc | Mục đích | Tần suất |
|---|---|---|
| Ghi nhớ lịch sử mua sản phẩm | Gợi ý sản phẩm phù hợp | Mỗi lần khách đến |
| Tích điểm thẻ thành viên | Khuyến khích quay lại | Mỗi lần thanh toán |
| Nhắc sản phẩm mới | Kích thích đơn hàng lặp lại | Khi có hàng mới |
Báo cáo cửa hàng bán dầu ăn: những con số cần xem mỗi tuần
Cửa hàng bán dầu ăn cần xem báo cáo bán chạy theo mã hàng và tồn kho theo lô và hạn sử dụng, không phải xem doanh thu hằng ngày. Xem doanh thu hằng ngày dễ thấy mà không hiểu, xem theo tuần mới ra được xu hướng.
| Báo cáo | Mục đích | Tần suất |
|---|---|---|
| Doanh thu theo mã hàng | Biết mã nào đang hot | Mỗi tuần |
| Hàng bán chậm | Biết mã nào cần giảm giá | Mỗi tuần |
| Tồn kho lô hàng | Biết lô nào sắp hết | Mỗi ngày |
| Hạn sử dụng | Biết sản phẩm nào sắp hết hạn | Mỗi ngày |
| Đơn theo chuyên gia | Biết chuyên gia nào kê nhiều | Mỗi tuần |
| Khách mới và khách quen | Biết cửa hàng có đang tăng trưởng | Mỗi tháng |
Báo cáo bán chạy theo mã hàng là báo cáo quan trọng nhất với cửa hàng bán dầu ăn, vì nó cho biết mã nào đang bán chạy để chuẩn bị lô hàng, và mã nào đang tồn để giảm giá.
Checklist trước khi chốt dùng phần mềm quản lý cửa hàng bán dầu ăn
- Khai báo SKU/barcode cho mỗi mã hàng để bán nhanh
- Tồn kho theo lô hàng với hạn sử dụng
- bán dầu ăn phải bán theo FEFO (first expired, first out)
- Lô hàng sắp hết hạn cảnh báo khi còn 1-3 tháng
- Đơn phải lưu thông tin khách, chuyên gia và danh sách sản phẩm
- Đơn phải có trạng thái 4 bước từ nhận đơn đến giao
- Tách riêng hoa hồng bán hàng, kho, giao hàng và quản lý ca
- Hàng thất thoát do nhân viên trừ vào lương
- Tự động tích điểm thẻ thành viên khi thanh toán
- Xem báo cáo bán chạy theo mã hàng mỗi tuần
Đọc thêm: Quy trình thu tiền nghiệm thu cuối ca, Tính hoa hồng nhân viên bán hàng, Quản lý tồn kho.
Nếu bạn muốn phần mềm quản lý cửa hàng bán dầu ăn theo dõi lô hàng với hạn sử dụng, bán theo FEFO, lưu đơn với trạng thái 4 bước, tính hoa hồng theo vai trò và báo cáo bán chạy theo mã hàng, gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.
path: E:\Projectwebs\quanlybanhanghieuqua\site\src\content\pages\phan-mem-quan-ly-cua-hang-thuc-pham-chuc-nang.md