Quản lý tiền mặt tại quầy: dự phòng, đổi tiền và an toàn két

Tiền mặt là tài sản dễ biến mất nhất trong cửa hàng, và cũng là loại tiền mà cửa hàng nào cũng phải giữ. Vì vậy quản lý tiền mặt tại quầy gồm ba phần: giữ đúng số lượng cần thiết, đổi tiền an toàn, và giữ két an toàn.

Bài này nói về ba phần đó, kèm quy trình đối chiếu tiền mặt cuối ngày lớn hơn một ca. Đây là bài bổ sung cho phần quy trình thu tiền nghiệm thu cuối ca, vốn nói về đối chiếu trong ca; bài này nói về toàn bộ vòng đời của số tiền mặt trong ngày.

Giữ bao nhiêu tiền trong két là hợp lý

Nguyên tắc: giữ đủ để vận hành, không giữ nhiều hơn. Cứ để tiền lâu trong két là tăng rủi ro mất trộm mà không tăng năng lực bán.

Cách tính số dự phòng: một ca cần thối bao nhiêu, cộng thêm phần trả đột xuất. Ví dụ cửa hàng doanh thu 8 triệu một ngày, 70% khách trả tiền mặt, mỗi giao dịch thối trung bình 5.000 đồng:

Nhưng không cần giữ 14 triệu trong két. Số thực tế nên giữ nhỏ hơn vì thối tiền phần lớn là tiền lẻ nhỏ. Một cách phân bổ hợp lý:

Số dự phòng 6 triệu đủ thối trong ca đông mà không phải giữ 28 triệu. Mỗi tờ 500.000 trong két đều là 500.000 có nguy cơ mất. Giữ càng nhiều tiền tờ lớn, két càng dễ bị nhắm.

Quy trình đổi tiền: bốn bước, hai người

Đổi tiền là lúc két mở ra nhiều nhất trong ngày, và là thời điểm rủi ro cao nhất. Quy trình bốn bước với hai người tham gia:

Bước 1: Chỉ chủ hoặc ca trưởng mở két. Nhân viên bán hàng không tự mở két lấy tiền. Nếu cần mở để trả cho khách, nhân viên lập phiếu xin và ca trưởng mở. Cách phân quyền này nằm ở phân quyền phần mềm.

Bước 2: Ghi phiếu đổi tiền trước khi lấy. Phiếu ghi số tiền lấy ra, mệnh giá, lý do đổi, giờ. Có phiếu thì mọi chênh lệch cuối ca đều đối chiếu được.

Bước 3: Hai người cùng đếm. Người lấy tiền và ca trưởng đếm cùng nhau, ghi số lượng từng mệnh giá. Không có trường hợp một người đếm một người đứng nhìn.

Bước 4: Người chứng kiến ký phiếu. Phiếu giữ lại ít nhất 6 tháng. Cuối ngày đối chiếu tổng các phiếu đổi với chênh lệch két.

Dòng cuối đáng chú ý. Khi đổi tiền từ ngân hàng, kiểm tra tiền mới có hình chìm đủ rõ không. Một tờ giả dễ bị đổi lại vào ngân hàng sau, và cửa hàng phải chịu thiệt. Nên kiểm tiền mới ngay khi nhận, không để lâu.

Giữ két an toàn: năm việc

Két là nơi tập trung tiền, nên cũng là mục tiêu đầu tiên khi có ý đồ xấu. Năm việc tăng an toàn, không tốn tiền:

1. Đặt két ở vị trí khuất, không ngay cửa ra vào. Két đặt cạnh cửa thuận tiện cho người ngoài nhìn thấy và tiếp cận. Két nên ở trong quầy, sau lưng nhân viên, có tường che.

2. Dùng két có báo động chống cậy. Két rẻ không báo động thì người trộm thử vài phút là mở. Nếu không mua két mới, ít nhất dùng khoá tốt và neo két vào tường hoặc sàn.

3. Không ghi mã két trên mặt ngoài. Ghi tên két và mã lên giấy dán mặt trong hoặc trong sổ quản lý, không dán bên ngoài. Dán mã bên ngoài là mời trộm gọi đúng két.

4. Không để tiền mặt qua đêm ở cửa hàng. Đây là rủi ro lớn nhất. Nếu buộc phải giữ, dùng két cố định tại chỗ, niêm phong, và ghi số tiền vào sổ để có cơ sở điều tra nếu xảy ra.

5. Cửa hàng có hệ thống báo động. Rẻ nhất là cảm báo hồng ngoài, có kết hợp cảm báo cửa. Báo trộm thường trộm vào lúc đóng cửa khi két có nhiều tiền nhất.

Bốn việc đầu không tốn tiền, chỉ cần quyết định một lần khi sắp đặt két. Việc thứ tư là quyết định kỷ luật: quy định tiền về nhà chủ vào ngày nghiệm thu, ai có két cố định giữ gì phải ghi sổ.

Đối chiếu tiền mặt cuối ngày: khác ca ở chỗ nào

Cuối ngày khác cuối ca ở ba điểm: số liệu phải khớp cả ngày, tiền phải giao nộp hoặc cất, và phải lập báo cáo ngày.

Quy trình 5 bước:

Bước 1: Chốt toàn bộ đơn trong ngày. Đóng hết đơn đang mở, in báo cáo doanh thu ngày.

Bước 2: Đếm két theo mệnh giá. Hai người đếm cùng nhau, ghi ra giấy. Số này là tiền mặt còn trong két lúc đóng.

Bước 3: Cộng lại các phiếu đổi tiền trong ngày. Mỗi phiếu đổi là một khoản tiền ra vào két. Không cộng thì số két không khớp dù có chênh lệch thật.

Bước 4: Đối chiếu ba con số. Số tiền lẽ phải có trong két bằng tiền két đầu ngày cộng tiền mặt thu được trong ngày cộng tiền đổi vào trừ tiền đổi ra. Lệch thì ghi rõ, cộng dồn các phiếu đổi để tìm lý do.

Bước 5: Bàn giao tiền. Tiền gửi ngân hàng về nhà chủ, hoặc cất két cố định nếu quy định. Người nhận ký xác nhận.

Mẫu đối chiếu ngày:

Chênh 40.000 ở đây phải điều tra tại két ngay, không để qua ngày hôm sau. Cách điều tra chi tiết ở phòng lấn tiềm tại quầy.

Giao tiền về cho chủ: an toàn và dấu vết

Chủ cửa hàng thu tiền về nhà mỗi ngày là chuyện bình thường, nhưng cũng là lúc rủi ro trộm đường cao. Ba việc giảm rủi ro:

Giao trong ngày, không dồn cuối tuần. Mang 5 triệu về mỗi tối ít rủi ro hơn mang 25 triệu vào cuối tuần. Số tiền lớn nên gửi bằng chuyển khoản thay vì mang tay.

Ghi sổ giao tiền mỗi ngày. Sổ có cột ngày, số tiền mang về, số tiền gửi ngân hàng, người ký. Sổ này vừa là chứng cứ nếu có mất, vừa để chủ biết tiền cửa hàng đang ở đâu.

Chủ lấy tiền từ két phải có người chứng kiến. Lấy tiền trong ca mà không ai biết thì sau đó tính thiếu cũng dễ quy nhầm. Quy tắc này nên ghi trong nội quy.

Checklist quản lý tiền mặt tại quầy

• Két giữ 5–10 triệu tiền lẻ, không giữ tiền tờ lớn dư
• Có bảng phân bổ mệnh giá trong két, dán trong ngăn để đếm nhanh
• Chỉ chủ hoặc ca trưởng mở két, nhân viên lập phiếu xin
• Mỗi lần đổi tiền có phiếu, hai người đếm, người ký chứng kiến
• Kiểm tiền mới khi nhận từ ngân hàng, tránh nhận tiền giả
• Két đặt khuất, có báo động, không ghi mã bên ngoài, neo vào tường
• Không để tiền mặt qua đêm ở cửa hàng
• Cuối ngày đối chiếu cả ngày, cộng điều chỉnh các phiếu đổi
• Chênh lệch cuối ngày điều tra tại két ngay, không để qua ngày
• Có sổ giao tiền về chủ, ai lấy tiền két có người chứng kiến

Đọc thêm: Phương thức thanh toán tại cửa hàng, Theo dõi báo cáo tổng kho và tiền mặt, Sắp xếp ca và phân công việc thu ngân, Phân ly thu ngân.

Nếu bạn muốn phần mềm ghi nhận thời điểm mở két, in phiếu đổi tiền, tự đối chiếu tiền cuối ngày và cảnh báo chênh lệch trước khi đóng sổ, gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.