Cách quản lý quà tặng và voucher tại cửa hàng bán lẻ
Quà tặng và voucher là công cụ giữ khách rẻ nhất mà cửa hàng bán lẻ có. Nhưng chúng chỉ hiệu quả khi khách dùng được, và chúng trở thành chi phí phí đi khi nằm quên trên kệ đến hết hạn.
Vấn đề không phải phát quà tặng, mà là quản lý nó. Bài này nói cách theo dõi, xử lý hết hạn, và ghi nhận sao cho không mất tiền.
Quà tặng hết hạn: một trong hai cách, đều phải nói rõ trước
Khi khách đem quà tặng hết hạn đến quầy, có hai cách xử lý, và điều bắt buộc là khách phải biết trước quy tắc nào.
| Cách | Cách làm | Ai chịu chi phí |
|---|---|---|
| Gia hạn | Cho dùng thêm 30–60 ngày | Cửa hàng chịu |
| Đổi giá trị | Đổi sang voucher khác hoặc giảm giá món đang mua | Cửa hàng chịu một phần |
Cách nên dùng: ghi rõ điều khoản ngay trên tờ quà tặng — “Quà tặng có hiệu lực đến ngày X. Quá hạn được đổi sang phiếu giảm giá có giá trị tương đương.” Một dòng này trên tờ quà tặng tiết kiệm hàng chục cuộc tranh luận và làm khách thấy đây là quà tặng thật, không phải chiêu bán hàng.
Không nên trả tiền mặt cho quà tặng hết hạn, vì cửa hàng không biết mình đã trả cho bao nhiêu món. Khi số lượng quà tặng lớn, chi phí này thành khoản đáng kể mà không ai lên kế hoạch.
Bốn trường cần theo dõi cho mỗi mã quà tặng
Không cần phần mềm. Một sổ hoặc một bảng tính với bốn cột là đủ.
| Trường | Ví dụ | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Mã quà tặng | QG-2026-0145 | Định danh, tra cứu khi khách đưa ra |
| Giá trị | 50.000 đồng | Biết mình nợ khách bao nhiêu |
| Hạn dùng | 31/12/2026 | Biết cái nào sắp hết hạn |
| Trạng thái | Chưa dùng / Đã dùng 21/10 | Biết còn bao nhiêu để dùng |
Ba việc cần làm đều đặn với bảng này:
1. Đánh dấu ngay khi khách dùng. Ghi trạng thái trong lúc khách đang ở quầy, không để đến cuối ngày. Ghi cuối ngày thì thường quên, và quà tặng đã dùng lại sẽ bị dùng lần hai.
2. Rà soát sắp hết hạn mỗi tháng. Lấy danh sách quà tặng còn 30 ngày hạn, liên hệ nhắc khách dùng. Đây là cơ hội chăm sóc khách tốt nhất mà ít cửa hàng làm: nhắc “chị ơi, quà tặng của chị còn 20 ngày hạn, chị ghé qua dùng nhé” — khách quay lại và dùng quà tặng, cả hai bên đều có lợi.
3. Tổng hợp quà tặng hết hạn hằng quý. Tổng giá trị quà tặng hết hạn chưa dùng là số tiền cửa hàng đã bỏ ra không thu hồi được. Nếu con số này lớn, vấn đề nằm ở cách phát quà tặng, không phải ở chương trình.
Quà tặng theo mùa hay bị lãng phí
Nguyên nhân phổ biến nhất khiến quà tặng lãng phí là phát quà tặng theo mùa vụ mà không tính hết hạn theo thực tế mua hàng.
Ví dụ: cửa hàng phát voucher 50.000 đồng cho khách mua trong tháng 12, hạn dùng đến 31/1. Nhưng nếu 60% voucher phát ra không dùng hết tháng 1, mỗi tháng 12 cửa hàng lãng phí một khoản không nhỏ — và thường không ai tính.
Cách tính trước khi phát:
| Câu hỏi | Cách tính |
|---|---|
| Khách dùng voucher trong bao lâu nữa? | Hỏi 3 khách quen nhất, hoặc xem lịch sử quà tặng cũ |
| Hạn dùng bao lâu là đủ? | Thường 30 ngày với hàng tiêu dùng, 60 ngày với hàng lâu bán |
| Có nên gia hạn khi hết hạn? | Gia hạn 30 ngày rẻ hơn nhiều so với phát quà tặng mới |
Nguyên tắc: hạn dùng ngắn hơn thì tỷ lệ sử dụng cao hơn. Voucher 50.000 đồng hạn 15 ngày sẽ được dùng gần hết, còn voucher 50.000 đồng hạn 6 tháng thì phần lớn sẽ hết hạn.
Cách tính điểm hoa vốn trước khi chạy chương trình nằm ở bài tính điểm hoa vốn trước khi chạy khuyến mại.
Gửi quà tặng bằng gì: hỏi khách trước
Không có cách nào đúng cho mọi khách. Bốn tình huống thực tế:
| Khách | Nên phát bằng | Lý do |
|---|---|---|
| Khách quen, có Zalo | Mã gửi qua Zalo | Tiện, có lịch sử, khách không phải giữ giấy |
| Khách mua một lần | Phiếu giấy | Không có Zalo, không quay lại lấy mã |
| Khách mua số lượng lớn | Cả hai: phiếu giấy + nhắn Zalo | Khách có thể đưa nhân viên khác đi dùng |
| Khách doanh nghiệp | Mã theo số điện thoại công ty | Có hóa đơn, quản lý được công nợ |
Hỏi một câu khi phát: “Chị lấy mã qua Zalo hay chị lấy phiếu giấy ạ?” Câu này mất 5 giây và tránh được việc quà tặng nằm trong ví không dùng.
Cách xin đánh giá kèm lúc phát quà tặng nằm ở bài chăm sóc khách hàng sau khi bán hàng.
Ghi nhận quà tặng trong doanh thu
Đây là chỗ nhiều cửa hàng làm sai, và sai thì báo cáo doanh thu lệch ngay.
Doanh thu phải ghi theo giá thực trả. Khách mua 100.000, dùng voucher 50.000, thì doanh thu ghi 50.000, không phải 100.000. Ghi 100.000 rồi ghi chi 50.000 cũng được, nhưng phải theo đúng cơ chế để tổng khớp.
Voucher dùng cho món nào phải tách được. Nếu không, bạn không biết món nào đang bị giảm giá quá nhiều — và đó thường là món đang có lãi tốt nhất.
| Sai lầm | Hậu quả |
|---|---|
| Ghi doanh thu 100.000, không ghi giảm giá | Doanh thu ảo, lợi nhuận sai |
| Ghi giảm giá vào chi phí khác | Báo cáo lợi nhuận theo mã sai |
| Không tách voucher theo món | Không biết món nào bán rẻ quá |
| Quà tặng dùng cho đơn trả góp | Tính thiếu tiền mặt, khách quay lại khiếu nại |
Cách tính lợi nhuận đúng khi có chiết khấu nằm ở bài tính giá vốn và biên lợi nhuận theo mặt hàng.
Bốn cách dùng quà tặng hiệu quả hơn phát phiếu
| Cách | So với phát phiếu |
|---|---|
| Tặng kèm khi mua mốc (mua 3 tặng 1) | Không cần theo dõi hạn, khách dùng ngay |
| Giảm giá trực tiếp trên hoá đơn | Đơn giản nhất, không có chi phí quản lý |
| Tặng món có giá trị nhỏ hơn nhưng dùng được | Tỷ lệ dùng cao hơn quà tặng tiền |
| Nhắn mã qua Zalo cho khách quen | Không tốn chi phí in, có lịch sử |
Dòng cuối đang được các cửa hàng chuyển dần sang, vì nó giải quyết đúng vấn đề lãng phí: quà tặng không dùng vẫn là quà tặng chưa dùng, nhưng bạn có thể nhắc lại.
Dòng thứ ba thường bị bỏ qua: một món quà tặng giá 15.000 đồng nhưng dùng hằng ngày có tỷ lệ sử dụng cao hơn một voucher 50.000 đồng. Vì người ta không tiếc 15.000 đồng.
Bảng theo dõi quà tặng mẫu
Một bảng theo dõi tối giản cần bốn cột. Bảng dưới đây là mẫu có thể copy sang Google Sheets hoặc sổ, dùng cho cửa hàng phát quà tặng hằng tháng khoảng 50–200 mã.
| Mã quà tặng | Khách | Giá trị | Hạn dùng | Trạng thái |
|---|---|---|---|---|
| QG-2026-0145 | Nguyễn Thị Lan | 50.000 | 31/12/2026 | Đã dùng 21/10 |
| QG-2026-0146 | Trần Văn Minh | 30.000 | 31/12/2026 | Chưa dùng |
| QG-2026-0147 | Lê Thị Hương | 50.000 | 15/01/2027 | Chưa dùng |
Ba cột phụ nên thêm khi quà tặng nhiều hơn:
| Cột phụ | Dùng để làm gì |
|---|---|
| Ngày phát | Tính quà tặng phát trong tháng, so với quà tặng dùng |
| Món dùng quà tặng | Biết món nào đang bị giảm giá nhiều |
| Người phát | Khi cần hỏi lại khách về quà tặng còn hiệu lực |
Cột “Ngày phát” cho phép tính tỷ lệ sử dụng theo tháng, và đây là con số duy nhất cho biết chương trình quà tặng có đang hiệu quả hay không:
| Tháng | Quà tặng phát | Quà tặng dùng | Tỷ lệ sử dụng | Giá trị quà tặng hết hạn |
|---|---|---|---|---|
| Tháng 9 | 120 | 61 | 51% | 2,4 triệu |
| Tháng 10 | 140 | 78 | 56% | 2,1 triệu |
| Tháng 11 | 160 | 71 | 44% | 3,6 triệu |
Đọc bảng này thì thấy ngay tháng 11 tỷ lệ sử dụng giảm và giá trị hết hạn tăng. Câu hỏi cần trả lời là: tháng 11 phát quà tặng nhiều hơn mà dùng ít hơn, tức là đã phát cho nhóm khách không dùng được — hoặc hạn dùng quá dài so với nhu cầu.
Checklist quản lý quà tặng và voucher
- Ghi điều khoản hết hạn ngay trên tờ quà tặng, không đợi khách đến mới nói
- Không trả tiền mặt cho quà tặng hết hạn, đổi sang voucher tương đương
- Theo dõi 4 trường: mã, giá trị, hạn dùng, trạng thái
- Đánh dấu đã dùng ngay tại quầy, không để cuối ngày
- Rà soát quà tặng sắp hết hạn mỗi tháng và nhắn khách dùng
- Tổng hợp giá trị quà tặng hết hạn hằng quý để thấy chi phí thật
- Đặt hạn dùng ngắn để tỷ lệ sử dụng cao hơn
- Hỏi khách muốn nhận mã bằng Zalo hay phiếu giấy
- Ghi doanh thu theo giá thực trả, không ghi giá niêm yết rồi bù chiều
- Tách voucher theo món để biết món nào đang bán rẻ quá
- Ưu tiên tặng món dùng được hơn voucher tiền
- Kiểm tra điều khoản khi khách dùng quà tặng cho đơn trả góp
Đọc thêm: Dùng mã giảm giá đo hiệu quả chiến dịch, Khách mời giới thiệu khách mới, Chăm sóc khách hàng sau khi bán hàng, Phân ly thu ngân.
Cửa hàng của bạn đang phát quà tặng kiểu nào, và tỷ lệ khách dùng có bao nhiêu phần trăm? Gọi hotline/Zalo 0907 943 968 — chúng tôi gợi ý cách theo dõi và thiết kế để không lãng phí.