Giao hàng thu tiền: cách tính phí và tránh đơn bùng cho cửa hàng nhỏ
Giao hàng làm doanh thu tăng nhưng cũng là nơi dễ lỗ nhất của cửa hàng nhỏ. Vì sao? Vì khoản thu từ đơn giao hiện ra trên hoá đơn, còn khoản chi phí vận chuyển, công gọi điện, công chờ khách không nhận hàng thì không hiện ra đâu cả. Cuối tháng nhìn tổng doanh thu thì thấy vẫn tăng, nhưng tiền trong tài khoản thì không tăng tương ứng.
Ba nguyên tắc dưới đây giải quyết đúng ba chỗ đó, và cả ba đều không tốn tiền.
Nguyên tắc 1: Phí giao phải bù được chi phí thật
Cách tính nhanh nhất: lấy chi phí vận chuyển thật của đơn đó, cộng công gọi xác nhận khoảng 2 phút, rồi phí giao phải cao hơn tổng đó.
| Loại đơn | Chi phí vận chuyển tham khảo | Phí giao nên thu |
|---|---|---|
| Nội thành dưới 5km | 20.000–28.000 đồng | 30.000–40.000 đồng |
| Nội thành trên 5km | 28.000–40.000 đồng | 40.000–55.000 đồng |
| Ngoài thành phố | 40.000–70.000 đồng | 70.000–90.000 đồng |
| Đơn hàng trên 2.000.000 đồng | Như trên | Miễn phí giao |
| Đơn hàng dưới 150.000 đồng | Như trên | Gộp vào phí vận chuyển, nói rõ |
Nếu chưa biết chi phí vận chuyển thật là bao nhiêu, cách nhanh nhất là hỏi đơn vị giao hàng bạn đang dùng lấy bảng giá theo khu vực. Bảng giá này là thông tin công khai, không có gì phải giấu.
Hai điều chỉnh nên làm:
Chia phí giao theo vùng, không để một mức cho mọi nơi. Khách ở cùng quận thì phí thấp, khách ngoài tỉnh thì phí cao. Nếu một mức cho tất cả, khách xa lợi hơn khách gần và bạn mất tiền mỗi đơn xa mà không nhận ra.
Chấp nhận lỗ trên một nghìn đồng để tăng tỷ lệ khách quay lại. Nếu thu phí giao quá cao, khách bỏ luôn không mua. Thu đúng bằng chi phí thì bạn hòa vốn mỗi đơn giao, mà khách lại quen dần dùng kênh của mình. Mức cộng thêm 10.000–15.000 đồng cho mỗi đơn giao là ranh giới hợp lý cho cửa hàng nhỏ.
Nguyên tắc 2: Khách trả trước phí giao
Đây là thay đổi một dòng trong quy trình, hiệu quả hơn mọi thứ tự khác. Khi khách thanh toán trước toàn bộ, kể cả phí giao, bạn đã thu tiền trước khi mất tiền.
Ba cách thu trước, xếp theo độ dễ thực hiện:
| Cách | Phù hợp với | Ghi chú |
|---|---|---|
| Chuyển khoản trước khi giao | Mọi đơn | Xác nhận đã nhận đủ tiền mới giao |
| Ví điện tử, ví MoMo, VNPay | Đơn trên 300.000 đồng | Nhanh nhất, không mất phí chuyển khoản |
| Thu tiền mặt khi giao | Đơn dưới 300.000 đồng | Ít đơn mới dùng |
Quy tắc cứng cần có: chỉ giao khi đã nhận đủ tiền hàng cộng phí giao. Riêng số tiền hàng thì có thể cho trả sau đối với khách quen, nhưng phí giao thì thu trước. Cách này vừa giữ được lòng khách quen vừa không để mỗi đơn giao mất tiền.
Khách trả trước phí giao cũng loại bỏ một lý do từ chối rất phổ biến: khách nói không tiện chi phí giao nên thôi. Khi phí đã được thu trước thì tỷ lệ đơn bùng giảm rõ, không phải vì khách ngoan hơn mà vì họ đã quyết định trả.
Nguyên tắc 3: Gọi xác nhận trước khi giao
Một cuộc gọi 90 giây loại bỏ phần lớn đơn bùng. Chi phí của nó là khoảng 1.000 đồng tiền lương mỗi phút, rẻ hơn nhiều so với một chuyến giao không có hàng để giao.
Nội dung cuộc gọi nên có đủ 5 thông tin, nói trong 60 giây:
- Xác nhận đúng địa chỉ, có cần hỏi thêm đường vào không
- Nhắc lại tổng tiền hàng và phí giao để khách kiểm tra
- Hỏi khách có ở nhà trong khung giờ giao dự kiến không
- Hỏi có cần giờ cụ thể không, tránh giao lúc khách đang ở nơi khác
- Nhắc điều kiện trả tiền trước, và cách thanh toán nếu khách chưa chuyển
Hai câu hỏi có giá trị lớn nhất là “có ở nhà trong khung giờ giao không” và “có cần giờ cụ thể không”. Tỷ lệ đơn bùng tập trung ở những khách không có mặt ở nhà, và họ không phải khách không mua, họ chỉ là khách mua hôm khác.
Quy trình giao hàng từ lúc nhận đơn đến lúc đối soát
Bước 1: Chốt đơn và thu tiền. Chỉ vào danh sách giao khi đã nhận đủ tiền. Đơn chưa thanh toán nằm riêng, không trộn vào.
Bước 2: Kiểm tra tồn thật trước khi giao. Đơn đặt từ hôm qua có thể gặp tình huống hàng đã bán hết. Kiểm tra lại ngay trước lúc giao, không dựa vào tồn lúc nhận đơn.
Bước 3: Đóng gói và ghi ký. Ghi tên người nhận, số điện thoại, mã đơn bên ngoài gói hàng, và niêm phong. Một gói không có tên người nhận thì bên vận chuyển gọi điện mới biết giao cho ai, mà họ gọi mất thời gian và cửa hàng mất tiền công gọi.
Bước 4: Gọi xác nhận trước khi xuất hàng. Như ở trên.
Bước 5: Đối soát cuối ngày. So khớp số đơn giao với số tiền đã thu. Lệch là biết ngay, không đợi đến cuối tuần.
Mẫu đối soát cuối ngày:
| Mục | Số liệu |
|---|---|
| Số đơn nhận trong ngày | 18 |
| Đơn giao thành công | 15 |
| Đơn không nhận, chuyển lại giao sau | 2 |
| Đơn hủy, khách không nhận hàng | 1 |
| Tổng tiền hàng đã thu | 9.450.000 |
| Tổng phí giao đã thu | 415.000 |
| Chi phí vận chuyển thực tế | 392.000 |
| Công 2 cuộc gọi xác nhận, 3 phút mỗi cuộc | 18.000 |
| Chi phí đóng gói và vật liệu | 25.000 |
Trong ví dụ này, kênh giao hàng có lãi nhưng lãi mỏng. Biết được con số 392.000 chi phí vận chuyển trên 9.450.000 doanh thu là điều kiện để cửa hàng biết mình nên tăng hay giảm phí giao.
Xử lý khách không nhận hàng
Đơn bùng tốn nhiều hơn phí giao, vì bạn mất cả hai lần giao. Lần đầu giao không ai nhận, lần thứ bạn phải giao lại hoặc khách đến lấy.
Cách xử lý nên viết sẵn thành quy tắc, không để mỗi người quyết định:
| Tình huống | Xử lý |
|---|---|
| Khách không nghe điện, gọi lại 2 lần không nhận | Giữ hàng tại kho 2 ngày, liên hệ lại |
| Khách từ chối nhận sau khi đã gửi hàng | Thu phí giao thực tế, hoàn 70% tiền hàng |
| Khách yêu cầu giao lại | Thu phí giao lần thứ hai |
| Khách không liên lạc được, hết hạn giữ hàng | Chuyển hàng về bán tại cửa hàng |
Trường hợp khách từ chối nhận sau khi hàng đã gửi đi là tình huống khó nhất, vì công vận chuyển đã phát sinh. Đây cũng là lý do trong hợp đồng vận chuyển, người nhận hàng là người chịu trách nhiệm khi không nhận: đây là thông lệ chung của các đơn vị giao hàng, nên bạn không cần tự chịu toàn bộ chi phí đó.
Nếu cửa hàng có đơn vị vận chuyển quen, hãy hỏi rõ chính sách của họ về khoản phí khi giao không thành công. Nhiều đơn vị thu phí trả lại hàng, một số đơn vị miễn phí. Biết trước quy định giúp bạn đưa phí giao lên hoá đơn cho hợp lý hơn.
Khi nào nên khuyến khích đặt hàng lấy tại cửa hàng thay vì giao
Không phải đơn giao nào cũng nên giữ. Với cửa hàng nhỏ bán lẻ, có những mặt hàng nên chuyển khách sang lấy tại cửa hàng, và có những mặt hàng nên giữ nguyên kênh giao.
| Loại mặt hàng | Nên ưu tiên | Lý do |
|---|---|---|
| Đồ ăn, đồ uống | Lấy tại cửa hàng hoặc giao nội thành ngắn | Khách ăn tại nơi mua tiện hơn |
| Mỹ phẩm, nước hoa | Giao hàng | Giá trị cao, khách mua thoải mái, tỷ lệ đổi ý thấp |
| Vật phẩm lớn, nặng | Giao hàng | Khách không tự đem về được |
| Rau quả tươi | Giao hàng nếu khu gần, tặng bù | Hàng dễ hư, giao xa thì hoàn hàng |
| Đồ lưu niệm, phụ kiện nhỏ | Lấy tại cửa hàng | Phí giao không bù được giá trị đơn |
| Sản phẩm khách đặt sẵn | Giao hàng | Khách đã chờ, không vội |
Nguyên tắc rút ra: phí giao không bù được chi phí thật khi giá trị đơn thấp. Đơn 90.000 đồng mà phí giao 30.000 đồng thì tỷ lệ phí trên doanh thu là 33%, cao hơn cả tỷ lệ lợi nhuận của nhiều mặt hàng. Những đơn đó nên chuyển khách sang lấy tại cửa hàng, và dùng chính lần khách đến lấy để bán thêm — cách làm được lợi hơn hẳn.
Bài nhận đặt hàng online và bán tại cửa hàng nói chi tiết phần này.
Phí giao đặt thành ngưỡng theo giá trị đơn
Thay vì niêm yết một bảng phí giao dài và khó đọc, nhiều cửa hàng đặt ngưỡng đơn giản và dễ nhớ:
| Giá trị đơn | Cách xử lý |
|---|---|
| Dưới 200.000 đồng | Bán tại cửa hàng, hỗ trợ giao nếu khách trả thêm phí |
| Từ 200.000 đến 1.000.000 đồng | Giao với phí giao theo vùng |
| Từ 1.000.000 đến 2.000.000 đồng | Giao, giảm phí giao một nửa |
| Trên 2.000.000 đồng | Miễn phí giao |
Cách này có hai lợi thế: khách tự biết mình có được miễn phí không mà không cần hỏi, và đơn lớn luôn được miễn phí nên cửa hàng thu được lượng tiền mặt tốt hơn.
Nhưng cần nói rõ với khách ngay từ đầu, không để đến lúc thanh toán mới biết phí giao bất ngờ. Khách không phản đối khoản 30.000 đồng phí giao, họ phản đối việc không được báo trước.
Checklist vận hành giao hàng
- Đã lấy bảng giá vận chuyển thật theo khu vực từ đơn vị giao
- Phí giao luôn cao hơn chi phí thật, có cộng thêm công gọi xác nhận
- Phí giao chia theo vùng, không một mức cho mọi nơi
- Phí giao thu trước, tiền hàng thì khách quen có thể trả sau
- Chỉ giao khi đã nhận đủ tiền hàng và phí giao
- Gọi xác nhận trước khi giao, hỏi khách có ở nhà không
- Kiểm tra tồn thật ngay trước lúc giao, không dựa vào tồn lúc nhận đơn
- Gói hàng có tên người nhận, số điện thoại, mã đơn bên ngoài
- Đối soát tiền giao mỗi ngày, biết ngay chi phí thật trên doanh thu
- Có quy tắc xử lý khách không nhận hàng, thu phí giao lại
- Đơn giá trị thấp hướng khách lấy tại cửa hàng thay vì giao
- Ngưỡng miễn phí giao theo giá trị đơn được thông báo trước khi bán
Đọc thêm: Phương thức thanh toán tại cửa hàng, Điểm hòa vốn trước khi chạy khuyến mại, Báo cáo doanh thu hàng ngày, Marketing bán hàng.
Nếu bạn muốn phần mềm tính phí giao theo khoảng cách, ghi nhận tiền đã thu trước khi giao, và báo cáo riêng lãi giao hàng, gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.