Câu hỏi thường gặp về mua hàng ngoài quầy trong cửa hàng
Một cửa hàng bán nguyên liệu thực phẩm ở quận 7 giao hàng cho hai quán cơm quen mỗi tuần, nhưng trên phần mềm tồn kho vẫn đầy như mới vì không lập phiếu xuất kho. Đếm tay mới biết thiếu 40 thùng dầu hộp mà không rõ ai chở, ai trả tiền. Hàng bán ngoài quầy vẫn là hàng bán, khác ở chỗ không có ai đứng quầy bấm hóa đơn. Bài này trả lời các câu hỏi thường gặp: quy trình bán không qua quầy, phiếu xuất kho bắt buộc, mẫu phiếu, quyền duyệt và xử lý khách quen xin bỏ qua phiếu.
Mua hàng ngoài quầy là gì và chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu
Mua hàng ngoài quầy là giao dịch hàng ra khỏi kho và đi thẳng tới khách mà không qua bàn thu ngân. Gồm giao hàng tận nơi cho khách sỉ, khách đơn vị, bán cho quán nhỏ lấy hàng tại kho, và nhân viên mang hàng đi bán ngoài.
Với cửa hàng nhỏ, tỷ lệ bán ngoài quầy thường chiếm 10% đến 25% doanh thu. Cửa hàng chuyên nguyên liệu thực phẩm, phụ kiện số lượng lớn thì tỷ lệ này có thể lên tới 40% đến 60%. Ngưỡng tham khảo theo mô hình:
| Mô hình cửa hàng | Doanh thu bán ngoài quầy | Rủi ro thất thoát nếu không kiểm phiếu |
|---|---|---|
| Tạp hóa, cửa hàng nhỏ bán lẻ | Dưới 5% | Thấp, phần lớn giao dịch đều qua quầy |
| Thời trang, giày dép có đại lý | 10% đến 20% | Trung bình, đơn đại lý thường giao tại kho |
| Nguyên liệu thực phẩm, bán sỉ phụ | 20% đến 40% | Cao, giá trị đơn lớn, giao nhiều điểm |
| Phụ kiện điện thoại, hàng số lượng lớn | 40% đến 60% | Rất cao, thường xuyên xảy ra thiếu hàng |
Tỷ lệ càng cao thì quy trình phiếu càng phải nghiêm. Cửa hàng có 25% doanh thu ngoài quầy mà không lập phiếu thì tự động mất kiểm soát một phần tư hàng hóa. Nguyên tắc chung: mọi lượng hàng rời kho đều phải có một chứng từ, quan trọng là có ai đó ký và có số liệu trên phần mềm.
Câu hỏi 1: bán hàng ngoài quầy có cần phiếu không
Có, và đây là nguyên tắc không có ngoại lệ. Không lập phiếu thì số liệu sai: hàng đã đi nhưng tồn vẫn còn, đến khi kiểm kho mới phát hiện thiếu, lúc đó không có dữ liệu nào để truy. Ba hậu quả cụ thể:
- Không trừ tồn: tồn trên phần mềm luôn cao hơn thực tế, chủ cửa hàng liên tục đặt nhầm hàng, vốn bị đóng băng trong hàng vô hình.
- Không tính doanh thu: báo cáo cho thấy doanh thu thấp hơn thật, quyết định nhập hàng và cắt chi phí đều sai lệch.
- Không truy được trách nhiệm: khi thiếu hàng, không có dấu vết ai lấy bao nhiêu cho ai.
Quy trình bán ngoài quầy gồm 6 bước, làm theo thứ tự này thì không bỏ sót:
- Chốt đơn hàng với khách: xác nhận mã hàng, số lượng, đơn giá đã thỏa thuận, thời gian giao, địa chỉ và người nhận. Ghi lại đầy đủ qua điện thoại hoặc tin nhắn.
- Kiểm tra tồn khả dụng: tồn trên phần mềm trừ hàng đang giữ cho đơn khác, xác nhận đủ số lượng thật để giao.
- Lập phiếu xuất kho ngay trên phần mềm: chọn khách hàng, nhập danh sách mã hàng và số lượng, ghi giá bán theo thoả thuận, người nhận và ghi chú giao hàng.
- Kiểm hàng và duyệt phiếu: người kiểm đếm thực tế, người có quyền duyệt xác nhận, phiếu chuyển sang trạng thái đã duyệt thì mới giao hàng.
- Giao hàng ký nhận: khách ký tên và ngày nhận trên bản sao phiếu, ảnh phiếu gửi qua Zalo ngay sau khi giao, phiếu không có chữ ký thì hàng coi như chưa giao xong.
- Đối chiếu công nợ và thanh toán: giao nợ thì ghi vào sổ công nợ của khách, thu tiền thì lập phiếu thu, tiền phải về két ngay trong ngày.
Câu hỏi 2: phiếu xuất kho bắt buộc phải có gì
Phiếu xuất kho là chứng từ quan trọng bậc nhất khi bán ngoài quầy, vì nó vừa là căn cứ trừ tồn, vừa là căn cứ tính doanh thu, vừa là bằng chứng khi tranh chấp. Một phiếu hợp lệ cần 10 trường:
- Số phiếu và ngày giờ lập: tự động sinh trên phần mềm, số liên tục không trùng.
- Tên khách hàng, mã khách, số điện thoại: khách lẻ vã lai thì ghi rõ tên và số điện thoại để tra khi cần, không ghi chung chung kiểu khách quen.
- Địa chỉ giao và người nhận: có địa chỉ thì giao đến nơi, không có thì ghi rõ khách tự lấy tại kho.
- Danh sách mã hàng, số lượng, đơn vị tính: mã rõ ràng để tồn kho trừ đúng, không ghi kiểu một số mặt hàng.
- Đơn giá và thành tiền theo thoả thuận: ghi giá thực tế đã cam kết, không bịa giá niêm yết.
- Tổng giá trị phiếu và phương thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản, công nợ.
- Người lập, người kiểm hàng, người duyệt: ba chữ ký tách bạch, không một người làm cả ba.
- Chữ ký người nhận và ngày nhận hàng thực tế: chữ ký viết tay trên bản in phiếu.
Bảng mẫu phiếu xuất kho nên in sẵn:
| Mã hàng | Tên hàng | Số lượng | Đơn vị | Đơn giá | Thành tiền |
|---|---|---|---|---|---|
| DL001 | Dầu hộp 5 lít | 40 | thùng | 385.000 | 15.400.000 |
| BC002 | Bột ngọt | 25 | kg | 22.000 | 550.000 |
| Tổng cộng | 15.950.000 |
Phiếu in ra có 3 liên: một liên cửa hàng giữ, một liên khách ký nhận, một liên kẹp sổ công nợ nếu khách mua nợ. Không có bản giấy thì phải có ảnh chụp phiếu kèm chữ ký nhận lưu trong phần mềm. Xem thêm Tính năng phần mềm và nhóm bài Chống thất thoát.
Câu hỏi 3: ai có quyền duyệt phiếu xuất kho
Quyền duyệt phải tách khỏi quyền lập. Người lập phiếu không được tự duyệt phiếu của chính mình. Ba tầng duyệt theo giá trị phiếu:
| Giá trị phiếu | Người kiểm | Người duyệt | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Dưới 1 triệu đồng | Nhân viên kho | Ca trưởng hoặc quản lý | Phiếu nhỏ vẫn cần chữ ký |
| Từ 1 triệu đến 5 triệu đồng | Nhân viên kho | Quản lý | Bắt buộc có ảnh chụp hàng trước khi giao |
| Trên 5 triệu đồng hoặc khách công nợ | Nhân viên kho | Quản lý hoặc chủ cửa hàng | Duyệt trước khi xuất, không duyệt sau |
Ba quy tắc kèm theo: giá trị phiếu vượt hạn mức công nợ của khách thì thu tiền trước, giá dưới giá vốn thì cần lý do giảm giá bằng văn bản, khách nhận hàng mà không ký thì phiếu chờ xác nhận và không được tính doanh thu cho đến khi có chữ ký hoặc ảnh xác nhận.
Cửa hàng nhỏ chỉ có chủ và một nhân viên thì vai trò kiểm và duyệt do chủ đảm nhiệm, nhưng phiếu vẫn phải đủ 3 chữ ký theo vai trò. Đọc thêm bài Cách quản lý nhân viên bán hàng chống thất thoát.
Câu hỏi 4: khách quen xin bỏ qua phiếu thì xử lý thế nào
Đây là câu hỏi chủ cửa hàng nào cũng gặp. Câu trả lời ngắn: không bỏ phiếu, nhưng cũng không để khách mất mặt. Cách xử lý giữ được cả quan hệ lẫn kiểm soát:
- Lập phiếu ngay tại chỗ trước khi giao hàng: máy tính hoặc tablet nằm sẵn trong xe giao hoặc tại kho, không để khách chờ về cửa hàng.
- Hứa giữ nguyên điều khoản cũ: giá ưu đãi, số lượng lấy hết, cho giao nhiều chuyến đều giữ như đã cam kết, không vì làm phiếu mà siết khách.
- Gửi ảnh phiếu qua Zalo ngay khi lập xong: khách xem và đồng ý trước khi xe đi, đây là bằng chứng hai bên đã thống nhất đơn.
- Chụp ảnh hàng trước khi giao: ảnh toàn cảnh xe chất hàng và ảnh chi tiết theo thứ tự trên phiếu, xử lý được tranh chấp số lượng.
- Xin xác nhận theo cách khách sẵn sàng: khách ký trên bản in, nhắn lại xác nhận, hoặc gọi video nhìn thấy hàng lên xe.
- Giao phiếu hoặc ảnh phiếu cho khách giữ: khách có giấy tờ đối chiếu, không phải quay lại hỏi.
Câu nói nên dùng với khách quen: anh lập phiếu cho em đúng số lượng và giá cũ nhé, em xác nhận giúp một câu là em mang đi, sau này còn đối chiếu. Câu này chuyển việc lập phiếu thành hành động có lợi cho khách, phần lớn khách sẽ đồng ý. Khách vẫn từ chối thì nên từ chối giao hàng, vì thiệt hại khi phát hiện lớn hơn nhiều lần giá trị đơn.
Câu hỏi 5: bán ngoài quầy có làm hỏng số liệu không
Không, nếu làm đúng quy trình thì bán ngoài quầy cho dữ liệu chính xác hơn cả bán tại quầy, vì có chứng từ giao hàng kèm theo.
Ba cách kiểm chứng nhanh xem hàng xuất ngoài quầy đang vào sổ hay không:
- Đối chiếu tồn: tồn lý thuyết luôn dương trong khi đếm tay thường thiếu thì hàng đang xuất không qua phiếu.
- So sánh tỷ lệ bán ngoài quầy: tỷ lệ tăng lên mà doanh thu quầy giảm tương ứng thì đang có hàng bị bỏ phiếu.
- Kiểm số phiếu: cửa hàng giao 120 chuyến mà chỉ có 30 phiếu thì phần còn lại không có chứng từ.
Cửa hàng nguyên liệu thực phẩm nói trên sau khi áp dụng đủ 6 bước trong một tháng, tồn kho phần mềm lệch thực tế giảm từ 6,4% xuống 1,2%, và chủ cửa hàng lần đầu biết lãi bao nhiêu trên mỗi thùng dầu bán cho quán cơm.
Checklist xử lý bán ngoài quầy
- Mọi giao dịch ngoài quầy đều lập phiếu xuất kho, không có ngoại lệ, kể cả khách quen.
- Phiếu có đủ ba chữ ký lập, kiểm, duyệt, kèm ảnh hàng trước khi giao với đơn trên 1 triệu đồng.
- Phiếu trên 5 triệu hoặc khách công nợ được duyệt trước khi xuất, giá dưới giá vốn phải có văn bản giảm giá.
- Khách ký nhận trên bản in phiếu hoặc xác nhận lại qua Zalo, ảnh phiếu lưu lại trong phần mềm.
- Tiền thu từ đơn ngoài quầy về két trong ngày, có phiếu thu kèm theo.
- Đối chiếu công nợ mỗi tuần, khách nào vượt hạn mức thì dừng xuất nợ mới.
- Hàng trả lại nhập kho bằng phiếu riêng, không lấy tiền mặt tại chỗ, không bù trừ miệng.
Nhóm bài Chống thất thoát có thêm phần về phân quyền khi nhiều người cùng lập phiếu xuất. Cần hỗ trợ cài đặt thì ghé Liên hệ, đọc thêm ở Kiến thức bán hàng.
Câu hỏi thường gặp
Bán hàng ngoài quầy có cần phiếu không? Có. Mọi giao dịch không đi qua quầy đều phải lập phiếu xuất kho ghi rõ khách hàng, mã hàng, số lượng, giá và người nhận, nếu không số lượng xuất không trừ tồn và thành mất hàng không có chứng cứ.
Phiếu xuất kho cần những chỗ nào được duyệt? Tối thiểu phải có người lập, người kiểm hàng và quản lý duyệt, phiếu giá trị trên 5 triệu hoặc xuất cho khách công nợ thì bắt buộc có chữ ký quản lý trước khi giao hàng. Người lập phiếu không được tự duyệt phiếu của chính mình.
Khách quen xin bỏ qua phiếu thì xử lý thế nào? Không bỏ phiếu nhưng vẫn giữ quan hệ: lập phiếu ngay tại chỗ, chụp ảnh phiếu gửi qua Zalo cho khách xác nhận, khách nhận hàng xong ký hoặc xác nhận lại, giữ nguyên mức giá ưu đãi đã cam kết. Khách vẫn từ chối phiếu thì cửa hàng nên từ chối giao hàng.
Nếu bạn muốn xem phần mềm chạy trực tiếp với đúng mô hình cửa hàng của mình — kho, công nợ, nhân viên, báo cáo — gọi hotline/Zalo 0907 943 968 hoặc ghé 26 Nguyễn Đình Khơi, Phường Tân Sơn Nhất, TP. Hồ Chí Minh. Tư vấn miễn phí, không ràng buộc.